基于文件管理的电子邮件分级存储与归档
基于文件管理的电子邮件分级存储与归档
线存储三级存储方式。如郑州大学 白广思 的《 信息资源分
级存储 实 现信 息生命 周期 管理 》 、广东 交通 职业 技术 学 院 周淦淼 等 人 的《 分级 存储 管理 在 电子 邮件 系统 中 的研 究 与
２电子 邮件 分级存 储 与归 档的保 障 目标
１ ９ ４ ０年 ， 美 国档 案学 者 菲利 普 ・ 布鲁 克 斯最 早提 出 了
表 明文件 具 有 能， 把 不经 常使 用 的数据 转 移 到下 级 存储 设 备 上 ， 需 要 时 念 的 目的是 强调 文件运 动 的一种 时 间跨度 ，
电子 刻保持在线的数据就少 ， 这样就减少了系统资源的占用， 自 然也 从最 初 形成 到最终 销毁 或永久 保存 的整体 运动 过程 。 文件 生命 周 期理 论 同 就提高了整体系统 性能。但是 ， 这种传 统 的存 储与 归档 分 级 邮件作 为 电子 文件 的重 要组成 部 分 ， 方式 有着 一定 的弊端 ， 主 要表 现在 以下几 个 方面 。 １ ． １电子 邮件数 据 存储 的成 本较 高
摘 要： 基 于文件 生 命周 期理 论 ， 文章 提 出了 电子邮 件 ｌ ｏ ｏ ｋ Ｅ ｘ ｐ ｒ ｅ ｓ ｓ和 Ｍａ ｉ ｌ Ｗａ ｓ ｈБайду номын сангаасｅ ｒ 等， 这 些都 需要 增加 投 资 ， 提
分级 存储 与 归档 中确 保 电子 邮件 的 可 用性 、 可控 性 、 机 密
高 电子 邮件 存储 的成 本 。
关键词 ： 文件 生命周 期
电子邮件
分 级 存 储 归档
目的是 减轻 电子 邮件 数据 存储 的
基于文件管理的 电子邮件分级存储与归档
六
压力。 但 这样做 并不 合理 ， 因为根 据 档案 的保 管期 限 划分标 准 并不 是以 “ 利用 的频 率 ”作 为唯 一标
电子邮件归档与文件夹管理
电子邮件归档与文件夹管理在现代信息化社会中，电子邮件已成为日常工作与生活中不可或缺的一部分。
然而，随着电子邮件数量的增加，如何有效地管理和归档电子邮件成为一个重要的问题。
本文将介绍一些关于电子邮件归档与文件夹管理的技巧与建议。
一、电子邮件的重要性与挑战电子邮件在工作和个人生活中扮演着至关重要的角色。
我们通过电子邮件与同事、客户和朋友进行交流，发送和接收各种信息。
然而，随着时间的推移，我们可能会积累大量的电子邮件，如果不进行有效的管理和归档，将会面临以下挑战：1. 效率低下：当我们需要查找特定的邮件时，在杂乱无章的收件箱中进行搜索是非常耗时的。
2. 存储空间限制：电子邮件服务器通常会有存储容量的限制，如果不及时清理和归档，可能会导致存储空间不足的问题。
3. 安全性风险：敏感的工作或个人信息可能会包含在我们的电子邮件中，如果没有合适的安全措施，可能会面临数据泄露的风险。
二、归档电子邮件的重要性归档电子邮件是管理电子邮件的一种重要方法，它可以帮助我们有效地组织和保留电子邮件，并提高日常工作和生活的效率。
以下是一些归档电子邮件的重要性：1. 快速查找：通过将电子邮件按照特定的主题或分类进行归档，我们可以快速地找到需要的邮件，提高工作效率。
2. 空间管理：归档可以释放邮箱的存储空间，避免因为超过存储限制而无法接收新邮件的尴尬。
3. 安全管理：对于一些敏感的邮件，我们可以将其归档到加密或受保护的文件夹中，确保信息的安全性。
三、文件夹管理技巧在进行电子邮件的文件夹管理时，以下技巧可以帮助我们更好地组织和管理电子邮件：1. 简化文件夹结构：创建逻辑和清晰的文件夹结构能够方便我们整理和查找邮件。
可以按照项目、客户、日期等方式创建文件夹，避免创建过多无用的文件夹。
2. 建立归档规则：利用邮件客户端提供的归档规则功能，将特定的邮件自动归档到对应的文件夹中，减少手动整理的工作量。
3. 及时清理垃圾邮件：定期清理垃圾邮件，避免占用存储空间，并确保收件箱的整洁。
