电子邮件礼仪
电子邮件书写规范与礼仪指南
电子邮件书写规范与礼仪指南在现代通讯方式中，电子邮件已经成为人们沟通的重要工具之一。
然而，由于电子邮件的特殊性，我们在书写邮件时需要遵循一定的规范与礼仪。
本文将从邮件格式、称呼、正文内容、附件使用等方面，介绍电子邮件的书写规范与礼仪指南，以帮助大家提高邮件交流的质量和效果。
一、邮件格式1.主题（Subject）：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件内容，并突出重点。
避免使用太长或含糊不清的主题，以便收件人快速理解邮件的重要性与原因。
2.收件人（To）：在填写收件人时，应当确保邮件发送至正确的人员。
对于多人抄送的情况，应当谨慎选择抄送对象，并告知收件人是否需要回复全体抄送的邮件。
3.抄送（CC）：在必要的情况下，可以抄送一些其他相关人员，但要注意抄送的必要性和合理性。
避免过多的抄送造成信息冗余和不必要的骚扰。
4.密送（BCC）：只有在特殊情况下，需要向某人发送邮件却不想让其他收件人知道时，才使用密送。
但使用密送应慎重，尊重隐私。
二、称呼1.称呼准确：在邮件中使用收件人的正确称呼，避免使用错别字或称呼不准确的问题。
如果对方没有明确提供称呼，可以使用尊敬的职务或姓氏来代替。
2.提及发件人：在回复邮件时，要注意先提及发件人的姓名或称呼，以示礼貌和尊重。
3.客套话：根据邮件的目的和内容，适当使用客套话，表达礼貌和尊重。
例如，使用“您好”、“非常感谢”、“请您注意”等客套语句。
三、正文内容1.简洁明了：邮件内容应简洁明了，突出重点，避免冗长的叙述和废话。
尽量使用简洁的语言，使读者能够快速理解邮件的主旨。
2.逻辑清晰：在写邮件时，要注意内容的逻辑结构，合理划分段落，以方便读者理解和阅读。
可以使用段落标题、编号或者分条列举等方式，使邮件逻辑更加清晰。
3.注意语法和拼写：要在写邮件时注意语法的正确性和拼写的准确性。
可以使用拼写检查工具或语法检查工具来避免常见的错误和疏忽。
四、附件使用1.合理选择附件：当邮件需要附上文件或图片时，要注意附件的格式和大小。
电子邮件礼仪
电子邮件礼仪随着科技的不断发展，电子邮件在现代社会中扮演着重要的角色。
作为一种高效且广泛使用的沟通工具，电子邮件的使用方式和礼仪尤为重要。
本文将探讨电子邮件礼仪的相关要点，旨在帮助读者提升电子邮件的书写和回复能力。
一、标题的重要性电子邮件的标题是吸引读者注意力的第一步。
一个简明扼要而又具有吸引力的标题能够让读者快速了解邮件的主要内容。
同时，一个清晰的标题可以帮助收件人更好地分类和组织邮件，并及时回复您的邮件。
因此，在写邮件的时候一定要注意给邮件设置一个恰当的标题，以提高开封和回复率。
二、谨慎选择收件人在撰写电子邮件之前，我们需认真考虑谁是最适合收到此邮件的人。
不要将邮件发送给与主题无关的人，这样不仅会浪费对方的时间，也会降低邮件的重要性。
正确选择收件人能够在很大程度上提升邮件的效率和可读性。
三、简洁明了的开头电子邮件的开头需要简洁明了，即使是与对方熟识也需礼貌地询问对方是否有时间阅读邮件。
例如，“尊敬的张先生/女士，您好，请问您目前是否有时间阅读我发送的邮件？”这样的开头既礼貌又能够表达自己的尊重。
四、清晰明了的正文在正文部分，我们需要通过简洁明了的语言来表达自己的意思，并且按照逻辑条理清晰地陈述。
可以使用分段和标点符号来使段落结构清晰，并使用简明扼要的句子来表达自己的观点。
另外，避免使用过多的专业术语或缩略语，以确保信息的准确传达。
五、礼貌和感谢用语在电子邮件的写作中，礼貌和感谢用语是必不可少的。
在请求帮助或提出问题时，我们可以使用礼貌的措辞，如“请您不吝赐教”或“恳请您的意见”。
当对方给予帮助或回复时，及时表示感谢，并表达对其时间和帮助的赞赏。
这些礼貌用语能够增强邮件的友好性和亲和力。
六、注意邮件格式在书写电子邮件时，我们需要注意邮件的格式。
可以使用合适的字体、字号和颜色来使邮件整体布局美观大方。
合理使用段落和首行缩进，使邮件看起来舒适易读。
同时，避免使用大写字母（除非需要强调）和太多的标点符号，以免给人过于强烈或紧张的感觉。
电子邮件礼仪
