海曙区纸质档案数字化技术规范
《纸质档案数字化技术规范》(DAT 31-2005)
《纸质档案数字化技术规范》（DAT 31-2005）《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)(2008-05-07 12:48:46)(中华人民共和国档案行业标准 DA/T 31-2005，中华人民共和国国家档案局2005年4月30日发布，2005年9月1日起实施)1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB,T 17235.1 连续色调静态图像的数字压缩编码T 17235.2 连续色调静态图像的数字压缩编码 GB,GB,T 18894—2002 电子文件归档与管理规范ITU(CCITT)G3 二值图像压缩算法ITU(CCITT)G4 二值图像压缩算法DA,T18—1999 档案著录规则档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发[2001]6号3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数字化 Digitization用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。
3.2纸质档案数字化Digitization of Paper—Based Records 对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。
3(3数字图像 Digital Image表示景物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3(4黑白二值图像 Binary Image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。
纸质档案数字化规范
纸质档案数字化规范DA/T31—2017前言本标准按照GB/T 给出的规则起草。
本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。
本标准与DA/T 31-2005相比，主要技术变化如下：——标题进行了修改；——增强组织与管理部分的内容，完善数字化工作中管理相关要求；——增强数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求；——增加数字化过程中元数据采集的要求；——修改了档案扫描部分参数要求；——修改了图像处理部分内容，更加强调保持档案原貌的要求；——细化了数字化成果验收的内容；——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。
本标准主要起草人：王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。
本标准所代替标准的历次版本发布情况为：——DA/T 31—2005。
引言DA/T 31-2005的发布实施，从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求，很好的促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，在档案信息化工作中发挥了重要作用。
由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速，经过10年的时间，数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化，同时，纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。
因此，及时对本标准进行修订，适时调整相关要求，从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作，具有重要的现实意义。
标准本次修订更加注重我国纸质档案数字化工作自身的特点，结合目前信息技术发展的水平，提出适用于档案行业的纸质档案数字化工作的规范性要求。
纸质档案数字化规范1 范围本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。
本标准适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范根据国家档案局2005年4月30日发布的《纸质档案数字化技术规范》，制定本局纸质档案数字化技术规范。
特对图像扫描、图像处理、图像存储作如下说明。
一、图像扫描1、扫描方式a、根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。
大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。
同一页面有两个以上文件，需分别扫描。
