现代企业人事管理中职务分析的地位、作用及方法

现代企业人事管理中职务分析的地位、作用及方法加强和完善企业劳动力管理，是深化企业改革的重要工作。

年初，在集团公司领导干部会议上，提出了到“十五”末期，集团公司主业生产人员控制在10万人以内的目标。

为达此目标，除加大分离、分立力度外，加快建立现代企业人事管理机制，加大人力资源管理和开发力度是十分重要的。

当前面临企业减员增效，员工竞争上岗和分配制度改革迫在眉睫的形势下，在企业内科学而规范地进行职务分析，是推动企业三项制度改革，促进竞争上岗，合理配置人员，确定薪酬标准的有效方法，本文就职务分析在人力资源管理中的地位、作用和方法做简单的介绍。

①① 职务分析的定义职务分析又称工作分析，是对职务（工作）的性质、内容、责任、方式以及工作人员任职资格等方面进行周密的调查研究，并加以系统准确的描述，为职务管理提供客观依据的活动。

职务分析包括职务调查和职务描述两方面的内容：1．职务调查，即对职务进行系统的调研，一般可以从两方面下手，一是从这一职务的职责要求出发，对这一职务进行分析和解释；二是从现在从事这一职务的员工实际工作入手，对这一职务进行概括和整理。

