工程资料编制及归档指南

第一章 总 则 第一节 建设项目档案编制的意义及依据

一、编制竣工档案的重要意义（略） 二、编制竣工档案的依据 为规范和统一公路建设项目档案编制及档案整理，全面、系统、准确、及时完成项目档案编制工作，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》（粤交办〔2002〕404号文）、《公路工程竣（交）工验收办法》（交通部〔2004〕第3号令）、《关于贯彻执行公路工程竣交工验收有关事宜的通知》（交公路发〔2004〕446号）、《关于印发佛山市重点建设项目档案管理办法的通知》（佛府办〔2005〕116号）、《转发国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发的通知》（佛档〔2006〕48号）、现行公路工程标准、规范、规程之规定，制定本《指南》。交通基础设施建设项目档案须遵照执行的部分规范详见附件1～6。

第二节 建设项目档案编制组织机构及职责一、建设单位组织机构与职责 （一）建设单位组织机构 建设单位在项目建设进入施工阶段时，必须做好项目各阶段文件的统筹规划、协调管理。明确一位负责人分管档案工作，确定专门的档案工作机构和人员（专职或专责应视项目建设规模而定）负责项目档案材料的积累和监督指导工作。随着项目建设的展开而开展档案工作。同时把档案工作网络扩展到项目参建的每一个单位，建立与项目相适应的档案管理网络机构。参照图1：

图1 档案管理网络机构图 （二）档案管理机构的职责（略） 二、勘测设计单位组织机构与职责（略） 三、监控单位组织机构与职责（略） 四、施工单位组织机构与职责

工程部 （办公室） 档案室

计划部 工程部 …… 监理单位 设计单位

领 导：协调工作 工作人员：具体工作

（总承包） ×××施工队 ×××施工队 ……… ×××施工队 （一）施工单位必须成立与项目档案管理相适应的管理机构和人员，明确分管工程档案的领导，在管理全过程中不允许随意更换项目档案管理人员（工程文件管理组要求更换除外）。 （二）按时完成与工程施工有关的档案收集、整理、保管和移交工作；按项目档案的规范要求进行自检，提供计量附件档案（开工报告、自检自评档案、工程图纸等）、计量档案、进度计划及执行情况报告、提交变更申请、施工总结（包括阶段总结和工程总结）。 （三）对上报的项目档案的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、工程文件管理组和业主的签认，施工单位仍不能免除在该方面的责任。 （四）施工单位应参与项目档案预验收和正式验收会。