b、纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2、扫描色彩模式、分辨率及扫描格式扫描色彩模式、分辨率及扫描格式的选择见下表：彩色档案举例：带红头的文书档案。
对清晰度有较高要求的图纸可适当提高分辨率。
二、图像处理图像处理以无限还原档案原貌为标准，注意图像偏斜度、清晰度、失真度、排列顺序等等。
三、图像存储1、图像存储格式黑白原稿：*.tiff；彩色档案、图纸：*.pdf, jpg文件需通过pdf转换器来转换成pdf文件。
转换器可以网上下载。
2、图像文件的命名命名原则：以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。
通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
a、命名格式（一）对立卷改革之前的纸质文书档案进行扫描，其图像文件命名格式由全宗号、目录号、案卷号、顺序号所组成，各字段间用“-”连接，即以xxx-xxx-xxxx-xxxx.tiff（或pdf）表示，数据结构见下表：b、命名格式（二）立卷改革后形成的纸质文书档案的扫描，其图像文件命名由全宗号、年度、保管期限、档案室编件号等四部分组成，各字段间用“-”连接，即以xxx-xxxx-xxxx-xxxx.tiff （或pdf）表示，数据结构见下表：全宗号用三位代码标识，用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
如“002”表示2号全宗。
年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”表示2002年。
浅谈纸质档案数字化技术规范及归档要求
浅谈纸质档案数字化技术规范及归档要求摘要：档案事业快速发展，档案管理模式因此发生改变，数字化档案成为备受关注的焦点。
纸质档案管理期间，对此采取数字化处理，需严格基于数字化技术规范及归档要求，以保证数字化处理质量，以此为数字化档案奠定重要基础，促进档案事业良好发展。
对纸质档案数字化技术规范及归档要求进行了分析，旨在为有关人员提供一定的参考和借鉴。
关键词：纸质档案；数字化技术；规范前言：档案事业快速发展，数字化档案成为重要发展方向。
面对全新发展形势，纸质档案管理期间，有关人员务必提高重视，认识到数字化档案的优势，对纸质档案采取数字化处理，严格基于数字化技术规范及归档要求，对此加以充分了解掌握，保证数字化处理质量，促使数字化档案管理得以全面开展，以此促进档案事业良好发展。
1档案整理1.1目录数据准备基于《档案著录规则》有关标准，以目录内容为基础，对此完成系统规范。
针对文件名或案卷题名等，错误或不规范的情况下，需及时作出修改。
1.2拆除装订正常情况下，可保留装订物，而对扫描造成影响的情况，可对装订物完成拆除，保证档案不受损坏影响。
1.3区分扫描件和非扫描件基于有关规范标准，扫描件、非扫描件，需对此准确分开。
1.4页面修整破损情况明显，无法扫描的档案，需采取技术修复，存在褶皱情况，需采取压平或熨平处理，方可完成扫描。
1.5档案整理登记有关交接登记表单，完成制作、填写，而针对整理完成文件，需对其起始页号、页数等，对此完成准确记录。
1.6装订扫描结束，以档案保管标准，对此完成重新装订。
恢复装订，顺序需正确、无遗漏。
2档案扫描2.1扫描方式以档案幅面为主，对仪器设备加以合理选择，完成扫描工作。
纸张状况不理想，或薄厚、软硬程度不同，以平板扫描方式为主。
反之，以高速扫描方式为主，充分保证工作效率。
2.2扫描色彩模式有关扫描色彩模式，涵盖彩色、黑白二值和灰度等。
有关文件页面，具体为黑白两色，且字迹清晰无插图，可通过黑白二值模式，对此完成扫描。
浅谈纸质档案数字化技术规范及归档要求
浅谈纸质档案数字化技术规范及归档要求摘要：随着社会的不断发展，档案管理模式发生了空前改变，目前我国各个行业为了提高档案管理的可靠性，经常采取纸质档案数字化技术。
而且，保证纸质档案数字化技术顺利实施的关键在于全面落实技术规范和归档要求，减少纸质档案数字化管理过程中出现的问题。
本文主要分析纸质档案数字化技术规范和档案归档过程中出现的问题，并据此提出相应规范要求，借以保证纸质档案数字化得到更好的发展。
关键词：纸质档案；数字化技术；规范要求引言为了保证纸质档案数字化技术全面实施，我国在2005年时颁布《纸质档案数字化技术规范》，该项规范要求纸质档案数字化技术在实施过程中遵循相关行业整体性质，并对数字化技术制定规范性指导，确保数字化技术在纸质档案管理中心有更加广泛的应用。
一、确定纸质档案数字化对象的价值原则一般来说，各个行业内部的档案在进行归档处理的过程中，都要遵循档案永久保管原则，并对社会利用价值高的档案实施数字化技术。
另外，不同行业的档案保管制度也存在差异，因此，保证纸质档案保管合理性的关键在于档案管理人员对本单位行业性质有所了解。
在这个过程中，应对档案数字化工程量、人力物力财力和档案保管周期等方面进行深入分析，按照纸质档案的利用率、原始状况好坏制定数字化加工顺序。