如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理？(九)
电子邮件是目前最常用的沟通工具之一，不仅可以方便地发送和接收信息，还能进行文件存档和归档管理，实现信息的长期保存和方便查找。
下面我将从各个方面介绍如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理。
一、建立文件分类体系在进行文件存档和归档管理之前，首先需要建立一个合理的文件分类体系。
可以按照文件类型、主题、日期等多个维度进行分类。
比如将各个项目的文件分为不同的文件夹，再根据日期在每个文件夹中创建子文件夹进行归档。
二、清理和整理文件在进行文件存档和归档管理之前，需要对电子邮件进行清理和整理，删除或移动那些不再需要的文件。
可以根据文件的重要性和紧急程度进行评估，将重要的文件进行归档，不重要的文件进行删除，只保留必要的文件。
三、使用文件名进行归档对于每一个文件，可以使用有意义的文件名进行归档，这样可以方便快速地找到需要的文件。
可以包括文件的主题、关键词、日期等信息，以便在需要的时候快速进行查找。
比如一个报告的文件名可以是“项目报告”，这样一眼就能知道这是哪个项目的报告以及日期。
四、利用文件夹进行分类归档文件夹是电子邮件中进行文件分类归档的一种常用方法。
可以根据文件的主题、部门、项目等进行分类，将相关的文件放入同一个文件夹中。
可以进一步细分成子文件夹，以便更好地组织文件。
在文件夹的命名上，可以采用简明扼要的方式，避免过长的命名，以免繁琐。
五、使用标签和标记进行归档除了使用文件夹进行分类归档外，还可以使用标签和标记对电子邮件进行归档。
可以给每个重要的文件添加标签，以便将来能够方便地搜索和过滤。
比如可以给重要的合同文件添加“重要”标签，给待办事项文件添加“待办”标签等。
同时可以给文件添加不同的标记，比如已读、未读、已回复、未回复等，以便快速判断和处理。
六、备份和存储文件为了避免文件的丢失和损坏，需要定期进行文件的备份和存储。
可以将重要的文件备份到云存储或外部硬盘中，以便随时可以找到和恢复。
同时，也需要定期检查备份文件的完整性和可用性，确保备份文件的有效性。
如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理？(五)
电子邮件作为互联网时代最重要的通讯工具之一，不仅方便了我们的信息传递和沟通，同时也成为了我们日常工作中非常重要的信息交流工具之一。
然而，随着时间的推移，电子邮件中的海量信息也开始堆积起来，如何对这些信息进行有效的存档和归档管理成为了一个重要的问题。
本文将分享一些关于如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理的思路和技巧。
1. 创建文件夹和子文件夹首先，为了方便文件的分类和管理，我们可以根据邮件的不同主题或者来源创建文件夹。
比如可以创建一个名为“项目”或者“客户”等文件夹，然后再在这些文件夹下面创建子文件夹，如“项目A”、“项目B”或者“客户A”、“客户B”等。
这样一来，我们就可以按照不同的分类将邮件放入相应的文件夹中，方便后续的查找和归档。
2. 使用标签或者标记除了使用文件夹进行分类外，我们还可以使用标签或者标记来进一步区分和归档邮件。
某些邮件服务提供商会有标签或者标记功能，我们可以根据需要给邮件打上不同的标签或者标记。
比如，可以使用“重要”、“紧急”、“待办”等标签来标注邮件的重要程度或者处理状态。
这样一来，我们在查找或者处理邮件时就可以通过标签或者标记来有针对性地进行操作。
3. 设定自动归档规则为了进一步简化文件归档的过程，我们可以根据邮件的一些特定规则设定自动归档规则。
比如，我们可以根据发件人、主题关键字等条件来设定自动将符合条件的邮件归档到特定的文件夹中。
这样，我们在处理邮件的过程中就不需要手动将邮件归档到相应的文件夹中，大大提高了工作效率和减少了错误操作的风险。
4. 定期清理和备份除了归档管理，定期清理和备份也是保证电子邮件系统高效和安全的重要环节。
