FCOT-QEP-0101文件控制程序
程序文件：01文件控制程序
QEM-Ⅱ-01 文件控制程序1目的对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，确定QEM体系有效运行。
2适用范围适用于与QEM体系有关的文件的控制，包括于QEM体系有关的外来文件控制。
3职责3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。
3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。
3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。
3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。
3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。
3.6技术部负责技术性文件的管理工作。
3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。
3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。
4工作流程见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-0965 控制程序5.1 文件的分类和编号5.1.1本公司管理体系文件分以下几类：1）管理手册；2）程序文件；3）管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书；4）记录（包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等）；5）外来文件（包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等）；6）专门文件（例如《XTL化学物质管理体系》）。
5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理，编号按文件层次递进，易于查阅和检索。
本公司规定编号的统一结构如下图所示：文件顺序代码文件分类代码公司名称代码1）公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成，本公司缩写为“XTL”。
2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”；各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示，如财务部CW、品管部PG等。
3）文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。
4）对外来文件仍采用原发文编号，对没有编号的外来文件，如果被某部门采用，可由使用部门按规则编号，并登记《外来文件登记表》。
01 文件控制程序-1
1.目的为建立文件化的QEOHS管理体系，确保对文件实施有效控制，使相关部门和场所及时得到并使用有效版本的文件，防止使用作废文件，特制定本程序。
2.适用范围适用于公司与QEOHS管理体系有关的内外部文件控制（包括网络文件、电子文件等）。
3.定义3.1文件标识：指能证明文件身份的发文部门、发文时间、文件编号等。
4.引用文件4.1《法律法规、标准规范管理程序》QEOHSP-034.2《行政管理手册》（公司制度）5.职责5.1公司领导5.1.1总经理负责制订管理体系方针和目标，批准和发布QEOHS管理体系手册；5.1.2管理者代表负责批准和发布管理体系程序文件；5.1.3公司副总经理和总师（总监）负责批准所主管部门的文件。
5.2各部门（包括项目部，以下同）通用职责5.2.1负责部门主控程序文件和管理制度、办法的编写、评审；5.2.2负责部门主管文件的管理，确保受控；5.2.3负责建立部门业务范围内的文件清单，并确保其有效性；5.2.4负责识别、传递部门主管范围内的外来文件。
5.3办公室5.3.1负责公司行政管理文件的编写；5.3.2负责公司发布的各类管理文件和外来文件的控制管理；5.3.3负责对各部门文件管理工作进行指导、监督检查；5.3.4负责组织文件的归档管理工作。
5.4技术部5.4.1负责与质量、环境、职业健康安全、工程技术等相关活动的法律法规、标准规范的管理；5.4.2负责工程环境管理、技术管理等相关文件的编制；5.4.3负责审批项目部编制的重要技术文件。
5.5工程部5.5.1负责QEOHS管理体系文件的策划，并组织相关部门编写；5.5.2负责公司质量管理、安全管理等相关文件的编制与管理；5.5.3负责对各部门体系文件管理工作进行指导，监督检查，确保项目部各类文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等纳入公司文件控制程序。
