企业人事档案管理制度2020版
人事档案管理制度完整版
第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，提高人事档案管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括员工入职、离职、调动、晋升、培训等过程中的各类档案材料。
第三条公司人事档案管理工作遵循以下原则：（一）真实性原则：人事档案内容必须真实、准确、完整。
（二）保密性原则：人事档案属于个人隐私，必须严格保密。
（三）完整性原则：人事档案材料应当齐全，不得缺漏。
（四）安全性原则：人事档案保管应当安全，防止档案丢失、损坏、泄露。
第二章管理机构及职责第四条公司人力资源部负责公司人事档案的统一管理，设立人事档案管理岗位，配备专职档案管理人员。
第五条人事档案管理人员的职责：（一）负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
（二）负责档案材料的编制、统计、查询、报告等工作。
（三）负责档案库房的安全、保密工作。
（四）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。
第三章档案收集与归档第六条员工入职时，应当提交以下材料：（一）身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件。
（二）入职申请表、劳动合同等。
（三）其他与入职相关的材料。
第七条员工离职时，应当提交以下材料：（一）离职申请表、离职证明等。
（二）离职原因说明。
（三）其他与离职相关的材料。
第八条档案归档应当符合以下要求：（一）按照档案材料的内容、时间、类别等进行分类。
（二）档案材料应当完整、齐全，不得缺漏。
（三）档案材料应当进行编号、登记、编目。
第四章档案保管与使用第九条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当保持清洁、干燥、通风，温度、湿度适宜。
（二）档案材料应当使用防潮、防蛀、防霉、防尘的包装材料。
（三）档案材料应当定期进行检查、维护。
第十条档案使用应当符合以下要求：（一）档案借阅应当办理借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等。
企业人事档案管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司劳动人事档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。
第三条公司人事档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家有关法律法规和政策要求，规范档案管理工作。
（二）统一管理：公司人事档案实行集中统一管理，各部门应积极配合。
（三）保密安全：加强档案保密工作，确保档案资料安全。
（四）定期检查：定期对档案进行清理、整理和检查，确保档案资料完整。
第二章档案管理职责第四条人力资源部负责公司人事档案的统一管理工作。
（一）建立档案管理制度，明确档案管理流程。
（二）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用。
（三）组织档案的鉴定、销毁和统计工作。
（四）负责档案保密工作，确保档案资料安全。
第五条各部门应积极配合人力资源部做好以下工作：（一）按照档案管理制度，及时向人力资源部提交档案资料。
（二）加强对档案资料的管理，确保档案资料的真实性和完整性。
（三）配合人力资源部进行档案鉴定、销毁和统计工作。
第三章档案收集与归档第六条公司员工入职时，应提交以下档案资料：（一）身份证复印件。
（二）学历证书复印件。
（三）专业技术资格证书复印件。
（四）劳动合同复印件。
（五）其他与工作相关的证明材料。
第七条档案归档应遵循以下要求：（一）档案资料应按照档案管理制度进行分类、整理。
（二）档案资料应齐全、完整，不得缺页、破损。
（三）档案资料应按照时间顺序排列。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：（一）档案资料应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中。
（二）档案资料应定期检查、整理，发现问题及时处理。
（三）档案资料不得随意借阅、复制、涂改、销毁。
第九条档案利用应遵循以下要求：（一）档案资料仅限于公司内部使用，不得外借。
（二）查阅档案资料应填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。
（三）查阅档案资料应遵守保密规定，不得泄露档案内容。
完整公司人事档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
第三条公司人事档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司设立人事档案室，由专人负责档案的收集、整理、保管和利用。
（二）保密原则：严格遵守国家保密法规，确保人事档案的机密性。
（三）真实性原则：人事档案内容真实、准确，不得弄虚作假。
（四）及时性原则：及时收集、整理、归档人事档案，确保档案的完整性。
第二章管理范围和内容第四条人事档案管理范围：（一）员工的基本信息，包括姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、学历、职称等。
（二）员工的工作经历，包括工作单位、工作时间、职务、职称、岗位等。
（三）员工的政治思想表现，包括参加党团组织、获奖情况、违纪违规记录等。
（四）员工的专业技能、工作业绩等。
（五）员工的其他相关材料，如劳动合同、社会保险、福利待遇等。