我们可以设置一个固定的时间，比如每月或者每季度将一些过时或者无用的邮件进行删除或者清理。
同时，我们还可以定期将重要的邮件进行备份，以防数据丢失或者系统故障。
备份的邮件可以存储在本地或者云端，根据个人或者组织的需求来选择合适的方式。
5. 充分利用搜索和过滤功能当我们的邮件系统中文件数量庞大时，仅仅通过手动查找和归档可能是非常耗时和低效的。
如何在Outlook中实现邮件的分类和归档？
如何在Outlook中实现邮件的分类和归档？在现代社会中，很多人都使用电子邮件进行日常事务的处理。
Outlook是一款流行的电子邮件客户端，它也提供了很多方便的功能，如邮件的分类和归档。
这些功能能够帮助用户更高效地管理自己的邮件，提高工作效率。
首先，我们来了解一下邮件的分类功能。
Outlook提供了几种不同的方式进行邮件分类。
其中，最基本的方式是通过分类功能对邮件进行标记。
通过这种方式，用户可以将邮件分成几个不同的类别，例如工作邮件、私人邮件、重要邮件等等。
在进行标记时，用户可以自定义不同的标记颜色和名称，以便更方便地区分邮件的类别。
在使用分类功能时，可以通过按分类进行邮件排序，轻松查看自己不同类别的邮件。
例如，当用户需要查看所有来自老板的邮件时，只需要点击“来自老板”这个分类，即可快速找到这些邮件。
除此之外，Outlook还提供了规则功能，可以使用规则自动将特定类型的邮件分类。
例如，针对同一个发件人的邮件，用户可以通过规则将这些邮件自动归为同一个类别。
这样，用户就不用手动对这些邮件进行分类了，节省了大量时间。
通过邮件分类，用户能够更好地管理自己的邮件，避免错过重要的邮件，提高工作和生活效率。
接下来，我们来了解归档功能。
归档是将不必要的信息移动到安静的地方，以便更好地集中注意力处理重要的信息。
在处理电子邮件时，归档可以将一些不必要的邮件移动到安静的地方，以便更好地处理重要的邮件。
Outlook的归档功能可以通过将邮件移动到特定的文件夹中来实现。
用户可以根据需要创建多个归档文件夹，并将邮件按不同的标准移动到这些文件夹中。
例如，用户可以将所有已处理的邮件移动到“已处理”文件夹中，将一些重要的邮件移动到“重要邮件”文件夹中，以便更方便地查看和处理。
除了手动移动邮件，Outlook还提供了自动归档功能。
用户可以根据需要设置自动归档规则，对不需要保留的邮件进行自动归档。
例如，可以设置规则将30天前的已读邮件移动到“已处理”文件夹中。
如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理？(八)
电子邮件在现代社会中扮演着至关重要的角色，不仅用于沟通交流，还可以作为文件存档和归档管理的工具。
在日常生活和工作中，大量的文件需要妥善保存和管理，而邮件的存档和归档功能可以方便地实现这一目的。
本文将从准备工作、存档策略、归档技巧等方面介绍如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理。
1. 准备工作在开始使用电子邮件进行文件存档和归档管理之前，首先需要进行一些准备工作。
首先，创建一个专门用于存档和归档的邮箱账户，与其他日常使用的邮箱账户分开，以避免混淆和混乱。
其次，在创建该邮箱账户时，务必设置强密码，并定期更换密码，以确保安全性。
2. 存档策略制定一个合理的存档策略对于文件的有效管理非常重要。
首先，要根据文件的重要性和分类确定存档的优先级和分类标准。
例如，可以按年份或项目名称进行分类，将相应的邮件存档到对应的文件夹中。
其次，要为存档设定清晰的命名规则，以方便后续查找和管理。
另外，建议不定期地对存档文件进行备份，以防止数据丢失。
3. 存档技巧在进行存档时，有一些技巧可以帮助提高效率。
首先，可以利用邮件客户端提供的自动归档功能，比如自动将已读邮件归档到指定文件夹中。
其次，可以使用标签或者类别对邮件进行分类和标记，以便后续查找和整理。