二、纸质档案数字化技术规范及归档现状数字化技术能够有效提升纸质档案管理力度，但是纸质档案数字化技术本身就是一项周期长、操作复杂的任务，因此，在实施纸质档案数字化技术时，需要分步实施这项技术，保证数字化技术在纸质档案管理过程中发挥自身最大的作用。
目前我国制定的相应管理规范能够从一定角度上实现纸质档案数字化技术的安全性和稳定性。
对于纸质档案材料可以采取扫描等方式进行字符识别，与此同时将扫描的字符转换成图形文件，并将图形文件储存在计算机中。
但是我国目前实施的纸质档案数字化技术还有些不足，主要表现在三个方面：（一）数字化标准缺失尽管在实施纸质档案数字化技术时有相应技术指导的参与，但是由于纸质档案管理的规范程度较低，导致纸质档案数字化技术不能有效落实。
纸质档案数字化规范
纸质档案数字化规范纸质档案数字化规范是指将纸质档案通过扫描、录入等技术手段转换成电子形式的一种操作规范。
纸质档案数字化的目的是提高档案管理的效率和便捷性，降低档案的保存成本，并便于档案的检索和共享。
下面是纸质档案数字化的规范要点：1. 核查和整理在数字化过程之前，必须对纸质档案进行核查和整理。
首先，核查档案是否完整，并将缺失或损坏的档案进行补充或修复。
其次，将档案按照分类、时序等原则进行整理，确保顺序和清晰度。
2. 扫描和录入将整理好的纸质档案通过扫描仪或其他相关设备转换为电子文件。
扫描时应保证文件清晰度和色彩准确性。
对于文字类档案，可以通过OCR技术进行文字的自动识别；对于图像、图片类档案，可以进行编辑和修复，以便更好地保留档案的内容和质量。
3. 统一命名和分类对于数字化后的档案文件，应进行统一的命名和分类。
文件名可以采用有意义的命名方式，如档案编号、日期等，以方便检索。
同时，将档案按照不同的类别、主题、格式等进行分类标注，并建立相应的文件夹或目录结构。
4. 元数据录入和索引建立对于数字化后的档案文件，应进行元数据的录入和索引的建立。
元数据包括档案的基本信息，如档案名称、创建日期、创建者、所属机构等；索引是对档案的内容和属性进行关键词标注，以便更方便地进行检索和查找。
5. 存储和备份数字化后的档案文件应按照一定的存储结构进行保存和备份。
可以采用硬盘、服务器、云存储等方式进行存储，并设定访问权限和安全措施，以保护档案的完整性和安全性。
同时，定期进行档案的备份和恢复，以防止文件丢失或损坏。
6. 数据质量和准确性的验证在数字化过程之后，需要对档案的数据质量和准确性进行验证。
首先，对数字化后的档案进行比对和校验，确保数字化结果与原始档案的一致性。
其次，进行数据质量的检测和修复，如修正错别字、调整图像亮度等，以提高档案的可读性和准确性。
7. 档案的检索和共享数字化后的档案应具备便捷的检索和共享功能。
可以通过建立档案管理系统或数据库，进行关键词检索、全文检索等操作，以方便用户查找所需档案。
纸质档案数字化操作规程
纸质档案数字化操作规程根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。
国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应优先列入数字化加工对象。
数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。
基本原则1、加强管理，保障安全遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。
涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。
加强档案数字化各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。
2、完善细节，规范流程对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加T o应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏洞和缺憾。
3.分工协作，夯实基础加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合，开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱等基础处理工作，为加快推进档案数字化创造有利条件。
基本环节纸质档案数字化的基本环节为数字化前期准备、数字化前处理、数字化扫描、数字化后处理、数字化成果验收移交。
内容主要包括：制定数字化工作方案、案卷整理与交接登记、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果移交及管理等。
档案数字化从整理分件到案卷还原的各个环节，应以卷（盒）或批次为单位建立档案数字化加工流程单，记录每卷（盒）或每批档案数字化过程，确保档案扫描加工质量和效率。
制定方案对档案实体的基本情况进行摸底排查，根据排查结果，制定总体规划和分年计划，并按照本规范编制数字化工作方案。
包括档案数字化的内容和范围、数量以及先后顺序、数字化的形式、技术参数、时间安排以及经费预算等内容。
案卷整理开展数字化扫描工作之前，应根据纸质档案实际情况，按步骤对档案实体进行整理鉴别，对需要说明、修裱、扫描等内容进行标识，以确保扫描加工质量和效率。
