高效工作方法PPT课件
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如何提高工作效率PPT课件
何改进并提升效率 6、学习分配工作 7、今日事今日毕 8、避免分散注意力 9、将阻碍减到最低 10、培养说“不”的能力 11、应付突发状况 12、随时检视
13
如何提高效率
• 时间利用高效 • 工作沟通高效 • 有效利用身边的工具 • 整洁的工作环境 • 善于变革、简化工作
14
有效沟通的原则
是双向互动交流
的占了约80%。 在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。
9
时间管理无效十大原因
1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议
10
要事第一的时间策略－时间矩阵
6
高效工作
用最少的时间,最少的人力,物力,财力,用 最简单的方法做成最重要的事情. 达成你所期望的结果！
7
如何提高效率
• 时间利用高效 • 工作沟通高效 • 有效利用身边的工具 • 整洁的工作环境 • 积极主动善于变革
8
80/20法则巴列特定律
一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。 80%的销售额来自20%的销售人员。 每个企业优秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸
取得一致观点或行动 获得准确的信息 获得正确的结果
写 9%
读 16%
双方感受是愉快的
让对方感受你是积极的
重复沟通，不如集中沟通 说
30%
听
说
听 45%
读 写
文字（邮件）<声音 （电话）<面对面 （身体语言）
15
有效的说的原则
对事不对人 坦陈自己的真实感受 多提建议少提主张 发挥语言的魅力 让对方理解自己的意思
13
如何提高效率
• 时间利用高效 • 工作沟通高效 • 有效利用身边的工具 • 整洁的工作环境 • 善于变革、简化工作
14
有效沟通的原则
是双向互动交流
的占了约80%。 在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。
9
时间管理无效十大原因
1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议
10
要事第一的时间策略－时间矩阵
6
高效工作
用最少的时间,最少的人力,物力,财力,用 最简单的方法做成最重要的事情. 达成你所期望的结果！
7
如何提高效率
• 时间利用高效 • 工作沟通高效 • 有效利用身边的工具 • 整洁的工作环境 • 积极主动善于变革
8
80/20法则巴列特定律
一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。 80%的销售额来自20%的销售人员。 每个企业优秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸
取得一致观点或行动 获得准确的信息 获得正确的结果
写 9%
读 16%
双方感受是愉快的
让对方感受你是积极的
重复沟通，不如集中沟通 说
30%
听
说
听 45%
读 写
文字（邮件）<声音 （电话）<面对面 （身体语言）
15
有效的说的原则
对事不对人 坦陈自己的真实感受 多提建议少提主张 发挥语言的魅力 让对方理解自己的意思
高效工作方法ppt课件
五 高效的外围协作工作方法探讨
14
团队效率的产生
1、 组织管理机制----合理、适当的分工和配合方法 2 、决策机制----清楚有序的“大脑” 3、信息传递与反馈机制----敏感而迅速的“神经” 4 、执行机制---有力而灵巧的“手脚”
15
4－1.团队构成中的问题 4－2.搞清团队目标 4－3.优化分工 4－4.提高决策能力 4－5.提高团队执行能力 4－6.提高或优化单兵能力 4－7.团队风格形成
C、完善或者明确团队分工是提升团队效率的最重要任务之一，这个工作比引入
人员补充团队能力缺陷更为重要。
