九段秘书

化的“会议”流程，让任何一个
没有做过的秘书都可以根据这个
流程，把会议服务的结果做到九 段，形成不依赖于任何人的会议 服务体系！
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起 点。 1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段
首先会用 电子邮件 发个会议 通知 , 通知 开会的相 关人员之 后再准备 好相关会 议用品 , 并 参加会议 发通知之 后,再打一 通电话给 参加会议 的相关人 等确认,确 保每人被 及时通知 到
性 结果 及时 汇 报 给 领 导
结果意识强化
秘书要做到九段才算成功
“九段秘书“不仅仅是针对秘书这 个职务，更重要的是每个人做事情的思 维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理； 如果每个人或者每个岗位都做好结果管 理那么他就是这个岗位的九段。
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End
提醒，审资料，汇下属工作，帮 助领导分析直接下属本周或本月 的工作结果完成情况并给出自己 的建议。
六段秘书的做法：
帮汇总——递资料,排行程、做提
醒，审资料，汇下属工作，分析
下属工作结果、给出自己的建议，
并且帮助领导把自己本周、本月
的工作结果汇总起来及下周、下 月的工作计划做好初步的安排。
七段秘书的做法：
追措施——递资料,排行程、做提醒，审资料，
汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己
的建议，汇总领导的工作结果及工作计划的
初步安排，并且把领导修改完成的工作计划
下发给下属，重要事项还要求责任人提交完 成目标计划的行动措施并及时提交给领导。
八段秘书的做法：
追结果——递资料,排行程、做提醒，审资
料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出
做一个录音备份），整理好会议记录并 把记录发给相关人员。
七段秘书的做法：
定责任——发通知，落实到人，会前
通知，也测试了设备，了解会议性质？ 提供相关会议资料，做好会议记录，整 理好记录并把记录发给相关人员，将会 议上确定的各项任务，一对一地落实到
相关责任人，然后经当事人确认后，形
成书面备忘录，交给领导与当事人一人 一份。
培训资料
您是否有过类似的经历？
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秘书总会说：我忘记了！ 秘书总会说：我通知了！ 秘书总会说：我不知道！ 秘书总会说：我不会做！
秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题 来问你，最后领导变成了秘书的助理！ 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
确定有没有变动，对临时有急事
不能参加会议的人，立即汇报给 领导知悉缺席会议者的情况，也 给领导确定缺席者是否必须参加 会议留下时间。
四段秘书的做法：
勤准备——发通知，落实到人，
会前通知后，再测试会议上使用
的投影仪、电脑、麦克等工具是
否工作正常，并在会议室门上贴 上小条：此会议室明天几点到几 点有会议。
自己的建议，汇总领导的工作结果、工作计 划的初步安排，下发领导的工作计划、追踪 措施、及时汇报，并且每天、每周、每月根 据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及 时汇报给领导。
九段秘书的做法：
做流程——把上述过程做成标准
化的“秘书”工作流程，让任何 一个没有做过秘书的都可以根据 这个流程，把工作的结果做到九 段。
9段
发通知 抓 落 实 重 检 查 勤准备 细 准 备 做 记 录 定 责 任 追 结 果 做 流 程
发 通 知 ， 落 发 通 知 ， 通知，落实 发 通 知 ， 落 发通知，落实 实 到 人 后 ， 落 实 到 人 ， 到人，会前 实 到 人 ， 会 到人，会前通 知，也测试了 第 二 天 在 会 会 前 通 知 通知，测试 前 通 知 ， 测 设备，了解会 前 3 0 分 钟 提 后 ， 再 测 设备，还先 试 设 备 ， 了 议性质？提供 解会 议性质 ？ 醒 参 会 者 ， 试 会 议 上 了解这个会 相关会议资料， 提供相关会 做好会议记录， 确 定 有 没 有 使 用 的 投 议的主题和 议 资 料 ， 还 整理好记录并 变 动 ， 对 临 影 仪 、 电 性质是什么？ 应 该 在 会 议 把记录发给相 时 有 急 事 不 脑 、 麦 克 领导的议题 过 程 中 详 细 关人员，将会 能 参 加 会 议 等 工 具 是 是什么？然 做 好 会 议 记 议上确定的各 的 人 ， 立 即 否 工 作 正 后给参会者 录 （ 在 得 到 项任务，一对 汇 报 给 领 导 常 ， 并 在 发去过去与 允 许 的 情 况 一地落实到相 知 悉 缺 席 会 会 议 室 门 这个议题相 下 ， 做 一 个 关责任人，然 后经当事人确 议 者 的 情 况 ， 上 贴 上 小 关的资料， 录音 备份 ） ， 认后，形成书 也 给 领 导 确 条 ： 此 会 供他们参考 整 理 好 会 议 面备忘录，交 记录并把记 定缺席者是 议 室 明 天 给领导与当事 录发给相关 人 一 人 一 份 否必须参加 几 点 到 几 人 员 会议留下时 点 有 会 议 间
