档案管理人员岗位职责

档案管理人员岗位职责
档案管理人员岗位职责
１、认真学习与贯彻执行《档案法》以及党、国家有关档案工作的政策,立足国土资源管理
本职工作,树立为经济建设服务的思想,热爱档案事业,做到严格依法办事,认真搞好档案的使
用管理,主动为经济社会发展服务。
２、认真做好档案入库的接受、保管、统计工作,编制必要的目录、卡片及检索工具,积极
开展档案利用工作,为本单位各项工作服务,并注意搜集档案利用效果。
３、做好库房的防水、防火、防虫、防晒、防盗工作,及时检查档案安全情况,发现破损与
变质档案,应及时进行修补、复制。
４、严格执行档案保密制度,自觉遵守档案管理的规章制度。
5、充分利用现代化信息技术,搞好档案目录与有关档案的微机录入,提高档案管理与利用
的科技水平。
6、档案管理人员与兼职档案人员应及时地做好档案的收集、整理、归档工作,确保材料的
完整性。
7、档案人员工作调动时,应做好交接手续,不准泄密。
8、积极、主动完成领导交办的其她临时任务。
档案资料查阅制度
档案就是党与国家的宝贵财富,就是进行各项国土资源工作的重要依据,为了充分发挥档案在
国土资源中的作用,特制定本制度。
一、查阅档案、资料时,必须严格履行手续。外单位应持介绍信,本机关应经档案管理人员
允许,办理查阅手续后方可查阅。
二、查阅重要档案资料或需摘抄、复制时,需经单位负责人批准,并办理摘抄复印手续。
三、档案资料一律不外借,查阅人员应在档案室阅览,特殊情况必须借出时,需经单位领导批
准办理借阅手续,并交纳抵押金后,限期归还。
四、查阅人员,对档案资料要严加保护,不得涂改或损坏,更不准抽掉或撕毁张页,严禁失密,
违者罚款,情节严重者追究责任。
五、对批准摘抄、借阅的档案资料,应交纳有偿使用费,归还时经档案管理人员审查无讹,
办理退还手续。
各类档案归档制度
为进一步加强文件材料的管理,确保本单位在各项工作活动中形成的文件材料在处理完毕后
及时收集、整理、组卷、保存、特制定本制度。
１、归档范围
见本单位《各类档案归档范围保管期限表》
２、归档时间
２、１、课题研究、基建工程文件材料、在项目、任务完成或告一段落时,由承办单位
组成保管单位,项目负责人审定,然后交档案室存档。
２、２、设备文件材料在设备开箱验收、安装、调试完毕后整理归档。
２、３、文书档案在次年第一季度末向综合档案室移交。、
２、４、会计档案在会计年度终了后在财务部门暂存一年,期满后交档案室存档。
２、５、音像档案随形成随立卷归档。
３、归档份数
各类文件材料归档一般一式一份,比较重要的与利用频繁的适当增加归档份数。
４、归档要求
４、１、各类文件材料的归档要坚持谁形成、谁立卷归档的原则,如文书档案必须由文书
或文书处理部门立卷归档,会计档案由财务部门立卷归档等。
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４、２、各类应归档的文件材料必须收集齐全、完整(不缺定稿)准确、系统;分类清楚、
组卷合理;编目准确清楚,装订前必须去掉金属物、装订要牢固美观。
４、３、音像档案中照片档案的底片、照片、文字说明齐全且相符;录音、录像、影片档
案声音清楚、画面清晰与文字说明相符。
４、４、按进馆要求及时向档案馆移交各类档案。
档案库房管理制度
１、档案库房应落实防火、防盗、防破坏、防潮湿、霉烂、防尘、防虫蛀鼠咬、防强光、防
震等措施,严禁在库房内吸烟及存放易燃易爆物品,确保档案资料的完整、安全。
２、非档案工作人员不得擅自进入库房,外单位人员参观时,须经分管领导同意,由档案工
作人员带领方可进入。
３、档案、橱具要按类别顺序规范排列,档案要按其类别顺序自左至右,自上而下系统排列
整理上架。
４、采取有效措施及时调节库内温湿度。
５、定期检查、清理档案资料保存情况,发现问题及时处理,并做好记录、统计工作。
６、库内档案资料不得携带外出,不得任意泄露档案情况。
