船舶运输技术文件资料归档内容(doc 10页)
上海船舶运输科学研究所
技术文件资料归档实施细则
第一章总则
第一条为了使我所科研生产项目技术文件资料归档内容更加规范化、标准化，特根据我所《设计输出图样和技术文件成套性要求》及《档案管理办法》（所办发[2002]字第59号）制定本实施细则。
第二条项目归档内容既要全面、系统、准确，又要根据项目的重要程度突出重点，抓好关键技术内容的归档。
第三条项目在立项、实施、验收、完工结算和售后服务等阶段形成的技术资料，由事业部负责按本实施细则组织验收、归档。
第四条鉴定成果材料在项目完工结题时，由项目负责人到相关职能部门调出，随项目完工材料一并归档；报奖成果、专利成果及其他成果由机关相关职能部门负责按本实施细则组织验收、归档。
第二章产品项目归档内容
第五条产品项目分别按下述三种不同等级的要求进行归档。
1、A类产品项目——系指(1)具有广阔市场前景的批量产品的首制品；(2)年产量虽然不大，但在一定年限内要生产销售的产品首制品；(3)本所作为技术储备研制的高新技术产品。
2、B类产品项目——系指高技术含量、高难度、高附加值的单件或少量生产的非标产品。
3、C类产品项目——其他产品或应用户要求，在我所原有产品基础上重复生产或经过改进重复生产的产品。
第六条上述产品项目的归档等级，分别由所计划经营处、交技公司经营开发部在立项时确定，并随项目任务下达书一并下达。
第七条 A类产品项目归档内容
一立项阶段
1、技术合同或供货合同；技术任务书或技术协议书；技术规格书(军品)
2、可行性论证报告及其评审意见
二方案设计阶段
1、方案设计及方案说明；
2、方案设计评审申请报告和评审报告；
3、元器件大纲(含元器件控制大纲)、可靠性和可维性大纲、标准化综合要求(军品)；
4、如有原理样机或功能样机，应提供相应的研制总结。
三技术设计阶段
1、技术设计说明书和图样。
图样主要包括：图纸目录、结构总图及零部件图、系统图、布置图、接线图、原理图、印制线路板图、关键零、部件结构计算书(军品)等；
2、技术设计书；
3、主要材料清单：部件、附件、通用件、标准件、外购件、外协件清单；
4、产品装配技术条件和产品验收标准；
5、标准化审查报告；
6、可靠性和可维性大纲规定的相应文件(军品)；
7、技术设计总结；
8、技术设计评审申请报告和评审报告(若进行设计验证应提供设计验证报告)。
四试制试验阶段
1、试验(例行试验)、测试大纲和检验报告；
2、故障调查分析及纠正措施报告(军品)；
3、设计更改记录、更改单、外购产品代用报告(军品)；
4、质量评审报告(军品)；
5、计算机软件文档：软件需求说明、软件设计说明、源程序清单(含磁盘或光盘或芯片，若以光盘归档时，源程序清单可不打印)、目标码文件及目标码产生程序说明(包括编译环境、编译工具、参数设置等)、用户手册或操作使用说明书、维护手册等；
6、工艺文件
7、试制试验工作总结、技术研究报告。
五产品验收阶段：
1、产品检验申请书；
2、生产过程中形成的有关检验记录(如元器件筛选报告、外协
和外购件验收记录、关键工序验收报告等
)；
3、出所质量检验报告、产品合格证书复印件；
4、军检证书(军品)；船检证书(船用产品)；
5、用户对产品的验收报告或验收证明。
六产品销售服务阶段
1、现场安装、调试报告；
2、故障排除报告、产品维修记录；
3、人员培训大纲；
4、产品改进和更新建议书；
5、市场与用户对产品质量的反馈资料。
第八条 B类产品项目归档内容
1、技术合同或供货合同；技术任务书或技术协议书；技术规格书(军品)；
2、可行性报告和方案论证报告；
3、研制工作总结和技术研究报告；
4、全套设计生产图纸。
主要包括：
图纸目录
结构总图及零部件图
系统图
布置图
原理图
印制线路板图
接线图
计算书
