公司图纸管理程序文件

技术文件管理办法

编制：技术部

校对：

审核：

批准：

北京华德创业环保设备有限公司2015年1月6日

目录

一、总则 (3)

1.目标 (3)

2.适用范围 (3)

3.技术文件定义 (3)

4.职责 (3)

二、技术资料管理 (3)

1、技术资料的类型 (3)

2. 试制图纸文件的管理 (4)

3、正式受控图纸管理文件 (4)

3.1技术文件编制和签署栏的管理 (4)

3.2技术文件的管理与存档 (4)

3.3技术文件的修改 (4)

3.4技术文件的保密 (5)

三、技术文件的发放流程 (5)

四.技术文件的回收 (6)

五. 技术文件的销毁 (6)

六、文件借阅 (7)

七、附件 (7)

一、总则

1、目标

技术文件是本公司的核心机密，是本公司进行生产研发和管理工作共同的依据。为了保证技术文件的完整性、一致性、保密性，使公司的技术文件得到有效的控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。特制定本制度，加强管理并规范员工的行为。

2、适用范围

适用于技术研发部新产品开发涉及的技术图纸、外来技术图纸以及相关资料等技术文件的管理。

3、技术文件定义

本规定所述的技术文件包括产品装配图、零件图、工装夹具图、工艺图、电气图、工程图、技术标准，技术通知以及技术培训资料和客户提供的图纸等文件资料。

4、职责

1）.负责技术研发部图纸的设计、编号、签署、发出、更改、保存等工作。

2）.负责外来技术图纸审批、编号、签署、发出、更改、保存等工作。

3）.负责技术文件的编制、审核、更改等工作。

4）.负责技术研发部所有技术图纸及相关资料等技术文件的归档、管理工作。

5）.负责编制新产品的技术标准。

二、技术资料管理

1、技术资料的类型

1）.产品图样、产品标准、产品装配图、工装图、作业指导书、工艺卡、技术通知单、更改通知单、评审表、企业标准等各类技术性文件；

2）.客户提供的技术图纸、标准；

3）.外来资料（图纸、电子文档，国家标准、行业标准）；

2、试制图纸文件的管理与存档

1）.试制图纸底图由技术部项目负责人掌管，以便随时修改和指导试制工作。2）.产品试制阶段结束后经“评审”通过，技术资料员将“正式图纸”存档，并将“试制用图”统一回收并销毁。

3、受控图纸管理文件

3.1技术文件编制和签署栏的管理

1）.技术文件、技术标准及技术图纸应严格执行设计（编制）、审核、批准三级把关制度；明确各级的责、权、利。

2）.技术文件标题栏中的图号、名称、设计、日期，审核、批准应签署齐全，签署不全的技术文件视为无效文件，不得发放各部门。

3.2技术文件的管理与存档

1）技术文件的使用、保存管理

1.1 受控的技术文件各级部门均应保管好，如有丢失应填写《文件丢失报告单》由部门经理审核签字后交技术部审批后方可补发。

1.2 应回收的文件如有丢失应填写《文件丢失报告单》由部门经理审核签字后由技术资料员存档。

2）技术文件的存档

2.1 技术类文件的原稿均由技术部保存。

2.2 归档后的技术类文件由技术部资料员加盖“受控”及“发放日期”章存档、备份。

2.3 技术人员编制的技术文件对技术资料进行整理审批生效后，将电子档与纸

质文件同时交与技术资料员存档、备份等。

3.3技术文件的修改

1）.技术文件的更改权限属技术部。其它任何部门或个人不得在文件、标准图、工艺图等资料上作任何标记、涂改。

2）.技术文件的修改必须按级申请执行，由部门相关人员填写《文件更改申请单》，说明修改理由及修改具体内容，由部门领导审批后，再经技术部会审、批准、修改、签字确认，并填发《更改通知单》，最后将修改完整的标准文件及更改通知单存档备案、发放。