此外，对于重要的邮件，可以将其打印成PDF格式后存档，这样更方便在不同平台和设备上查看和管理。
4. 归档管理除了存档，归档管理也是电子邮件文件管理的一个重要环节。
归档是指将已经完成但又不想删除的邮件移出收件箱，以保持收件箱的整洁和简洁。
常用的归档方式包括将邮件移动到归档文件夹、新建归档标签等。
而针对不同类型的邮件，也可以制定相应的归档规则，比如将订阅邮件归档到订阅文件夹，将工作邮件归档到工作文件夹，以实现更加高效和有序的归档管理。
5. 存档的好处使用电子邮件进行文件存档和归档管理有许多好处。
首先，通过存档文件，可以随时回顾和查找以往的邮件内容，方便回溯和审阅。
其次，归档整理后的邮件可以节省收件箱的空间，避免过多的杂乱邮件干扰正常工作和生活。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(一)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着现代社会信息技术的飞速发展，电子邮件成为我们生活和工作中不可或缺的一部分。
然而，随着时间的推移，我们的收件箱可能会变得混乱不堪，导致我们无法快速找到重要的邮件。
因此，邮件归档和定期清理成为了一项重要的操作，这不仅能提高我们的工作效率，还能改善我们的工作环境和个人生活。
一、邮件归档邮件归档是将已经处理或不再需要的邮件进行整理和存储的过程。
通过邮件归档，我们可以将邮件按照不同的分类进行管理，例如按照发件人、主题、重要性等进行归档。
下面是邮件归档的一些操作指南：1. 创建归档文件夹：首先，在电子邮件软件中创建一个专门用于归档的文件夹。
可以按照需要创建多个文件夹，例如"工作"、"学习"、"个人"等。
2. 分类整理：将已经处理完毕或不再需要的邮件移动到相应的归档文件夹中。
可以根据发件人、主题等标准进行分类整理。
3. 删除冗余邮件：在进行邮件归档时，同时也要删除一些冗余的邮件，例如广告、垃圾邮件等。
这可以减少归档的工作量，并保持归档文件夹的整洁。
4. 命名规范：在创建归档文件夹和移动邮件时，建议使用清晰明了的命名规范。
这样可以方便快速查找需要的邮件，避免归档文件夹变得混乱。
二、定期清理除了归档外，定期清理也是保持电子邮件整洁的重要步骤。
定期清理可以帮助我们清除一些可能已经无用的邮件，减轻收件箱的负担。
以下是一些定期清理的操作指南：1. 自动过滤：大多数电子邮件软件都提供了自动过滤功能。
我们可以通过设置条件，将一些特定类型的邮件自动过滤到某个文件夹中，阻止它们进入收件箱。
这样可以有效减少冗余邮件的数量。
2. 邮件规则：一些邮件软件还提供了邮件规则功能，我们可以通过设置规则，对特定的邮件进行操作，例如自动删除、移动到特定文件夹等。
这样可以帮助我们快速处理大量的邮件。
3. 清理附件：附件是电子邮件中常见的占用空间较大的部分。
档案学中的电子邮件归档与管理技术
档案学中的电子邮件归档与管理技术随着互联网的普及和信息技术的发展，电子邮件成为人们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
然而，电子邮件的大量产生和快速传播也给档案管理带来了新的挑战。
在档案学中，电子邮件归档与管理技术成为了一个重要的研究方向。
一、电子邮件的重要性电子邮件作为一种快速、方便的沟通工具，广泛应用于各个领域。
无论是企业的商务往来，还是个人的日常交流，电子邮件都扮演着重要的角色。
然而，电子邮件的产生量庞大，如何高效地管理和归档成为了一个亟待解决的问题。
二、电子邮件归档的挑战与传统纸质档案不同，电子邮件的归档存在一些独特的挑战。
首先，电子邮件的数量庞大，如何对海量的邮件进行有效的分类和整理是一个难题。
其次，电子邮件的内容多样化，包括文本、附件、图片等多种形式，如何保证归档的完整性和可检索性也是一个复杂的问题。
此外，电子邮件还涉及到隐私和安全等方面的考虑，如何在归档和管理过程中保护用户的隐私和数据安全也是一个重要的问题。
