机关事业单位档案文书整理流程
档案文员档案整理流程
档案文员档案整理流程档案是组织或机构重要的管理资源，它们包含了大量的信息和数据，对于组织运作和决策具有重要的参考价值。
为了能够高效地管理和利用档案，档案文员在日常工作中扮演着重要角色。
本文将介绍档案文员档案整理的流程，并提供一些实用的建议。
第一步：确认档案种类及数量在开始整理档案之前，档案文员需要先确认档案种类和数量。
这样有助于合理安排整理工作的时间和资源。
档案种类可能包括人事档案、财务档案、合同档案等。
通过了解档案种类和数量，可以制定出整理计划和流程。
第二步：制定整理计划制定整理计划是档案整理的重要一步。
档案文员应该根据档案的种类、数量和优先级制定出详细的整理计划。
计划中应包括整理时间、整理顺序、所需工具和材料等。
整理计划的制定有助于提高整理的效率和质量。
第三步：分类和归档档案整理的核心工作是分类和归档。
档案文员应将档案按照种类进行分类，并为每个档案设定明确的文件夹或盒子。
可以根据不同种类的档案，设立相应的编号和索引系统，以方便日后的查找和管理。
在归档过程中，需要按照一定的规范和顺序进行，以确保档案的完整性和易用性。
第四步：整理档案信息在分类和归档完成后，档案文员需要对档案信息进行整理和补全。
这包括填写档案目录、记录档案的文件编号、起止日期、档案内容等。
整理档案信息的目的是方便后续的查询和使用，确保档案的准确性和可靠性。
第五步：数字化档案随着信息技术的不断发展，数字化档案越来越受到重视。
档案文员可以通过扫描、存档和备份的方式将纸质档案转化为电子档案，从而提高档案的保存和检索效率。
数字化档案还可以避免纸质档案的丢失和损坏，实现长期保存和共享。
第六步：定期维护和更新档案整理不仅仅是一次性的工作，还需要进行定期的维护和更新。
档案文员应该建立档案维护的制度和流程，包括定期检查档案的完整性和准确性、清理过期和无效的档案等。
定期维护和更新有助于保持档案的有序和规范。
总结：档案文员档案整理的流程是一个复杂而重要的工作。
机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。
⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。
四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。
各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。
（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。
确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。
制成材料要耐久规范。
字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。
B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。
C、⽂电合⼀。
D、底稿随印件⼀起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。
事业单位文书档案整理流程
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文书档案整理工作流程正文 (2)
文书档案整理工作要求与流程一、归档材料的要求1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。
2、归档文件不能有重份3、归档材料必须是同一年度。
二、工作流程收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。
(一)、收集应归档文件一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。
涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件，目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室，反映出还没有形成一个“大档案”的概念。
具体范围如下：1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：（1）、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；(2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；(3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；(4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；(5)、上级机关转发本机关文件的文件。
2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：（1）、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；（2）、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；（3）、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；（4）、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；（5）、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；（6）、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；（7）、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；（8）、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；（9）、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；（10）、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；(11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；(12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；(13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；(16)、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；(17)、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；(23)、各种普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部档案材料。
文书档案整理步骤和方法
文书档案整理步骤和方法本文规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我市各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体的文书档案整理。
一、概念文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。
法规性文件是本单位制定和颁发的。
具有法律性和强制性的文件。
行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。
目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。
二、归档文件规范整理的基本要求归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。
归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。
文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
三、文书档案整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
四、文书档案整理的具体方法1、收集。
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
档案整理操作指南(3篇)
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。
为了提高档案整理工作的效率和质量，特制定本操作指南，供相关人员参考。
二、档案整理的原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。
2. 系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3. 可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5. 简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1. 收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