3.4技术文件的保密

1）.任何部门、个人不得擅自打印、复印，或以任何形式传递、拷贝技术文件。2）.工作需要必须打印或复印时，经办人提出书面《复印、打印申请单》申请（员工填写申请理由、份数），领导审核、批准、签字后方可通过资料员打印、复印、拷贝。

三、技术文件的发放流程

特注：提供给客户的图纸为.pdf格式，产品（项目）经理确认后，由马霄霄发给客户，如客户要求必须提供.dwg格式图纸，须删除一切可能给公司带来损失的相关技术参数及尺寸后方可发送。

1、试制图纸发放

试制图纸文件必须加盖“试制用图”、“部门”、“发放日期”三章，缺一无效，由技术资料员发放到使用部门。

2、受控技术图纸发放

技术员把审批后的文件签署齐全后交技术资料员，技术资料按照文件需求的份数复印文件，并加盖“部门”、“发放日期”章，填写《文件发放记录》

（包括该图纸发放部门及发放日期，以保证受控文件的及时回收），领用部门领导在发放记录上签名、确认。

3、外协图纸发放

1）.外协人员凭据“外协加工单”申请打印、复印工艺图纸。产品加工完后于图纸一起归还技术部！

2）.外协加工的图纸，须有技术部相关人员签字有效。

四、技术文件的回收

1.因工艺变更、尺寸需调整等原因，导致技术文件失效不再使用的，由技术部发布文件作废、失效声明通知，并及时回收。

2.因图纸、文件的损坏、污损等原因不能再使用，需要重新更换图纸，需填写《受控文件领用申请表》，经部门负责人批准后，附上原有损坏的文件到技术部领用。原发放日期不变，旧的技术文件不必登记即时销毁。

3.销毁的纸质文件必须经过撕碎或者烧掉，光盘等文件必须进行锤击粉碎。

五、技术文件的销毁

1）.由于新技术的日新月异，越积越多的技术文件会占据不必要的资源，所以有的技术文件需要销毁和清除，故文件最低保存期为1年。

2）.已收回、需销毁的技术文件，由技术部统一归档，并决定文件的处置，完全没有保存价值的技术文件，由技术员校对核实后，填写《文件销毁申请表》（注明文件名称、图号和销毁理由），并经部长批准，即可销毁。

3）.销毁申请表应妥善保管，有据可查。

4）.销毁的纸质文件必须经过碎纸机粉碎或者烧掉。

六、文件借阅

1.相关部门因业务需要借阅已经归档的文件或资料时，应填写《文件资料

借阅记录台账》以备查询。

2.文件借阅者需保持文件完整，并按期归还，到期借阅经办人要催还并收回文件。

七、技术图纸、文件编号方法

×

图纸顺序号

产品型号

产品代号

文件类别代号

1）文件类别代号： HDGC-工厂加工，HDWX-外协加工，HDWL-外来图纸，HDGY-工艺文件。

2）产品代号：远程射雾器-SWQ，全元素分析仪-NITA，永磁调速器-YC，电磁除垢仪-EDA，自动加球机-ATS，浆液分配箱-SD，其他-QT。

3）产品型号：设备自身型号。

4）图纸顺序号：若同一产品有多张图纸，采用流水编号“1,2...”。

例:工厂加工的型号为YC100的永磁调速器编号方法为：HDGC-YC-100-1。

八、附件

1、《评审邀请函》；

2、《评审表》

3、《文件丢失报告单》；

4、《更改通知单》；

5、《复印、打印申请单》；

6、《文件发放记录》；

7、《受控文件领用申请表》；

8、《文件销毁申请表》；

9、《文件资料借阅记录台账》；

评审邀请函

文件编号：

编制：日期：

评审表

文件编号：

编制：日期：

文件丢失报告

文件编号：

编制：日期：

文件更改申请单

编号:

编制：日期：

复印/打印申请单

文件编号：

编制：日期：

文件发放记录

文件编号：

编制：日期：

受控文件领用申请表

文件编号：

编制：日期：

文件销毁申请表

编号:

编制：日期：

文件资料借阅记录台账

文件编号：

编制：时间：

17

18