文秘第三讲
秘书学上篇第三章-PPT精品文档
3-1-2 五个“统一”
1，辅助性与主动性的统一； 2，事务性与思想性的统一； 3，机要性与群众性的统一； 4，经常性与突击性的统一； 5，综合性与专业性的统一。
秘书协调的特点是领导授权并在职责范围
内进行；其“定位”是辅助领导协调；其 重点是带全面性、政策法规性和没有其他 部门管的事情。
3-2-8 会务工作
通常由秘书部门负责筹办，或需单独建立
会议的秘Байду номын сангаас机构去筹备。
3-2-9 档案工作
档案——机关团体、企事业单位和某些个人， 在社会活动中形成的具有保存利用价值的、 按照一定的立卷归档制度保管起来的文件资 料
党委 政府 领导 机关
１１０
公 安 局 长
局办 副主任
１１９
特警
１２０
┿
由于这两位同志特别是局办副主任的 紧急报告和通知，使各级领导和消防警、 巡警、交警、120急救等均在数分钟后 赶到，展开了紧急抢险和救援。
这位局办副主任在处置爆
炸事故中发挥了什么作用？ 怎样发挥的？
初步讨论
在秘书的主动与被动关系中，他是主
秘书学
（上篇）
第3章 秘书工作的 性质、内容与方法
第3章 秘书工作的 性质、内容、方法与原则
秘书工作的性质
第 三 章
秘书工作的内容
秘书工作的方法
秘书工作的原则
3-1秘书工作的性质（特点）
3-1-1讨论案例
从一位局办副主任偶遇一起“惊天意外事故”时
秘书三级知识点第三章第一节.doc
秘书三级知识点第三章第一节2017年秘书三级知识点第三章第一节第三章文书拟写与处理第一节文书的拟写公务文书的写作通告一、基本概念的了解(一)含义是公布社会有关方面应该遵守或者应该周知的事项的公文。
(二)类型制约性通知——主要由各级权力机关、行政机关以及司法机关以通告的形式发布具有约束力的法规性文件。
如《**市人民政府关于办理建筑纳税的通告》告知性通知——以通告的形式将某项需在一定范围内周知的事项告诉有关群众或组织。
如《**市工商局办理营业执照年检的通告》比较项目公告通告相异发文机关国家权力机关、行政系统的领导机关，级别较高各级行政机关、有关部门，不受级别的限制内容的重要性重要事项或法定事项应当遵守或周知的事项告知范围向国内外公布在一定范围内针对某一方面的问题写作要求一般采用篇段合一语气平和，采用条文式相同行政机关特有的文种；都可以通过新闻媒介或广为张贴的方法加以公布二、示例分析与写作提示例文一结构：标题+正文+落款+成文日期北京市公安局公安交通管理局①关于对108国道部分路段采取交通管理措施的通告二○○四年第16号②为了保障108国道的交通安全畅通，根据《中华人民共和国交通安全法》的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段采取以下交通管理措施：一、108国道进京方向昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；二、108国道出京方向昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。
特此通知。
③北京市公安局公安交通管理局二○○四年九月二十三日分析：“①”表示标题：1、发文机关+事由+文种对外界发布或公文系统下发的通告，一般采用此形式2、发文机关+文种3、事由+文种4、文种“②”表示正文发文缘由——意义、根据、背景通告事项——尾语——常用四种形式“③”表示落款——用发文机关全称或规范化简称发布日期——用汉字书写，要年月日写全。
通报一、相关基础知识(一)概念通报——是表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况的公文。
秘书三级培训第三章文书拟写与处理
三、通报
相关知识
1.概念：用于表彰先进、批评错误和传达重要精神 和告知重要情况的公文。
2.通报的性质及与通知的区别
通知是传达上级机关的指示，要求下级机关办理或告知下级机 关需要知道的事项，批转下级机关的公文或转发上级机关、同级 机关、不相隶属机关的公文时使用的告知性，指示、布置性文件 。就性质而言，通知属于告知性、指示、布置性文件；而通报属 于奖励、告诫性公文。就告知性而言，二者有相似之处，但通知 告知的是“要求下级机关办理或下级机关需要知道的事项”，而通报 告知的是“重要精神或者情况”，主要用于人们提高认识和开阔视野 ，一般不具备指令性；就发布范围而言，通报多在本系统发布。 与公告与通告不同。
第三章
文书拟写与处理
第一节 文书拟写
文书拟写
（三级）
公务文书
事务文书
商务文书
通告、通报、决定
简报、计划、总结、 报告、讲话稿
商品说明书
一、简报
基本知识
1.简报特点：简、快、新、实。 2.简报类型：按时间分：定期、不定期；
按性质分：综合、专题； 按内容分：工作、动态、会议； 3.制发注意事项：内容真实、准确
的有关规定，决定从2014年9月29日起
，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史
路口）采取以下交通管理措施：