电子邮件的礼仪1、邮件对象：切忌发有讨论内容的邮件；对象分为：外部、内部、内、外部结合的邮件三种，注意统一给上级领导、客户、下属的邮件格式。
2、标题要求：a、让对象一下子明白邮件的内容，方便自己及对方日后的邮件查询。
b、主题只有一个，且内容需紧扣主题来写。
c、转发的邮件若已有修改，须在标题加以说明，重要邮件要在标题特别标注。
3、称呼：注意第一次给对方发邮件的称呼，若对方有英文名直接称呼其英文名，若是中文名则按我们中国的传统，称对方职务。
同时给多个人发邮件时，就用“大家好！”来称呼。
4、收件人、抄送人和暗送人：收件人：是你发送邮件的直接对话人；抄送人：是你要知会的听话者；（注意：收件者一定要回，抄送人可以不回邮件。
）5、空白邮件：对任何人都不能发送空白邮件，因为它直接反映出你的职业素养。
6、邮件内容：a、用金字塔原理内容列出重点事项，一般不超过7条，最好是3条，概括能力很强，一目了然。
b、用统一的字体和字体颜色。
（字体：宋体，小四号字，正文字体为黑色，邮件设置的个人签名用蓝色字体）c、切忌带情绪写平常的工作邮件，或是带情绪写则须多读两遍再发。
d、切忌错别字，特别是别写错别人的名字，这直接体现个人的素养，工作习惯是小事情组成。
7、结束语：邮件结束要有比如请指正！，完整否请批复！或静候回复等结束语，要告诉对方邮件结束。
8、回复邮件的礼仪：a、特殊情况外，否则收到邮件须24小时内回复，而且有针对性。
b、切忌全盘转发，注意礼仪礼貌及内容的保密性和是否妥当等。
得体的回复邮件直接体现出你的人际关系。
c、同一邮件回复不能超过三次，否则见面详谈。
9、邮件的安全性：随时警惕邮件的安全性，不要发错邮件造成机密的泄露。
10、个人签名格式统一如下：赛能冷藏做蓄冷冷链倡导者，成为国内卓越的冷链装备供应商。
（www.sanontec )你当前的职位（如行政人事经理）：姓名（隆湘蕾）办公电话: 直线或87041103-8064手机:E-mail:地址:广州市天河区高塘工业区高科路36号6楼。
电子邮件礼仪
电子邮件礼仪一、发邮件礼仪1.标题不能空白，这是很失礼的；该添加的附件要记得添加。
2.标题要简单明了，不宜太长。
3.一封邮件尽可能只针对一个主题，不要谈及太多事情，这会让人感到很混乱。
4.可适当地对标题进行加粗或加颜色，以便引起收件人注意，但应适度，不能随便用“紧急”之类的字眼。
5.在一封邮件里要一次性把问题交代清楚，完整，准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
6.礼貌地称呼收件者，根据收件人的身份不同而有所不同。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“吴经理”；如果不清楚职务，则耀按通常的“李先生”、“张小姐”来称呼，但要把性别先搞清楚。
7.Email开头结尾最好要有问候语。
最简单的开头写一个”你好”；结尾常见的写个“祝您工作愉快”之类的就可以了。
8.Email的内容要简单明了，通俗易懂。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
9.Email正文要清晰明确，可用1234等形式来进行罗列。
这样，使人可以快速清楚地知道邮件内容。
10.尽可能避免拼写错误和出现错别字。
在邮件发出之前，自己先仔细检查一遍。
11.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看。
附件最好不要超过4个，若超过则应以压缩文件的形式发送。
12.擅于运用图片，表格等形式来说明问题。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
13.邮件最后要记得签名，但签名内容不宜多，一般签上姓名、职务、公司名称、电话、传真、地址等信息即可。
二、回复发邮件礼仪1.及时回复Email。
1）收到他人的重要电子邮件后，应立即回复对方，回复时间在2小时内为最佳，特别是对一些紧急邮件。
2）对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，可按时间先后或紧急缓重来处理，但一般不要超过24小时。
2.进行针对性回复。