5、计算机软件文档，主要包括：软件需求说明、软件设计说明、源程序清单(含磁盘或光盘或芯片，若以光盘归档源程序清单可不打印)、目标码文件及目标码产生程序说明(包括编译环境，编译工具，参数设置等)、用户手册或操作说明书。
6、出所试验大纲及其试验报告；
7、出所质量检验报告及产品合格证书复印件；
8、用户对产品的验收资料；
9、产品在售后服务期间形成的有关文档。
第九条 C类产品归档内容
此类产品项目只归其立项资料；实施中修改部分的图样、技术资料、实验数据和软件文档以及项目负责人认为有保存价值的其他资料。
第三章工程项目归档内容
第十条立项阶段归档内容
1、技术合同、施工合同、技术任务书或技术协议书；
2、可行性研究报告；
3、招投标或以其他形式承接项目的过程中形成的文件资料。
第十一条方案设计阶段归档内容
1、方案设计依据及相关文件；
2、方案设计及方案说明；
3、方案设计评审申请报告和评审报告；
4、设备及主要材料清单；
5、施工预算；
6、有关协议、会议纪要及来往文件。
第十二条初步设计阶段归档内容
1、初步设计说明书；
2、初步设计图册；
3、初步设计概算；
4、初步设计设备材料明细表；
5、初步设计审核意见；
6、扩大初步设计说明书；
7、扩大初步设计图册；
8、扩大初步设计概算；
9、扩大初步设计设备材料明细表；
10、扩大初步设计审核意见；
11、有关来往文件。
第十三条施工设计阶段归档内容
1、施工图设计说明书；
2、施工图设计图册；
3、施工设计预算；
4、设备材料明细表；
5、施工图设计概算；
6、操作使用说明书；
7、施工图设计审核意见；
8、在施工过程中形成的有关文件如：开工报告、设计变更单、工程联系单、项目进展情况资料、施工方案、施工或技术协调会议纪要等。
第十四条安装调试阶段归档内容
1、调试大纲、测试报告；
2、材料、设备合格证、有关检验报告、检验证书及外购设备的验收报告。
第十五条工程竣工验收阶段归档内容
1、工程竣工报告、验收申请报告；
2、验收大纲(或标准)；
3、计算机软件文档：软件需求说明、软件设计说明、源程序清单(含磁盘或光盘或芯片，若以光盘归档源程序清单可不打印)、目标码文件及目标码产生程序(包括编译环境、编译工具、参数设置等)、用户手册或操作使用说明书、系统维护手册。
4、全套竣工图纸：图纸目录、平面布置图、结构图、接线图、连接图、安装示意图、安装施工技术要求及汇总表、印制线路版图、电气原理图、系统软件流程图、系统框图等；
5、工程声像、图片资料及文字说明；
6、验收文件；
7、质量监理文件；
8、工程项目工作总结。
第四章船舶设计项目归档内容
第十六条船舶设计各阶段输出图样和技术文件，应按交通部上海交通设计所“船舶设计管理条例”中的条例三：“船舶设计图纸和技术文件分类规定”的内容归档。
第五章软科学项目归档内容
第十七条软科学项目归档内容
1、技术合同或技术任务书；
2、按合同要求应提交的各项报告；
3、研究报告及背景材料；
4、项目研究工作总结；
5、项目验收证明或报告；
6、有关来往文件。
第六章鉴定成果、报奖成果、专利成果及其他成果归档内容第十八条应用技术鉴定成果归档内容
1、技术合同或计划任务书；
2、技术研究报告(包括技术方案论证、技术特征、总体性能指标与国内外同类先进技术的比较、技术成熟程度、对社会经济发展
和科技进步的意义、推广应用的条件和前景、存在问题等基本内容)；
3、测试分析报告及主要实验、测试记录报告(包括原始记录)；
4、质量标准(企业标准或行业标准或国家标准或国际标准)；
5、国内外同类技术的背景材料和对比分析报告，以及国家科委、国务院有关部门和省(自治区、直辖市)科委认定的，有资格开展检索任务的科技信息机构出具的成果水平检索材料和查新结论报告；
6、用户使用情况报告；
7、经济效益、社会效益分析报告及证明材料；
8、涉及污染环境和劳动安全问题的科技成果，需有关主管机构出具的报告证明；
9、准确的完成单位(不包括一般试制加工单位及一般协作单位)和主要完成人员名单(按解决该项成果技术问题所作贡献大小排序)；