（3）对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
2. 分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。
（3）对分类后的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
3. 立卷（1）将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。
（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。
（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。
4. 归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。
（2）对归档的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。
5. 档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。
2. 在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。
3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4. 定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。
5. 加强与相关部门的沟通，确保档案整理工作的顺利进行。
文书档案归档整理操作方法
文书档案归档整理操作方法文书档案、科技档案、会计档案、干部职工档案、诉讼档案、照片档案、音像档案和电子档案等，不同种类的档案有不同的整理方法和要求，但整理原则是相同的，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
为了整理好文书档案，必须研究领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
归档文件的整理包括将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒等过程。
归档的意义在于将文件转化为档案，是文书处理的终点和档案管理的起点。
全宗指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一个全宗。
全宗号是档案馆给立档单位的代号。
整理方法包括收集、整理、编目、装盒等步骤。
收集是整理的前提和根本，没有收集齐全完整的文件材料，整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整，收集范围是本单位的收文、发文和内部文件。
立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本，并根据归档范围收集所登记的“红头文件”的归档。
同时，应检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档，如会议材料、综合材料等。
本单位在工作过程中收集了许多“红头文件”和“白头文件”，这些文件是立档单位必须收集的文件材料。
归档单位需要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（___令第8号）的归档范围和不归档范围，对收集到的材料进行判断和筛选。
不符合归档范围的文件材料需要剔除，剩下的文件材料则必须归档。
文书档案整理的步骤(新)
港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。
一、文书档案整理的步骤1、收集—--2、分年度——-3、确定归档范围———-4、分类（归档方法）————5 、立卷(整理成件）—--6、分保管期限-—-7、文件排列—--8、装订--—9、编号—-—10、数页码-—-11、装盒—-—12、编目-—-13、放置备考表—-—14、上架。
二、文书档案整理的具体方法1、收集。
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本)，各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关（或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。
如:“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组（党委）会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料.（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料.（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4)、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报.（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议）(6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等.2、分年度。
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
(1）、文件材料归档范围（2)、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件；二是重复性文件。
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机关事业单位文书档案的整理与数字化Γ*{⅞t∏⅛>w; U≠, ∕tJ1⅛feUE-J . >E∣4”，中WWgn—I” I^riIAK«L ∙'fffifflκtf}f*<m∣h*Uj⅞<H∣aIIUl^^T TII* 1 .⅛τ∙rrn-;阳∏>: 5F⅛--ι ；∙**t<∣..沖片“曲J W r ItJfc J ⅛∙⅛J. ΛJ4d** VAJ⅛ .μ八乂㈱∣⅛F*nawwfrF^v*Λ-文书档案的整理流程1、与甲方文书档案的交接2、分年度：将所有文件材料按年度分开，同一年度放在一起;3、分类：按年度分收文（本单位收到的文件）和发文（本单位自行印发的文件）4、收文排序：按责任者排序，同一责任者的文件，先按文号排序、没文号的, 跟在该同一责任者材料后面，排序时剔除重复件。
5、发文：按文号分开，并由小到大的顺序排序，带文号发文不得缺号，如有缺号文号，填写记录单交与用户补充。
发文原则上正式发文（红头有盖章）、领导签发稿、定稿三者齐全、完整，确实没有必须保证正式发文和领导签发稿均有。
发文排放顺序，正文-领导签发-定稿。
6、档案保定期限鉴定：对所有文件按照用户方档案分类方案进行分类鉴定，划分档案保管期限和类别7、编写码：对2016 年以后（包括2016 年）的文书档案，在每份文件的右上角编写页码（背面为左上角），有效页均需编写页码，一份文件一个流水页号, 都从1开始编写。
8、加盖档案章：对归档的文件按照用户方档号章格式在文件右上角加盖档号章,并填写档案章内容，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页号；9、档案编号：按年度、保管期限编排档案流水号，一个年度一个保管期限编排一个流水档案号，一份文件为一号，从“000T开始编。
10、填写文件档号章信息11、文书扫描12、图像处理13、图像质检14、著录15、著录质检16、装订（永久、30年保管期限为不锈钢订、10年可用普通订）17、装盒18、填盖档案盒信息内容。
19、生成档案目录，并装订成册20、与用户交接归还上架，上架时，面对档案柜（或密集架），由上到下、从左到右的顺序，按年度、保管期限排列上架。
备注：如不需扫描，仅做整理，只需按： 1 —9、14 ―― 20工序整理即可文书档案的整理方法、概念文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。
法规性文件是本单位制定和颁发的。
具有法律性和强制性的文件。
行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。
目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
简单地说，就是各单位制发的红头文件”和白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。
归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤1、归档文件规范整理基本要求归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。
归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的三合一”制度执行。
