机关单位文书档案常见材料分类
档案整理及档案材料分类标准
3、任免材料、工种、岗位、职务
4、培训方面材料
5
政治历史材料
1、政审与参加各类组织
2、考核、考察、任免材料
1、外调材料
2、出国政审材料
3、申请书
4、自愿书
5、政治思想方面材料
6
党团材料
1、政审与参加各类组织
2、职工登记材料
1、入团、入党、入党材料
2、退党、退团材料
3、人代会代表、党代会代表、政协委员登记表
大类
详细内容
1
表格材料
1、劳动调配材料
2、社会保险
3、兵役记载材料
1、各类招工审批表
2、调配证及调动介绍信、商调手续、调动手续
3、大、中专院校、技校毕业生分配通知书（派遣证）
4、个人身份变动手续。
5、特殊工种记载，连续工龄认定审批表，下乡知识现年工龄认定表。
6、个体工商记参加社会保险材料
7、应征参军材料
档案整理及档案材料分类标准
一、材料形成归档要求：应清楚，不得使用不耐。久字迹材料书写，字手续完备。归档的材料要拆除合属物，对破损、小于、大于A4面材料，要修补、裱贴、折叠、复制
二、档案材料分类标准：根据退休人员实际人事档案和退休后待遇档案一致性原则，明细情况如下表，个体差异视具体情况具体说明。
序号
材料分类名称
7
奖励材料
奖惩材料
1、各类奖励材料和登记表
2、处分材料
3、撤消处分材料
8
退休审批表
社会保险
1、离退休审批表
2、退休、退职呈报表
9
工资材料
1、调资材料
2、社会保险
1、试用期工资表
2、转正定级材料
文件材料分类方案
文件材料分类方案
一、文件材料分类方案
本单位档案采用保管期限——年度——机构分类法整理。
所有文件材料应先按其价值区分为永久、30年、10年三类，同一保管期限的文件按其形成的年度做进一步区分，然后按机构顺序排列。
具体分类如下：
01文书档案
0101上级
01010l中央、省委、省政府及有关部门
010102市委、市政府及有关部门
010103市委、市政府
Ol0l04其它上级部门
0102本级
01020文登市XX局
010202市直其他部门
0103下级
0l0301所属部门(公司)
010302其他
0104零散补充类
02人事档案
03财务档案
04基建档案
05专业档案
06声像档案
07实物档案
二、文件材料归档范围和文书档案保管期限
文书档案保管期限分为永久、30年、10年。
反映本单位主要活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料为永久。
反映本单位一般工作活动，位一般工作活动，在一段时间内对本单位工作有查考利用价值的材料列为定期保管。
机关档案分类方案_归档范围参考
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006年12月18日国家档案局令第8号发布）第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
机关文书档案分类
6
本单位每年形成的大事记，历史沿革、志书、汇总年报
永久
7
本单位各种规章制度，责任书
长期
8
本单位有关档案、信访、保密、文书处理工作的通知、意见
长期
9
各下属机构上报的年度计划，总结、报告、报表
长期
人
事
机
构
1
上级机关有关人事、编制、机构、劳动工资管理的指标、
决定、规定
2
上级机关有关本单位领导的任免、考核、奖惩、晋升听决定、通知
永久
5
本单位党委工作会议的决议、决定、纪要、报告、总结
永久
6
本单位党委基层组织建设、党员民主评议，整党建党的规定、通知
重要永久，一般长期
7
本单位党委有关精神文明、政治思想、优秀党员的决定、规定、意见、通知
重要永久，一般长期
8
本单位党委有关机构设置、编制，党务干部任免、考核、奖惩、党员调动、统计的决定、结论、报表、花名册、介绍信存根
7
本单位工作人员及下属单位、机构成员名册
永久
8
本单位干部调动的行政关系、工资关系介绍信、存根
长期
综合类
机关文书档案分类、归档范围及保管期限表
类别
序号
归档范围
保管期限
党
群
工
作
1
上级党委颁发的有关党委工作县需要贯彻执行的指示、决定、纪要、通知
重要长期，一般短期
2
上级党委针对本单位党委领导的任免、奖惩、考核的决定、通报、通知
永久
3
上级党委领导人视察、检查本单位党委工作形成的重要讲话、题词
永久
4
本单位党委会、民主生活会的会议记录
档案分类的八大类
档案分类的八大类
根据不同的分类标准，档案可划分为不同的种类，常见的有以下几种方法：
1. 以档案的形成者为依据可分为：国家机关档案、社会组织档案、企业档案、事业单位档案、家庭档案、个人档案。
2. 以档案的内容范围为根据可分为：综合性档案和专门性档案。
3. 以档案内容性质为根据可分为：文书档案、人事档案、诉讼档案、会计档案、科技档案、军事档案、外交档案、司法档案、经济档案、工商企业登记档案、教学档案、艺术档案、书稿档案、病例档案、人口普查档案、地名档案、城建档案、商标档案、专利档案、产地产档案、金融档案、涉外项目档案、宗教档案等。
4. 以档案的制成材料为根据：除纸质档案外，还有甲骨、竹简、缣帛、胶片、磁带、光盘和其它实物形式的非纸质档案；按息表达方式又可分为文字档案、音像档案等；按记录方式还可分为普通档案（机械和模拟记录）、电子档案（数字）等。
5. 按档案所属时期可分为：有建国前档案（包括革命历史档案和旧政权档案）、建国后档案（包括建国以来党和国家和各个机关、部队、团体、企业和事业单位的档案）。