10、若鉴定成果属产品鉴定，尚需补充有关生产工艺文件和产品使用说明书。
11、成果鉴定证书。
第十九条软科学鉴定成果归档内容与第十六条同。
第二十条报奖成果归档内容
1、申报表或推荐表；
2、按申报要求提供的有关技术资料(包括按规定提交的成果影
像资料)；
3、对成果的技术评价证明(如成果鉴定证书、评审意见或专利证书)；
4、成果应用证明；
5、对成果技术水平的检索证明和查新结论报告；
6、成果获奖通知和获奖证书、奖状(按规定发给个人的证书和奖章归获奖人自己保管)。
第二十一条专利成果归档内容
(一)申请发明或者实用新型专利的，应当提交：
1、请求书；
2、说明书及其摘要、附图
3、权利要求书；
4、代理人委托书；
5、授权后的专利证书。
(二)申请外观设计专利的，应当提交：
1、请求书；
2、外观设计的图片或者照片；
3、授权委托书；
4、授权后的专利证书；
5、专利实施技术报告及实验报告。
第二十二条其他成果归档内容
1、申报成果的资料；
2、获奖通知、证书和奖状。
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船舶技术档案证书管理须知
船舶技术档案、证书管理须知Shipping technology archives, certificate management instruction 1.船舶技术档案是记录船舶各项管理工作的一个重要证据，也是船舶安全管理体系运行必不可缺少的一项重要的客观证据，因此，各部门及各岗位人员必须按体系文件要求对各种安全和防污染活动及其结果记录在相应的记录簿/记录表格上。
Shipping technology archives record one of the important evidence in ship security management system running but also an indispensable important objective evidence, therefore, all departments and personnel must according to the system documentation of various safety and pollution prevention activities and record the results in the corresponding record book/record form.1.1.技术档案包括：船舶资料、船舶技术图纸和技术文件、各项设备的使用说明书和证书、船体和设备的测量记录、修船记录、试验报告以及事故报告等。
Technical files including: vessel data, shipping technical drawings and technical documents, various equipment instructions and certificate, hull and equipment measurement records, repairing records, test reports and incident reports etc.1.2.船舶技术档案按船体、轮机（含电器）的分类分别由船长、轮机长接收、登记、建档和保管，并保持资料的完整清洁。
船舶证书、技术文件和图纸资料管理办法
1 目的本办法旨在加强船舶证书、技术文件和图纸资料的管理，及时对船舶进行安全检验和证书更换，维护船舶的安全状况，保证船舶处于正常营运状态。
2 适用范围适用于XXXX公司自有船舶管理。