5.6项目部5.6.1负责编制和发放项目运行所需的各类管理文件和技术文件；5.6.2负责编制和整理施工记录；6.工作程序6.1文件分类和编号6.1.1文件分类：6.1.1.1行政管理类文件：如公司各类管理制度和办法；上级机关来文；公司内部公文和其他临时性通知；合同、协议；各类工作计划、总结等。
QP-01文件控制程序
编号文件名称制订日期修订日期版本/次页次QP-01 文件控制程序2017-5-31 B/0 01/06 1.目的：统筹管理本公司质量管理体系的各种文件，以确保文件的有效性，并使各部门均能合理及时地获得正确的文件。
2.范围：适用于与质量管理体系有关的规范性文件的控制（规范性文件是指公司成员共同遵守的规章或准则，包括质理手册、程序文件、作业指导书、外来文件）。
3.职责：3.1质量管理手册由管理者代表组织编制、修订和审核，董事长批准。
3.2程序文件由相关部门负责人组织编制和修订，管理者代表审核，董事长批准。
3.3作业指导书由相关部门负责人组织编制和修订，中心负责人负责审核，董事长批准。
3.4行政管理部负责所有受控文件的归档、登记、发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.5文件使用单位负责使用文件的保管、防损和防污，负责旧版和作废文件的收集和回收。
3.6临时工艺指示文件由各部门负责人负责管理，包括发放、更改、回收、作废等。
4.过程分析乌龟图◆人力资源部：文件的归档、分◆文件印章发、回收、作废与日常监管◆文件夹、文件柜◆相关部门：文件的使用管理◆文件编写指南◆每月在现场发现非有效版◆文件控制程序（含风本文件的份数险控制程序）◆每月发现的该有文件的地方没有文件的次数◆作废文件回收（风险控制指标）5. 定义/缩写语：5.1质量管理手册：给出公司QMS结构；阐述公司QMS所包括的过程并引出支持过程运作的方法文件；宣示公司品质方针并引出质量目标；5.2 程序文件：系统规范公司复杂品质活动途径的文件，必要时在某方面引出更详细、具体的作业指导文件；5.3 作业指导文件：指导公司在某一方面具体作业的方法文件，包括各种作业规范、指南文件、QP-01 文件控制程序2017-5-31 B/0 02/06表格、本公司制作的各种技术资料等；5.4 质量计划：公司为满足特殊的客户对作业和管理等方面的要求，现有通用文件规定不能有效控制，从而规定具体实施步骤的指导文件。
QP-01文件及记录控制程序
一、目的：对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
二、范围：本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三、定义：3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。
受控文件盖有“受控文件”的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件”的印章。
3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。
四、职责：4.1文控:公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2文件接收部门:文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3文件的编制/审批权限五、文件管理流程：六、记录管理流程：七：组织知识管理流程八、相关记录：8.1《管制文件一览表》8.2《系统文件增/修/删/补申请表》8.3《系统文件签呈单》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九、附件一：文件编码规则SF-公司英文缩写◆质量管理手册（一级文件）的编号：SF-QM-01手册流水号质量管理体系◆管理程序文件（二级文件）的编号:SF-QP -XX流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:XX– XXX流水号(001、002…)三级文件各部门代码产品技术图纸的编号根据客户或产品的要求进行编号◆表格及记录（四级文件）的编号:XX-XXX表格流水号(001、002…)部门代码◆部门代码：十、附件二：知识分类表。
QEP-01文件控制流程 B版本
实施 修订
2016年2月25日 2016年2月25日
程序文件汇编
编号 版本
HSH-QEP-01 B/0
文件控制流程
作业流程
制定、修订
权责单位
制定权责单位 申请单位
相关文件/表单
文件申请单
补发申请
NO
审 查
YES
管理部
文件申请单
NO
核 准 Y表
文件申请单
登 录
文管中心