三、电子邮件归档与管理技术为了解决电子邮件归档的问题，档案学领域提出了一系列的归档与管理技术。
首先，利用自动化工具对电子邮件进行分类和整理，可以提高归档效率。
通过建立智能的分类算法和规则，将邮件按照主题、发件人、接收日期等进行自动分类，从而减轻用户的工作负担。
其次，采用元数据标注的方式对电子邮件进行描述和索引，可以提高归档的可检索性。
通过为每封邮件添加关键词、标签等元数据信息，可以方便用户进行检索和查找。
此外，还可以利用文本挖掘和机器学习等技术，对电子邮件的内容进行分析和归纳，从而提供更加智能化的归档和管理服务。
四、电子邮件归档的价值与意义电子邮件归档不仅仅是一种技术手段，更是一种重要的管理方式。
通过对电子邮件进行归档和管理，可以实现信息的长期保存和共享，方便用户进行回顾和查阅。
同时，电子邮件归档也为企业的合规性管理提供了重要的支持。
许多行业都有法律法规对邮件进行归档和保存的要求，通过合规的电子邮件归档，可以帮助企业遵守相关法规，降低法律风险。
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基于文件管理的电子邮件分级存储与归档作者：卞咸杰来源：《北京档案》2013年第01期摘要：基于文件生命周期理论，文章提出了电子邮件分级存储与归档中确保电子邮件的可用性、可控性、机密性、完整性和真实性等目标，并确定了电子邮件分级存储与归档方式，提出合理的分级存储与归档方案。
关键词：文件生命周期电子邮件分级存储归档随着互联网与通讯技术的发展，电子邮件作为政府、企业与外界的主要沟通桥梁，已经成为政府部门之间、企业与客户（供应商）之间保持互动的重要工具。
在办公自动化系统中，电子邮件是其最基本的功能。
政府、企事业单位通过电子邮件迅速便捷地起草、发送、浏览、分类各类文件、信函等，实现其在政府、企事业单位各部门及个人之间快速的传递。
目前，电子邮件的应用已确立一种协同工作的机制，更多的办公自动化系统可以依据不同工作流的处理流程，自动地将文档以电子邮件的方式传递给下一处理对象，通过文档的自动传递，实现复杂的工作流应用。
1 传统存储与归档的分级方式及其弊端传统的存储与归档的分级主要是从数据的访问率的角度来考虑的，根据数据的重要程度、可用性、访问频率和存储成本等技术指标对数据实施差异化管理，把数据存放在相应的存储设备上，一般分为在线存储、近线存储和离线存储三级存储方式。
如郑州大学白广思的《信息资源分级存储实现信息生命周期管理》、广东交通职业技术学院周淦淼等人的《分级存储管理在电子邮件系统中的研究与应用》和安徽省经济信息中心缪辉宇的《分级存储技术在数字媒体资源管理中的应用》等都提出了数据三级存储方式的观点。
这三级存储的最大优点就是提高整体系统性能，把不经常使用的数据转移到下级存储设备上，需要时刻保持在线的数据就少，这样就减少了系统资源的占用，自然也就提高了整体系统性能。
但是，这种传统的存储与归档分级方式有着一定的弊端，主要表现在以下几个方面。
1.1电子邮件数据存储的成本较高在线存储多采用高速磁盘阵列等存储设备及高端存储系统和技术如：SAN、点对点直连技术、S2A等。
这些高端存储系统具有一些“高端”属性，高容量、高性能、高可用性、冗余性等。
在电子邮件数据收集的过程中，需要一定的自动化软件作支撑，WindowsLiveMailDesktop、KooMail、IncrediMail、Foxmail、Mozilla Thunderbird、Outlook Express和MailWasher等，这些都需要增加投资，提高电子邮件存储的成本。
1.2分级过分依赖于访问率高低把访问量不大的电子邮件数据转移到存储性能稍低的磁盘（如IDE或SATA接口磁盘）或光盘存储设备上，其目的是减轻电子邮件数据存储的压力。
但这样做并不合理，因为根据档案的保管期限划分标准并不是以“利用的频率”作为唯一标准。
决定档案保管期限的因素：一是档案价值的大小，或者说档案重要程度的高低；二是档案价值发生作用的时间范围。