７、对库房全部档案要建立管理台帐,收进、移出档案要及时登记与注册,做到出入有据,
张实相符。
档案资料统计制度
１、档案资料的统计工作要实事求就是,按照《统计法》的要求,如实提供全面、准确的统计
数据。
２、按规定要求建立必要的登记、统计表与台帐,每季度进行一次档案清点,做到帐物相
符,如发现不符,应及时查明原因,报分管领导予以解决。
３、档案室接收、征集的各类档案、资料的情况,要及时准确地进行登记统计,做到不漏
卷、不漏统。
４、每次统计要进行整理与分析,及时向领导提供新情况、新问题,便于改进工作与提出
新的工作任务。
５、按规定及时准确地向档案行政管理机关报送档案工作基本情况统计表,统计报表做
到准确可靠,不虚报、瞒报、迟报。
档案鉴定销毁制度
为提高室藏档案的内在质量,达到重点保护的目的,特制定本制度。
１、凡本室保存的档案,均应定期进行鉴定检查,对超期保存的案卷,要根据保管期限要求,
提出舍存意见。
２、鉴定要以全面的、历史的、发展的观点分析档案的价值,要充分体现本机关职能、
职权的原则以确保重要档案的保存利用,以防误销。
３、鉴定前要制订计划,统一标准要求,在县档案局(馆)指导下,有领导、有组织、有计划
地进行,决不能随意销毁。
４、鉴定工作完成后要写出鉴定报告,对失去保存价值,需销毁的档案,要编制销毁清册,
提出销毁意见,经分管领导批准,报县档案局备案后方可销毁。
５、档案销毁一律采取打浆方法,并有二人在指定地点监销,监销人员要在销毁登记簿上
签字,销毁登记簿永久保存。
档案设备维护制度
为严格加强综合档案室档案设备的使用管理,确保档案设备的正常使用与运转,特制定本制
度。
１、进入综合档案室的设备要进行登记造册,由专职档案员专门进行管理。
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２、要严格按照设备的使用说明书来进行操作使用,严禁违章违规操作,以确保设备的安全
运行。
３、对档案设备要定期进行检查、保养,对确需外出维修的设备,需提前写出维修报告,经分
管领导批准后,方可到指定地点进行维修。
４、档案管理员要珍惜与爱护档案设备,加强管理,严禁其她人员使用档案设备,以确保档案
设备的正常运行。
５、对损坏档案设备的,要追究档案当事人的责任,待查明原因后,按照有关规定进行赔偿。
保密守则
一、不该说的国家秘密,绝对不说;
二、不该问的国家秘密,绝对不问;
三、不该瞧的国家秘密,绝对不瞧;
四、不该记录的国家秘密,绝对不记录;
五、不在私人交往中涉及国家秘密;
六、不在公共场所谈论与处理国家秘密事项;
七、不在没有保障的地方存放国家秘密;
八、不用普通电话、明码电报、普通邮政传递国家秘密;
九、不准擅自复制国家秘密;
十、不携带国家秘密文件、资料、物品参观、游览与探亲访友。
干部档案查阅与借用制度
干部档案就是党的重要机密,就是考察干部德才情况的重要依据。查阅与借用干部档案,应遵
守以下制度:
一、查阅干部档案应依据档案管理规定,凭《查阅干部档案审批表》到档案管理部门查阅,要
写明查阅内容与理由。不得凭借调查证明材料或单位联系工作介绍信查阅干部档案;查阅干
部档案应由两名中共党员干部到保管档案单位查阅。
二、档案保管单位,应根据查阅档案的用途,确定就是否提供与提供什么材料。
三、查阅档案,必须严格遵守保密制度与阅档规定,不得将档案拿出阅档室,阅档时不准吸烟,
严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得向无关人员泄露或向外公布档案内容,
违者视其情节轻重,予以批评教育,直至纪律处分。
四、摘抄所需的有关材料,要经档案管理人员审阅、核对盖章,并要妥善保存,切勿丢失。
五、档案一般不外借,在特殊情况下,经过分管负责人批准,可以借用,借出时间一般不超过7
天,必须严格履行登记手续,用后及时归还。
六、干部不得查阅与借用本人与亲属的档案。