QP-029-00 信息交流与沟通作业程序A
信息交流沟通程序(含表格)
信息交流沟通程序（ISO14001-2015）1.0目的规范管理体系信息的收集、传递、交流、反馈、处理，对内促进各部门、各单位之间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关方之间的信息交流和协调沟通，促进体系、过程、产品和服务的持续改进。
2.0范围适用于组织内部信息传递与处理、与外部各方信息的交流和处理。
3.0术语和定义管理体系：质量、环境、职业健康安全管理体系等。
相关方：包括顾客、供方或合作伙伴、股东、员工、社会团体等。
4.0职责4.1管理者代表负责管理体系的方针、目标、要求及实施、贯彻状况的沟通及内部审查、管理评审、外部审查信息的发布、交流，重要的过程、环境因素、危险源、以及与外界进行信息交流、沟通，并负责及时向总经理汇报体系运行中的重要事项。
4.2质量部负责质量管理体系的信息管理、内部外部沟通、联络等。
4.3人力资源部负责职业健康安全体系的信息管理，负责内部沟通、参与和协商管理；4.4设备部负责有关环境因素及环境管理体系的信息管理，负责环境信息交流、沟通；4.5工会及员工代表是员工在职业健康安全方面权益的代表，负责职工权益保护信息的交流与反馈，负责建立内部协商机制、以及工会系统内、外信息的交流管理。
5.0内容及要求5.1信息的分类：5.1.1外部信息——质监局、环保局、安监局、检测站、健康监检部门、认证机构等监测或检查结果反馈的信息。
——政策、法律法规、标准类信息，如环境保护法等。
——相关方的信息及投诉等——其他外部信息，如各部门直接从外部获取有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息5.1.2内部信息——正常信息，如方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等——不符合信息（含潜在的），如管理体系内部审查的不符合等。
——紧急信息，如发生环境事件、安全事件、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录。
——其它内部信息，如培训记录、职工建议、管理层对管理体系的各项批示等。
信息交流沟通控制程序(含表格)
信息交流沟通控制程序（ISO9001 -2015）1.0目的：运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2.0范围：适用于公司内部各部门或各人员及本公司对外部（如客户、供方、环保机构等）的信息交流。
3.0定义：3.1内部信息交流：在本公司内部就质量、危害物质、环境管理工作方面的内容而进行的多种形式的交流与沟通。
3.2外部信息交流：是指有关涉及外部相关方的信息交流或传递。
包括与政府机构、社区居民和合同方等外部信息的收集与反馈。
3.3外部关系人：泛指公司顾客、供应商、政府机构、社区及一般社会大众。
4.0权责：3.1人事行政部：负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与政府、社会大众有关的资讯沟通。
3.2市场部：市场部负责客户对产品要求及产品中环境因素有关的资讯沟通。
3.3品质部：负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4采购部：负责与供应商有关的资讯沟通。
3.5紧急状态下内外沟通：当有危急状况和重大事故出现时，由发现人第一时间通知人事行政部主管，再由其马上报告厂总经理和联系外面有资质的机构（环保、消防等部门）进行救援和处理。
5.0内容：5.1公司组织内部工作性沟通应遵循的以下原则:5.1.1为确保工作人员之沟通的有效性，组织内应推行实施平行沟通,杜绝越位沟通的原则。
5.1.2 同级争议由上级裁决的沟通原则。
5.1.3 例常性的工作内容，以当面口头交流、电话沟通、电子邮件沟通为主的原则。
5.2 有效沟通模式构建:公司制定组织内部的以下模式框架:5.2.1 构建成管理系统之文件体系,建立内部沟通的基础性标准框架.5.2.2 建立管理例会机制,确保对管理系统运行状况实施定期的有效沟通. 5.2.3流程执行过程的即时沟通,主要以召集即时会议或书面性联络的协调方式,确保能有效沟通。
07信息交流协商和沟通控制程序
07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。
该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。
具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。
它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。
常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。
在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。
信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。
在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。
需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。
2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。
然后根据信息的类别和处理结果进行决策。
3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。
对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。
需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。
2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。
3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。
需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。