整理方法应符合《归档文件整理规则》（DAfT 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45 号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。
文件归档工作应按照国家双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
2、归档文件规范整理基本步骤归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。
以件”为单位进行规范整理。
基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。
三、归档文件的整理方法1、收集。
即是对本单位应归档的文件材料的接收。
如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话：一是处理完毕的文件材料要随时收；二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；三是本单位发文，在盖章时当时收；四是会议材料，要事先做好工作及时收；五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；六是常规性的文件材料，要逐项收；七是在机构人员变动时，要提前收；八是结合年终检查，集中收；九是年末立卷需要全面收；十是在立卷过程中，发现不全要反复收。
那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。
国家档案局8 号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。
机关应归档的文件材料：（1）上级文件材料。
需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。
（2）本机关的文件材料。
这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是以我为主”的要求。
包括各类红头文件和白头文件等。
主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。
主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。
（4）下级机关的文件材料。
如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。
强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
机关不应归档的文件材料：(1)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；(2)本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信圭寸，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；(3 )同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；(4 )下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
2、装订(1 )文件的修整。
修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件(主要指传真件)。
(2 )文件的装订。
采用袋装结合线装的方法。
袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸(即斜口袋)中。
较厚的文件，先线装( 三孔一线”，再装入斜口袋。
3、分类。
即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。
分类方案的设置：一般机关按年度一机构或问题一保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按年度一保管期限”两级分类。
保管期限最低一级类目，分为永久和定期。
其中定期分为30年、10年。
如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定：永久保管的文书档案主要包括：（1 ）本机关制定的法规政策性文件材料；（2 ）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（3 ）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4 ）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5 ）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（6 ）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7 ）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;（8 ）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：（1 ）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2 ）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3 ）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4 ）本机关一般性事务管理文件材料；（5 ）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（6 ）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（7 ）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（8 ）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；(9 )下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。
除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。
4、排列(1)盒内归档文件排列。
在同一保管期限下，按事由结合时间”排列。
运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。
会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。
一件文件的排列顺序：发文与定稿为一件，发文在前；收文处理签和文件为一件，收文处理签在前；正件与附件为一件，正件在前；请示与批复为一件，批复在前；转发件与被转发件为一件，转发件在前；原件与复制件为一件，复制件在前;无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。
（2 ）档案盒上架排列。
按三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按年度一类别一保管期限或年度一保管期限上架排列。
注意排列顺序为从上到下，从左到右。
5、编号（1）档号的编制。
由全宗号一年度号一类别号一保管期限一件号组成。
在编制档号时，注意五点：①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。
②年度号是指归档文件形成的年度。
③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。
拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。
如“woi表示文书档案中的党群类（或办公室）④保管期限按照永久、30年、10年编制。
用“Y代表永久、“30”代表30年、“10代表10年。
⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，女口“00T。
编制方法：在同一保管期限内编写流水号。
即同一个保管期限的，件号都是从“ 1”开始。
也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“ 1”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“ 1”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“ 1”开始编一个流水号。
这三句话，大家一定要牢牢记住。
档号举例：如“013— 2009 —W01 —Y—001” 表示13 号全宗2009 年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“ 013 2009 —W01 —30 —001 表示13 号全宗2009 年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009 —W01 —10 —001” 表示13号全宗2009 年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1 件。