回复邮件时，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
电子邮件Email的格式礼仪
电子邮件礼仪E-mail的格式礼仪
目录一.电子邮件的概述
二.基本格式礼仪
三.原则（5C原则）
四.注意事项
一.电子邮件的概述
一. 电子邮件的概述
⚫电子邮件（Electronic Mail，简称电邮或邮件）是一种电子通信方式，用于在互联网上发送和接收文字、文件、图像和其他数据。
它是一种广泛使用的通信工具，用于个人、企业和组织之间的信息交流。
⚫在使用电子邮件进行对内对外联络时，应遵循一定的礼仪规范。
邮件有三种形式：写邮件，回复邮件，转发邮件。
二. 基本格式礼仪
二. 基本格式礼仪
(1)主题
(2)收件人称呼
(3)寒暄语/问候语
(4)邮件内容（开头、正文、结尾）
(5)礼貌结束语
(6)签名（写信人的全名、职务、所属公司部门地址电
话）
(7)附件
三. 原则（5C原则）
5C 原则
Correctenss准确
1
Conciseness 简洁
2
Completeness完整
3
Clartiy清晰
4
Courtesy 礼貌
5
三. 原则（5C原则）
四. 注意事项
四.注意事项收件人名字千万不要写错。
(2)正文不空白。
(3)语句通顺、不要出现错别字。
(4)
不要过多的使用感叹号！(5)
英文邮件时态、单复数、大小写。
(6)回复邮件时，不要把历史记录删除(7)
要及时回复。
(8)
看来信内容，正确理解，慎重填写。
(1)
转发邮件时，如有附件要带上附件。
(9)
THANKS 谢谢大家！。
电子邮件沟通技巧与礼仪
电子邮件沟通技巧电子邮件有很多用途,用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等,但是作为工作场合的业务沟通,电子邮件提供了很多的便利,同时也带来了很多风险;在所有的沟通方式中,电子邮件是最难控制的,最容易达到你不想传递的对象;如何在企业里使用好邮件,相信也是大家经常感到比较困惑的问题,下面是我们企业和部门内部规范的一些邮件沟通技巧,相信这些技巧对于其他企业也同样适用;一、邮件格式1.邮件一定要注明标题,很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容;此外,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆;2.如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,并引起主要收件人的关注;3.收件人尽量用中文姓名全称,避免只显示个人邮箱帐号;二、哪些事情需要发送邮件1.正式工作报告；2.难以简单用口头表达说明清楚的事项；3.知识推荐和信息传递；4.没有见面交流条件的其他交流内容；总结：可以用口头交流解决的,尽量不使用邮件;三、邮件发送对象1.寻求跨门支持的邮件,一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持；2.项目通报类的邮件,主送给项目小组成员,抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导；3.工作计划的发送对象,经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人;为保持部门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理;4.选择邮件发送对象的时候避免以下现象4.1在对外沟通中,非重要的一般性的沟通,避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理；4.2避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人,用见面直接交流代替;4.3避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员,特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节;四、邮件沟通支持1.