同时，在较短时间内对工作有参考利用价值的文件材料，列为短期保存，而在较长时间内对工作具有查考利用价值的档案，则列为长期以上保存。
因此，电子邮件数据访问量并不能成为存储与归档分级的唯一标准。
1.3相关信息具有后验性的特点①对于电子邮件管理系统，并不能从接受电子邮件数据始端就能判断电子邮件访问率的高低，仅仅依靠经验判断将电子邮件数据存储在某一层次的存储设备上并不科学。
而且，短期内访问率高的电子邮件数据并不代表它的使用价值就大。
1.4不同厂商的数据访问难以自动迁移目前尽管有许多厂商都推出了相应产品支持电子邮件数据自动迁移，但从技术角度来看，对于同一厂商的存储产品实现电子邮件数据间的自动迁移并不困难，而不同厂商之间的存储产品实现电子邮件数据自动迁移就有一定的局限性，这要考虑到数据迁移频度对电子邮件系统运行的稳定是否有影响。
2 电子邮件分级存储与归档的保障目标1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。
“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。
引入“文件生命周期”概念的目的是强调文件运动的一种时间跨度，表明文件具有从最初形成到最终销毁或永久保存的整体运动过程。
电子邮件作为电子文件的重要组成部分，文件生命周期理论同样适用于电子邮件的存储与归档。
2.1确保电子邮件的可用性电子邮件的可用性是指电子邮件的数据与电子邮件系统在任何情况下都能够在满足基本需求的前提下被使用的特性。
这一特性反映在物理安全、运行安全层面上，确保信息网络与重要电子邮件系统的正常运行，包括保障电子邮件的正常传递，保证电子邮件系统正常提供服务等，反映出电子邮件系统的可用性的基本属性。
保证合法用户对电子邮件的使用不会被不正当地拒绝。
2.2确保电子邮件的可控性电子邮件的可控性是指在电子邮件系统中加强对电子邮件的监测与控制。
互联网上针对电子邮件的主动监测、过滤、限制、阻断等控制能力，反映出电子邮件及电子邮件系统的可控性的基本属性。
在电子政务、电子商务中表现为电子邮件系统对电子邮件服务和电子邮件的访问具有很强的控制能力。
2.3确保电子邮件的机密性电子邮件机密性反映在电子邮件具有不被非授权解析，电子邮件信息系统不被非授权使用的特性。
这一特性反映在物理安全、运行安全、数据安全层面上，保证电子邮件数据即使被黑客捕获也不会被解析，保证电子邮件系统即使被访问也不能够越权访问与其身份不相符的信息，达到电子邮件机密性保障目标的实现。
2.4确保电子邮件的完整性电子邮件完整性是指电子邮件数据信息不被篡改的特性，即电子邮件在存储和传输过程中保持不被非法修改和破坏，并且能够判别出电子邮件数据是否已被改变。
其目的是保证政务信息、商务信息处于一种完整和未受损状态，在数据安全层面上，确保电子邮件系统中所传输的电子邮件数据的完整性。
2.5确保电子邮件的真实性电子邮件真实性是指电子邮件系统在交互运行中确保并确认电子邮件的来源以及电子邮件发布者的真实可信及不可否认的特性。
这一特性反映在运行安全、数据安全层面上，保证电子邮件交互双方身份的真实可信、以及交互电子邮件数据及其来源的真实可信。
在电子政务、电子商务中要实现的目标是任何电子邮件的提供者和其使用者双方都要建立有效的责任机制，防止用户否认其行为。
3 电子邮件分级存储与归档方案的实施在电子政务、电子商务等活动中，电子邮件作为发布信息、传递文件的重要渠道，其数据保护是其关键。
但是，并非所有的电子邮件数据都具有同样的价值，也并非所有的政府、企事业单位都具有同样的需求。
电子邮件数据的存储与归档目的“是将当前高效运行的网络、计算机和信息系统中长期呆滞的数据从当前在线存储系统中剥离出来，以减轻现行系统的运行负担，提高系统的服务性能和运行效率。
”②3.1电子邮件的鉴定根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。