D、任何团队或者说企业甚至国家由小到大的过程，就是不断进行工作细分的过
程，不断的细分工作导致一项完整工作需要经过很多人很多环节才能实现。如何 保证这么多人配合一致达到工作目标？
20
4.4 提高决策能力
12
高效个人工作方法建立要点
1
2 3
长期坚持培养习惯，习惯改变命运
固化重复性内容，确保工作的持 续能力（持续能力也是效率）
对工作方法进行改进本身也是工作的 一部分，要固定列入计划
13
一 高效的核心要点及价值体现
核心 要点
二 工作方法分类（个人/团队/外围协作） 三 高效的个人工作方法探讨
四 高效的团队工作方法探讨
优化分工方法
A、不同团队的工作目标不同，，但按组织原则可将团队工作大体可分为：决策
分析类、组织规划类、专业技术类、执行操作类、监督反馈类、后勤支持类。
B、团队的负责人应该结合团队目标梳理和考虑团队成员（包括自己）的能力倾
向和擅长的方向，看看自己这个团队能力强项和短板分别是什么？有没有缺项？ 短板和缺项是否是团队必须或者急需加强的？
高效工作的八项技能 ppt课件
2016年2月
湘煤大学教学研讨
（二）情绪管理技能 ——高效工作的前提
王维保语录：
控制不了情绪，何以控制行为；控制不了行为，何以控 制自己；控制不了自己，何以控制别人；控制不了别人，何 以控制管理。
一个需要被别人赞美而快乐的人，这一辈子都不会快乐。 管理：就是讲的控制，控制人、事、钱、物。管理最高 的境界就是人心的管理而非人的行为的管理。
目标和理想（梦想）是不一样的，人可以没有 理想（梦想），但不能没有目标。目标必须是量化 的、具体的。
一个城市、一个行业、一个平台（企业）、一 项技能、一个家庭、一个岗位……都要有目标。
2016年2月
湘煤大学教学研讨
（五）目标管理技能 ——高效工作的目的
张瑞敏语录：目标决定策略，定位决定命运。 1、目标设定原则 原则一：目标的具体要求。 原则二：目标必须是可衡量的。 原则三：目标是可能实现的。 原则四：目标是切合实际的。 原则五：目标要有时间表。
2016年2月
湘煤大学教学研讨
我认为：
2016年2月
湘煤大学教学研讨
工作中的四种不优表现
2016年2月
湘煤大学教学研讨
二、高效工作的八项技能
自我学习技能 人际管理技能 目标管理技能 组织沟通技能
情绪管理技能 健康管理技能 时间管理技能 执行合作技能
2016年2月
湘煤大学教学研讨
（一）自我学习技能 ——高效工作的源泉
案例：白沙实业公司人力资源部副部长（正部级待遇） 邓育军
2016年2月
湘煤大学教学研讨
1、乐观主义者的三大特质：
（1）任何情况下都能发现好的一面。 （2）能从挫折苦难中总结经验，吸取教训。 （3）总是竭力找出每个问题的解决办法。
《如何提高工作效率》PPT课件
略分析中，它是最常用的方法之一。
SWOT四个英文字母分别代表：优势（Strength）、劣势 （Weakness）、机会（Opportunity）、威胁（Threat）。
从整体上看，SWOT可以分为两部分：第一部分为SW，主 要用来分析内部条件；第二部分为OT，主要用来分析外部 条件。
二、SWOT分析模型
类似的想法与感受是情有可原的,尤其在沮丧时更是如此。 然而,以上的问题全都不可取,不仅负面,又无助于改善现 况——这些就可归为是“错误的问题”。
29
.
• 往好处想,沮丧时刻也是最好的机会。当脑中浮现 “错误问题”时,我们应该选择拒绝,并提出更好、更 有担当的问题,例如：“我该如何改变现状?”，以 及“我该如何尽自己的力量,以支持我的团队或组 织?”
➢ 你正面临改变吗?最近你的生活中,有任何窒碍难行的状况吗?如果答案是肯 定的,那么提出个正向的问题：“我该如何适应这多变的世界?”才是切实可行 的.
35
.
2、别问“什么时候”
➢ “他们什么时候才要解决这些问题”、“顾客什么时候才会回我电话”、“我们 什么时候才能获得决策所需要的信息”……当我们问“什么时候”，表示别无 选择，只能在一旁干等，把行动推迟到未来，终将导致延宕。而拖延也会 使压力上升，当事情越积越多时，我们开始感觉难以招架，工作的乐趣自 然因此被剥夺了。
因素，化解威胁因素； ②考虑过去，立足当前，着眼未来。
第四步：战略选择
15
.