3 编制依据4 释义4.1 船舶证书是指由国家政府机关及法定机构向船舶颁发的安全和营运证书，主要包括：4.1.1 船舶检验证书簿及相关证书(吨位证书、船舶航行安全证书、结构和设备证书、国际防污底系统证书、国际防止空气污染证书、国际防止油污证书、国际载重线证书、入级证书、燃油保险证书等)4.1.2 国籍/所有权证书4.1.3 最低安全配员证书4.2 船舶技术文件和图纸资料——指船体、机械、电气三部分的图纸、说明书、船舶修理记录、设备检验记录以及专业工具书等。
4.3船舶设备证书是指由设备生产厂家提供的并经过中国船级社检验（CCS）认可的所有船用设备产品合格证、防爆证明等与该设备有关的所有证书。
5 职责5.15.4船舶证书正本由船长负责管理，船长应列明船舶所有船舶证书的文件清单，并负责对本船技术文件和资料的有效使用进行监控。
各船舶具体负责本船技术文件和资料的申领、使用和保管。
6 管理要求6.1 船舶证书的管理6.1.1 船舶证书是船舶营运的法律文件，必须随船保管。
除政府机关验证要求或发证机构检验要求外，任何人不得在船舶运行期间将船舶证书带离船。
6.1.2 船长应及时注意和检查船舶证书的有效期和检验期，对即将到期更换或检验船舶证书，应提前一个月通知船舶作业部机务人员，并填写有关的检验申请表交机务人员。
6.1.3 船舶作业部机务人员应监控各船船舶证书的有效情况，及时联系有关部门或机构进行检验和发证。
6.1.4 船长应组织人员做好检验前的准备工作，并指定有关人员配合检验人员进行船舶检验，以便顺利通过检验取得证书。
6.1.5 船舶通过检验取得证书后，由船舶作业部机务人员向发证机关或机构领取船舶证书。
6.1.6 船舶作业部机务人员领取船舶证书及有关附件或检验报告后应将船舶证书正本及有关附件或检验报告及时送交船长，由船长签收。
船舶档案管理制度
船舶档案管理制度1. 简介本文档旨在制定一套规范化的船舶档案管理制度，以确保船舶档案的安全、可靠和高效管理。
该制度适用于所有航运公司或机构，旨在提供一套统一的管理准则。
2. 档案管理职责2.1 档案管理员- 档案管理员负责船舶档案的整理、归档和保管工作。
- 档案管理员应具备相关专业知识，并熟悉档案管理的法律法规和要求。
- 档案管理员应保证船舶档案的完整性、准确性和可靠性，定期进行档案检查和整理，并记录相关信息。
- 档案管理员应采取措施保护船舶档案的安全，确保档案不被丢失、损坏或泄露。
2.2 船舶所有者/经营者- 船舶所有者或经营者应提供必要的支持和资源，确保船舶档案管理制度的正确实施。
- 船舶所有者或经营者应定期评估档案管理制度的运行情况，并提供必要的改进和调整意见。
- 船舶所有者或经营者应确保雇佣持有相关资质和经验的档案管理员，并提供相关培训和指导。
3. 档案管理流程3.1 档案整理与归档- 新船舶入籍时，档案管理员应按照规定的标准进行船舶档案的整理与归档。
- 档案管理员应对各类船舶档案进行分类、编号和标注，确保档案易于查找和使用。
- 档案管理员应制定详细的归档流程，并记录每个档案的归档位置和状态。
3.2 档案保管与访问- 档案管理员应从未授权人员中限制对船舶档案的访问权限，并确保档案的机密性。
- 档案管理员应定期对档案进行检查和保管，确保档案的完整性和可靠性。
- 特定档案需要授权人员查阅时，应按照规定的流程和程序进行申请和审批。
3.3 档案备份与恢复- 档案管理员应定期对船舶档案进行备份，以防止档案遗失或损坏。
- 备份的档案应储存于安全可靠的位置，并设定相应的访问权限。
- 在档案丢失或损坏时，档案管理员应及时采取恢复措施，以尽快恢复档案的完整性和可访问性。
4. 附则本制度属于内部管理制度，所有相关人员都应遵守本制度的要求和规定。
对于违反制度规定的行为，将依法进行处理。
同时，本制度的具体实施细则由船舶公司或机构进行编制，并与相关人员进行沟通和培训。
船舶档案
《船舶技术档案》的内容
• • • • • • • • 航海和船舶操纵 货物装卸和运载 通信和导航 应急预案和演习 保安和防海盗 海损等经验教训 前述《轮机技术档案》的内容 认为有价值的东西，等等
《船舶技术档案》运作方式
