文书档案归档要求
文书档案归档说明
文书档案归档说明文书档案归档是将各种文书文件按照一定的规则整理并存档，以便于日后查询和使用。
文书档案归档有助于保证文件的安全性、可靠性和便捷性，提高工作效率和管理水平。
归档文书档案的目的是确保文书的安全保存，方便查阅和利用，减少信息的丧失和错误，提高文件处理的效率和质量。
归档文书档案的具体步骤如下：1. 文件整理：将各类文书按照文件类型进行分类，如公文、合同、凭证等。
然后按照一定的规则进行排序，如按时间、按主题、按编号等。
2. 文件编目：对每个文书进行编目，包括文书名称、编号、时间、起草单位等基本信息。
同时可以根据需要编写文书的简要说明或摘要，便于日后查阅。
3. 文件装订：根据文件的类型和大小，选择合适的装订方式，如文件夹、活页夹、塑料套等。
确保文书整齐、不损坏，并能方便查询和取阅。
4. 文件标识：对于重要文书或文件，可以在封面或文件上标注重要信息，如保密级别、重要性等，便于辨识和管理。
5. 文件存放：将已归档的文书档案放置在专门的文件柜、书架或存档盒中，根据需要进行分区，如按照部门、年份等进行分类，确保档案的整体有序和易于管理。
6. 文件检索：建立清晰明确的档案检索规则，如使用索引或目录等方式，方便日后的检索和查询。
对于需要频繁查阅的文件，可以优先放置于易于取阅的位置。
7. 文件借阅：对于需要外借的文件，要在借阅登记册上记录借阅人、借阅时间等信息，并要求借阅人在规定期限内归还。
确保文件的借阅和使用受到控制。
总之，文书档案归档是一项重要的管理工作，通过科学规范的归档措施，可以有效管理和利用文书档案，提高工作效率和信息管理能力。
文书档案归档制度
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文书档案归档制度
为进一步规范文书档案管理，完整归档，结合本公司实际，特制定本管理制度。
一、归档范围：
凡公司各部门在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件均属立卷归档范围（具体见：《XXXXXX公司档案分类大纲》）。
二、归档时间：
文书档案由公司综合档案室集中统一管理。
各部门的文档管理员在每年三月底以前将上一年度已整理完毕的档案向综合档案室移交。
综合档案室在四月底前完成接收和入库登记工作。
三、归档案卷的质量要求：
1、凡归档的文件材料，要求字迹清楚，页面整洁，符合《公文处理办法》的规定。
案卷封面要求标题准确、填写规范、装订正确，否则，综合档案室有权退回，要求重新抄写。
2、凡归档的文件材料，要求组卷合理，卷内文件排列正确，文件无破损现象。
3、文件材料的归档率要达到95%以上，永久、长期卷的完整率要达到90%以上。
4、归档的案卷，要分类科学，组卷合理，案卷标题概要确切，编目规范清楚。
5、各部门的文件材料移交时，应登记造册，交接双方各留一份，以备查考。
档案管理制度细则时限要求
一、总则为规范档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
二、归档时限要求1. 文书档案：（1）一般文书档案：自文件形成之日起，次年1月底前归档。
（2）重要文书档案：自文件形成之日起，7个工作日内归档。
（3）保密文书档案：自文件形成之日起，3个工作日内归档。
2. 科技档案：（1）一般科技档案：自项目完成后，次年1月底前归档。
（2）重要科技档案：自项目完成后，5个工作日内归档。
（3）保密科技档案：自项目完成后，3个工作日内归档。
3. 会计档案：（1）一般会计档案：自会计年度结束后，次年5月底前归档。
（2）重要会计档案：自会计年度结束后，4个工作日内归档。
（3）保密会计档案：自会计年度结束后，3个工作日内归档。
4. 人事档案：（1）一般人事档案：自员工入职或离职之日起，次年1月底前归档。
（2）重要人事档案：自员工入职或离职之日起，5个工作日内归档。
（3）保密人事档案：自员工入职或离职之日起，3个工作日内归档。
三、档案整理时限要求1. 文书档案整理：自归档之日起，15个工作日内完成整理。
2. 科技档案整理：自归档之日起，20个工作日内完成整理。
3. 会计档案整理：自归档之日起，10个工作日内完成整理。
4. 人事档案整理：自归档之日起，10个工作日内完成整理。
四、档案验收时限要求1. 文书档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。
2. 科技档案验收：自整理完成之日起，7个工作日内完成验收。
3. 会计档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。
4. 人事档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。
五、档案利用时限要求1. 档案查阅：自提出查阅申请之日起，5个工作日内提供档案。
2. 档案复制：自提出复制申请之日起，10个工作日内提供档案。
六、附则1. 本细则自发布之日起实施。
2. 本细则由本单位档案管理部门负责解释。
文书档案归档程序及要求
文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范公司档案整理方法，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。
3、原件与复印件合为一件进行整理归档。
4、正文与附件合为一件进行整理归档。
5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。
6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。
7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。
二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。
2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。
3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。
三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。
2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。
3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。
