件与资料管制程序

名称：文件与资料管制程序
文号：XX-CX-001 版本：A 修订：0 发行日期：2007-09-01 页次：1/9
》每一页之页次修订须与文件页数修订登录表相同
》本页之程序版本显示此程序之最新版本
》文件页数修订订登录及文件内容修订记录表遇版本更改时就须更换
》二阶文件“核准”签署，由管理代表核准
》三阶文件（部门内部作业者）“核准”签署只需一个栏位由部门主管签署即可
》三阶文件（相关于数个部门者），有争义时须呈管理代表裁示后方可签署之
》核准第一栏位由部门主管签署，第二栏位由管理代表签署，第三栏由总经理签署
名称：文件与资料管制程序
文号：XX-CX-001 版本：A 修订：0 发行日期：2007-09-01 页次：2/9
文号：XX-CX-001 版本：A 修订：0 发行日期：2007-09-01 页次：3/9
1.目的
为使本厂各相关单位能适时取得最新而正确的文件,并通过制度管道反应文件制订和修订废止等作业,特制定本程序以利文件之迅速处理和流通及应用管制。

2. 范围
本程序适用于本厂所有质量体系文件之制订、修订、废止、销毁、保存等作业。

3. 权责
3.1文件修订及废止之核准：
3.1.1一阶文件：总经理。

3.1.2二阶文件：管理代表
3.1.3三阶文件：部门主管或管理代表
3.1.4外来文件: 管理代表
3.2 文件之审查：相关单位
3.3 一阶、二阶、三阶、四阶文件之分发和收回及销毁与管制：文管中心。

4. 定义
4.1 文管中心:东莞市XX电子塑胶有限公司文件与资料管理中心，（D.C.C）。

4.2 一阶文件: 品质手冊。

4.3 二阶文件:程序书。

4.4 三阶文件：规范/标准/作业指导书/外來文件等。

4.5 四阶文件：表單等。

4.6 对外文件: 本公司发行给公司外部之品质管理体系文件
4.7 外来文件: 包括适用的国际,国家,行业,地方的标准和法律法规,客户提供的技术资料等.
4.8 管制性文件: 经加盖“(D.C.C)专用章”即一、二、三阶文件及外来文件。

5. 流程
5.1 文件管制流程(参见附件一)
5.2 文件废止流程(参见附件二)
文号：XX-CX-001 版本：A 修订：0 发行日期：2007-09-01 页次：4/9
6.程序作业说明
6．1公司的质量手册、程序文件、作业文件、记录表格均由文管中心统一编号。

编号方法如下：6．1．1质量手册： XX-SC-***，其中XX为本公司的缩写（下同）,SC(Shou Ce)为质量手册代号，星号代表手册编号如001。

6．1．2程序文件：XX-CX-***；其中CX(Cheng Xu)为程序文件代号，后三位星号表示文件序号，从001开始。

6．1．3作业文件：XX-GF-***,其中GF(Gui Fan)为作业文件代号，（包括:A：作业指导书；
B：物料清单；C：检验标准；D：操作规程；E：工艺流程；F：其它），后三位星号表
示序号，从001开始。

6．1．4表单：其规律为: XX-BD-***#，BD(Biao Dan)为表单代号，后三位星号表示文件序号,序号从001开始。

#号为版本号,从A----Z.
6．1．5 外来文件：XX-WL-***，WL(Wai Lai)为外来文件代号,后三位星号表示文件序号,序号从001开始。

6.2文件版本和修定及刊印日填写:
6.2.1版本/修订
版本之制定:文件第一次制定之原案以A表示.
文件修订:为避免修订次数太多,影响文件真实内容,如第一版(A版),内容经过六次变更，
即修订至第六次即A6时,得原拟案单位于文件修订时重新制定原案,(A版)发行至(B版)
6.2.2刊印日期:
按制/修订实际起草完成日填写,其填写格式如下:
年月日
文号：XX-CX-001 版本：A 修订：0 发行日期：2007-09-01 页次：5/9
6.3文件段落编写方式:
文件段落及細目编号之编写排列方式,参考本办法采用逐列缩编之格式,規格如下:
1.XXXXXX
1.1.XXXXXX
1.1.1.XXXXXX
1.1.1.1.XXXXXX
6.4文件撰写格式:
6.4.1文件格式之撰定方式按本规定撰写如下:
1.目的
2.范围
3.权责
4.定义
5.流程
6.作业內容
7.参考文件
8.附件
6.4.2二阶文件依“6.4.1”办法撰写准则,三阶文件则依实际需求,以“6.4.1”办法为主,自行参
考修订。

6.5文件制定和修訂：
6.5.1制定文件：视实际情况需要,各单位自行起草或管理代表指派专人制订各类文件。

6.5.2修订文件:文件修订时，由提出单位与原拟案单位协调可否修订,若协调认为可以, 则由原
拟案单位进行修订,并填写《文件修订/废止申请单》
6.5.3制订单位主管审核制订或修订文件:
6.5.3.1审核通知:如有跨部门之作业则需將《文件修订/废止申请单》交送相关单位会签,并负
责跟催进度,各单位若无意见,亦须于《文件修订/废止申请单》“会签意见”栏中注
明“无”及签名
6.5.3.2审核不通过，退回重订修改文件。