质量文件分发管制表 质量文件总览表 质量文件分发管制表 质量文件总览表 质量文件分发管制表 质量文件总览表 外来文件清单 质量文件总览表 部门文件管制一览表
发 行
补 发
文管中心
文管中心 原版留存 接收单位保存 接收单位
后续处理
文管中心
质量文件分发管制表
回收 保存
文管中心 作废
QP-01文件控制程序
6.1.2决定分发部门与分发数量
文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于《文件分发签收表》上，以便管理。
6.4.2.1为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文控必须按文件类别建立《文件总览表》并在制定、变更文件时，更新为最新内容。
6.4.2.2受控制文件的分发与回收
每一份文件均须在文件封面加盖“受控文件”章后分发，且使用单位必须在《文件分发签收表》上签收。当文件修订、变更或作废时，由文控在《文件分发签收表》上签收过时无效的文件。
内部文件，经转换的内部文件须按《文件编号与编写规定》的规定进行控制。
6.8.5外来文件的变更
6.8.5.1关于标准的变更
由管理者代表指定专人与专门的机构进行定期联络，以确保本公司所使用的标准是最新版本。并于标准变更时，将信息反馈给持有标准的部门。
6.8.5.2关于客户资料、规范等的变更
由销售部负责与客户联络，掌握变更的信息。当收到变更的信息时，销售部必须对其进行审查确认，并将信息反馈给相关的部门。
6.8.2.2若外来文件无编号或版本时，则按《文件编号与编写规定》予以编号及版本控制。
6.8.3外来文件的分发
6.8.3.1外来文件的分发由管理者代表决定分发部门与数量并签名确认后，由文控按“受控文件”分发。
6.8.3.2外来文件的签收、分发同内部文件的管理一样。
6.8.4外来文件的控制、使用
经批准分发的外来文件，可直接使用，不需另转换成内部文件。但如需要时，可换成
外部所制定的文件须列入文件的控制范围。外来文件包括客户的资料、规范以及采用的行业标准，国家标准。
QS-01-文件控制程序
1 目的和适用范围1.1 目的对公司文件实施动态管理，对质量体管理系中的文件进行规范和控制，确保文件的充分性与适宜性，确保各相关场所使用文件的有效性。
1.2 适用范围适用于公司质量管理体系有关的文件和资料的控制，含电子信息类文档。
2 相关文件和术语2.1 相关文件2.1.1 《XXX管理规定》2.1.2 《XXX ERP管理办法》2.2 术语2.2.1 文件的分类（1）根据文件的级别和属性分为七类：①基础文件，指公司章程、营业执照及相关文件、董事会及公司级文件等。
②组织规定，指运营管理过程中制定的管理办法及规定等。
③体系文件，相关管理体系要求形成的文件，诸如GB/T19001 质量管理体系、GB/T24001 环境管理体系、GB/T28001 职业健康安全管理体系等。
④业务规定，指为实施过程管理的策划、运行和控制所需的文件，如作业指导书、操作（维护）规程等。
⑤档案类，指技术资料、图纸、会计档案、销售合同、采购合同以及劳动合同等。
⑥外来文件，指取自公司外部的法律法规、规范、标准或客户提供的图纸、规定等，包括公司管理活动中引用的标准，以及与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
⑦对外发布文件，指以公司名义发往政府部门、有业务往来单位的请示、报告、函件等书面文件，不包括以公司名义签订的合同。
（2）根据文件的适用范围分为两类：①公司级文件，全公司或者跨两个以上部门所适用的规定或对外发布文件。
②部门文件，仅适用于一个部门的规定。
2.2.2 文件形式指文件信息的承载媒体，可以是纸质文件或电子数据形式。
3 职责3.1技术质量部负责编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。
3.2各相关业务主管部门负责编制相关的质量管理体系程序文件，相关部门主管审核、签字，质量部审定，管理者代表批准。
3.3各相关业务主管部门负责编制其他管理性文件，相关部门主管审核、签字，综合部审定，管理者代表批准。
3.4技术质量部和相关部门负责编制主管的技术文件、支持性文件，包括《工序标准》、《作业指导书》、《设备操作规程》、《检验指导书》等，并由部门主管领导审核批准。
QP-01文件及资料控制程序
文件编号QP-01版本I程序文件文件及资料控制程序页数第2页,共5页生效日期2009/04/151.0目的:通过对与质量活动有关文件及资料的控制管理，确保文件及资料的使用者能及时得到和使用最新有效版本的文件和资料。
2.0 适用范围:适用于公司所有与质量管理体系(包括HSF)运行有关的文件及资料(含电子版文件)。
3.0 定义:3.1 质量体系文件:指实施质量管理所制定的一整套文件(如质量手册、程序文件、作业指导书、规范与标准类等)。