职务调查的对象可以概括为：工作内容、工作主体、工作时间、工作地点、工作方式、工作原因、工作来源等。

2．职务描述，是指对职务调查的结果进行总结和调整，并加以规范和界定，用以说明工作的范围、任务、责任、权利、工作关系和工作环境等。

职务描述包括以下几方面的内容：工作名称及主要任务；工作职责和职权；工作关系；工作步骤及所需设备；工作环境和工作条件。

二、职务分析的任务（目的），是弄清职务（工作）的四大特征：1、工作的输出特征，即一项工作的最终结果表现形式。

2、工作的输入特征，即为了获得上述结果，应当输入什么内容，包括物质、信息、规范、条件等，这是界定工作来源和工作条件的基础。

3、工作的转换特征，一项工作由输入到输出的转化程序、技术方法是什么，在转化的过程中人的行为、活动有那些，这是界定工作方式的基础。

4、工作的关联特征，每个职务在组织中的位置是什么、职责、职权是什么，工作对人的体力、智力有什么要求，这是界定工作关系和任职资格的基础。

①① 职务分析信息的利用职务分析在现代企业人事管理中起到非常重要的作用，现代人事管理的每一项工作，几乎都要用到职务分析的结果。

1、为企业推行竞争上岗提供了依据。

职务分析的信息中包括：工作的任务有那些，具备什么样条件的人才能完成这些工作，这实际上决定了岗位上需要什么样的人从事此项工作。

2、是培训计划提出的基础。

通过职务分析，确定了职务所需要的技能。

把握员工目前能力与职务工作之间的差距，确定培训工作方案、培训内容和受训人员，评估培训效果等。

3、职务分析为考核提供合理的标准和依据。

根据职务分析的结果，可以确定工作具体内容，制定科学合理的绩效标准，为考核提供尺度，为晋升提供依据。

4、职务分析可以为不同类型的职务确定合理的待遇。

劳动报酬都是同工作本身要求工作者所具备的技能、教育水平、工作的繁简程度、工作的责任大小，以及为组织做出的贡献的程度等相联系的。

在这些前提下通过职务评价，确定每一项职务的重要程度和对组织的价值，确定薪酬水平。

5、职务分析可以确保工作责任落实到人。

职务分析对确保所有必须完成的工作任务都确定无疑地被分配到各个特定职位上去，提高人事匹配的程度，使每个员工充分发挥自己的潜力具有十分重要的意义。

6、通过职务分析可以全面了解不同工作的危害程度，便于采用有效的安全保护措施，为劳动者创造一个适合身心健康的工作环境。

一旦发生事故，也可以根据职务分析信息，科学地分析和判断事故产生的原因，为事故处理提供有效的依据。

①① 职务分析的步骤职务分析是一项专业性较强的人力资源管理工作，需要由专业管理人员、被调查组织的主管人员和工作者三者之间的紧密配合，共同努力才能完成。

职务分析的步骤大体上可分为以下几个阶段：1、先要明确职务分析的目的。

分析的目的决定着需要搜集的信息类别，以及使用那些技术和工具来搜集信息。

2、搜集与工作有关的背景信息。

先看看那些可得到的与工作有关的背景信息，如组织工作流程图和工作说明书等。

3、选择有代表性的工作进行分析。

企业的职务中，有许多工作任务性质、责权相似，可以从中选出有代表性的职务进行分析，显然是十分必要也是比较合适的。

4、收集工作分析的信息。

通过收集有关工作活动，职务对劳动者的要求、工作条件、工作对人员自身的要求等方面的信息，来进行实际的职务分析。

5、与职务的直接管理者共同审查所收集到的信息。

因为只有与从事这些职务的工作人员，以及他们的直接管理人员对收集到的信息进行核对，才有可能不出现偏差，提高收集到信息的可靠性和可操作性。

6、编写职务说明书和岗位规范在完成职务分析以后，都要编写职务说明书和岗位规范。

职务说明书就是工作职责、工作活动、工作条件以及工作的危害程度等信息进行书面描述。

岗位规范是全面反映职务对从业人员的品质、特点、技能以及工作背景和经历等方面要求的书面文件。

五、收集职务分析信息的方法职务分析需要相应的技术方法，具体可分为定性分析和定量分析两大分析技术。

1①定性分析技术1）访谈法。

访谈法是广泛使用的职务分析方法，通过与工作者进行面谈，可以发现一些在其他情况下不能了解到的工作活动和行为。

另外，还为组织提供了一个良好的机会向大家解释工作分析的必要性及功能。

访谈法是一种相对来说比较简单确十分迅速的信息收集方法。

访谈法采用的方法有：①对工作者个人访谈；②对做同种工作的劳动者群体进行的群体访谈；③对完全了解被分析工作的主管人员进行的主管人员访谈。

访谈法特别要注意的是被访谈者本人必须十分了解、清楚访谈的目的是什么。

访谈时应该注意的几个问题：一是要同被访谈者建立良好的沟通关系，使之能够将工作中的情况客观真实地反映出来，二是应当按照具有指导性的问卷或提纲来提问，注意控制访谈的趋向和进度，三是在访谈后要对资料进行检查和核对。

（2）问卷法。

问卷法是获取工作信息的一种比较好的方法，让工作者通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责。

问卷法的主要优点表现在：问卷法是一种快速高效地从一大群工作者中获得信息的方法。

主要缺点有：设计问卷并进行测算可能是一个需要花费较多且耗费时间的工作。

（3）观察法。

观察法是指在工作现场观察工作者的工作过程，将观察的结果记录下加以分析。

适用于主要由身体活动构成的工作和从事重复性工作的操作岗位。

（4）工作日志法，又叫工作写实法，要求岗位上的工作人员将工作时间内所有的活动和行为按照时间顺序如实记录下来，累计到一定时间量，作为工作分析的对象。

2、定量分析技术为获得精确的信息，在定性分析的基础上，进一步采用定量分析的方法。

最为常用的量化分析方法有职务分析问卷法和功能性工作分析法。

①①职务分析问卷法（PAQ）是一种结构严谨,应用较为成功的职务分析方法，它由职务分析人员来填写，要求职务分析人员对被分析职务相当熟悉。

职务分析问卷法的优点在于，它将工作按照五个基本领域进行排序并提供了一种量化的分数顺序或顺序轮廓，即（1）是否负有决策（沟通、社会）方面的责任；（2）是否执行熟练的技能性活动；（3）是否伴随有身体活动；（4）是否操作设备；（5）是否需要对信息进行加工和194 个工作要素组成。