战略
内部因素
劣势（W）
优势（S）
外 部
机 会 (0)
wo战略
so战略
（扭转型战略） （增长型战略）
因 素
威 胁 (T)
wt战略
st战略
SWOT四个英文字母分别代表：优势（Strength）、劣势 （Weakness）、机会（Opportunity）、威胁（Threat）。
从整体上看，SWOT可以分为两部分：第一部分为SW，主 要用来分析内部条件；第二部分为OT，主要用来分析外部 条件。
二、SWOT分析模型
类似的想法与感受是情有可原的,尤其在沮丧时更是如此。 然而,以上的问题全都不可取,不仅负面,又无助于改善现 况——这些就可归为是“错误的问题”。
29
.
• 往好处想,沮丧时刻也是最好的机会。当脑中浮现 “错误问题”时,我们应该选择拒绝,并提出更好、更 有担当的问题,例如：“我该如何改变现状?”，以 及“我该如何尽自己的力量,以支持我的团队或组 织?”
➢ 你正面临改变吗?最近你的生活中,有任何窒碍难行的状况吗?如果答案是肯 定的,那么提出个正向的问题：“我该如何适应这多变的世界?”才是切实可行 的.
35
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2、别问“什么时候”
➢ “他们什么时候才要解决这些问题”、“顾客什么时候才会回我电话”、“我们 什么时候才能获得决策所需要的信息”……当我们问“什么时候”，表示别无 选择，只能在一旁干等，把行动推迟到未来，终将导致延宕。而拖延也会 使压力上升，当事情越积越多时，我们开始感觉难以招架，工作的乐趣自 然因此被剥夺了。
因素，化解威胁因素； ②考虑过去，立足当前，着眼未来。
第四步：战略选择
15
.
战略
内部因素
劣势（W）
优势（S）
外 部
机 会 (0)
wo战略
so战略
（扭转型战略） （增长型战略）
因 素
威 胁 (T)
wt战略
st战略
高效工作技巧PPT课件
忌拉小圈子
工作时应该保持高 昂的情绪状态，即 使遇到挫折，也不 要牢骚满腹、怨气 冲天。
忌情绪不佳，
牢骚满腹
领导面前充分表现 自己，办事积极主 动；同事或下属面 前，推三阻四、爱 理不理。
忌趋炎附势 ，攀龙附凤
忌逢人诉苦
不要把痛苦的经历一谈再谈。忘记 过去的伤心事，把注意力放到充满 希望的未来，做一个生活的强者。
二、具体方法
01 02 03 04 05
情目时人自 绪标间际我 管管管管提 理理理理升
生理学家艾尔马——情绪生理实验
将人在不同情绪状态下呼出的气体 收集在玻璃试管中，冷却后变成水发现：
心平气和
悲伤
猜一猜：
在愤怒、生气状态下呼出的气体冷 却成水后,将其注射到大白鼠身上， 将会发生么？
结果：
几分钟后大白鼠死亡!!!
启示：一些看似难以实现的大目标分割成无 数个小目标，实现起来就不困难了。每天实现一 个目标，日积月累，就会收获人生的大成功。
大目 标
设定目标
小目 标
更小 目标
实现目标
剥洋葱图
即时 目标
即时目标 更小目标 小目标 大目标
日本学者关于时间浪费的调查
“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，
即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。”
高效工作 技巧
目 录
Contents
一 高效工作的含义
二 高效工作的具体方法
三
结束语
一、高效工作的含义
（一）工 作 是 什 么
工作是不要只做上 级要求你做的事
工作时应该保持高 昂的情绪状态，即 使遇到挫折，也不 要牢骚满腹、怨气 冲天。
忌情绪不佳，
牢骚满腹
领导面前充分表现 自己，办事积极主 动；同事或下属面 前，推三阻四、爱 理不理。
忌趋炎附势 ，攀龙附凤
忌逢人诉苦
不要把痛苦的经历一谈再谈。忘记 过去的伤心事，把注意力放到充满 希望的未来，做一个生活的强者。
二、具体方法
01 02 03 04 05
情目时人自 绪标间际我 管管管管提 理理理理升
生理学家艾尔马——情绪生理实验
将人在不同情绪状态下呼出的气体 收集在玻璃试管中，冷却后变成水发现：
心平气和
悲伤
猜一猜：
在愤怒、生气状态下呼出的气体冷 却成水后,将其注射到大白鼠身上， 将会发生么？
结果：
几分钟后大白鼠死亡!!!