发文缘由： 为了…… 根据……
一、108国道进京方向（贾史路口至辛庄路
口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；
二、108国道出京方向（辛庄路口至贾史路
口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。
特此公告。
尾语
通告事项：条款 式结构
北京市公安局交通管理局
2014年9月23日
信集团北京市通信公司通告
秘书实务第3章文书处理课件
三、处置办结公文阶段
➢ 立卷 ➢ 归档 ➢ 暂存 ➢ 销毁
第五节 文稿的校对与装订
一、校对 二、公文的装订
一、校对
文稿的校对是保证文稿形式规范、内容正确的重要 环节。
校对的方法： 对校法 折校法 读校法 人机结合校对法
二、公文的装订
骑马订或平订的订位为两钉外订眼距版面上下边 缘各70mm处。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm~5mm。
二、文书的分类
➢ 按行文关系分类 ➢ 按制文机关的不同分类 ➢ 按性质作用分类
三、文书处理的基本原则
2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作 条例》第一章第五条提出：“公文处理工作应当坚 持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原 则。”
➢ 实事求是 ➢ 准确规范 ➢ 精简高效 ➢ 安全保密
副本：指再现文书正本内容及全部或部分外形特征的复制本或正本的复 份（如抄本、复印本等），供存查、知照用。
存本：发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外 的印制本。
第三节 收文处理
收文，是指收进外部送达本机关、单位的公务文书和 材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收 文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与 管理。
助办理、尽快见复等。 7 结尾用语
当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；以上意见如无 不妥，请批准为荷；妥否，请批复；请予函复；盼复； 特 此报告，请审阅；此复；特此批复；特此通告；特此通知； 等等。
一、 文书的撰写
（二）文书中数字的用法
1. 使用阿拉伯数字 （1）统计表中的数值必须使用阿拉伯数字。 （2）文中公历世纪、年代、年、月、日以及时间中的 时、分、秒使用阿拉伯数字。年份必须写全位数，如 2011年。 （3）物理量的值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定 计量单位。 （4）非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。
秘书考试之三级秘书部分教学课件
第一章会议管理第二章第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。
学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。
一、会议筹备方案的拟订(一) 、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程4、确定会议的时间和地点5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作7、确定会议与会代表的组成8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮安排10、确定会议的筹备机构(二) 、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织2、确保会议服务质量和沟通协调到位3、确保领导的意图得以贯彻执行(三) 、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1) 电话会议交流信息的特点A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 适用于分公司不远、规模不大的企业2) 电话会议信息工作的要求A. 准确发出开会信息B. 认真分发会议书面信息材料C. 合理安排会场信息传输设备D. 按时接通电话E. 通报出席情况F. 做好会议记录2、视频会议1) 视频会议的特点A. 实现声音和图像同时传送B. 打破空间的限制C. 节省时间、费用D. 交流效果较好E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛2) 视频会议信息工作的要求A. 发出开会信息B. 分发文件信息资料C. 布置会场D. 设置与检查会场信息传输设备E. 