四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。
2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。
3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。
五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案管理制度的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。
2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。
即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
文书档案管理制度（4篇）
文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。
2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。
3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。
(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。
(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。
(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。
二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。
2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。
3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。
4.文件归档时要有交接手续。
－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。
三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。
2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。
3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。
4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。
5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。
6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。
给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。
7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。
文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
是指对机关或单位的文书档案进行管理的一套规范化制度。
该制度的目的是确保文书档案的安全、完整、有序和易于检索，便于机关或单位的日常工作和对公众的服务。
文书档案立卷归档制度主要包括以下几个方面的内容：
1. 立卷要求：对于每一份文书档案，要求进行合理的立卷，包括确定档案立卷的主题、范围、日期、责任人等。
立卷要求可以使文书档案的分类和归档更加系统和规范。
2. 归档规范：对于已经立卷的文书档案，要求进行规范的归档。
归档包括对每一份文书档案的整理、编目、封装、编号等工作。
归档的规范可以使文书档案易于保存和检索。
3. 档案管理：对于已经归档的文书档案，要求进行有效的管理。
管理包括档案的存放、保管、整理、检索等，以确保文书档案的安全和完整性。
4. 档案利用：对于需要利用文书档案的机关或单位，提供便捷的档案利用服务。
利用可以包括档案查询、复印、借阅等，以满足机关或单位的工作需要。
总体来说，文书档案立卷归档制度是一个完整的档案管理体系，可以帮助机关或单位建立良好的档案管理制度，提高工作效率和服务质量。
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文书档案归档整理规则
文书档案归档整理规则一、范围本标准规定了****旅游分公司归档文件整理的基本要求和整理方法。
二、基本要求（一）保持文件材料之间的有机联系，正确、系统地反映本部门的各项工作活动的全貌，保证归档文件收集齐全完整，分类科学。
2、保存的文件材料必须字迹清楚工整，字迹颜色应为黑色，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。
3、归档的文件必须是原件。
4、任何部门或个人不得将应归档的文件材料据为己有或随便丢失，否则将追究部门和个人的责任。
5、文件材料的归档必须办理移交手续。
三、整理方法（一）归档文件以件为单位进行整理。
（二）一般每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报批表与报批文件为一件，报表、名册、图册等为一件，来文与复文为一件。
传真件必须复印保存，如传真件上有领导的重要批示，应与复印件一起保存。
（三）每份文件要去掉金属物，破损的要修补，传真件必须复印保存。
四、归档时间（一）文书档案在第二年第一季度内归档。
各部门将上一年度形成的归档文件收集齐全、整理规范后，与归档文件目录一并交给档案室，做好移交清单。
1、合同档案在合同签订后，立即将合同原件和相关材料向档案室移交。
2、工程档案由工程档案负责人在工程竣工验收后，移交给档案室。
3、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管三年，期满之后，由财务部编制移交清册，移交公司档案室统一保管。
（二）文件归档年度安排1、一般性文件在其形成年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
2、年度计划、总结、预算、决算、统计报表等资料应放在内容针对的年度；3、跨年度的规划放在计划开始第一个年度；4、跨年度的总结放在针对的最后年度归档；5、跨年度的请示与批复，放在复文年度归档，没有复文的，放在请示年归档；6、跨年度处理的问题放在问题解决和结案的年度归档；（三）归档份数各类文件材料一般归档一式一份。