如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问,可以向直接上级寻求沟通支持；2.如果在沟通中发生意见分歧,沟通双方首先应换位思考,尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧；3.充分发挥个人的主动性,避免将一般性的沟通工作交给上级去做这样降低了沟通效率；五、邮件内容1.如果带有附件,尽量在邮件正文对附件内容进行总结,避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项；2.控制邮件正文字数,确保邮件正文层次清晰、内容明确,避免长篇大论;六、沟通确认和反馈1.对重要沟通事项,在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；2.重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间；3.如果重要邮件发出去后石沉大海,不一定是对方不重视,尝试再次提醒；每个人都会遇到沟通无效的情况,没有有效的沟通,很多工作将寸步难行,希望以上分享可以让大家沟通更轻松,工作更上一层楼电子邮件沟通礼仪关于电子邮件1.主题应当精当, 不要发送无主题和无意义主题的电子邮件;2.注意称呼, 避免冒昧：当与不熟悉的人通信时, 请使用恰当的语气, 适当的称呼和敬语.3.注意邮件正文拼写和语法的正确, 避免使用不规范的问题和表情符号. 使用简单易懂的主题行以准确传达您的电子邮件的要点; 4.因为邮件容易丢失, 因此应当小心查问, 不是无理猜测并暗责对方. 在自己做到及时回复邮件的同时, 不要对他人回复信件的时效性做过分期许.5.不要随意转发电子邮件, 尤其是不要随意转发带附件的电子邮件,除非你认为此邮件对于别人的确有价值. 在病毒泛滥的今天, 除非附件是必需的, 否则应该避免Word, PPT附件. 多使用PDF. 在正文中应当包含附件的简要介绍. 邮件要使用纯文本或易于阅读的字体, 不要使用花哨的装饰. 最好不用使用带广告的电子邮箱6.如果不是工作需要, 尽量避免群发邮件. 特别不要参与发连环信这种活动把这条消息发送给10个好友之类. 群发邮件容易使得收件人的地址相互泄漏, 因此最好使用邮件组或者暗送Bcc. 两个人商量事情牵涉到第三方时, 应该将邮件抄送CC给第三方.7.在给不认识的人发送邮件时,请介绍一下自己的详细信息,要么在签名中注明自己的身份,没有人乐意和自己不明底细的人讨论问题;8.如果对方公布了自己的工作邮件,那么工作上的联系请不要发送到对方的私人信箱里去,没有人乐意在和朋友们联系的信箱中看到工作上的问题.。
电子邮件沟通礼仪与技巧
电子邮件沟通礼仪与技巧在当今信息化社会，电子邮件已经成为人们工作和生活中不可或缺的沟通工具。
正确的电子邮件沟通礼仪和技巧能够帮助我们更高效地与他人沟通，建立良好的人际关系，提升工作效率。
本文将从电子邮件沟通的基本礼仪、常见错误及应对方法、提升电子邮件沟通技巧等方面进行探讨。
一、电子邮件沟通的基本礼仪1. 简洁明了：在写电子邮件时，要力求简洁明了，避免过多的废话和冗长的叙述。
清晰地表达主题，让对方一目了然。
2. 礼貌用语：在电子邮件中，礼貌用语尤为重要。
开头可以使用“尊敬的/亲爱的+对方姓名”，结尾可以用“谢谢/祝好”等礼貌用语，给人留下良好的印象。
3. 注意格式：电子邮件的格式要整洁规范，包括明确的主题、分段、标点符号的正确使用等。
避免使用花哨的字体和颜色，保持简洁大方。
4. 及时回复：收到邮件后，尽快回复对方，即使只是简短的确认收到。
及时回复可以展现出你的工作效率和对对方的尊重。
5. 保护隐私：在电子邮件中，避免泄露个人隐私和机密信息。
在转发或回复邮件时，注意抄送和密送的使用，确保信息安全。
二、常见错误及应对方法1. 拼写错误：拼写错误会给人留下不专业的印象，影响沟通效果。
在写邮件前，可以先用拼写检查工具检查一遍，确保没有拼写错误。
2. 邮件过长：邮件内容过长会让人感到疲惫，容易造成信息混乱。
可以适当分段，突出重点，让对方更容易理解。
3. 遗漏附件：在邮件中提到附件但忘记附上，会让对方感到困惑。