做好会议信息准备F. 采用先集中后分散的形式G. 汇总情况信息(四) 、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短2、筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论4、专人负责远程会议设备(五) 、会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍2、会务机构要分工明确、责任到人3、加强协调、定期沟通(六) 、工作程序1、组建会议筹备委员会2、分成筹备小组3、形成筹备方案4、领导审核方案二、检查会务的筹备情况(一) 、会务筹备情况检查的主要内容1、会议准备是否充分2、会议期间能否排除各种干扰3、环境条件与用品准备4、文件材料的准备情况5、会场布置情况的检查6、会议保卫工作的检查1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠2) 确保会场内消防设施齐全有效3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效4) 确保会场的防盗设施处于运行状态5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场7、检查的其他内容1) 颁奖大会——奖品、颁奖顺序2) 选举会议——票箱、投票、计票3) 现场会——参观现场、参观顺序、线路4) 摄影座次(二) 、会务筹备情况检查结果的形式1、书面形式2、口头形式3、协调会形式(三) 、会务筹备情况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报2、会前现场检查1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员(四) 、工作程序1、开会检查的程序1) 自我检查，将检查结果上报领导小组2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实2、现场检查的程序1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正(五) 、注意事项1、会务筹备情况检查的汇报材料1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查2) 突出问题，提出对策，注重实效3) 有量化检查的数据，不能过于笼统2、对检查所发现问题的纠正1) 先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度2) 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备4) 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报三、审核会议文件(一) 、会议文件的类型1、有关会议立项方面的文件2、有关会议筹备工作的文件3、有关会议内容的文件4、有关会议宣传报道的文件5、有关会议管理与服务方面的文件6、不同载体的信息材料7、各种形式的文件材料1) 指导文书2) 主题文书3) 程序文书4) 参考文书5) 管理文书6) 成果文书7) 宣传、传达文书(二) 、会议文件审核的内容1、准确性和完整性2、具体内容1) 审核会议文件与会议主题的关系2) 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容3) 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符4) 提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。
文秘知识讲稿.ppt
文秘知识讲稿.ppt学课件课件PPT医学培训课件教育资源教材讲义文秘;定义;目录Part 1 秘书的工作职责秘书的工作内容Part 2 秘书的为人处世秘书与人际关系Part 3 九段秘书秘书着装打扮Part 4 秘书举止规范中外秘书比较秘书考试简介;秘书工作职责; 五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。
六、做好宾客来访接待工作。
七、负责本单位办公用品的采购和供应工作。
;;秘书的工作内容;秘书工作的主要内容1.拟定、办理公文拟定公文是秘书工作的传统职能。
现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。
因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。
;办理公文简称办文是秘书工作中一项最基本的工作内容，分为发文处理和收文处理两类。
其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。
秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。