结果意识强化
九段秘书之间的最大差别就在于：
常规性的秘书
一段秘书的做法：
递资料——帮领导端茶倒水、发
通知、传递资料等简单的工作。
二段秘书的做法：
做提醒——递资料, 把领导每周、
每天的工作行程和时间安排好，
按照每周、每天行程的时间表提
前提醒领导，比较重要的事项提
前一天提醒、特别重要的事项提
前一周提醒领导并且协助领导做
秘书要做到九段才算成功
1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
递资料 做提醒 审 资 料 汇 工 作 做 分 析 帮 汇 总 追 措 施 追 结 果 做 流 程
帮领导端 茶倒水、 发通知、 传递资料 等简单的 工 作
递资料 , 把 领导每周、 每天的工作 行程和时间 安排好，按 照每周、每 天行程的时 间表提前提 醒领导，比 较重要的事 项提前一天 提醒、特别 重要的事项 提前一周提 醒领导并且 协助领导做 好充分的准 备
发通知，落实到 人，会前通知， 也测试了设备， 了解会议性质？ 提供相关资料， 做好会议记录， 整理记录、下发 记录，确定任务， 一对一落实，当 事人确认后、形 成书面备忘录， 交给领导与当事 人一人一份，并 每天或每周跟踪 各项任务的实际 完成情况，并及 时 汇 报 领 导
把上述过程做 成标准化的 “会议”流程， 让任何一个秘 书都可以根据 这个流程，把 会议服务的结 果做到九段， 形成不依赖于 任何能人的会 议服务体系, 通过建立一个 培养九段秘书 的机制来复制 和超越自己!
递资料 ,排行 递资料 , 排 程、做提醒， 行 程 、 做 并且帮助领 提 醒 ， 审 导审核资料， 资 料 ， 并 如何错的或 且 每 周 、 者不合流程 每 月 和 每 的就返回去 季 把 领 导 不 往 上 交 直接下属 的工作结 果和计划 汇总起来
递资料,排行 递 资 料 , 排 递资料 , 做 递资料 , 排行 把 上 述 过 程 做 程 、 做 提 醒 ， 行程、做提 提醒，审资 程 、 做 提 醒 ， 成 标 准 化 的 审 资 料 ， 汇 醒，审资料， 料，汇工作， 审 资 料 ， 汇 “ 秘 书 ” 工 作 下 属 工 作 ， 汇下属工作， 分析工作结 下 属 工 作 ， 流 程 ， 让 任 何 果、给出建 分 析 下 属 工 一 个 没 有 做 过 帮 助 领 导 分 分析下属工 议，汇总领 作 结 果 、 给 的 秘 书 都 可 以 析 直 接 下 属 作结果、给 导工作结果 出 自 己 的 建 根 据 这 个 流 程 ， 本 周 或 本 月 出自己的建 及工作计划， 议 ， 汇 总 工 把 工 作 的 结 果 的 工 作 结 果 议，并且帮 并下发领导 作 结 果 、 工 做 到 九 段 。 完 成 情 况 并 助领导把自 修改完成的 作 计 划 ， 下 给 出 自 己 的 己本周、本 工作，重要 发 领 导 的 工 建 议 月的工作结 事项还要求 作 计 划 、 追 果汇总起来 责任人提交 踪 措 施 、 及 及下周、下 完成目标计 时汇报，并且 月的工作计 划的行动措 每 天、 每周 、 每 月根 据行 动 划做好初步 施并及时提 措 施中 的关 键 交 给 领 导 的 安 排 节 点追 踪阶 段
好充分的准备。
三段秘书的做法：
审资料——递资料,排行程、做
提醒，并且帮助领导审核资料， 如何错的或者不合流程的就返回 去不往上交。
四段秘书的做法：
汇工作——递资料,排行程、做
提醒，审资料，并且每周、每月 和每季把领导直接下属的工作结 果和计划汇总起来及时提交领导
五段秘书的做法：
做分析——递资料,排行程、做
为什么做秘书比如何做好秘书更重要！
一个优秀的秘书需要具备：
C
重视细节
B
秘书最需要具备：
结果思维
九段秘书
案例：开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知 但开会时几个重点区域的销售经理没有 来，于是问秘书 秘书说：我打电话通知他们了， 不知道为什么没来？ 最后一查才知道，有的销售经理临时出 差了，有的把开会的 事情忘了。。。
五段秘书的做法：
细准备——发通知，落实到人，
会前通知，测试设备，还先了解
这个会议的主题和性质是什么？
领导的议题是什么？然后给参会 者发去过去与这个议题相关的资 料，供他们参考。
六段秘书的做法：
做记录——发通知，落实到人，会前
通知，测试设备，了解会议性质？提供 相关会议资料，还应该在会议过程中详
细做好会议记录（在得到允许的情况下，
电话打完就可以了吗？
例：会议安排
一段秘书的做法：
发通知——首先会用电子邮件
发个会议通知,通知开会的相关人 员之后再准备好相关会议用品,并 参加会议。