发送邮件前，务必确认附件已经添加，并在邮件内容中进行提醒。
4. 不恰当的称呼：在电子邮件中使用不恰当的称呼，如称呼错误的姓名或职务，会给对方带来困扰。
在写邮件时，务必确认对方的姓名和职务，并正确使用。
5. 过于冷漠：电子邮件是一种书面沟通方式，但也要注意在邮件中适当表达情感，避免过于冷漠和生硬。
可以适当使用表情符号或感谢的话语，增加亲和力。
三、提升电子邮件沟通技巧1. 主题明确：在写邮件时，要确保主题明确，让对方一目了然。
电子邮件规则
电子邮件规则在现代社会中，电子邮件已经成为人们日常生活和工作中不可或缺的一部分。
然而，由于电子邮件的普及和便利性，很多人对于电子邮件的规范和礼仪并不了解。
本文将针对电子邮件的规则和礼仪进行详细探讨，以帮助读者更好地使用电子邮件并在工作和个人交流中建立良好的沟通关系。
一、电子邮件的格式1. 邮件主题：邮件主题应简明扼要，能够准确概括邮件内容。
避免使用模糊、含糊或过于长的主题。
例如，如果要讨论一个会议安排，邮件主题可以是“会议安排讨论”或者“关于XX会议的安排”。
2. 问候语：每封邮件应以一个适当的问候语开头，例如“亲爱的/尊敬的 XX先生/女士”、“大家好”等，同时应根据收件人的身份和关系做出准确的称呼选择。
3. 正文结构：正文应简洁明了，并遵循逻辑顺序。
可以通过分段来分割不同的内容和观点，以便读者更好地理解。
同时，使用段落间的过渡句，使正文连贯有序。
4. 邮件结尾：在邮件结尾处，应当以一个礼貌和感谢的用语结束，例如“谢谢”、“祝好”等。
也可以根据邮件的具体内容来选择其他恰当的结束语。
二、邮件礼仪1. 尊重他人：在编写邮件时，要时刻尊重收件人并对其表达真诚的关心和尊重。
避免使用冷淡、傲慢或无礼的语气和措辞。
2. 公正客观：在陈述事实、表达意见或提出建议时，应保持客观公正，并避免使用过度主观的词语和评价。
3. 注意语法和拼写：作为一种正式的书面交流形式，邮件的语法和拼写应尽可能正确。
使用自动拼写检查工具，并审查邮件内容，确保准确无误。
4. 回复及时：收到邮件后，及时回复是维护好工作和个人关系的重要方面。
尽量在24小时内回复，并在无法及时回复时提前告知对方。
5. 慎用抄送和密送：只有在必要的情况下，才使用抄送和密送功能。
同时，确保抄送/密送的人对邮件内容有必要的了解和参与。
三、邮件保密原则1. 保护他人隐私：在发送邮件时，尽量避免在收件人、抄送和密送栏中披露不必要的个人信息。
尊重他人的隐私是基本的信任原则。
电子邮件沟通礼仪与技巧
电子邮件沟通礼仪与技巧随着互联网的普及和信息技术的发展，电子邮件已经成为人们日常工作和生活中不可或缺的沟通工具。
在电子邮件沟通中，礼仪和技巧显得尤为重要。
本文将从电子邮件沟通的基本礼仪、常见技巧以及应对挑战等方面进行探讨，帮助读者提升电子邮件沟通的效率和质量。
一、电子邮件沟通的基本礼仪1. 尊重收件人在写电子邮件时，首先要尊重收件人。
在称呼上要注意使用礼貌用语，如“尊敬的XXX先生/女士”、“亲爱的XXX”等。
避免使用粗鲁或不礼貌的语言，保持礼貌和尊重是建立良好沟通关系的基础。
2. 注意邮件主题邮件主题是读者打开邮件时首先看到的内容，要简洁明了地表达邮件的主题，避免使用含糊不清或过长的主题。
一个清晰的主题可以帮助收件人更快地理解邮件内容，提高沟通效率。
3. 简洁明了在写邮件内容时，要力求简洁明了。
避免啰嗦和冗长的描述，突出重点信息，让收件人能够快速抓住邮件的要点。
段落分明，逻辑清晰，可以帮助读者更好地理解邮件内容。
4. 注意语言规范在电子邮件中要注意语言规范，避免使用口头语言、网络用语或拼写错误。
要注意邮件的格式、标点符号的使用以及语法的准确性，确保邮件表达清晰、准确。
5. 注意隐私保护在电子邮件中涉及到个人隐私或机密信息时，要注意保护隐私，避免在邮件中泄露个人信息或敏感信息。
可以通过加密邮件、设置权限等方式保护邮件内容的安全性。
二、电子邮件沟通的常见技巧1. 及时回复在收到邮件后，要尽快回复。
即使不能立即回复，也要给对方一个大致的回复时间，避免让对方长时间等待。
及时回复可以体现出对对方的尊重和重视，有助于建立良好的沟通关系。
2. 注意抄送和密送在抄送和密送邮件时要慎重选择收件人，避免不必要的抄送和密送。