;2.办理组织会务办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论; 二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等; 三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等; 四是会议期间的各项服务; 五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。
;3.调查研究工作这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要作。
每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。
《文秘培训》课件
03
文秘的文书处理能力
公文写作
01
02
03
04
公文写作
掌握公文的基本格式和规范， 能够撰写通知、通报、报告等
公文。
公文语言特点
了解公文的语言特点，如准确 、简练、庄重，能够运用合适
的措辞和语气。
公文处理流程
熟悉公文的收发、登记、传阅 、归档等流程，确保公文处理
的及时性和准确性。
公文写作技巧
掌握公文写作的技巧，如结构 清晰、条理分明、逻辑严密，
提高公文的质量和效率。
商务信函写作
商务信函格式
商务信函语言特点
掌握商务信函的基本格式和规范，包括称 呼、正文、结尾敬语和签名等部分。
了解商务信函的语言特点，如礼貌、专业 、简洁，能够运用合适的措辞和语气。
商务信函内容
商务信函写作技巧
熟悉商务信函的常见内容和要点，如建立 业务关系、询盘、报价、订货等，能够根 据不同情境撰写合适的信函。
《文秘培训》ppt课件
contents
目录
• 文秘的职责与角色 • 文秘的沟通技巧 • 文秘的文书处理能力 • 文秘的行政能力 • 文秘的职业素养
01
文秘的职责与角色
什么是文秘
定义
文秘是指在企业和组织中担任行 政、秘书等职务的人员，负责处 理日常办公事务、文件管理、沟 通协调等工作。
特点
具备扎实的文字功底和组织协调 能力，能够高效处理各类办公事 务，保障企业日常运营的顺利进 行。
定期对文件进行备份，以防数据丢 失，确保文件安全。
文件传递与保密
确保文件传递过程中不泄露机密信 息，采取适当的保密措施。
时间管理
制定工作计划
根据任务优先级和时间安排，制 定详细的工作计划。
高教版秘书基础第三章信息与秘书工作教学课件
写总结的秘诀18/14
某处办公室秘书郝兰，这几天一直愁眉不展，走路也是一 副冥思苦想的样子。原来，处里年底要召开总结会，处长要郝 兰为他写一份工作总结。
郝秘书知道总结很难写，要总结出成绩和经验，也要指 出问题和教训，还要指出努力和改进方向，要写出深度。以前， 年终总结一般都是汪秘书写的，汪秘书写得不错，每次都得到 处长的表扬。今年处长有意锻炼新人，就把这个在全处露脸的 光荣差事交给了她。
三、信息工作在秘书活动中的作用
1、辅助领导科学决策必须依靠信息 信息是决策的依据，是决策的必要条件，没
有信息，就没有科学决策。 进行预测和确定目标、拟定决策方案、决策
方案的选优、决策方案的实施、修正等，其客观 依据都是信息。 2、起草文件必须依靠信息 秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务 3、信访咨询工作需要依靠信息 4、做好日常管理工作必须依靠信息
取得最佳效果和实现既定目标的依据
2、上级信息：上级领导机关下达的信息，是各级机关工 作的依据
3、平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息 4、社会信息：社会上具有普遍性、倾向性的信息 5、历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一切历
史档案资料
6、国际信息：来自国际社会的信息
二、信息收集的渠道
1、根据获取信息的方式 （1）信息网络渠道
4、编制
是对信息进行有序化处理，是信息整理的最后阶段，其质量 如何，直接影响到信息作用的发挥。
方法：
A、纵深法 B、归纳法 C、转换法
注意：一要找出合适的转换对象，转换对象之间要有可比性
二是转换对象要通俗易懂，不能越转越深奥
D、对比法 E、图表法
为了使信息发挥最大效益，注意：
（1）要多样化 （2）要把好文印关
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三、介绍礼仪
1.自我介绍的内容： 自我介绍的内容： 自我介绍的内容 姓名、职务和与主人 之间的关系。
2.为他人介绍的顺序： 为他人介绍的顺序： 为他人介绍的顺序 先把男性介绍给女性， 先把男性介绍给女性，把 年轻人介绍给老年人， 年轻人介绍给老年人，把 职位低者介绍给职位高的， 职位低者介绍给职位高的， 把主人介绍给客人。 把主人介绍给客人。 一个人对众人的介绍， 一个人对众人的介绍，首 先应该向大家介绍这个人， 先应该向大家介绍这个人， 然后再把众人逐个介绍给 这个人。 这个人。