第五条人事档案管理内容：（一）员工档案的收集：按照规定收集员工档案材料，确保档案的完整性。
（二）员工档案的整理：按照档案管理要求，对收集到的档案材料进行分类、编号、装订，建立档案目录。
（三）员工档案的保管：确保档案的安全，采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。
（四）员工档案的利用：按照规定，为员工本人、组织人事部门和其他有关单位提供档案查询、复制等服务。
第三章管理机构和职责第六条公司设立人事档案室，由专人负责档案管理工作。
第七条人事档案室的主要职责：（一）负责公司人事档案的收集、整理、保管和利用。
（二）负责档案的归档、销毁、归档等工作。
（三）负责档案保密工作，确保档案的机密性。
（四）负责档案管理的培训和指导。
第八条公司各部门负责人及员工应积极配合人事档案室的工作，按照规定提供档案材料。
第四章管理制度和措施第九条档案收集制度：（一）员工入职时，应提交相关档案材料。
企业员工人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强企业员工人事档案管理，保障员工合法权益，提高人事档案管理效率，根据国家有关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本企业全体员工的人事档案管理。
第三条人事档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保人事档案的完整性，不得遗漏、损毁、篡改档案材料。
2. 保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息安全。
3. 规范性原则：严格按照人事档案管理的各项规章制度进行操作。
4. 便捷性原则：提高人事档案管理的效率，方便员工查阅和使用。
第二章档案管理职责第四条人事部为档案管理的主管部门，负责企业员工人事档案的收集、整理、保管、借阅等工作。
第五条各部门负责人应积极配合人事部做好员工人事档案管理工作。
第六条员工本人有义务配合人事部做好人事档案管理工作，如实提供相关材料。
第三章档案收集与整理第七条员工入职时，应向人事部提交以下材料：1. 身份证复印件；2. 毕业证书复印件；3. 职业资格证书复印件（如有）；4. 体检报告复印件；5. 其他相关材料。
第八条人事部对收集到的档案材料进行审核、整理，建立员工人事档案。
第九条档案材料应按照时间顺序、类别等进行分类存放，便于查阅和管理。
第四章档案保管与借阅第十条人事部应指定专人负责档案保管工作，确保档案安全。
第十一条档案保管应采取以下措施：1. 设立专门的档案室，配备必要的消防、防盗设施；2. 对档案进行定期检查，发现损坏、霉变等情况及时修复；3. 对档案进行分类存放，避免交叉存放；4. 对档案进行防虫、防霉处理。
第十二条员工需查阅人事档案时，应向人事部提出申请，经批准后方可查阅。
第十三条查阅档案时，应遵守以下规定：1. 不得擅自复制、摘抄档案材料；2. 不得在档案上涂改、损毁；3. 不得泄露档案信息。
第五章档案变更与销毁第十四条员工个人信息发生变更时，应及时向人事部报告，并提交相关证明材料。
第十五条人事部对变更信息进行核实后，对档案进行相应变更。
企业人事档案管理制度细则
企业人事档案管理制度细则第一章总则第一条为规范企业人事档案管理工作，保护员工合法权益，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有员工的人事档案管理工作，包括档案的建立、保管、利用和销毁等环节。
第三条本制度由公司人力资源部门负责实施和监督，各部门负责人负责具体执行和落实。
员工应当严格按照本制度的规定履行档案管理义务。
第四条企业人事档案应当保持真实、完整、清晰、准确。
任何组织和个人都不得篡改、泄露、私自销毁或者私自携带档案，一经发现，将依法追究责任。
第二章人事档案建立和归档第五条企业应当在员工入职时建立其个人档案，内容包括但不限于身份证明、学历证书、职业资格证书、员工合同、考核评定、奖惩记录等。
第六条公司应当建立专门的档案库，对员工档案进行妥善保管，并设置密码、刷脸识别等措施确保档案安全。
第七条档案保管人员必须保守秘密，严禁将档案内容透露给未经授权的人员。
第八条员工个人不得私自带走档案，如需查阅或复印，必须得到人力资源部门的批准。
第三章人事档案利用和查询第九条员工个人档案仅限于公司内部使用，不得对外公开或透露给非公司人员。
第十条员工有权查阅自己的档案，并可以要求人事部门提供复印件或电子版。
第十一条其他员工查询档案需经被查询员工本人同意，并且仅限于工作需要。
第十二条档案查询和利用使用必须符合法律、法规和公司规章制度要求，不得违法或滥用档案信息。
第四章人事档案管理审批流程第十三条员工档案的建立、更改和销毁等涉及档案管理的行为，必须经过人事部门审核和审批，并在档案上做出记录。
第十四条档案管理人员在审批过程中，应当严格审核申请材料、核实信息，并在规定的时间内发出审批意见。
第十五条一旦审批通过，相关人员应当在规定时间内完成相关档案管理工作，并及时将结果反馈到人事部门。
第五章人事档案销毁与保留第十六条人事档案应当按照《中华人民共和国档案法》的规定进行保留和销毁。
公司企业人事档案管理制度
公司企业人事档案管理制度
一、总则
1、本制度定义了本公司企业人事档案管理的规定，贯彻执行国家有关法律、法规和规章制度。
2、本制度实施所涉及的档案管理，包括企业的招聘、录用、聘任、培训、考核、离职和开除等活动及其相关档案的管理。
3、本制度所指的档案包括企业聘用人员的个人档案、企业培训活动的统计档案和其他企业管理活动的统计档案。
4、本制度旨在建立企业人事档案管理制度，改善企业的档案管理，保护企业人事档案的安全性和合法性，以保障企业管理所需的正确和有效的信息支持。
二、档案的管理