抄送和密送邮件时要注明原因，避免造成收件人困扰。
合理使用抄送和密送功能可以提高工作效率，避免信息泄露。
3. 注意邮件格式在写邮件时要注意邮件格式的选择，如普通文本、HTML格式等。
根据邮件的内容和接收方的需求选择合适的格式，确保邮件内容清晰可读。
电子邮件商务礼仪_商务礼仪_
电子邮件商务礼仪在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
那么，下面是小编为大家整理的电子邮件商务礼仪，希望能够帮到大家哦!电子邮件商务礼仪标题1.一定不要空白标题，这是最失礼的。
2.标题要简短，不宜冗长。
3. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE 一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
邮件中称呼与问候1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear”，显得很熟络。
2.Email开头结尾最好要有最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。
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對於較為複雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表 看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過於冗長。 此時應對之前討論的結果進行小結，突出有用資訊。
FREEPORT GROUP
使用技巧（4）
4.區分Reply和Reply All
如果只需要單獨一個人知道的事，只需單獨回復就 可以了。
如果對寄件者提出的要求作出結論回應，需要讓大家 都知道的，應該replay all。 如果對寄件者提出的問題不清楚，或有不同的意見， 應該與發件人單獨溝通，不要當著所有的人，不停 的RE來RE去，應與寄件者討論。討論好了再告訴大家 。
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FREEPORT GROUP
郵件標題 稱呼與問候 郵件正文
郵件附件
語言選擇 结尾署名 使用技巧
郵件標題
主題是接收者瞭解郵件的第一資訊，因此要提綱挈領， 讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。需注意： 1 2 3 4
一定不要空白標題，這是最失禮的。
簡短，不宜冗長。 能夠反映郵件的主要內容。 適當使用特殊字元（如“ !”）來突出 標題，引起收件人注意，但應適度。 回復對方郵件時，可以根據回復內容 需要更改標題，不要RERE一大串。
FREEPORT GROUP
使用技巧（2）
2.回復時注意保持線索
回復對方的郵件，不要創建一封新郵件。因為它打 斷了原始郵件和回復郵件之間的關聯。
一旦失去關聯，雙方就難以跟蹤郵件的次序，尤
其是經過多次收發的郵件。
FREEPORT GROUP
使用技巧（3）
3.不要就同一問題多次回復討論
如果郵件中就同一問題的交流回復超過5次，說明交 流不夠順暢。此時應採用電話溝通等其他方式進行 交流後再做判斷。
4.選擇便於閱度的字型大小和字體
中文一般用新細明體，英文用Arial字型，字型大小用12-16號 字。這是經研究證明最適合線上閱度的字型大小和字體。不要 用稀奇古怪的字體或斜體。
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結尾署名
1.簽名信息不宜 过多
2.簽名文字与正 文文字匹配 3.簽名可分為對 內、 對外
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姓名 職務 公司名稱 電話號碼 地址
英文邮件正文格式（例子）
Hi/Dear xx, Thank you for your email. Regarding the issue you mentioned...
