【培训课件】会议的组织和管理
团队管理培训课件(共 33张PPT)

会议必须有明确的目的
只有开会的目的或者会议议程清晰明确, 会议才会变得既有价值又有效率 减少汇报情况的会议 决策会议提前派发资料
有效解决分歧,让团队更团结
每个人都是有差异的,每个人的思 想也不尽相同。在一个团队里面, 存在分歧并不奇怪,也不可怕。重 要的事,要有效地解决分歧,才能 够打造出一只充满正能量和高效执 行力的团队
领导者的“流程”职责包括: 1.在整个公司中交流发展理念。 2.仔细地倾听反馈。 3.依据反馈、宏观视野以及组织能力来调整 发展理念。 领导者的产出: 1.时刻关注宏观视野。 2.行为保持与公司的能力相一致。 3.在整个组织中交流这些发展理念。 4.考虑反馈并作出必要的调整。
阻碍团队正能量的五种最常见的 恐惧
对批评的恐惧 对失败的恐惧 对拒绝的恐惧 对得不到自己想要的事物的恐惧 对失去自己所拥有事物的恐惧
怎样发挥出无限的正能量
在一个具有正能量的团队里,每一个人都 会强烈认同团队的愿景、使命、价值观等 营造一个让员工有归属感的环境。如果我 们所创造的条件与人的内部动力以及价值 观相联系,那么员工就会主动参与。反之 则会置身事外,简单的混日子拿工资。 管理者真诚地想他人所想,然后找到双方 都认可的方法,让他们与你的目标都得以 实现
宏观视野
在地理术语里,地平线指的是地面与天空看上去相接的地 方,同样是这个词,用在管理学里边,表示的是宏观视野,致 力于预测未来可能发生什么。商业中的宏观视野一词,包括趋 势、预报、预言、预立法规、经济预测、技术提升等。领导者 对宏观视野理解的越透彻,就能更好地履行所有的职责。
组织能力
会议组织培训课件(PPT 47张)

2、会议成本预算 有明显投入的大中型会议,特别是跨地区的、会 期超过一天的会议,必须计算成本,作出预算。 会议成本包括两部分,一部分是“显性成本”, 如会场租借费,文件材料费,与会者的交通费、 食宿费等。 一部分是“隐性成本”,即与会者因参会而损失 的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3 倍再乘以2计算。
另一种是临时的主持人,比如各种代表会 议,或几个单位,几个地区的联席会议, 则由代表们选举或协商产生。
3、议题 议题是会议所要讨论的题目,所要研究的课题, 或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重 要性,又必须具有明确性和可行性。 议题的产生通常由两种情况:一种是领导根据需 要指定的;另一种是秘书调查研究、综合信息后 提出,再经领导审定的。 有些重大的代表会议,先由代表提出“提案”, 由秘书或秘书处汇总,再提交主席团或专门的 “提案审查委员会”审议通过,才能成为列入会 议议程的正式议题。因此,议题还必须具有合法 性。
会议成本=X+2J×N×T,其中,X是显性 成本,J代表与会人员每小时平均工资的文件准备 1、开幕词 开幕词是会议开始时会议主席所作的发言 稿,一般带有预告性及礼仪性质,比较简 短。内容大体包括三方面:对来宾和与会 人员表示欢迎;对会议的内容、任务、目 的作简要介绍;预祝会议成功。
2、工作报告 工作报告是会议的主要文件,其中的主要 内容往往是会议讨论的中心议题。工作报 告必须有实质性的内容,既可以是对前阶 段工作成果、经验、缺点的回顾与总结, 也可以是对后阶段工作提出计划、预算、 部署或展望。
3、发言稿 即工作报告之外的其他与会者的发言稿。 发言稿的内容要有所侧重,或是背景介绍, 或是财政开支或是人事管理等。发言稿有 的由发言人亲自撰写,有的由秘书代为起 草,发言人再修订定稿。
管理者培训教全-课件