1、企业档案的管理应当遵守国家法律、法规和规章制度，建立和完善企业档案管理机制。
2、企业档案管理分为三个部分：personnel files、training files 和other management files。
（1）人事档案管理
企业对它聘用的员工的个人档案应当定期更新、完善，并保存在备份存储介质中以备日后查阅。
（2）培训档案管理
企业对所参加培训的员工应当建立完整的培训档案，包括员工培训计划、培训内容、培训结果等信息，并将其保存在备份存储介质中，以备日后查阅。
（3）其他管理档案管理
企业应当建立完整的管理档案。
公司内部人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司人事档案管理，确保人事档案的准确、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及公司章程，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的档案管理，包括在职员工、离职员工及实习生的人事档案。
第三条公司人事档案管理工作遵循以下原则：（一）依法管理，保护隐私；（二）真实、准确、完整；（三）安全、保密、高效；（四）分级管理，责任到人。
第二章档案范围第四条公司人事档案包括以下内容：（一）员工基本信息档案；（二）员工学历、职称、培训档案；（三）员工工作经历、岗位变动档案；（四）员工奖惩、考核档案；（五）员工劳动合同、离职证明等。
第三章档案管理职责第五条公司人事部负责公司人事档案的归档、整理、保管、利用等工作。
第六条各部门负责人负责本部门员工的档案管理工作，确保档案的真实、准确、完整。
第七条员工本人负责保管好自己的档案，配合公司进行档案管理。
第四章档案归档第八条员工入职时，应提交相关材料，包括但不限于身份证、学历证书、劳动合同等，由人事部进行归档。
第九条员工在任职期间，如有学历、职称、培训、奖惩、考核等方面的变动，应及时向人事部报告，并由人事部进行归档。
第十条员工离职时，应提交离职证明等相关材料，由人事部进行归档。
第五章档案保管第十一条公司人事档案实行集中保管，设置专门的档案室，配备必要的档案柜、防潮、防虫、防盗等设施。
第十二条档案室应保持整洁、通风、干燥，确保档案安全。
第十三条档案管理人员应定期检查档案，发现破损、丢失等问题，应及时报告并采取措施。
第十四条档案管理人员应严格执行保密制度，未经批准，不得泄露档案内容。
第六章档案利用第十五条公司各部门因工作需要查阅档案时，应向人事部提出书面申请，经批准后方可查阅。
第十六条查阅档案时，应遵守以下规定：（一）查阅人须出示有效身份证件；（二）查阅人应爱护档案，不得随意涂改、损坏；（三）查阅人不得将档案带出档案室；（四）查阅完毕后，应及时归还档案。
企业人事档案管理制度
一、目的为确保企业人事档案的完整性和安全性，提高人事档案管理效率，规范企业人事档案工作，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于企业内部所有员工的人事档案管理。
三、职责1. 人力资源部负责制定和组织实施人事档案管理制度，对人事档案进行统一管理。
2. 各部门负责人应积极配合人力资源部做好人事档案的收集、整理、归档和管理工作。
3. 人事档案管理员负责具体实施人事档案的收集、整理、归档、保管、查询、借阅等工作。
四、人事档案管理内容1. 人事档案包括以下内容：（1）员工基本情况档案：包括员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。
（2）员工工作经历档案：包括员工入职时间、离职时间、岗位变动、薪酬福利、奖惩情况等。
（3）员工培训档案：包括员工参加的各类培训、考核、证书等。
（4）员工劳动合同档案：包括劳动合同签订、续签、变更、解除等。
（5）员工健康档案：包括员工体检、职业病诊断、健康证明等。
2. 人事档案管理要求：（1）收集：各部门应按照规定及时收集员工人事档案资料，确保档案的完整性。
（2）整理：对收集到的档案资料进行分类、整理、归档，确保档案的规范性。
（3）归档：按照档案管理规范，将整理好的档案资料及时归档。
（4）保管：严格执行档案保管制度，确保档案的安全、完整。
（5）查询：员工本人或经授权的人员可查询本人的人事档案。
（6）借阅：需借阅他人档案的人员，需经相关部门负责人批准，办理借阅手续。
五、档案保密1. 严格保密制度，确保人事档案的机密性。
2. 未经授权，任何人不得查阅、复制、泄露他人的人事档案。
3. 对违反保密规定的人员，将按照相关规定进行处理。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由人力资源部负责解释。
3. 各部门应严格按照本制度执行，确保企业人事档案管理工作顺利进行。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
人事档案管理制度人力资源部2020 年 10 月拟目录第一章总则 (3)第二章机构和职责 (3)第三章人事档案的管理内容 (4)第四章人事档案管理工作基本流程 (5)第五章档案管理工作标准 (6)第六章档案收集制度 (7)第六章档案归档制度 (8)第六章档案装订和编号制度 (8)第七章档案维护制度 (10)第六章档案的使用制度 (10)第八章档案封存与销毁制度 (11)第七章人事档案事务 (11)第八章附则 (12)第一章总则第一条为了提高人事档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定和人事档案管理的科学方法，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条员工人事档案是组织、人事等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料。