启示：一些看似难以实现的大目标分割成无 数个小目标，实现起来就不困难了。每天实现一 个目标，日积月累，就会收获人生的大成功。
大目 标
设定目标
小目 标
更小 目标
实现目标
剥洋葱图
即时 目标
即时目标 更小目标 小目标 大目标
日本学者关于时间浪费的调查
“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，
即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。”
高效工作 技巧
目 录
Contents
一 高效工作的含义
二 高效工作的具体方法
三
结束语
一、高效工作的含义
（一）工 作 是 什 么
工作是不要只做上 级要求你做的事
提高工作效率培训课件PPT41张
– 人事：给组织结构设置编制、配备人员和保持 满员
– 领导：领导工作是对工作人员施加影响，使他 们对组织和集体的目标做出贡献。
– 控制：控制工作是衡量和纠正下属人员的各种 活动，从而保证事态的发展符合计划要求
• 领导：
– 领导是指带领和指导组织中成员去实现共同确定的组 织目标的各种活动过程的总和
在一定时间只限一定范围的人知悉的事项
• 性质和特点：
– 一是关系到国家的安全和利益 – 二是依照法定程序确定的 – 三是时间性和知密范围的限定 – 四是可变性
2．国家秘密等级的划分 • 《中华人民共和国保守国家秘密法》第二章第九条
把国家秘密的密级分为“绝密、机密、秘密”三级
– “绝密”是最重要的国家秘密，泄露后会使国家的安全和 利益遭受特别严重的损害。
– 领导者： • 担负领导职责、负责实施领导过程的个人 • 基本职能：
– 通过领导使组织成员协调一致的工作去实现组织的目标 – 设法满足组织成员的需要，帮助他们实现个人的目标
– 领导艺术是管理的补充，但不能取代管理
二、为什么要提高工作效率
1．效率延长生命
– “剪时间尺”游戏 • 60寸（60岁）-20寸（1~20岁）=40寸（岁） • 40寸-13寸（睡眠）=27 • 27-4（就餐）=23 • 23-2.5（交通）=20.5 • 20.5-1.5（闲谈）=19 • 19-5（看电视）=14（年）
•
• 日常事务 • 思想观念 • 知识
– 人们在实践中获得的认识和经验的总结
• 能力
– 我们从事各种活动，适应生存所必须而且影响活动效果的心理特 征的总和
– 心智能力（智力）和躯体能力
• 性格
– 人们对客观事物的相对稳定的态度体系和习惯化了的行为方式
– 领导：领导工作是对工作人员施加影响，使他 们对组织和集体的目标做出贡献。
– 控制：控制工作是衡量和纠正下属人员的各种 活动，从而保证事态的发展符合计划要求
• 领导：
– 领导是指带领和指导组织中成员去实现共同确定的组 织目标的各种活动过程的总和
在一定时间只限一定范围的人知悉的事项
• 性质和特点：
– 一是关系到国家的安全和利益 – 二是依照法定程序确定的 – 三是时间性和知密范围的限定 – 四是可变性
2．国家秘密等级的划分 • 《中华人民共和国保守国家秘密法》第二章第九条
把国家秘密的密级分为“绝密、机密、秘密”三级
– “绝密”是最重要的国家秘密，泄露后会使国家的安全和 利益遭受特别严重的损害。
– 领导者： • 担负领导职责、负责实施领导过程的个人 • 基本职能：
– 通过领导使组织成员协调一致的工作去实现组织的目标 – 设法满足组织成员的需要，帮助他们实现个人的目标
– 领导艺术是管理的补充，但不能取代管理
二、为什么要提高工作效率
1．效率延长生命
– “剪时间尺”游戏 • 60寸（60岁）-20寸（1~20岁）=40寸（岁） • 40寸-13寸（睡眠）=27 • 27-4（就餐）=23 • 23-2.5（交通）=20.5 • 20.5-1.5（闲谈）=19 • 19-5（看电视）=14（年）
•
• 日常事务 • 思想观念 • 知识
– 人们在实践中获得的认识和经验的总结
• 能力
– 我们从事各种活动，适应生存所必须而且影响活动效果的心理特 征的总和
– 心智能力（智力）和躯体能力
• 性格
– 人们对客观事物的相对稳定的态度体系和习惯化了的行为方式
《高效办公必备技巧课件》
并设立明确的截止日期。
3
确定会议目的
在召开会议之前，明确会议的目的和议 程，确保会议的高效和成果。
使用有效的会议软件
选择适合的会议软件以提高视频会议效 果和参与者的体验。
避免多任务处理
1 集中精力
避免同时处理多个任务，以 便更好地专注和提高工作质 量。
2 优先级和计划
制定合理的工作计划并明确 任务的优先级，以便更好地 管理工作。
有效的团队协作和沟通技巧
协作平台
使用在线协作工具，如团队日历 和项目管理软件，以便更好地与 团队共享信息和任务。
即时沟通
使用即时通信工具和视频会议软 件，方便团队成员之间的及时沟 通和协作。
反馈机制
建立有效的反馈和评估机制，以 促进团队协作和个人成长。
正确使用会议和通讯工具
1
分配任务和责任
2
会议后，将任务和责任分配给相关人员，
高效办公必备技巧
通过掌握高效办公技巧，你可以提高工作效率，减少压力，更好地管理时间 和任务。本课件将为你介绍一些实用的技巧。
为什么时间管理很重要？
有效利用时间
学会排定任务的优先级，提 高生产力，更好地分配时间 以完成任务。
减少压力
通过时间管理技巧，可以更 好地控制并减轻工作压力， 提高工作满意度。
