外报材料管理办法
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外报信息、数据、资料管理办法 为了加强公司对外报送信息、数据、资料的管理,避免给公司造成不必要的损失,特制定本管理办法。
1、 适用范围:
本办法适用于对外报送的所有信息、数据、资料等。
2、 填报流程:
(1) 材料准备:
1、公司各部门需对外报送信息、数据、资料时,应根据对口职能部门要求,填写《外报信息、数据、资料申请表》,交公司主管领导审批。
2、经公司主管领导批准后,报送部门按规定内容准备好资料后,报分管领导签字审批,核准后,再报公司相关领导签字确认。
3、报送部门将报送材料及《外报信息、数据、资料申请表》提交公司办公室。
4、公司办公室在收到报送材料后,在第一时间按照标准公文格式、报送材料的要求,对报送材料的格式、语言叙述等是否达到要求等进行校对。
5、办公室校对完毕后,需用印时,交由报送部门按照公司印章管理程序报请公司领导审核签字。
6、报送材料除按文件要求准备的份数外,办公室必须保留一份原件。
(二)材料报送:
1、报送材料经办人按照文件要求将材料报送相关职能部门业务处时,须按照公司文书管理要求,填写《信息、数据、资料(文书)报送件回执单》,经材料接收人员签字(如需要,应加盖接收单位印章)后交办公室存档。
2、如需报送电子文档,应使用公司网易邮箱,且在发件箱内存档。(3) 材料存档:
办公室接到各部门填报的材料原件,连同文件签收回执单一并存档,并登记于《外报信息、数据、资料统计月报表》。
三、附则:
1、各部门需要对外报送信息、数据、资料时,必须按照上述程序办理,未经审批不得擅自对外报送材料。
2、办公室在收到外报材料时,应及时核实材料,确定是否经公司领导审批同意报送;并与报送部门联系,确认报送的目的、报送限定的
时间等信息,以便配合各部门完成报送工作。
四、外报材料的考核:
1、公司各部门应严格执行本办法的相关条款,同时督促外部单位或
个人遵守本办法中的相关条款。如违反本办法及相关规定报送信息、致使公司遭受经济损失的,本公司将依法要求其承担赔偿责任。
2、部门或个人如因保密不当致使公司信息泄露的,视其危害程度,
按照公司《奖惩管理办法》之规定对责任人处以200—1000元/次/人的经济处罚。
3、未经审核擅自外报材料或信息者,一经发现500元/人/次。造成
经济损失的依法追究赔偿责任。
4、外报材料不留底稿者、未按报送流程造成失误或延误者,对责任
人处罚100元/次,造成损失者按重大违规处理,并依法追究赔偿责任。
五、本管理办法自下发之日起执行。
附件:
1、外报资料申报流程图
2、外报信息、数据、资料申请表;
3、信息、数据、资料(文书)报送件回执单;
4、外报信息、数据、资料统计月报表。
二〇一三年七月十五日攀枝花XXXX有限责任公司外报信息、数据、资料
申请表
攀XX外报:2013-10-01
申请日期: 年 月
日
申报部
经办人报送单位及
部门
材料报文件名称
送依据发文单位文件编号
收文时
要求报送时间最迟报送时间间
材料报
□文件 □表格 □E-mail □传真 □其它:送类型
报送材
料内容
简述
审核意见栏
数据提
提供内容负责人确认签字日 期供部门
办公室
人力资
源部
财务部
业务部
物业部
安全部
审计部
其他
申报部门意见: 日 分管副总经理意见: 日 财务总监意见: 日 分管财务副总经理意见: 日 总经理意见: 日 备注: 日 攀枝花XXXX有限责任公司信息、数据、资料(文书)报送件
回执单
资料(文书)名
称文书编号
文书简要内容:
收件单位(章)报送单
位
攀枝花XXXX有限责任
公司(章)
收件人
(签
字)
报送人(签字)
收件时间报送时间
资料(文书)名
称文书编号
文书简要内容:
收件单位(章)报送单
位
攀枝花XXXX有限责任公
司(章)
收件人
(签字)
报送人(签字)
收件时间报送时
间
攀XX外报:2013-00-00
制表日期:2013年月日
…………….……..………攀XX【2013】第()号………………..……
攀枝花XXXX有限责任公司信息、数据、资料(文书)报送件
回执单
攀XX外报:2013-00-00
制表日期:2013年月日攀枝花XXXX有限责任公司外报信息、数据、
资料统计()月报表
攀XX外报:
2013-00-00
制表日期:
年 月 日
序号外报材料
名称
材料
编号
报送单位
及部门
接收
人
报送
时间
经办
部门
经
办
人
受理情况备注
总经理: 副总经理: 财务总监: 核对部门/人: 部门负责人: 制表人:
外报资料流程图
办公室按外报资料管理办法,申请报送,完善审批手续。