3.2 工程技术资料:指与产品质量有关的技术文件(如：工程标准/图样/规范等)。
3.3 外来文件:指客户提供的质量标准、图纸、样品以及供应商的承认书和外购标准等。
4.0 职责:4.1 文控:负责文件(含电子版文档)的发放、保存(正本)、回收、作废等过程的控制,确保在使用场所能得到适用文件的最新有效版本。
4.2 各部门:负责文件的申领、使用、保管及协助、配合文件控制管理等。
5.0 运作程序:5.1 文件的分类：质量管理体系文件(以下简称文件)分为以下4类：5.1.1 质量手册(包括质量方针和质量目标，属于第一级文件) ；5.1.2 程序文件(属于第二级文件)；5.1.3 作业指导书、检验标准和规范(图纸、产品技术资料、外来文件等属于第三级文件)5.1.4 记录(包括表格；属于第四级文件)；注：第四级文件按《记录控制程序》要求进行控制。
5.2 文件编制、审核和批准:5.2.1 各级文件在发放前均须得到审核和批准。
5.2.2第一级文件:管理者代表组织编制,副总审核，总经理批准。
5.2.3 第二级文件:程序文件由体系推行人员、各职能部门会签，管理者代表审核，副总经理人员批准，总经理进行最终核准。
5.2.4 第三级文件:相关责任部门编制，部门主管/经理审核，部门负责人批准。
5.2.5工艺作业指导书、检验标准(图纸等产品技术资料)由研发部、工程部、品管部编制，部门主管审核，经理批准。
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文件编号
FCOT--QEP-0101
版本号
2.0第0次修改
章节
Q4.2.3/E4.4.5文件控制
生效日期
2010年1月1日
主题
文件控制程序
页次
第2页
D类：有关质量和环境记录。
E类：相关管理制度。
F类：外来文件，如国家和行业标准、客户图纸等。
其中A类属于第一层级文件，B类属于第二层级文件，C、E、F属于第三层级文件，D类属于第四层级文件。
5.11.3文件原稿可以是电子媒体和纸式保存。
5.12外来文件的控制
5.12.1生产制造部负责收集相关国家、国际标准，行业标准，国家法律、法规，上级主管部门、政府机构的管理规定，并登记于《外来文件清单》中，统一归档管理。
5.12.2外来文件中直接引用作为质量和环境管理体系运行依据时，按内部文件进行发放、回收、控制，生产制造部留存原稿。
3.5各部门负责部门级文件的编写和使用保管，部门负责人负责相关文件的批准。
3.6各部门负责本部门外来文件的收发、保管。
4定义
4.1文件：是指本公司指导生产和管理活动的依据和证明材料，包括质量手册、程序文件、作业指导书、技术标准、检验规范、工艺文件以及顾客提供的文件等。
4.2有效文件：是指经过相关主管批准并正式发布的，且未被新版本替代的公司文件。
5.7.3质量和环境体系文件使用者要妥善保管好文件，受控文件未经发放部门许可不得擅自复印、外借。文件因丢失、破损严重或其他情况（如增补、提供顾客/供应商/认证机构等）而需申请领取时，由申请者填写《文件领用申请单》，生产制造部批准后方可领取，作好发放记录。
5.8文件更改
5.8.1文件的小部分更改（如几个错别字更改、一至两句文字更改），由原文件编制部门或人员直接在文件上用红色笔更改，注明日期，更改者签名，文件不用改版。
5.3.3文件编写以正确、全面、清晰、简单为原则，以保证文件的正确性和可操作性。
5.4文件审核
5.4.1生产部经理负责审核质量和环境手册以及程序文件；
5.4.2C类的质量和环境体系文件由编写主管部门负责人组织审核；
5.4.3文件审核工作以该文件的上层文件或有关国家标准、法令为依据，审核人员由负责审核工作的领导人决定。
5.2.7外来文件编号：直接使用外来文件原编号。如没有编号，各部门自行规定和分类管理。
5.2.8图纸（DRAW）文件编号：可以根据不同项目规定进行编号。
5.3文件的编写
5.3.1A类《质量和环境手册》由总经理组织认证小组组织编写；
5.3.2B类、C类、E类质量体系文件由相关质量和环境活动的主管部门组织编写；
2适用范围
适用于与质量和环境管理体系有关的文件（包括外来文件）的控制。
3职责
3.1总经理负责组织人员编写和批准质量手册，公司级管理文件。
3.2生产部经理负责审核质量手册和程序文件。
3.3管理者代表负责组织相关部门编写和批准程序文件、质量计划和内审计划。
3.4生产制造部负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
5.2文件的编号：
5.2.1《质量和环境手册》编号：FCOT--QEM-01
FCOT：公司代号
QEM：质量和环境手册
01：序号
5.2.2《程序文件》编号：FCOT--QEP-01□□
FCOT：公司代号
QEP：程序文件
01□□：序号，从01到99
5.2.3作业指导书编号: FCOT－SOP－□□/□
FCOT：公司代号
版本号
2.0第0次修改
章节