Best Regards, Candy Chen XX department Company name Telephone Number
電子郵件禮儀
人力資源部 2014年3月19日
背景
目前公司部份員工對電子郵件的使用存在不規 範的現象，有時發一些對他人無意義的郵件。 電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時 間，只把有價值的資訊提供給需要的人。
通過培訓，希望大家遵守郵件溝通規範和 技巧，提高工作效率。
FREEPORT GROUP
內容大綱
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FREEPORT GROUP
稱呼與問候
恰當地稱呼收件者
英文的開頭寫“Hi /Dear XX”。 在多個收件人的情況下可以稱呼大家、All。 如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“xx經理”。 如不清楚職務，則按通常的“xx先生”、“xx小姐”稱呼。
結尾最好要有問候語
結尾常見的写Best Regards，中文的寫”祝您順利” 之類的也就可以了。
使用技巧（6）
6.轉發郵件要突出信息
在轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。 除此之外，轉發敏感或者機密資訊要小心謹慎，不要 把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。
如果有需要，還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，
以突出資訊。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，
讓人摸不著頭腦。
FREEPORT GROUP
• 签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真、地址等信息，但信息 行数不宜过多。
• 签名文字为繁体或英文。字号一般 选择比正文字体小一些。
• 对内的邮件往来，签名档可以简化。 對外的郵件簽名信息可以詳細。
使用技巧（1）
1.及時回復郵件
收到他人的電子郵件後，即刻回復對方，往往是必不 可少的,這是對他人的尊重。理想的回復時間是2小時 內，特別是對一些緊急重要的郵件。 如果事情複雜，無法時確切回復，應該及時回復說” 收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復， 等等”。不要讓對方一直等待。
FREEPORT GROUP
郵件正文（1）
1.簡明扼要，行文通順
1.簡明扼要的說清楚事情； 如果內容很多，正文應只作 摘要，用附件進行詳細描述。 2.行文應通順，多用簡單詞語 和短句，準確清晰的表達， 不要出現讓人晦澀難懂的語句。
2.注意論述語氣
1.尊重對方，注意語氣。請、 謝謝之類的語句要經常出現。 2.回覆郵件要積極正面，就事 論事，不推卸責任。
郵件正文（3）
合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
6
對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字
形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述能讓收件者 便於閱讀、理解。
7
不要隨便使用:)之類的笑臉符號
使用:)之類的笑臉符號會顯得比較輕佻。一般只用在某
些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合。
的時候才使用英文郵件。
如果收件人為外籍人士，應使用英文郵件交流。
2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件。
如果對方發英文郵件給你，儘量也使用英文回復。
3.對於信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文
因很難保證你的英文表達水準或收件人的英文理解水準 不存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
其他注意事項
1.發郵件之前多檢查一遍，確認無誤后再發。
2.對附件中的內容應打開查閱，確保無誤。
3.為避免發送錯誤郵件，寫郵件時，先寫主題、
正文內容、附上附件內容后再寫收件人。
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中文郵件正文格式（例子）
孫經理/陳課長: 您好/上午好/下午好！ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。 祝您工作順利！
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郵件正文（2）
3.多用1234之類的列表，將事情說明清楚
保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看 沒分段的長篇大論。
4.一次郵件交待完整資訊
不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正” 之類的郵件，這會讓人反感。
5.避免拼寫錯誤和錯別字
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。 在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍， 檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
功課
請將培訓內容分享給您下面的所有同事。
對您負責的課/部同事日常郵件的編寫 進行監督，如發現郵件書寫不規範的
情況應及時進行輔導。
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郵件附件
1.应在正文里面提示收件人查看附件。
2.附件应按有意义的名字命名，并排好版面。 3.對於PDF附件，掃描時要注意統一格式以便 於收件者閱讀。 4.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带 有多个附件时。 5.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包 压缩成一个文件。
请问：此附件命名是否规范？
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使用技巧（5）
區分To、CC、BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）
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To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，應對 郵件予以回復。 CC的人則只是需要知道這回事；如果CC的人有建議， 可以回郵件。 BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人。 這個用在非常規場合。 只給需要資訊的人發送郵件，千萬不要佔用他人的時間、 資源。比如七職等以下的新人介紹、工作變動、休假事 宜等，無需發集團通知名單的郵件，只需發郵件給日常 工作中相關的人員。