重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
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1.确立制定严格归档制度，逐步纳入本单位计划 和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围 ：“在布置、检查、总结、验收各项工作的同时， 各科室要确定适当专 (兼 )职人员具体负责日常材料 的收集工作。主管档案工作的领导，各部门分管档 案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作 列入自己的职责范围，督促科室、有关人员认真做 好归档工作。
在实际工作中主要存在以下几种情况： 一是缺乏档案意识。在工作中许多同志积累资 料的意识很强，但缺乏归档意识，仅仅把文件材料 作为自己今后进行工作提高办事效率的必不可少的 一部分，而将文件资料长期占为己有，久而久之， 造成文件资料的乱丢、乱放，甚至出现丢失的情况 ，以致于严重影响档案的完整性。
二是档案认识狭隘。在工作中有些同志不知道什 么是档案，他们往往用传统、狭义的思想认识档案， 似乎只有人事档案才是档案，而其它如党政管理、科 研、生产等工作实践中，直接形成的具有保存价值的 文件材料似乎都不是档案，不明确档案工作的地位和 作用，认为档案无足轻重，可有可无。为了提高档案 意识，保护好珍贵的档案资源，我们应采取以下有效 措施。
2.加强宣传是增强档案意识的重要手段。档案 工作需要全员的共同参与，因此必须通过广泛而有 效的宣传，让全体职工了解《档案法》。《档案法》 第3章10条，“对国家规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工 作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。 许多珍贵的档案资料散存部门或个人手里，是违背 了《档案法》的基本要求。
1．发文 发文反映本单位作出的决定，对工作问题的 处理意见和采取的措施。本单位的发文红头正文 放前面，领导签发单放正文后面，要求正文所盖 的红章，在签发单领导签发处盖章。在微机上修 改底稿不需要再出底稿。手工修改的底稿把定稿 附在签发单的后面。
三．文书档案归档范围
我们形成的文书在转化为档案之前是有条件的， 并不是“有文必档”只有处理完毕又具有查考价值的 文书，才能转化为档案。 文书有两种情况： 一种是纯粹事务性或其他只有临时作用的文件， 处理完毕，对日后的工作或生产等项活动没有查考利 用价值。这样的文件，不需要归档。
另一种是处理完毕后对今后的工作、科研、生产 等项活动有查考利用价值的文件。这类文书，必须归 档保存起来。 归档文件材料必须齐全、完整、准确 。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档 ；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿 、请示件与批复件、转发件与被转发件、实体档案与 相对应的归档电子文件齐全；准确是指归档文件材料 内容真实，签署和用印符合文书规范，实体档案与相 对应电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致。
了解档案知识，了解企业关于档案工作的 方针、政策，掌握档案法律、法规的内容，不 能把档案工作变成“被遗忘的角落”。档案的 管理是手段，利用是目的。档案的价值在利用 中才能得以体现，在利用中才能扩大档案的影 响，促进全员档案意识的形成和良性发展，使 档案工作真正步入规范化、标准化、制度化轨 道，为企业各项事业的发展，提供可靠的资源 和保证。
在工作中不仅需要不断收集新的有关信息，而 且还需要查考过去形成的文件材料，有些人为了自 己工作上的便利，将需用的文件留在自己手中不愿 交出来。这样造成文件收集不齐全尤其是一些重要 的文件未归档，使以后无从查考，造成许多问题难 以处理。比如：制订一项政策、草拟一个规章办法 ，往往要查考近年的情况报告、调查材料、经验总 结、工作意见、建议等；又如：召开三会，起草行 政工作报告，则需要查阅有关的一系列文件。历年 档案的积累反映本单位的发展历史，也是本单位的 宝贵财富。所以说，档案工作要想做好，还需要大 家的归档意识的有待提高，才能确保我们库藏档案 齐全完整，丰富多样。
二、档案归档意识
一个单位的档案管理水平，是衡量工作质量及基 础管理的重要标志。提高全员归档意识，保证档案齐 全、完整归档具有重要意义。档案工作是企业改革与 发展中一项重要的基础性工作。在企业改革与发展的 新形势下，档案工作在为生产、科研、党政管理等项 工作服务的过程中，愈来愈显示出它的重要性。由于 多种原因，目前部分单位、部门档案意识仍然淡薄， 人们往往以为自己的工作完成了就行，没有想到文件 资料的留存、收集和归档，从而使更多的档案资料被 忽视，不能得到保存，甚至流失。
文书档案归档要求
一.档案的作用
二.档案归档意识
三.文书档案归档范围 四.电子档案归档要求 的凭证作用。 档案是历史的真凭实据，有法律效用，可做凭证 。是由档案的形成规律及其本身的特点所决定的。从 档案的形成看，它是由当时直接使用的文件转化来的 ,记录了当时的原始情况,是工作和生产活动中形成的 ，不是随意收集和事后编写的材料 ,是形成者的思想 和行为的真实记录,是令人信服的历史证据。档案既 是有形资产的依据和证明，更是专利权、非专利技术 、商标权、著作权、土地使用权、商誉等无形资产的 依据和证明，从一定意义上说 ,档案本身也属于无形 资产。无形资产是宝贵财富，档案作为无形资产的重 要载体，对于无形资产的保值、增值起着重要的法律 凭证作用。
第二．档案的参考作用 1.原始性和较大的可靠性。由于档案是文件转化来 的，如实记录了历史活动的真实情况，是宝贵的第一手 原始材料。一般说来，这就比事后回忆、专门编写或口 头介绍具有更大的可靠性。 2.可供参考内容的广泛性。档案来源于各个历史阶 段和人类社会实践活动的各个方面，它是人类历史保存 下来的精华记录,内容无所不包,能多方面起参考作用。 3．档案是从事工作和生产活动的必要依据有时甚 至是不可缺少的参考材料。例如：有关方针政策性的指 示、决定、规章条例、长期计划等有效期较长的文件， 在相应的贯彻执行期间难免需要查阅。再如：工作总结 、情况报告、会议记录、调查材料等没有明显的执行时 效的文件，以及一般的来往文件和办完以后就已失效的 文件都是本单位工作的历史材料，大部分也需要整理保 存以备查考。