职务分析问卷法的不足之处，首先由于对职务的特殊工作内容没有进行描述，因而工作之间的差异性的刻画比较模糊；其次，使用问卷的对象需要有较高的文化水平，对一些阅读能力较低的工作人员不太适用；第三，由于工作要素组成比较多，设计问卷需耗费较大精力，且要求设计人员有较高的理论水平和丰富的实践经验。

2）功能性工作分析法（FJA），又称只能工作分析法，它通过对有关的信息的处理，人员的交往与管理、工具的操作水平三个方面的分析，在确定员工的工作在信息、人、物三个方面所处的地位和重要程度时，首先通过观察他们的工作，确定这种工作在每一个方面所执行的基本功能是什么，然后根据工作分析法中工作承担者的基本功能表所得分数确定职务的具体特征和工作要求（见表1）。

功能性工作分析法对工作的分类还考虑以下四个因素：在执行工作是需要多大的程度的指导；执行工作时需要运用推理和判断能力应达到什么程度；完成工作所需要的数学能力有多高；执行工作所要求的口头及语言表达能力如何。

另外，功能性工作分析法还确定工作的绩效标准以及工作对任职者的培训要求。

通过功能性工作分析法，可以分析出职务的绩效标准，针对要达到的标准，需要对工作者实施的培训。

（功能性工作分析及内容见表2，功能性工作分析任务明细表见表3）（3）管理岗位描述问卷法管理岗位描述问卷法与PQA 方法非常相似，它划分为13个类别208 个问题，由管理人员自己填写，也采用6个评分标准。

这些类别包括：1、产品、市场和财务战略计划，指的是进行思考并制定计划以实现业务的长期增长和公司的稳定性。

2、与组织其他部门和人事管理工作的协调，指的是管理人员对自己没有直接控制权的员工个人和团队活动的协调。

3、内部业务控制，指的是检查与控制公司的财务、人事和其他资源。

4、产品服务责任，指的是控制产品和服务的技术方面以保证生产的及时性并保证质量5、公共与客户关系。

指的是一般通过与人们的直接接触的办法来维护公司在用户公众中间的名誉。

6、高层次的咨询指导，指的是发挥技术水平来解决企业中出现的特殊问题。

7、行动的自主性，指的是在几乎没有直接监督的情况下开展工作活动。

8、财务审批权，指的是批准企业大额的财务投入。

9、雇员服务，指的是提供诸如寻找事实和为上级保持记录这样的雇员服务。

10、监督，指的是通过与下属员工面对面的交流来计划、组织和控制这些人的工作。

11、复杂性和压力，指的是在很大的压力下工作以在规定的时间内完成所要求的工作任务。

12、重要财务责任，指的是制定对公司的绩效构成直接影响的大规模的财务投资决策和其他财务决策。

13、广泛的人事责任，指的是从事公司中对人力资源管理和影响员工的其他政策具有重大责任的活动。

在应用管理岗位描述问卷法时，工作分析人员以上述的每一种要素为基础来分析和评价管理工作。

在分析管理者的工作时需要注意以下两个问题：一是管理者经常试图使他们的工作内容去适应自己的管理风格，而不是使自己去适应承担的管理工作的需要。

在使用访谈法时，他们总是描述自己实际做的，而忘记了自己应该做的。

二是管理工作具有非程序化的特点，经常随着时间的变化而变化，因此需要考察的时间比较长。

一般分析管理人员的工作应该使用调查问卷方法，包括从行为的角度进行分析的管理外行为调查问卷和从任务的角度进行分析的管理任务调查问卷。

①① 职务说明书的编写职务说明书（也称工作说明书）是关于工作者实际在做什么，如何做以及在什么条件下做的一种书面文件。

工作规范是职务说明书的核心内容，它规定了完成职务工作所必须具备的知识、能力和技术。