第三讲：现代秘书礼仪（ 第三讲：现代秘书礼仪（一）
称呼礼仪 握手礼仪 介绍礼仪 名片礼仪 谈话礼仪
一、称呼礼仪
在公务活动中，人们习惯按人的职称来称呼， 在公务活动中，人们习惯按人的职称来称呼， 一般在姓氏后面加上职务或职称。 一般在姓氏后面加上职务或职称。国内副职一 般称正职名称。 般称正职名称。 在国际交往中，一般称男士为先生;对于女性 对于女性, 在国际交往中，一般称男士为先生 对于女性 没有结婚的称“小姐” 对戴结婚戒指的（ 没有结婚的称“小姐”，对戴结婚戒指的（戴 在左手无名指上的）女性，可称“夫人” 对 在左手无名指上的）女性，可称“夫人”;对 婚姻状况不明的女性最为合适的称呼是“ 婚姻状况不明的女性最为合适的称呼是“女 士”. 有博士头衔的，可称“某博士” 有博士头衔的，可称姿势 距离： 距离：约一步 姿势：上身略微前倾， 姿势：上身略微前倾， 伸出右手，拇指张开， 伸出右手，拇指张开， 其余四指并拢 位置： 位置：与腰际同高 时间： 时间：以3—5秒钟为宜 秒钟为宜
3.注意事项： 注意事项： 注意事项 应当双眼注视对方 用力适中 涉外场合需要照相时握 手时间较长 与他人握手应摘除手套 手要干净、 手要干净、干燥
3.手势 手势
3.介绍的姿势 介绍的姿势 手臂向被介绍者微伸， 手臂向被介绍者微伸，手 心向上，四指并拢， 心向上，四指并拢，拇指 张开， 张开，切不可伸出一只手 指指点地介绍。 指指点地介绍。 介绍时， 介绍时，不要背对任何一 位。
四、名片礼仪
1.名片格式： 名片格式： 名片格式 横排印刷时，一般左上角是任职单位和部门， 横排印刷时，一般左上角是任职单位和部门， 姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、 姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮 政编码在右下角。 政编码在右下角。 竖排印刷时，任职公司、部门写在右上角， 竖排印刷时，任职公司、部门写在右上角， 姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、 姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮 政编码在左下角。 政编码在左下角。 不要印住宅电话！不要涂改！ 不要印住宅电话！不要涂改！
二、握手礼仪
1.握手顺序： 握手顺序： 握手顺序 职位高者、年龄长者、 职位高者、年龄长者、地位尊者以 及女士、主人先伸手。 及女士、主人先伸手。 职位低者、年龄轻者、 职位低者、年龄轻者、地位卑者以 及男士、客人也应及时伸手相握。 及男士、客人也应及时伸手相握。 如果是一个人需要同许多人握手， 如果是一个人需要同许多人握手， 那么最有礼貌、符合礼节的顺序是： 那么最有礼貌、符合礼节的顺序是： 先女士后男士，先长辈后晚辈， 先女士后男士，先长辈后晚辈，先 上级后下级。 上级后下级。
2.递名片： 递名片： 递名片 双手拿住名片上方两角， 双手拿住名片上方两角，把 字正面朝向对方， 字正面朝向对方，以齐胸的 高度递上，并说“ 高度递上，并说“这是我的 名片，请多指教”这样的话。 名片，请多指教”这样的话。
3.接名片 接名片
接受名片时，双手捧接，接过后，一定要仔细看一遍， 接受名片时，双手捧接，接过后，一定要仔细看一遍， 不懂之处当下请教。 不懂之处当下请教。有时可以有意识地重复一下对方 的姓名和职务，以示仰慕。 的姓名和职务，以示仰慕。 绝对不可以用一只手去接名片， 绝对不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就装进 口袋或放到桌子上。 口袋或放到桌子上。 若要把名片放桌子上，不能在名片上压东西。 若要把名片放桌子上，不能在名片上压东西。
4.名片的放置 名片的放置
随身携带的名片，应放在易掏出的地方， 随身携带的名片，应放在易掏出的地方，如衣服的上 衣口袋。 衣口袋。 一般来说，名片最好放在专用的名片盒或名片夹中。 一般来说，名片最好放在专用的名片盒或名片夹中。 存放他人的名片也应放入专用的名片簿中，既示尊重， 存放他人的名片也应放入专用的名片簿中，既示尊重， 又便于查找。 可在接受的名片背后注明其相貌特征、 可在接受的名片背后注明其相貌特征、与公司或上司 的关系等信息，以便下次准确认出。 的关系等信息，以便下次准确认出。
五、谈话礼仪
1.话题禁忌： 话题禁忌： 话题禁忌
①政治话题 ②个人隐私问题 ③非议他人 ④庸俗下流的话题 ⑤宗教信仰话题
2.交谈六要素： 交谈六要素： 交谈六要素 S：smile，微笑 ： ， O：open postuer，接受他人的姿势 ： ， F：forward lean ,身体前倾 ： 身体前倾 T：tone，语调 ： ， E：eye communication ，目光交流 ： N: nod,点头 点头