Q4.2.3/E4.4.5文件控制
生效日期
2010年1月1日
主题
文件控制程序
页次
第3页
综合管理部：ZH
◇◇：系列号，从01到99
□：版本号，从A到Z
5.2.5销售合同文件编号：FCOT-◇◇－XXXX XX XX-□□
FCOT：公司代号
◇◇：销售员编号
XXXX XX XX：当天日期代号
5.10.2对有参考价值的作废文件，应在该文件上盖上“作废保留”字样的图章，并用专柜保存，以防误用；
5.11文件保存
5.11.1 A类和B类文件原稿保存于生产制造部，每年评审一次，其它文件各编写部门自行保存。所有文件应登记于《有效文件清单》中，并注明现行版本状态，及时更新。
5.11.2文件保存部门应对文件进行归档、分类、编号以便查阅和检索。
5.5文件批准
有限公司
文件编号
FCOT--QEP-0101
版本号
2.0第0次修改
章节
Q4.2.3/E4.4.5文件控制
生效日期
2010年1月1日
主题
文件控制程序
页次
第4页
5.5.1A类文件由总经理批准；
5.5.2 B类文件由管理者代表批准；
5.5.3C类和E类文件由部门主管批准；
5.6文件发放
5.6.1质量和环境手册以及程序文件由生产制造部负责发放到各部门负责人，并在《文件发放登记表》上登记，由领用人签名。
有限公司
文件编号
FCOT--QEP-0101
版本号
2.0第0次修改
章节
Q4.2.3/E4.4.5文件控制
生效日期
2010年1月1日
主题
文件控制程序
页次
第1页
1目的
对公司质量和环境管理体系所有相关文件进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本；为保证产品和体系符合规定要求，体系有效运行以及可追溯性并采取纠正预防和改进措施提供依据。
5.13文件借阅
借阅受控文件须经文件保管部门批准，并在《文件借阅登记表》上做好记录，由借阅人签名。
6.支持性文件
《质量和环境手册》
《程序文件》
7相关记录
《文件发放登记表》
《文件更改申请表P-0101
版本号
2.0第0次修改
章节
Q4.2.3/E4.4.5文件控制
生效日期
□□：当日合同系列(流水)号，从01到99，如果顾客有合同号，则可用顾客合同号
如：FCOT-23-20090705-01
5.2.6采购合同文件编号: FCOT-CG－XXXX XX XX-□□
FCOT：公司代号
CG：采购
XXXX XX XX：日期代号
□□：当日合同系列(流水)号，如果对方有合同号，则可用供方合同号。
4.3无效文件：是指未经过主管批准而发布或已通知作废的文件。
4.4受控文件：是指凡是涉及公司机密、公司管理制度、公司的智慧资源的文件。
5工作程序
5.1文件分类
A类：《质量和环境手册》
B类：《程序文件》
C类：生产工艺文件，图纸，质量计划，生产设备、检验设备操作规程，原材料、半成品及成品的检验标准，合同，空白表格，有关材料采购、生产安装、销售及服务的工作指引等。
5.8.2文件的大部分更改（如整篇更改、一段文字的更改），由提出部门或人员填写《文件更改申请表》，交原文件编制部门或人员，文件要更换版本。
5.8.3文件编制部门认为有更改必要时，根据有关标准及实际情况，对文件进行更改，经批准后重新发放，旧版本要回收处理。
5.8.4对于A类和B类文件，不需换版时可用修改页进行更改。
2010年1月1日
主题
文件控制程序
页次
第6页
《文件领用申请单》
《有效文件清单》
《外来文件清单》
《文件借阅登记表》
《文件回收销毁记录表》
批准
审核
起草
日期
2009-10-9
日期
2009-10-9
日期
2009-10-9
SOP：作业指导书
□□：代表系列号，从01到99
□：版本号，从A到Z
如：FCOT－SOP－01/A为01号作业标准文件A版。
5.2.4记录文件编号：FCOT-REC-□□-◇◇/□
FCOT：公司代号
REC：记录文件
□□：部门代号
生产制造部：SZ
商务部：SW
有限公司
文件编号
FCOT--QEP-0101
对已使用完毕且有保存价值的文件，由发放部门及时收回销毁，并填写《文件回收销毁
有限公司
文件编号
FCOT--QEP-0101
版本号
2.0第0次修改
章节
Q4.2.3/E4.4.5文件控制
生效日期
2010年1月1日
主题
文件控制程序
页次
第5页
记录表》。
5.9文件回收
5.10文件作废
5.10.1对无使用及保存价值的文件，由文件主管部门审批后及时收回销毁，并填写《文件回收销毁记录表》；
5.6.2 C、D类管理体系文件由编写部门到生产制造部备案后，发放到相关责任部门，在《文件发放登记表》上登记，由领用人签名。
5.6.3受控文件受控本在发放前，由生产制造部在该文件首页上盖上“受控”字样的图章，以便于控制。
5.7文件领用
5.7.1质量和环境体系文件由领用人安排使用。
5.7.2领用人根据工作需要将质量和环境体系文件发放给使用者，且保证文件为有效版本。