信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与交流控制程序1．目的为成立畅达的交流渠道，明确信息交流内容、范围与形式，规定内部外面交流的方法，经过实时、正确、快捷地接收、传达和办理公司内部、外面质量、环境、食品安全、诚信信息，实现管理系统的有效运转。
2．合用范围本程序合用于公司生产经营管理等活动所涵盖的全部部门与层次内、外面的信息交流与控制。
3．职责3.1 管代 /HACCP小组长负责公司内部及外面交流事宜的审批及管理工作。
3.2 技术中心负责公司管理系统信息交流的全面管理。
3.3 技术中心负责配合采集行业、政策等方面的信息、整理、剖析、研究，供公司领导和有关部门参照。
3.4行政部负责有关部门的外面交流。
3.5 各部门负责人负责本部门职工之间的交流，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传达和处理工作。
4工作程序4.1 外面交流外面信息的根源a．认证机构、当地环境保护机构、质量技术监察局等监测或检查的结果及反应的信息；b．管理目标通知给有关方；c．对证量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法例、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系；d．有关方的投诉、诉苦、希望和要求，包含顾客、供给商及四周社区居民的交流，波及重要环境影响的办理，伤亡事故的上报等；e．行业技术信息；f ．上司或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息；g．供方和其余分承包方的信息。
h．环境监测和职业安全健康等有关的信息；i.与观光者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理系统方面的信息交流。
外面信息交流各部门在平时业务中也应注意获取；上司行政部门传达的信息由公司行政部一致接收行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息；来自有关方的信息由各有关部门接收；各部门在与客户、社会与其余有关方接触或合作时，应将公司内必需的信息；如公司的管理目标及保护环境和预防、减少环境污染的思想、公司管理系统绩效以及公司合用的法律、法例等，向有关方进行宣传；信息传达方式：能够电话、传真、邮件、资料传达、走访、会谈等形式与顾客、供方、立法和看管部门或与管理系统有关的组织进行信息交流；信息交流的门路和形式能够是口头、书面文件、资料议论、电子媒体、电话、小组简报、各样会议、公告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各样媒体等方式予以传达，保证内部、外面信息交流与交流畅达。
信息沟通作业程序
信息沟通文件编号：FY-QP—002文件版本：1发行日期：2017年2月18日核准：审查：职务：总经理职务：管理代表日期：2017/2/18 日期：2017/2/18建立和疏通内外信息渠道，加强信息流通管理，防止信息传递的失真和延误，保证与公司品质系统运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，快速应对市场和客户要求，谋求供应商、员工、公司和客户的共同发展。
2.范围：本程序适用于与本公司品质系统运作有关的内、外部信息沟通的管理。
3.职责：3.1各权责部门负责做好职责范围内的内、外部沟通和相关信息的收集、传递、处理、及保存。
3.2管理部负责统筹管理与公司相关的信息，并对公司各部门的信息收集、统筹及其在内部沟通实施全过程监控。
4.定义：无5.作业内容：5.1内部沟通5.1.1会议沟通A.晨会于每周一早晨召开，总结点评上一周的个人工作。
B.质量分析会1）于每月召开一次，由品质部主导，发布上周品质相关信息和客诉处理状况，讨论及制定品质改进措施。
2）会议结束后，由会议主持人签发《会议记录》，分发至相关部门或人员。
3）签发的《会议记录》，由会议主持人指定专人对《会议记录》相关内容的落实情况进行追踪，会议上形成的决议、处理意见等事项的落实或实施情况，应作为下次会议追踪议题。
4）会议主持人宣布会议结束后，方可散会。
C.生产例会1)于每周一和晨会一并召开；2)点评上一周的品质生产状况, 不良纠正措施等；3)安排当周的生产进程、品质方针目标宣导和品质意识的强化；各部门计划、报表、报告按品质系统要求进行传递。
a）参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人说明）；b）主持人应控制会议时程，会议开始前，与会人员必须将手机关闭（或将闹铃模式置于振动、无声等）,以免影响会议的正常进行；c）与会人员根据主持人安排的顺序发言；e）在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行；f）主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间，尽量在规定的时间内结束会议；5.1.2部门沟通5.1.2.1部门之间，简单事宜可用现场口头交流或电话沟通；重要事宜应以联络单或邮件形式沟通，并抄送主管领导。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序1 目的建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。
2 范围本程序适用于公司有关环境与职业健康安全内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。
3 术语和定义本程序无新术语。
4 职责4.1 管理者代表4.1.1 负责协调处理环境与职业健康安全重要信息。
4.1.2 负责环境与职业健康安全重要信息与外部（包括上级主管部门、新闻媒体）的沟通与交流。
4.2 员工代表负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到公司工会。
4.3 人事部4.3.1 负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或行政部协调处理。
4.3.2 参加职业健康安全方面问题的协调、处理。
