公文格式规范及常见问题解析.ppt

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正文层次格式
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＊附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标 全角冒号和附件名称。如有多个附件，用阿拉伯数字标注附件 顺序号（如“附件：1.xxxxxx”）；附件名称后不加标点符号。 附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件说明格式
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＊发文机关署名、成文日期和印章 加盖印章的公文，成文日期右空四字编排，在成文日期之上、 以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压 发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内 （10mm之内）。 成文日期用阿拉伯数字标注，例如：2013年7月24日。 印章不得盖在空白页，当公文排版后所剩空白处不能容下印章 时，应适当调整行距。
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公文写作及公文格式 常见问题解析
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标题拟写问题
＊要素不全 缺失“文种” ，如《关于××××的回复》；缺失“事由”关键词 ，又无“文种”，如《××××2013年工作计划》。 标题由发文单位、事由和文种三要素组成，发文单位通常可省略。 “××××工作计划” 、“××××管理办法”等不能单独行文，应选择 恰当文种予以印发。 ＊提炼不精 上行文标题中出现“上报”、“呈报”等词，属于多余用词。 标题与正文表达主旨不贴切。
公文格式规范及常见问题解析
2013年8月30日
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公文格式标准规范
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版面要求
＊幅面尺寸 公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。 ＊版心尺寸与页边 公文版心尺寸为156mm×225mm，用纸上白边37mm±1mm， 左白边28mm±1mm。 Word页面设置：将页边距默认设置更改为上3.7厘米、下3.5厘 米、左2.8厘米、右2.6厘米。
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＊附注 居左空二字加圆括号编排在成文日期下，与成文日期之间不 空行。 上报的文件（包括请示和报告）必须以附注的形式标注上联 系人和联系电话。
印章及附注格式
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＊附件 “附件”二字及附件顺序号（即“附件标识”）用3号方正黑 体简体字顶格编排在附件首页左上角第一行。附件顺序号和 附件标题应与附件说明的表述一致。
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主体格式
＊标题 用2号方正小标宋简体字，分一行或多行居中排布；回行时， 要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列 应当使用梯形或菱形。 段落设置：左右居中对齐，行距设置为固定值36磅，段前段后 不空行。
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① ②
③
标题多行排列形式
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＊主送单位 用3号方正仿宋简体字编排于标题下空一行位置，居左顶格，回 行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。 当主送单位在三个以下（含三个）时 ，单位名称应一一列明， 用逗号隔开；主送单位为三个以上时，应采用规范用语，如： 向宝鸡钢管公司报送公文，主送单位使用标准全称 “宝鸡石油 钢管有限责任公司” ；给公司所有单位发文时用“公司各单位 ” ；只给部分单位发文时用“各有关单位”。参照宝鸡钢管公 司《关于规范使用公文主送单位用语的通知》（办发〔2010〕 7号 ）。
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＊行数和字数 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以 作适当调整。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号方正仿 宋简体字。 Word页面设置：更改文档网格默认设置，字体设置中字号设置 为三号，网格设置为“指定行和字符网格”，字符设置为每行 28每页22；段落设置：行距最小值28磅。
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＊正文 一般用3号方正仿宋简体字，编排于主送单位名称下一行，每个 自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次用“一、” “（一）”“1.”“（1）”标注；第一层标题用3号方正黑体简体 字、第二层标题用3号方正楷体简体字、第三层和第四层用3号方 正仿宋简体字标注。 层次序数中圆括号为中文键盘输入，圆点为半角输入。层级标题 单独成段不接排文字时末尾不加标点符号。 段落设置：两端对齐，左右缩进0字符，首行缩进2字符，段前段 后间距0行，行距设置最小值28磅，分页中取消勾选孤行控制。
16Biblioteka ＊介词使用不当 问题常出在“关于”和“对”的连用上。如《关于对××××有 关情况的通报》，“关于”和“对”均为介词，且词义相近， 行文中无需重叠使用，应删去“对”字。 介词“关于”位置不当，应置于发文单位名称之后。发文单位 名称原则上可省略，标题过短时可不省略。 ＊误用结构助词“的” 文种前随意省略“的”字，如《关于××××工作安排通知》；“ 的”位置不正确，如《关于××××的情况报告》应改为《关于 ××××情况的报告》。
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针对发文单位的表述，如果被引用的文件为总部“公司文件”， 发文单位可简称为“宝鸡钢管公司”；如果被引用的文件为总部 “部门文件”，发文单位可简称为“宝鸡钢管公司XXX（部门名 称）”。 针对发文字号的表述，应在发文字号后面加上“文件”二字，例 如“（宝管人事〔2013〕17号）文件”。
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缺少文种
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“上报”多余
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“呈报”多余，“关于”位置 不当
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介词连用
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介词连用，“对”字多余
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“关于”位置不当
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标题回行词意不完整
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缺少结构助词“的”
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标题中并列词语之间应用顿号隔开
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标题欠推敲，应为“关于《XXX》征求意见的通知”
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引文不规范问题
＊引用要素不全 在正文中首次引用某一公文时，应将发文单位、公文标题、发文字 号三个要素按顺序全部表述出来；当再次引用同一公文时，可省略 公文标题或者发文字号。 ＊表述不规范 要素位置倒置，如“根据宝鸡钢管公司xx〔2013〕1号《关于XXX的 通知》文件有关要求”，规范表述应为“根据宝鸡钢管公司《关于 XXX的通知》（ xx〔2013〕1号）文件有关要求”。 发文字号表述错误，字号中的六角括号“〔〕”常错用为“【】” 。
附件标识格式
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→页码 用4号半角宋体阿拉伯数字标识，编排在版心下边缘之下，数 字左右要各放一条一字线，同时一字线上距版心的下边缘 7mm。单页码居左空一个字，双页码居右空一个字。 操作步骤： 插入-页码-位置：页面底端（页脚）、对齐方式：外侧-数字 格式：1,2,3... 选择偶数页页码，前空半角2空格，在数字左右各插入一个特 殊符号“—”，数字与“—”间空半角1空格，全部设置为宋 体四号字。