3 时间块划分
将工作分成独立的时间块，专注于一项任务，提高效率。
组织办公室和文件
整理工作区域
保持工作区整洁有序，将物品放 置在正确的位置，方便使用和减 少分心。
文件分类和归档
为文件创建适当的分类和归档系 统，以便快速查找和管理重要信 息。
妥善管理办公用品
保持办公用品的充足和整洁，以 便方便使用和提高工作效率。
如何提高工作效率培训ppt课件
3、如何为工作任务安排适当时间
设定重点、设定优先顺序
4、如何合理分配精力
做“最重要”与“最迫切”的事 做自己该做的事 头天做好计划 集中精力抓关键
8
四、加强时间管理
1、如何合理支配时间
确定每天的目标 最充分地利用您最显效率的时间 集中精力 利用间歇时间
2、如何杜绝做事拖延
9
四、加强时间管理
3、如何加强个人管理时间
贝尔宾团队角色理论：实干家、协调员、推进者、智多
星、外交家、监督员，凝聚者、完美主义者。
2、如何建立有效的组织结构
设定可行目标：目标可行，就是要让全体员工对于目标的实现和结果
有较明确的预期，目标的分解要到位，个人目标要清晰。
合理分工：到事事有人做，人人有事干。
统一指挥：要在组织中形成一个上下通畅、连续不断、权责对应的指
1
学习要点：
一、 二、 三、 四、 五、 六、 七、 八、
树立高效意识 确定有效的工作目标 合理安排任务 加强时间管理 建立有效沟通系统 创建高效团队 克服主观的低效因素 克服客观的低效因素
2
一、树立高效意识
1、如何正确评估自身效率状况
360度评估法为管理者提 供了一种简洁实用的审查自我、 了解自我、把握自我的方法， 正所谓“兼听则明，偏信则 暗”。通过充分的了解自己， 不断提高自我的工作效率。
谨防时间陷阱 学会从事务性工作中摆脱出来 注意时间的集中使用 有效地计划与安排自己的时间
10
五、建立有效沟通系统
1、如何与同事良好合作
小游戏：前面的同事 对后面同事说句： “我喜欢你。”
对不同的人使用不同的语言、积极倾听员工的发言、恰当地使用 肢体语言、保持理性，避免情绪化行为、减少沟通的层级、让员工 对沟通行为及时做出反馈
设定重点、设定优先顺序
4、如何合理分配精力
做“最重要”与“最迫切”的事 做自己该做的事 头天做好计划 集中精力抓关键
8
四、加强时间管理
1、如何合理支配时间
确定每天的目标 最充分地利用您最显效率的时间 集中精力 利用间歇时间
2、如何杜绝做事拖延
9
四、加强时间管理
3、如何加强个人管理时间
贝尔宾团队角色理论：实干家、协调员、推进者、智多
星、外交家、监督员，凝聚者、完美主义者。
2、如何建立有效的组织结构
设定可行目标：目标可行，就是要让全体员工对于目标的实现和结果
有较明确的预期，目标的分解要到位，个人目标要清晰。
合理分工：到事事有人做，人人有事干。
统一指挥：要在组织中形成一个上下通畅、连续不断、权责对应的指
1
学习要点：
一、 二、 三、 四、 五、 六、 七、 八、
树立高效意识 确定有效的工作目标 合理安排任务 加强时间管理 建立有效沟通系统 创建高效团队 克服主观的低效因素 克服客观的低效因素
2
一、树立高效意识
1、如何正确评估自身效率状况
360度评估法为管理者提 供了一种简洁实用的审查自我、 了解自我、把握自我的方法， 正所谓“兼听则明，偏信则 暗”。通过充分的了解自己， 不断提高自我的工作效率。
谨防时间陷阱 学会从事务性工作中摆脱出来 注意时间的集中使用 有效地计划与安排自己的时间
10
五、建立有效沟通系统
1、如何与同事良好合作
小游戏：前面的同事 对后面同事说句： “我喜欢你。”
对不同的人使用不同的语言、积极倾听员工的发言、恰当地使用 肢体语言、保持理性，避免情绪化行为、减少沟通的层级、让员工 对沟通行为及时做出反馈
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员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
4·3 自我约束——改变习惯是关键
不要老以“时间不够用”作为“想做而没有做” 的借口。 你应该去做的事情，而不管你是否喜欢去做。
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
4·4 留出弹性时间 将干扰考虑进你的生活，你会更加坦然。 ——谁在干扰你？什么时间？多长时间？什么事？ 干扰是你工作的一部分······但绝不意味着容忍所有的干扰。
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
1.2 开始系统化你的工作
（1）工作档。
☻什么是工作档？
工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。
☻工作档有什么？
A.立即可用的资料。 B.“待议”的项目。
C.固定项目。
D.目前的专案
E.问题档
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作 方法
执行（Do） 计划（Plan）
检查（Check）
修正再执行（Action）
在工作程序Plan Do Check Action过程中： ☻ Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法； ☻ Do即执行实施，并加以控制； ☻ Check即确认或评估执行状况与目标之差距； ☻ Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正