• 由船长、轮机长、大副、客运主任（客船） 根据自己的职责分别记录保存，由船长 （或指定人员）定期汇总。如果条件成熟， 最好让操作级以上的人都建立自己的技术 档案，大家可以经常在一起交流学习，业 务能力都能有所提高。这样保证了船舶管 理的连续性，并为公司机务管理工作的连 续性提供依据。编入公司的SMS体系，让 它具有一定的强制性。
保存方式
《船舶技术档案》记录并保存在船上的电脑 里，可以定期或不定期通过电子邮件或U盘 发给机务主管，机务部门根据该档案定期 总结整理存档，这样船舶和机务互相备份， 以防丢失 档案可以以电子版的船舶技术资料保存， 它的形式不限于文字，也可以是图片、录 音、视频，或以其他形式保存
运作方式
• 船上的记录，船岸联网或定期上报公司主 管部门。 • 海务部经理和机务部经理分别审核、督促 船上海务部分和机务部分的记录，留有备 份，妥善保存。 • 指定一名公司副总经理负责全公司的《船 舶技术档案》。
船舶货运补充资料3
《船舶货运》补充材料（3）第十一章散装液体货物运输第四节散装液体化学品运输一、概述液体化学品: 在温度37.8℃时，其蒸气绝对压力不超过0.28MPa的液体。
包括：硫酸、硝酸、盐酸、苯、煤焦石脑油、甲醇、甲醛、醋酸等。
IMO《国际散装运输危险化学品船舶构造和设备规则》2004版（简称《IBC规则》）于2007年1月1日生效；主要内容：提出了对散化船抗沉性设计标准，船舶布置、液货舱及管系构造和材料、相关安全设备、人员保护设备和检测设备的技术要求。
提供了10多种常见危险化学品运输注意要点，以及452种危险化学品危害类型以及船型和设备的最低要求一览表一、散装液体化学品主要特性1. 易燃性2. 毒害性及污染性毒性可用半数致死量（浓度）、和紧急暴露限值（一次临时性接触浓度EEL——Emergency Exposure Limit）来衡量。
根据《MARPOL73/78》附则II，可分为：A类：对海洋资源或人类健康产生重大危害物质。
B类：对海洋资源或人类健康产生危害物质。
C类：对海洋资源或人类健康产生较小的危害物质。
D类：对海洋资源或人类健康产生可察觉的危害物质。
3. 腐蚀性4. 反应性：指本身的分解和聚合以及与水或其他化学品的反应。
二、散装液体化学品船（Chemical tanker）特点1．尾机型船2．特殊的货舱结构（1）按货物危险程度可分为：I型船：适合于装载危险性最大的化学品，任一货舱的载货容量不得超过1250 m3。
II型船：适合于装载中等危险性的化学品，任一货舱的载货容量不得超过3000 m3。
III型船：适合于装载危险性最小的化学品，基本与油轮相同；（2）按货舱结构可分为：独立液舱：不构成船体结构的一部分。
整体液舱：构成船体结构的一部分。
（3）按液舱舱顶设计压力大小可分为：重力液舱：设计蒸气压力不大于0.07MPa液舱。
压力液舱：设计蒸气压力大于0.07MPa液舱。
3．露天甲板上布置纵横骨架、管系、泵、阀等；4．船上设有污液舱，供贮存污水和洗舱水5．液货舱与非液货舱之间设有隔离舱；6．每一液舱有独立的泵、管系、透气和通风系统。
水运归档目录
目录
第一册开工资料6、工地标语、标志牌照片
1、中标通知书7、安全文明施工技术方案报审表
2、施工合同协议书8、技术交底书
3、安全施工合同（五）廉政建设制度
4、廉政合同第三册进度计划及施工月报
5、履约保函第四册档案资料
6、开工资料 1、计量支付
1）合同项目开工令 2、报告单
2）合同项目开工申请 3、监理通知
3）施工组织设计报审 4、会议纪要
4）现场组织机构及主要人员报审表第五册试验资料（上）
5）主要施工设备进场报审表第六册试验资料（下）
6）分部工程开工申请第七册施工日记（上）
第二册安全文明施工第八册施工日记（下）
（一）安全生产合同及方案第九册质量资料
1、施工临时用电技术方案（一）质量管理
2、安全技术保证体系及保证措施1、质量保证技术方案报审表