团队意识
管理者必备意识(8)
1+1>2
Chapter4 :管理者与担当者 解决问题手法的差异
指脱离了应有的状态,产生了令人不满的差异的现象
:
危机意识
!!!
!!!!!!
问题的发现
改善意识
问题意识
?
改善的历程
我没时间改善
你不合格
12H实务
我们可以担当啦…
2H实务
3rd
6H改善
1st
上级
下属
授权指导…
2nd
我们一起 改善……
4th
改善对象
组织
工作流程
环境
更有条理 / 规范 更舒适 更现代 / 时尚
资源活用最大化 (浪费减少、杜绝)
下达指令(告诉部下进行工作) … 激发动机
召 集
暗 示
商 量
委 托
命 令
自主性
强制性
紧急事件
一般事务
人事调动
普通改善点
共同事务
统筹(出现偏差时采取纠正措施)
调整
强制:
上级:
下属:
妥协:
协调:
(满意)
(不满)
(一般)
能力
项 目
当遭遇挫折、困难的时候,重温你的目标,任何困惑都将得到平抚……
管理者必备意识(2)
2019年
2019年
2009年
危机意识
180天后我将失业,现在该做些什么? 30天后我将失去现在的职位,现在该做些什么?
对工作的态度、与同事的合作、对公司的兴趣,会大有改善……
会务工作培训课件ppt

。
参会人员管理规范
02
确定参会人员范围,明确参会人员职责,确保会议效果。
会议记录与资料管理规范
03
对会议记录、议决、报告等进行整理和归档,确保会议成果的
可追溯性。
会务工作标准制定与执行
01
02
03
制定会务工作标准
根据行业标准和实际需求 ,制定符合组织特点的会 务工作标准。
培训与执行
对会务工作人员进行专业 培训,确保各项标准得到 有效执行。
会议场地选择问题主要包括场地设施不完善、场地大小不合适以及场地费用过高 等。
详细描述
在选择会议场地时,会务人员应考虑场地设施是否满足会议需求,如投影设备、 音响设备等;同时,要根据参会人数和场地大小选择合适的场地,避免过于拥挤 或空旷;此外,还要关注场地费用是否合理。
会议设备准备问题
总结词
会议设备准备问题主要包括设备故障、设备不足或设备不兼 容等。
定期评估与改进
对会务工作标准进行定期 评估,根据实际情况进行 修订和改进。
会务工作标准的监督与检查
监督机制建立
建立有效的监督机制,对 会务工作标准执行情况进 行监督。
检查与反馈
定期对会务工作进行检查 ,收集反馈意见,及时发 现问题并进行整改。
持续改进
通过对监督检查结果的持 续改进,不断提升会务工 作水平,提高会议效率和 质量。
会中服务工作
会议签到
在会议开始前,为参会 人员提供签到服务,确 保参会人员到场情况。
会议记录
安排专人负责会议记录 ,记录会议内容和重要
发言。
会议资料的发放
根据会议日程,及时将 会议资料发放给参会人
员。
茶歇服务
在会议期间提供茶歇服 务,为参会人员提供短 暂的休息和交流机会。
会务工作培训课件ppt

改进建议
根据评估结果,提出针对性的改进措施和建议,为下 一次会议提供参考和借鉴。
后续跟进与服务
跟进
对会议议题和讨论的问题进行持续关注,了解后续进展和动态,及时向相关人员反馈。
服务
为参会者提供必要的支持和帮助,解决他们在会议后遇到的问题和困难。
05 会务工作常见问题与应对策略
CHAPTER
会议时间冲突处理
确定会议形式
根据会议内容和目的,选择适当的会 议形式,如现场会议、视频会议等。
会议地点选择与布置
选择合适的会议地点
根据会议规模和需求,选择适合的会议地点,确保参会人员能够舒适地进行交流 和讨论。
布置会场
根据会议形式和主题,对会场进行布置,包括座位安排、投影设备、音响设备等 ,确保会议顺利进行。
会议物资准备
为他们提供服务。
03
在会议期间保持关注, 及时解决参会人员的合
理需求和问题。
05
详细描述
02
对于有特殊需求的参会 人员,如语言障碍、饮 食要求等,提供相应的
支持和协助。
04
会议物资丢失或损坏处理
详细描述
总结词:会议物资的丢失或 损坏会影响会议效果,需要
及时处理。
01
02
03
在会议前对物资进行检查和 准备,确保数量和质量符合
会务工作培训课件
汇报人:可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会务工作概述 • 会务筹备工作 • 会中服务工作 • 会后服务工作 • 会务工作常见问题与应对策略
01 会务工作概述
CHAPTER
会务工作的定义与特点
总结词
会务工作是一项组织和管理会议事务的工作,具有计划性、协调性和细致性的 特点。
会务工作培训课件