键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
分享
应用80:20定律，管理核心员工。
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
小结：
关注目标 信息过滤 做正确的事 ABC法则 80:20定律
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
第四部分 经验分享
C（检查）阶段： 1、考核 2、反馈 A(修正在执行）阶段： 1、总结 2、提高 ——提高后进入下一循环（包括未
解决的问题和新出现的问题）
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
小结：
了解“PDCA”循环图 P （Plan）计划 D （Do）执行 C （Check）检查 A （Action）修正再执行
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
应用80:20定律，你需要学会：
■寻求捷径，而非全程参与； ■练习用最少的努力去控制工作、生活； ■选择性寻找，而非巨细无遗地观察； ■在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现； ■完成最重要的工作，不必事必躬亲； ■… …
特别提醒： 我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关
5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、 整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持 工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地 提高工作效率。
如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
1.2 开始系统化你的工作
（2）资料档
☻列出你的资料档项目清单。
☻建立资料档时需要考虑的两件事：
A.怎样的资料才有保存价值？
B.你的资料档方便查阅吗？
☻帮助你将自己资料档结构化的做法：
A.列出你工作的主要内容，这些可以成为你资料档的类别。
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
4·5 甭想把整个海洋煮沸
请记住：你没有能力把整个海洋煮沸！个人的知识、 能力、精力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、 经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功 劳被别人抢走。
合作、合作、再合作，永远都是合作！——替他人着 想
保持对工作的热情，并将这种热情注入别人体内，就 必然出现合作的结果。
采取措施。
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
PDCA循环工作步骤表
阶段
步骤
计划阶段（P） 执行阶段（D）
①设定目标 ②搜索与目标相关的信息 ③找出最佳方案 ④制订计划工作表 ⑤按计划工作表执行工作
检查阶段（C）
⑥检查执行情况
修正再执行阶段（A）
⑦对检查结果做出修正 ⑧修正后再执行
PDCA循环工作步骤图
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
3.1 锁定工作的目标
未了解目的港口的人无法一帆风顺。 ——塞内卡
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
3.1 锁定工作的目标
有效目标的“SMART”原则：
明确的（Specific）； 可量化的（Measurable）； 切实可行的（Achievable）；
设定 目标 修正后再执行
搜索 信息
对检查结果
做出修正
A
C
拟定方案
P 制作计划工作表 D
检查执行情况
按计划工作表 执行工作
员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
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PDCA在绩效管理中的应用： P（计划）阶段： 1、企业目标 2、职位说明书 3、关键指标 D（实施）阶段： 1、沟通 2、辅导 3、记录
高效的工作方法
第一部分 使你的工作系统化
在旁观者看来，不整洁的工作 场所除了反映出工作者头脑混乱 以外，不再代表其他。
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1.1 你的工作需要系统化
办公室的5S运动：