五、监理单位组织机构与职责（略）

第三节 文件的收集与整理 一、文件收集 文件收集应注意以下事项： 1、档案工作人员必须具备一定的专业水平和工作经验，特别须熟悉相关的工作流程、施工工艺，切实将被动收集变为主动收集。 2、应区别文件收集与档案整理是两个不同概念，部分文件在过程中需要收集，但在档案整理过程中应予以剔除（如消防、卫生防疫、防洪防旱等普发性文件，且施工过程中未造成后果的）。 3、文件收集顺序应尽可能遵循档案整理的规律，以减少后期档案整理的工作量。如来往文件的收集必须遵循“闭合原则”，施工技术文件必须依据经过批准的单位、分部、分项工程划分为主线进行收集。 4、收集过程应注意审查提交的文件是否符合档案管理的相关要求，如签名是否齐全、字迹是否清晰、纸张是否规范等。 二、文件整理 项目档案的整理一般按如下步骤进行：组卷——卷内文件排列——案卷编目——案卷装订——案卷排列。 （一）组卷的基本方法 总体原则按照形成主体、事件、专业、时间为主线划分类别，项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。各类别按以下基本方法进行组卷： 1、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。 2、综合管理性文件的组卷方法：这类型文件的立卷首先应按事件分类，然后同类时间形成材料按时间先后（或重要程度）进行排序。如立项、征地拆迁、报建是几项不同的工作，形成的文件也自然分成几个问题，可把反映不同问题的文件分开。同一问题形成的文件按时间顺序排列，若文件数量多，可按问题组成若干个案卷，如数量不多，可组成一卷。卷内反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列。如征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征用土地数量一览表、占地图及土地证等，这些材料不能与招、投标文件放在一起，它们不仅形成的时间不同，最主要的是它们的内容完全不同，所以应单独组卷。 3、图纸的组卷方法：各阶段形成的图纸应单独组卷，各卷内按图纸目录控制其排序。如果一张施工图由若干单位施工，建设单位要指定汇总人，各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。 4、施工文件的组卷方法。施工文件的开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷；各项施工原始记录（施检表）、试验检测报告（试验表）、评表和检表按照单位、分部、分项工程划分整理组卷；原材料按批量形成，单独组卷。 5、工程变更文件的组卷方法。由于工程变更文件的特殊意义和作用，它们不能直接附在被变更的竣工图的次页，应以单项（单位）工程为单元，把涉及该单项（单位）工程的所有变更通知单集中起来，前面附上该单项（单位）工程的变更通知单目录。如修改通知单数量少，可组成一卷，卷内可按文号顺序排列；如数量多，则要按文号或专业（标段或单位工程）分别组卷。若一张更改通知单涉及多图多处修改，图纸又不在同一单位工程的，应将复印件附在有关卷册或在备考表中说明；若一张图纸有多张修改通知单修改的，这些修改通知单应集中顺序排列。在施工过程中的工程联系单也可按文种组卷（做法与修改通知单相同）。 6、监理文件的组卷方法。 （1）项目监理依据性文件的整理：监理依据性文件包括《监理大纲》、《监理规划》和各专业的《监理实施细则》等，这些监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档，排列方法一般按专业的先后顺序。 （2）监理工作性文件：项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面，它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况，是建设项目的实质性文件。在项目开工前要统一规定不同文种的文号编排方式，如开工令、复工令等可设文种，围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。不同的专业和业务范围应分别设立文种，这样一来文件管理才能有序。监理文件排列时按发文程序，一份文件如有拟稿、签发、审批记录，应将请示、批复放一起，以便于文件的管理。同时，也便于随时了解发文数量等。 对于监理过程中产生的文件材料，应按文种（或专业）——时间整理组卷。如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时应把过程文件材料作为附件一并归档。监理月报按年度组卷。与项目有关的来往文件应整理归档，与工程有关的但没有批文，没有结果的报告，应单独立卷，待竣工验收后处理。具体组卷的排列方法参考如下：①监理依据性文件归档时间在其形成后组卷，如：监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则；②监理工作性文件的组卷工作在次年第一季度或积累到一定厚度及时组卷，如：开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、备忘录、工程款项支付、监理简报、监理日志等；③监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成内容随时组卷。 （二）卷内文件排列 1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 2、施工文件按管理、依据、建设、安装、检测实验记录、评定、验收排列。 3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。 4、竣工图按专业、图号排列。 5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后。 （三）案卷的编目 1、编页号的目的是为了巩固卷内文件的顺序和确切地统计案卷内文件材料的数量，确保其完整性。装订的案卷一律依序编制页号，顺序均从“1”开始，一页一号。正面在右下角编号，反面在左下角编号。每一卷（册）一个序号，均从“1”开始（不能若干卷一个序号）。有些技术说明书，如果已经是装订成册的出版物并拥有序号，可以不重新编页号，只需在备考表中说明此卷号的总页数。 2、卷内目录的编制 卷内目录式样如下： 卷 内 目 录

序号 文件 编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注

（1）序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序，一份文件一个号。 （2）文件编号：应填写文件材料的文号或图样的图号、项目代号等。 （3）责任者：应填写文件材料的形成部门或主要责任者。可采取通用的标准简称。 （4）文件材料题名：对于文件类的资料，应每一份文件列一条目录；对于原始施工记录、原材料试验等非文件性的资料，不必细分到一张记录表列一条目录，也不能粗略到一盒档案就一条目录，可按桩号范围、工程部位、工艺顺序等拆分每一盒档案的内容，例如对桥梁而言，可以一座桥每一根桩或一个承台或一条立柱等列一条目录。如果文件形成时对工程名称填写不准确的，编制卷内目录时要纠正 如：会议纪要、变更通知单中每一份文件没有题名的要拟卷内题名，主要揭示会议主题、修改内容等。 （5）日期：应填写文件材料的形成日期。填写文件的年、月、日。若是一份文件材料里有多个日期的，则应填起讫日期如：2006.01.07—2006.06.30。 （6）页号：应填写每份文材料首页上标注的页号,最后一份文件应标注首尾页号。 （7）备注：需要时填写 （8）卷内目录：排列在卷内文件材料首页之前。 3、案卷封面和脊背的编制 案卷封面包括案卷外封面（档案盒）和案卷内封面。