档案数字化过程需要交接的环节,应当填写档案调还卷登记表，确保交接清楚，手续完备，有据可查。
纸质档案数字化规范
纸质档案数字化规范
一、总体要求
1、纸质档案数字化必须贯彻落实“以人为本”的方针，尊重用户权益
实现信息共享。
2、纸质档案数字化的内容应充分反映历史价值、文化传承，合理应用
信息技术，实现信息资源的统一集成，确保信息安全与完整性。
二、技术标准
1、采用图像处理技术，对纸质档案进行拍摄和扫描，根据记录需求，
把纸质档案图像、音频、视频数据处理成图像格式、文本格式、文档
格式进行存储。
2、要求文件格式和质量达到标准，采用TIFF带压缩格式保存，便于
存储、检索和调阅，合理利用格式的优势，强化档案的管理、查阅等。
3、利用数据库技术、信息检索技术、图像检索技术等技术，帮助档案
馆实现档案资源的有效管理和识别与应用，优化档案管理能力。
三、管理规范
1、纸质档案数字化时必须完成鉴定，确定档案类别和合法性，保证清晰、完整的档案信息。
2、将原有的档案索引体系迁移至电子文档管理系统，以实现档案的集中、统一、有序管理，保证信息的安全。
3、对档案数字化过程，应记录处理环节，对每一步处理做出核实，并
记录正确性和完整性。
4、定期进行档案数字化管理培训和质量测试，保证档案数字化工作质量。
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海曙区纸质档案数字化技术规范
根据国家档案局 2005 年 4 月 30 日发布的《纸质档案数 字化技术规范》，参照《浙江省省直单位纸质档案数字化实 施细则》（浙档„2007‟4 号），特制定海曙区纸质档案数 字化技术规范，对图像扫描、图像处理、图像存储作如下说 明。
一、图像扫描 1、扫描方式 a、根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业 扫描仪进行扫描。
大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描 或者采用图像拼接方式处理。
同一页面有两个以上文件，需 分别扫描。
b、纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应 采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式 以提高工作效率。
2、扫描色彩模式、分辨率及扫描格式 扫描色彩模式、分辨率及扫描格式的选择见下表：
档案类型 黑白原稿
扫描色彩 黑白模式
分辨率 300 dpi
扫描格式 多页 TIFF
彩色档案、图纸
彩色模式
300 dpi
JPG
彩色档案举例：带红头的文书档案。
对清晰度有较高要 求的图纸可适当提高分辨率。
二、图像处理 图像处理以无限还原档案原貌为标准，注意图像偏斜 度、清晰度、失真度、排列顺序等等。
三、图像存储 1、图像存储格式 黑白原稿：*.tiff；彩色档案、图纸：*.pdf, jpg 文件 需通过 pdf 转换器来转换成 pdf 文件。
转换器可以网上下载。
2、图像文件的命名 命名原则：以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图 像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。
通过档号
的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档 案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
a、命名格式（一） 对立卷改革之前的纸质文书档案进行扫描，其图像文件 命名格式由全宗号、目录号、案卷号、顺序号所组成，各字 段间用“-”连接，即以 xxx-xxx-xxxx-xxxx.tiff（或 pdf） 表示，数据结构见下表： 字段名称 全宗号 目录号 案卷号 顺序号 b、 命名格式（二） 立卷改革后形成的纸质文书档案的扫描，其图像文件命 名由全宗号、年度、保管期限、档案室编件号等四部分组成， 各字段间用“-”连接，即以 xxx-xxxx-xxxx-xxxx.tiff（或 pdf）表示，数据结构见下表： 字段名称 全宗号 字段类型 字符 字段长度 3 字段值 字段类型 字符 字符 字符 字符 字段长度 3 3 4 4
年度 保管期限 档案室编件号
字符 字符 字符
4 4 4
全宗号用三位代码标识，用阿拉伯数字标识某一属类全 宗的顺序号。
如“002”表示 2 号全宗。
年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”表示 2002 年。
保管期限用中文字标识。
如：永久、长期、短期、30 年、 25 年等。
档案室编件号是归档文件的流水号，用四位阿拉伯数字 标识，如“0034”表示第 34 个文件。
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