5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、 清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五 个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。
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4·6 找到你自己的师傅
三人行必有我师 多向别人学习 多向前辈学习 找一个你尊敬的人拜为师傅，多和他交流，听取他的
建议
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谢谢
1.2 开始系统化你的工作
教你一招： （1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整
理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。 （2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 （3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。 （4）建立问题档，一部分编号01—12，代表每年的每一个 月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。
否
否是
这项任务是否必要？
否
是
留待有空时再做
否
不必做，取消它
A型 任务
B型 任务
C型 任务
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3·5 80:20定律
80：20定律主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产 生大的结果、产出或酬劳。
就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里80%成果，来自 于你所付出的20%。因此，你只要集中精力处理工作中比较重要 的20%的那分，就可以解决全部的80%。
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第三部分 高效的工作方法
有人问撒切尔夫人，你每天日理万 机又是怎样将所有的工作处理得井井有 条的，撒切尔夫人说，“其实没什么诀 窍，我只是将每天应做的工作列出来， 然后一条条划去而已”
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日常工作表单：
每日工作计划 每周工作计划 每月工作计划
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2·1 什么是PDCA？ 这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（Do ）、检查 （Check）、修正再执行（ Action）。
计划
（Plan）
修正 再执行
(Action)
检查
(Check)
执行
(Do)
P A 循环 D
C
2.2 PCDA循环法四大要素
考虑一项任务的优先程度
这项任务是否既重 是 是否今天就需要完成？ 是
要又紧迫？否 是
否
是
立即行动
否
否
这项任务是否重要但 是 这项任务是否有最后 是
不紧迫，或紧迫但不
期限？ 否 是
留出时间完成
重要？ 否 昌
否
否
制订可行的期限
这项任务是否日常性 是
的？ 否 是
这项任务能否助你更
有效地工作？
否
是
是
分出时间来完成
注重结果的（Result-oriented）； 有时间限制的（Time-limited）。
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3.2 信息过滤器：一切的根源
如果我们只会一 味地搜集资料，而不会加以利用， 那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。
3.2 信息过滤器
信息过滤器流程图
高效工作方法
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高效的工作方法
症状：工作越来越没效率； 文件积压越来越厚； 每天的预定目标只完成了一半； 下班时发现今天几乎什么也没干。
病因：无目标、无计划，工作无规律； 做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法； 时间管理不善，做事不分先后、主次。
员工基本职业素质培训 系列之一
B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。
C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。
D.一个抽屉存放一个或多个类别。
E.将档案按字母顺序排列。
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1.2 开始系统化你的工作
让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同
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