是历史地、全面地考察和了解员工的主要依据。
公司和部门文件是公司在发展过程中发布的，目的是提高公司的管理水平，维护工作秩序，更好的为公司和员工的发展服务。
第三条完善人事档案的管理工作；贯彻有关档案保密、保管的制度，确保人事档案的安全与完整。
第四条本办法适用于XXXXXX公司人事档案管理工作。
第二章机构和职责第五条负责制订、修改和完善人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；员工人事档案管理工作在人力资源部指导下，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理，同时接受上级的监督、检查与指导。
第六条公司应专设档案室进行统一管理。
第七条职工解除劳动合同、辞职、自动离职、出国不归或除名、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，可由本公司档案室暂时代为管理。
第八条档案管理员工作要求和职责（一）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力。
（二）严格执行保密守则，不向无关人员泄露人事档案内容。
（三）管理好本单位员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。
（四）负责本单位人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作；（五）调查研究员工人事档案工作情况，制定各项规章制度及工作流程。
（六）档案管理部门应建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序，确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。
（七）办理其他相关事宜。
第三章人事档案的管理内容第九条员工人事档案的内容和分类：（一）员工人事档案管理：是员工入司随转的人事档案材料，由学籍档案转变而成。
员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况也应及时存入员工人事档案。
（二）员工档案管理：是公司为每个员工建立的内部管理档案。
包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训、体检等材料。
建立此档案旨在方便内部管理，人力资源部指派专人负责管理。
（三）人事部门文件管理：人力资源本部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册。
（四）公司文件管理：集团公司发文，国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。
平时收文即入活页册保存，年终编排目录。
第四章人事档案管理工作基本流程流程说明：（1）收集。
收集人员任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资变动等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉等材料，充实档案内容。
（2）鉴别。
对收集的人事档案材料进行认真鉴别，不属归档的材料按规定妥善处理。
（3）整理。
把人事档案材料进行分类、排序、编目、技术加工和装订成卷。
（4）核对。
对整理好的人事档案，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。
（5）入库。
核对无误，入库保管。
明确专人管理人事档案库房，做好“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温），确保人事档案安全。
（6）统计。
每年统计一次档案基本情况，核对档案材料。
发现档案中缺少有关材料，及时登记并收集补充。
第五章档案管理工作标准第六章档案收集制度第十条档案日常收集包括员工考核表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等材料。
日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。
每年1月份收集员工聘任晋升审批材料、年度目标责任书等；每月月初收月度相关的目标责任书；其他人事档案资料要按时进行收集、整理并及时归档。
第二条重要时段档案归档在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作：（一）新员工报到时新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号（同员工的工号相同）、员工姓名、性别。
涉及材料如下：1、身份证、毕业证、学位证、职称证、成绩单等复印件各两份；2、英语证书、计算机证书，所获荣誉证书及资格证书等复印件各一份；3、需交一寸彩色标准照片4张（实物版），一寸彩色标准照片1张（电子版）；4、报到证、户口迁移证（或常住人口登记卡）复印件各一份（仅限需落户人员）；5、与原单位解除劳动合同的证明、体检证明（仅限社会招聘人员）；6、三方协议及劳动合同书；7、工资标准文件存档。
（二）员工办理转正手续时员工转正手续完成后，转正证明和转正后的工资标准。
（三）员工办理离职手续时在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：1、《员工离职工作移交表》；2、《员工离职交接表》；3、《离职证明》。
第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。