3、安全施工专项方案2、工程质量通病及事故防治措施
4、安全生产资金使用计划3、工程项目质量管理机构及措施
5、安全生产应急预案（二）测量资料及工程检查记录
6、防汛应急预报审表1、施工测量技术方案报审表（二）安全管理2、施工测量放样报审表
1、安全管理奖惩制度（三）工程验收资料
2、隐患排查整改管理制度1、单位工程质量评定
3、项目教育培训制度2、单位工程验收鉴定书
4、特种工操作证3、施工管理工作报告
（三）安全检查记录4、工程交工验收证书
（四）、文明施工5、工程预验收意见表
1、规章制度第十册检验质量评定
2、消防安全管理制度1、土建工程分部工程
3、洒水车管理制度2、闸阀门及启闭装置安装
4、工程资料管理制度3、电气系统设备安装
5、岗位职责及岗位安全生产责任制4、控制系统设备安装。
长江航道局船舶建造项目文件材料立卷归档范围
长江航道局船舶建造项目文件材料立卷归档范围
长江航道码头工程项目文件材料立卷归档范围
★如码头工程中含有房屋建设、船舶建造等项目，请按照相关归档范围执行。
长江航道生产业务用房项目文件
材料收集归档范围
（购置商品房）
★购置商品房如有装修，请按照装修工程归档范围执行。
长江航道生产业务用房项目文件材料收集归档范围
（新建房屋及装修工程）
长江航道疏浚工程项目文件材料立卷归档范围
长江航道信息化工程项目文件材料立卷归档范围。
交通运输部海事局关于印发《船舶检验技术档案管理暂行办法》的通知
交通运输部海事局关于印发《船舶检验技术档案管理暂⾏办法》的通知⽂号：海船检[2003]234号颁布⽇期：2003-06-16执⾏⽇期：2003-08-01时效性：现⾏有效效⼒级别：部门规章⽬录第⼀章总则第⼆章管理与职责第三章船检档案管理⼈员的任职条件与基本职责第四章船检档案分类及⽴卷第五章档案管理第六章档案转移第七章附则中国船级社，各省、⾃治区、直辖市船检局（处），各船检管理处：现将《船舶检验技术管理暂⾏办法》印发给你们，请认真贯彻执⾏。
《船舶检验技术档案管理暂⾏办法》中所附的《船舶检验技术档案分类编号办法》（以下简称《办法》）对船检档案的分类编号作出了统⼀的要求，各单位应严格遵照执⾏。
考虑到⼀些单位已形成的船检档案案卷较多，如全部按照该《办法》进⾏重新编号，其⼯作量将会很⼤，因此对各船检机构已按原有分类编号办法进⾏整理的案卷，可不按该《办法》进⾏重新编号。
但为便于统⼀管理，各单位应根据实际情况，编写新旧档案号的对照表，以⽅便查找利⽤。
⼆○○三年六⽉⼗六⽇船舶检验技术档案管理暂⾏办法第⼀章总则第⼀条为了加强船舶检验技术档案的管理，发挥船舶检验技术档案的作⽤，提⾼船检⼯作质量和管理⽔平，更好地为航运事业服务，依据有关法律、法规和规章，制订本暂⾏办法。
第⼆条船舶检验技术档案（以下简称“船检档案”）是指船舶检验机构及验船⼈员在船舶、海上设施和船⽤产品（含船运货物集装箱，以下同）法定检验活动及其相关活动中直接形成的应当归档保存的技术⽂件材料。
本条所指的相关活动是指受中国海事局委托、由船舶检验机构实施的对焊⼯考试机构认可和对各类检测、检修机构的认可（以下简称“机构认可”）等活动。
第三条本办法适⽤于船舶检验机构对船检档案的搜集、整理、登记、统计、保管、利⽤等⼯作。
第四条船检档案由船籍港船舶检验登记机构实⾏集中管理，统⼀保存。
第五条船检档案是船检⼯作的重要组成部分和信息资源，各级检验机构要对船检档案管理有必要的投⼊，加强对档案⼯作的领导，应有领导分管档案⼯作，有专⼈负责档案的具体管理。
船舶档案整理规范
船舶档案整理规范（更新至2011-04）致各外勤业务员：请在船离港后3-5天内按如下规范认真整理好船舶档案，并交外勤主管审核,7天内交到调度处审核，然后在12天内交至财务结算，20天内回到调度处审核，25日内审核修正完毕寄委托方。