4.4安保部负责对上级或地方主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行收集、传递。
4.5 各相关职能部门负责本部门职责范围内环境与职业健康安全方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到各对口管理部门。
5 工作流程5.1 信息的分类5.1.1 外部信息a）上级主管部门下发的文件、检查或监测结果；b）各相关职能部门接收到的有关法律法规和其它要求；c）来自相关方（如供方、工程合同方、社区居民等）的投诉、抱怨；d）其它外部信息，如各相关职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。
5.1.2 内部信息a）公司环境与职业健康安全方针完成情况和管理体系运行情况；b）环境与职业健康安全目标、指标和管理方案完成情况及检查结果；c）环境与职业健康安全监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正和预防措施等；d）其它内部信息，如员工建议等。
5.2 外部信息的传递与沟通方式5.2.1 公司安全保障部将接收到的上级主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行编号，填写“公文处理签”，呈报公司主管领导审批后，下达到各责任部门。
5.2.2 法律法规、标准类资料信息由相关职能部门负责收集，传递到行政部。
信息交流和沟通控制程序(含表格)
信息交流和沟通控制程序
（IATF16949-2016/ISO9001-2015）
1.0 目的
规定内、外部沟通的渠道，以加强信息交流，确保质量管理体系运作的有效性。
2.0 适用范围
适用于公司内、外不同部门和不同层次人员之间的各种信息的沟通。
3.0 职责
3.1管理者代表负责协调质量管理运作中各部门之间的沟通，确保沟通的顺畅。
3.2办公室负责协助管理者代表督查内部信息沟通及处理。
3.3质管部为外部信息的归口管理部门，接收部门负责传递顾客的信息反馈，研发中心负责工艺、工装等技术方面的处理；质管部负责质量问题反馈的处理，质管部负责所有顾客反馈信息的统计、归类、跟踪验证工作。
4.工作程序
4.1外部沟通及信息管理
5.2内部沟通及信息管理
6.相关文件
纠正和预防措施控制程序 会议管理及汇报制度 记录控制程序 7.质量记录 工作联络单
工作联络单.xl s
会议纪要
会议纪要.d oc
外部质量信息传递登记表
质量信息反馈单 (2).d oc 质量信息分析传递
处理单.d oc
顾客反馈问题清单。
信息交流和协商沟通管理程序
信息交流和协商沟通管理程序员工参与健康安全管理事宜进行协商。
2适用范围适用于公司的质量、环境、职业健康安全内外部信息沟通的形式、内容和要求，以及员工参与健康、安全管理事宜。
3、术语及定义无4职责4.1总经理负责就重大质量、环境、健康、安全事宜与相关方进行沟通；4.2职业健康安全事务代表参与职业健康、安全方面的协商。
4.3分管副总经理负责理顺分管工作范围内的部门与部门之间和不同部门的人员之间的沟通关系。
4.4各部门负责人负责理顺本部门人员之间的沟通关系；4.5为避免无效劳动，对工作中遇到的任何问题，每一个员工都有责任找准一个/几个需要沟通的对象，在不违反管理权限的前提下，进行直接沟通使问题得到最快解决。
在遇到职权所限或直接沟通受阻的情况下，应逐级向上汇报求得沟通和问题的解决。
5工作程序5.1环境、职业健康安全信息的分类5.L1外部信息1）有关健康藕与环境的法律法规和国家政策以及上级部门有关健康安全与环境的方针、政策、法规和指令；2）有关4康安全与环境的国家或行业标准、规范和规程；3）国内外有关健康安全与环境的科技信息及成果等；4）相关方有关健康、安全与环境的意见和要求等；5）地方政府检查及评价；6）自然灾害及气象（如地震、风暴、沙尘、洪水等）预报信息。
7）合作者、相关方有关职业健康安全与环境的意见和要求。
5.1.2内部环境、职业健康安全信息D环境、职业健康安全管理信息a）公司年度环境、职业健康安全工作安排；b）环境、职业健康安全体系审核、检查情况；c）变更及应急信息；d）员工及其培训情况；2）环境、职业健康安全监测信息a）安全装置、环保设施的检查、监测数据；b）环境监测数据；c）有毒有害场所监测、监控数据；d）员工健康检查数据；e）特种设备监测数据。
3）环境、职业健康安全反馈信息a）各单位的情况反映、申请和报告；b）员工来信、来电和来访记录；c）各基层单位直接反映的各种情况。
d）其它5.2环境、职业健康安全信息的收集与沟通1.1.11通过市场调查或通过会议、报刊等渠道，收集国内、外市场的信息。
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信息交流与沟通作业程序
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生效日期
制修人
备注
1
初版发行
整份
A
/
2009.12.01
莫桂兰
/
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会审
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发行
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资材部
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研发部
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管理部
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业务部
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制造部
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品保部
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5-3-2-2.ISO专员负责与认证机构的联络与沟通,对评审的不符合事项按《纠正及预防措施作业程序》的要求进行处理;另负责收集政策、法规标准类信息,并将此类信息分析后,转交管理代表,经管理者代表审批,传递至相关部门.