前者通常称为历史档案，后者通常称为现实档案。
6. 以档案所有权形式为根据可分为：国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
7. 以档案的语种为根据可分为：中文档案、外文档案。
中文档案还可细分为汉文档案、满文档案、满汉对照档案等；外文档案也可细分为英文档案、日文档案、俄文档案等。
8. 以档案的产生领域为根据可分为：社会管理领域档案，科学技术领域档案，医疗卫生、文化教育领域档案，军事领域档案，外交领域档案，文学艺术领域档案等。
档案材料分类
档案材料分类第一类：履历材料。
反映员工本人的自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料，包括履历表和属于履历性质的登记表等材料。
第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。
1.自传材料：包括自传和属于自传性质的材料。
自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。
自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主的履历或简历表也应该归入第二类。
2.报告个人有关事项的材料：企业领导人员的个人有关事项发生变化的报告表等材料。
比如本人婚姻变化，主要家庭成员增减，配偶、子女出国（境）留学或加入外国国籍、持有外国永久居留证，子女涉外婚姻等情况的材料。
第三类：考察、考核、鉴定资料；审计资料。
主要包孕企业领导人员人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对企业领导XXX能勤绩廉进行调查、评价的材料。
归入本类的材料，必须是经过组织研究、认可正式形成的，手续完整，能正确、历史地反映企业领导人员实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。
1.考察、考核、鉴定材料包括：在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现资料；定期考核资料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、专业等鉴定材料；后备企业领导人员登记表提拔使用后归档）等材料。
2.审计材料包括：个人经济责任审计结果报告。
（如果有问题则归在第八类）第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料、评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。
主要包括记载和反映员工研究、技能、科研水平的各种资料。
1.学历学位材料包括：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表。
研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）研究和中外合作办学研究的有关材料；XXX、教育部授权单位出具的海内外学历学位认证资料等。
机关单位文书档案常见材料分类
云龙区机关单位文书档案常见材料分类（仅供参考）在具体整理档案归档中，要注意“以我为主，突出重点。
”也就是说我单位的材料是重要的。
文件排列顺序：一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后。
一、永久1、本机关年度工作总结。
2、本机关年度工作要点（计划）。
3、本机关年度大事记。
4、区委、区人大、区政府、区政协及区委、区政府有关部门任免本机关人员的文件。
5、本机关任免有关人员的文件。
6、本机关人员退休的文件及退休审批表、职工录用、转正、聘任、停薪留职、辞职、死亡、抚恤等文件材料。
7、本机关人员调整工资、定级等文件材料。
8、科级以下人员调入的行政介绍信。
9、区委、区人大、区政府、区政协表彰本机关和本机关先进个人的文件。
10、本机关人员受到警告（不含）以上处分的文件材料。
11、党员组织关系介绍信（调出的存根、调进的介绍信）。
12、本机关的成立、内设机构的设置、党支部成立、本机关机构撤并、名称更改、机构改革的三定方案及人员编制文件。
13、本机关年度考核、职称评定工作的文件材料。
14、党、团、工会、妇代会换届选举中的选举结果报告及上级机关的批复等文件材料。
15、本机关人员花名册、本机关党员花名册。
16、本机关受理人民来信来访文件材料及本机关的处理结果。
17、本机关受理人民来信有市以上领导批示的材料。
18、本机关财务预算。
19、本机关领导离任审计材料。
20、本机关国有固定资产。
21、本机关审批计划生育、生育二胎、领取《独生子女光荣证》审批表及材料。
22、本机关党委、行政办公会议的纪要、会议记录。
23、本机关召开年度工作会议的全套材料。
24、本机关召开党代会、工会、共青团、妇女代表大会的会议全套材料。
25、本机关与有关单位签订的20年以上的合同、协议。
合同、协议虽是一年的，但牵涉金额在一万元以上的合同、协议。
26、本机关向上级机关请示拨付资金要钱的文件（金额1万元以上），有批复或直接拨付到帐的存永久，没有落实的放10年。
机关文件材料归档范围和文书