整套船舶文件档案请按照下述条目分类:1．财务有关费用的一切文件单船小结 / 外勤工作记录 / 委托电/ 报价单 / 国籍和吨位证书 / 货物舱单/ 进出口检验检疫申请/消毒申请单/各委办事项的委托书/登陆证申请单/ 吨税申请单及吨税复印件 / 加水 / 供应单或收据(见备注E) / 船长借支 / 电话单 / 电传单 / 交通车单(见备注E) / 交通船单(见备注E) / 快件单 / 卫控证书申请等等与费用有关的文件（附上一套完整的正本或盖原始章的货物资料，并注意在档案留底一份。
该资料与调度发送给委托方的货物资料基本一致。
）还要附上要给委托方的其他文件，如正本提单签收、正本吨税执照签收件，加油收据等。
（以上文件请注意复印留底）备注：A.船长直接委托的涉及费用的项目，请附带船方的书面委托。
B.如若正本吨税不能随船，切记在单船工作记录上注明，以便调度及时同知委托方。
C.单船小结最后一栏“其他”上应列明该轮在港时外勤所发生的一切费用。
如修船的，可以将不同的费用归类统计列明，如签证，船员更动，看病，购买电话卡等。
D.如我司有介绍供应商给船上的，需向船长取回一张供应清单复印件；如船长或船东自行安排的，请将一份供应清单复印件放调度资料即可。
E.交通车/船单，一定要列明接送或使用人的名字，尤其是船员、船东或委托方等等，最好有当时人的签名，要写清楚具体的地址、时间等。
F.外勤报销时需用到上述车单或委托书等的，一律使用复印件报销。
2．调度单船登记 / 委托电 /报价单/ 船员名单（如有变动，新船员名单也列入其中） / 进出口岸申请书 / 船长文件签收收据 / 各备件或快件签收单 / 记载任何特别事项的重要文件（如安检报告、复印留底的委托书、正本提单签收和正本吨税签收，我司的船长意见反馈表等文件）/ 供应单（船长或船东自行安排的）/ 外勤工作记录(工作记录里需写明是否有安排加水、供应、消毒、收垃圾、清污油等事项。
运输标准版中的运输文件保存和归档规定
运输标准版中的运输文件保存和归档规定随着现代物流业的发展，各种类型的运输文件在日常运输管理中起着重要的作用。
对于保证运输操作的正常进行以及后续数据查询等方面，运输文件的保存和归档变得至关重要。
为了规范运输文件的管理，运输标准版中明确了运输文件保存和归档规定。
本文将对这一规定进行详细阐述。
一、运输文件的分类在运输标准版中，运输文件可以分为以下几类：1. 运输合同：运输合同是运输过程中最重要的文件之一。
它记录了运输双方的权益和责任，并规定了运输的货物、数量、运输路线、时间等关键信息。
一份完整的运输合同应当包含合同编号、签署日期、双方签字盖章等基本要素。
根据规定，运输合同应当保存至少三年。
2. 运输单据：运输单据包括提货单、运输单、收货单等。
提货单记录了货物的提货时间、地点以及提货人的签字等信息；运输单是运输过程中的核心文件，它记录了货物的发运、中转和送达情况；收货单用于确认货物的收货情况。
这些单据应当依照规定保存至少一年。
3. 运输报告：运输报告是对运输过程中的重要事件、异常情况以及运输效果进行记录和总结的文件。
这些报告有助于评估运输质量和效率，提高运输过程中的管理水平。
根据规定，运输报告应当保存至少两年。
二、运输文件的保存和归档要求为了确保运输文件的保存和归档工作的有效进行，运输标准版中提出了以下要求：1. 文件整理与管理：所有的运输文件应当按照文件类型进行分类整理，并采取适当的措施进行管理。
应当制定文件管理制度，明确文件的存放位置、访问权限、借阅手续等。
运输文件的保管室应当保持整洁，保证文件的安全性和完整性。
2. 文件保存期限：根据规定，所有的运输文件都应当按照所属类别的要求进行保存。
运输合同保存期限为三年，运输单据保存期限为一年，运输报告保存期限为两年。
保存期限的计算起始时间应当从文件最后一次使用的日期开始计算。
3. 归档管理：针对保存期限已满的运输文件，应当进行归档处理。
归档文件应当进行分类编号，并制定归档登记表明确归档文件的基本信息，如文件名称、编号、归档日期等。