6.5.3.3各单位相关部门一致同意后，则签署文件会审记录，注明日期(由部门负责人或代理
人签署)。

6.6文件发行/回收作业：
6.6.1整理编码：
起草制定部门于制订完成后填妥下列各资料后，送交文管中心。

6.6.1.1文号：依6.1.1文件编码办法。

6.6.1.2刊印日：依6.2.3规定填写。

6.6.1.3文件页数修订登录表。

6.6.1.4文件內容修订登录表。

文号：XX-CX-001 版本：A 修订：0 发行日期：2007-09-01 页次：6/9
6.6.2核对登录：文管中心核对文号和版本及附件是否无误。

无误：加盖D.C.C章戳，并于“原案文件管理汇总表”上完成登录。

有误：退回原起草制订单位。

6.6.3发行/回收：文管中心依〈文件修订/废止申请单〉所列部门，影印后加盖对应章戳并在〈文
件收发签收记录表〉上登录后进行分发,并要求收文者于〈文件收发签收记录表〉上签收；
修订之文件时，文管中心应及时將旧版文件回收，且由回收者于<文件收发签收记录表>上
签名。

6.7文件废止作业：
6.7.1申请：由原制订单位填写<文件修订/废止申请单>经需求单位主管审查核准。

6.7.2会签：由原审查单位会签及管理代表或总经理核准。

6.7.2.1核准：注销登记按6.7.3作业。

6.7.2.2不核准：相关单位有意见不一致时，由原制定单位召开会议決定废止与否。

6.7.3注销登记：核准后将<文件制订/修订/废止申请单>送交文管中心，将该文件于<原
案文件管理汇总表>中注销。

6.7.4回收：由文管中心负责将废止文件回收，并于<文件收发签收记录表>上注明回收份数。

6.7.5销毁：文管中心在收回废止文件后加盖文件作废章或立即销毀(文件废止后，原文件之编号
不可重复使用)。

6.8文件补发申请作业：
6.8.1管理类文件：使用部门若发现有缺页、破损、及遺失或使用单位需求多于分发数时，该单
位可填写〈文件/资料申请补发单〉,经需求单位主管核准后交予文管中心申请補发，并由文管中心更改文件分发单位/数量于<原案文件管理汇总表>，而文管中心依申请之內容再行补发。

6.8.2使用單位不得自行影印正式文件。

6.9文件保存和销毀：
6.9.1经发行之文件正式原稿由文管中心列册保管。

由文管员每年一次分发给相关单位最新之
“原案文件汇总表”以其获得最新资料使用。

6.9.2表單之格式由文管中心列管。

6.9.3修改及废止文件时需回收旧版本之文件，并且于销毀时须注意数量/完整性。

6.9.4旧版本之文件废止回收时，文管中心执行回收工作，文管中心须对历次版本变更之原案予
以保存并加蓋“資料作废章”其余回收之旧版本由文管中心销毀。

6.10对外文件控制：对外管制性文件之分发，由需求单位提出申请，管理代表核准.经文管中心
复制印蓋D.C.C专用章后,申请单位代为签收发出，文件修订后则视需要重新申请发行，旧版本文件则不予回收，由使用單位自行废除。

6.11外来文件管制：外来文件包括适用的国际、国家、行业、地方的标准和法律法规，客户提供
的技术资料等，收集后由文管中心填写在《外来文件一览表》上，原文件交规定的审核人审
核、核准人审阅后，加盖红色“外来文件”印章分发、使用。

6.12暂时发行文件管制
6.12.1暂时发行的时间管制,暂时发行的有效期为二个月.
文号：XX-CX-001 版本：A 修订：0 发行日期：2007-09-01 页次：7/9 7、参考文件：
无。

8、表单/附件：
8.1 《文件修订/废止申请单》-------------- ------XX-BD-047A
8.2 《文件/资料申请补发单》--------------------XX-BD-048A
8.3 《文件页数修订登录表》---------------------XX-BD-002A
8.4 《文件內容修订登录表》---------------------XX-BD-003A
8.5 《原案文件管理汇总表》---------------------XX-BD-049A
8.6 《文件收发、签收記录表》-------------------XX-BD-050A
8.7 <<外来文件一览表>>---------------------------XX-BD-050A
8.8 文件/资料制订/修订管制流程---------------(参见附件一)
8.9 文件废止流程图-------------------------------(参见附件二)
8.10 章戳管制规则----------------------------------(参见附件三)
文号：XX-CX-001 版本：A 修订：0 发行日期：2007-09-01 页次：8/9
(附件一)文件/资料制订/修订管制流程：
流程权责单位相关表单
提议部门<文件制定/修定/废止申请单>
原拟单位
相关部门
文管中心
文管中心<原案文件汇总表>
文管中心<文件收发签收记录> 文件发行
文号：XX-CX-001 版本：A 修订：0 发行日期：2007-09-01 页次：9/9
(附件二)文件废止流程图 流 程
权 责 单 位 相 关 表 单
原制定单位
文件制定/修订/废止申请单
各相关部门
文管中心 原案文件汇总表
文管中心 文件收发签收记录
文管中心
（附件三）章戳管制规则。