5-3-2-3.研发部与采购、外包生管及品保部负责与物料供货商进行联络与沟通,倡导实施环境物质管理和环境管理物质全废计划;业务部负责接收客户的任何建议或其它事项,如产品相关信息、订单、交期变更、抱怨、外部审核等,具体作法依《顾客要求识别与评审作业程序》、《顾客投诉处理作业程序》和《纠正及预防措施作业程序》处理,另依《顾客满意监视和测量管制作业程序》定期进行顾客满意度调查.当上述相关方有要求时,应尽快给予解决或答复.上述相关方反馈的其它信息,各对应部门以电子邮件或“签呈、报告、联络单”的形式传递和处理进行监督.
4.术语:(无)
5.作业程序:
5-1.信息的分类:
5-1-1.内部信息
5-1-1-1.正常信息:如方针目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等.
5-1-1-2.异常信息(不符合信息)：如体系内部审核的不合格报告、纠正与预防措施报告等.
5-3-2-4.各部门也可直接或间接从外部获取信息,如质量环境技术、管理等信息,应尽快以电子邮件或“签呈、报告、联络单”的形式反馈到相关部门.
5-3-2-5.当客户有要求时必需按照客人的语言和格式进行沟通.
5-4.信息的归档与保存:
5-4-1.各类信息沟通的文件和记录,依《文件管制作业程序》和《记录管制作业程序》办理.
财务部
核准
审核
拟制
制修日期
莫桂兰
2009.11.30
TEC-005;A
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信息交流与沟通作业程序
文件编号：QP-029-00
版次:A
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1.目的:保证信息的收集、传递、分析、处理、归档,按规定的方法和程序在受控状态下进行,同时使公司内部和顾客及相关方之间保持良好的沟通.
6-2.记录管制作业程序QP-002-00
6-3.顾客要求识别与评审作业程序QP-006-00
6-4.顾客投诉处理作业程序QP-007-00
6-5.顾客满意监视和测量管制作业程序QP-019-00
6-6.纠正及预防措施作业程序QP-025-00
6-7.环境监视与测量作业程序QP-036-00
7.支援表单:
2.适用范围:适用于本公司内外部信息的管理.
3.职责:
3-1.管理部负责与环保、监测、政府机关、社会团体等相关方的信息交流与沟通.
3-2.研发部、品保部、采购单位及外包生管负责与供货商的信息交流与沟通.
3-3.业务部负责与客户的信息交流与沟通.
3-4.各部门负责工作范围内信息的收集、统计、传递、处理及保存.
签呈、报告、联络单TEC-129
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5-3-2.外部信息的处理
5-3-2-1.管理部负责与当地的政府机关、村委、邻厂和工程合同方、废弃物回收方等的联络与沟通,以及环保、监测等部门的监测检查结果及反馈信息的收集,监测结果呈报环境管理代表审查,再由管理代表评估后传递到公司相关部门(具体作法依《环境监视与测量作业程序》作业,如监测或检查结果出现不符合情况时,按《纠正及预防措施作业程序》的要求进行处理.
5-1-1-3.紧急信息：如出现火灾、风暴、洪涝等天灾人祸情况下的信息与记录等.
5-1-1-4.其它内部信息,如员工提案报告等.
5-1-2.外部信息:
5-1-2-1.相关方的信息反馈及其投诉等,相关方指顾客、地方监测站、环保部门、质量技术监督局、认证机构、供货商、工程承包方、废物回收站等.
5-1-2-2.政策法规、标准类信息,如法律、法规、条例、产品标准等.
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5-3-1-1.正常信息的处理:各部门依据相关档的规定直接收集和传递日常正常信息(如各类报表、检验报告单等);ISO专员按相应程序文件的规定传递方针、目标和指针、内部审核结果、更新的法律法规等信息.
5-1-2-3.其它外部信息,如各部门直接从外部获取的有关产品质量等方面的信息.
5-2.信息的收集和传递方式
信息可通过会议、报告、邮件、传真、拜访、电话、参观、信件或其它可行方式收集和传递.
5-3.信息处理
5-3-1.内部信息的处理
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5-3-1-2.不符合信息的处理详见《纠正及预防措施作业程序》.
5-3-1-3.紧急(环境)信息由发现部门或个人迅速传递给直接责任部门组织处理.
5-3-1-4.其它内部信息如员工提案,提供者可以以改善提案的方式进行传递、呈报对应部门,由相关部门进行评定。提案若经采用可以采用电子邮件或“签呈、报告、联络单”的形式反馈到其它相关部门,采用提案产生效益者,评价后由管理代表给提供者适当奖励.