第六章档案归档制度第十二条归档员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到每卷档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。
1、必须是办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案；2、对不属于职工档案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理；3、归档材料应真实，完整齐全、文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入本人档案。
4、档案材料统一使用十六开（184X260毫米）规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。
5、凡归档材料不符合要求或材料缺少，必须返回经办部门补齐或补办手续，达到要求后，方可归档。
6、在归档过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
第六章档案装订和编号制度第十三条每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。
第十四条档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：（一）题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目；（二）材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间；（三）档案材料页码按图书编页法进行编页，凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写。
第十五条档案大小标准档案管理以件为单位，标准是16 开(185×260)。
对超16开规格的档案材料,在不影响材料完整和不损伤字迹的条件下,可进行剪裁或折叠。
对破损,卷角,折皱和小于16 开规格的档案材料,要进行裱糊。
第十六条档案书写标准字迹要端正,清晰,书写材料一般应使用碳素墨水第十七条档案装订标准每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐,平整,不压字，装订牢固。
对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,不损害材料内容。
拆除档案材料上的大头针,曲别针,订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料。
具体方法:（一）目录置于卷首,材料排列顺序与目录相符。
（二）理齐档案材料.材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边两边为齐。
（三）打孔.在材料左侧1.5 厘米处竖直等间距打三个孔,孔距8.3 厘米,用鞋带装订。
（四）使用国家统一规定的标准职工档案卷皮.档案卷皮须书写档案人的姓名。
（五）装盒.将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名,档案号和籍贯。
（六）职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查。
（七）后续档案材料的整理.后续职工档案材料,每半年整理一次,将材料内容填写到相应的目录中,并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内,将材料装订到案卷中。
第十八条档案编号标准（一）页号编写在有书写内容的每页归档文件正面的右下角,背面的左下角起依次标注页号（二）类件号编写在归档文件首页右上方空白位置加盖"类件号"章类号:"一"到"十"件号为同一类材料内的顺序号,按时间顺序或主次关系确定（三）卷(袋)内目录置于每个职工档案材料卷(袋)首,用耐久材料书写或计算机打印,各项目应填写应完整、准确每类之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用责任者:归档文件形成单位或个人,即文件的署名者题名:填写归档文件的标题,应完整,准确;对没有题名或不能反映文件内容的,应另行编写,用"[ ]"括起日期:采用阿拉伯数字8 位表示,可分两行书写页数:该件材料总页数要求:每卷档案必须有详细的档案材料目录.目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写.具体要求:(1),按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写;第十九条档案装具档案卷皮长27.4 厘米,宽20.5 厘米；档案袋选用较好的牛皮纸，长30 厘米,宽23 厘米,厚(折叠部分)2.5 厘米。
第二十条档案检索建立职工档案管理台账(案卷目录)，项目包括:姓名,档号,存放地址,备注等。
职工档案用"10"表示,下设1,在岗职工,2,退休职工,3,离岗职工,4,死亡职工。
第七章档案维护制度第二十一条统计制度人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量，人事档案材料收集补充情况，档案整理情况，档案保管情况，库房设备情况，人事档案工作人员情况。
第二十二条检查核对制度检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般每年进行一次。
下列情况出现时，要对档案进行及时核查：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
第二十三条保卫保密制度设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。