档案保管期限审批表送审单位张广庙乡联系电话4277002简文述书本档机案关保文管件期材限料表归编档制范情围况乡党委、政府：一：永久保管的文书档案包括：本机关制发的有针对性的法规政策性文件材料，如各种方案、实施办法等；本机关召开党代会、妇代会、团代会等形式的文件材料，本机关书记办公会议记录、党委会议记录、党政班子成员办公会议记录及其他重要会议记录；本机关制发的关于人事任免的文件材料；本机关关于机构演变制发的相关文件材料，如机构改革时形成的文件；本机关信访重要的报告、总报告等、如半年工作自查报告、年度工作总结、关于信访处理结果的报告等；本机关财务年度决算材料；本机关领导干部离任经济审计材料，如书记、乡长离任时的经济审计材料；本机关房屋买卖、房屋租赁、土地征用等方面的合同协议，如灾后重建征地合同，资产登记等凭证性材料；上级机关制发的属于业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等；上级机关转载本机关的典型材料，如转载本机关在银针产业发展方面形成的典型材料。
二、定期保管的文书档案包括：本机关在职能活动中形成的一般性业务文件材料，如开展临时性活动形成的文件材料；本机关形成一般性事物管理文件材料；一一般性的工作报告、报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料，如县委关于某一般性业务问题的文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务问题的文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务介要贯彻执行的文件材料等；上级机关下发的重要领导会议讲话、发言，本机关在开展工作中形成工作信息、简报等。
盖章年月日档部案门行审政批管意理见盖章年月日档案保管期限审批表送审单位张广庙乡联系电话4277002简文述书本档机案关保文管件期材限料表归编档制范情围况乡人大：一、永久保管的包括：上级机关或同级机关关于本级人大提案建设的答复; 本级人大召开会议形成的文件材料。
二、定期保管的包括：县人大有关会议文件材料。
乡纪委：一、永久保管的包括：本机关关于违纪人员的处分决定；本机关纪检半年工作总结、年度工作总结、党风廉政建设等方面形成的文件材料；县纪委下发的涉及本机关的文件材料。
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云龙区机关单位文书档案常见材料分类
（仅供参考）
在具体整理档案归档中，要注意“以我为主，突出重点。
”也就是说我单位的材料是重要的。
文件排列顺序：一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后。
一、永久
1、本机关年度工作总结。
2、本机关年度工作要点（计划）。
3、本机关年度大事记。
4、区委、区人大、区政府、区政协及区委、区政府有关部门任免本机关人员的文件。
5、本机关任免有关人员的文件。
6、本机关人员退休的文件及退休审批表、职工录用、转正、聘任、停薪留职、辞职、死亡、抚恤等文件材料。
7、本机关人员调整工资、定级等文件材料。
8、科级以下人员调入的行政介绍信。
9、区委、区人大、区政府、区政协表彰本机关和本机关先进个人的文件。
10、本机关人员受到警告（不含）以上处分的文件材料。
11、党员组织关系介绍信（调出的存根、调进的介绍信）。
12、本机关的成立、内设机构的设置、党支部成立、本机关机构撤并、名称更改、机构改革的三定方案及人员编制文件。
13、本机关年度考核、职称评定工作的文件材料。
14、党、团、工会、妇代会换届选举中的选举结果报告及上级机关的批复等文件材料。
15、本机关人员花名册、本机关党员花名册。
16、本机关受理人民来信来访文件材料及本机关的处理结果。
17、本机关受理人民来信有市以上领导批示的材料。
18、本机关财务预算。
19、本机关领导离任审计材料。
20、本机关国有固定资产。
21、本机关审批计划生育、生育二胎、领取《独生子女光荣证》审批表及材料。
22、本机关党委、行政办公会议的纪要、会议记录。
23、本机关召开年度工作会议的全套材料。
24、本机关召开党代会、工会、共青团、妇女代表大会的会议全套材料。
25、本机关与有关单位签订的20年以上的合同、协议。
合同、协议虽是一年的，但牵涉金额在一万元以上的合同、协议。
2
9、本机关的财务审计材料。
10、物资（办公设备及用品、机动车等）政府采购计划、合同、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。
11、本机关与有关单位签订的5—20年有效期的合同、协定、协议、议定书等文件材料。
12、本机关与上级和下级单位签订的各类责任状。
三、10年
1、上级机关属一般问题的文件。
2、同机关下发的文件需要本机关贯彻执行的。
3、本机关的半年工作总结、阶段性的工作总结。
4、本机关给上级机关的请示未批复的文件。
5、本机关及上级机关的简报、情况反映、工作信息等。
6、一般的人民来信。
7、本机关与外单位签订的5年以下的合同、协议。
8、下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料。
9、本机关文件汇编。
以上内容是全区各单位常见的材料，仅供参考，如有单位遇到业务特殊的文件材料，请与档案局联系商定存放期限。
二〇一三年十一月四日1。