对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。
对于公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。
另外，档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。
为拒绝垃圾邮件，首先要查看发件人的IP，查询收到的电子邮件IP所属的区域。
其次，如果网站上有计数器，同时可以参考一下计数器里面的IP记录，查看该IP是否浏览过收件方的网站。
第三，查看电子邮件发来的时间，根据时差判断发送电子邮件的时间是否准确。
第四，查看电子邮件里面是否留下详细的联系资料，如果有网址、详细电话、传真地址等，一般比较可信。
第五，分析电子邮件的内容是否有价值。
3.2电子邮件的分级电子邮件分级就是要将用户拥有的所有存储资源统一管理，提高每种存储设备的利用率，节约成本。
在分级过程中，存储的分级是十分明显的，仅从设备上说，就有磁带机、磁带库、NAS、中低端盘阵、高端存储系统等等。
对于电子邮件数据的存储，采用分级别进行，在保持对归档数据可访问的前提下，根据电子邮件内容的具体情况和保管期限，结合档案分类方案，把电子邮件按不同级别存储到硬盘或磁带上。
对重要的电子邮件，具有永久保存价值的将电子邮件数据存储在一级硬盘；对于比较重要，具有长期保存价值的电子邮件数据存储在二级硬盘。
同时，也应把电子邮件数据保存拷贝在磁带上，因为相对于硬盘来说磁带的成本低得多。
3.3电子邮件的存储OE全称Microsoft Outlook Express，这是微软公司出品的邮件管理程序，功能强大。
该软件已经整合在IE浏览器中。
在OE程序里，默认的邮件文件夹地址在系统盘，但重装电脑的时候很容易丢失该程序，所以正常情况应将电子邮件存储到非系统盘。
另外，在OE里面，按照单位名称、邮件类别、地区等有关选项新建电子邮件的存储文件夹，并将相关的电子邮件存储到对应的文件夹里面。
定期将电子邮件内容整理出来，也可以打印以纸质档案的形式同时保存。
3.4电子邮件的归档电子邮件归档作为文件生命周期管理中不可缺少的一环，就是要把需要长期存储却又不会被经常访问的数据迁移到更经济合理的存储介质上，在需要时又能及时检索，从而降低系统的整体拥有成本，简化存储管理。
根据《公务电子邮件归档与管理规则》的有关规定，“办理完毕且具有保存价值的电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。
”③需要注意的是，采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为规定的标准格式进行归档，有些电子邮件的存储格式无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序同时归档。
总之，在电子邮件存储与数据归档中，文件生命周期管理的理念同样适用于电子邮件的管理，它能帮助政府、企事业单位科学有效地加强对电子邮件的管理，以最低的成本来实现电子邮件大量数据的有效管理与高效利用。
随着通讯技术、网络技术等现代技术在电子邮件归档系统中应用的成熟，数据加密、身份认证、虚拟化等技术也逐步走进电子邮件存储与归档的应用中，有效地提高了电子邮件存储与归档应用的效率，使电子邮件的存储与归档做到既科学规范又节约高效。
盐城师范学院2012年度校级教授、博士基金项目（项目编号为：12YSYJB0107）《基于文件管理的电子邮件归档研究》阶段性研究成果。
注释：①傅佳.基于应用等级的存储分级管理策略[J].中国金融电脑，2012（1）：72-74.②陈永生，薛四新.基于分级存储的数字化档案利用模式研究[J].档案学研究，2006（5）：33-37.③国家档案局.中华人民共和国档案行业标准DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则[J].中国档案，2006（1）：41-43.作者单位：盐城师范学院。