根据会议记录,提炼出会议的主要内容和重点,形成简明扼要的会议纪要。
编写会议报告
对会议进行全面深入的分析和总结,形成详细的会议报告,包括会议背景、目的、议程、发言内容、 讨论结果等。
跟进会议决议执行情况
制定跟进计划
根据会议决议,制定具体的跟进计划和时间 表,明确责任人和跟进方式。
跟进执行情况
准备会议背景资料
为与会人员提供必要的会议背景资料,以便他们更好地了解议题和讨论内容。
准备相关物品
根据会议需求,提前准备所需的文具、笔记本、矿泉水、茶点等物品。
03
会中服务工作
接待与会人员及嘉宾
热情周到
对与会人员和嘉宾表示热 烈欢迎,提供必要的帮助 和指导。
登记信息
准确记录与会人员和嘉宾 的姓名、单位、职务等信 息,方便后续联系和沟通 。
沟通协调
与相关部门和人员进行沟通协调,共同解决突发 事件或问题。
会后总结与跟进工
04
作
整理会议记录与资料
整理会议记录
确保会议记录的准确性和完整性,包括会议 主题、时间、地点、参会人员、议程、发言 内容等。
整理会议资料
收集并整理会议相关的文件、资料、图片、 视频等,方便后续查阅和使用。
编写会议纪要及报告
引导入座
根据会议安排和座位表, 引导与会人员和嘉宾到指 定位置就座。
协助主持人掌控会议进程
熟悉流程
提前了解会议议程和流程,确保 会议按照预定计划进行。
协助开场
协助主持人做好开场白,介绍会议 主题、目的和与会人员。
维持秩序
在会议过程中,协助主持人维持现 场秩序,确保会议的顺利进行。
记录会议内容与决议
及时服务
会务工作培训课件ppt

方法:采用问 卷调查、访谈 等方法进行评
估。
PART SEVEN
会务工作常见问题及解 决方案
会议筹备中的常见问题及解决方案
会议主题不明确:需要提前 确定会议主题和目的,并制 定详细的议程。
参会人员不合适:需要确定 合适的参会人员,包括相关 领导、专家、行业人士等。
会议时间安排不合理:需要 提前确定会议时间,并考虑 会议地点、交通等因素。
会议前的准备工作: 协助会务组进行会 场布置,检查设备 是否正常
会议中的服务工作: 保持会场整洁,及 时倒茶水,清理纸 杯等
会议后的收尾工作: 整理会场,检查设 备是否有损坏,及 时报修等
会议服务中的沟通和协调
建立良好的沟通渠 道
及时解决问题,化 解矛盾
有效沟通,确保信 息传递准确无误
积极协调,达成共 识,促进会议顺利 进行
会议接待流不够规范,容易出 错
会议接待费用过高,超出预算。
会议服务中的常见问题及解决方案
会议场地选择:考虑参会人员数量、活动类型等因素,确保场地适宜 会议设备准备:提前安排好音响、投影、灯光等设备,确保活动顺利进行 茶歇与午餐安排:根据参会人员数量和需求,合理安排茶歇和午餐,提供高品质服务 会议流程安排:制定合理的会议流程,包括议程、时间安排等,确保活动有序进行
会议评估的指标和标准
会议目标是否明确
会议议程是否合理
与会人员是否具备相应的知 识和经验
会议时间是否充足
会议评估的反馈和应用
反馈:提供具 体的反馈意见, 帮助改进会议 组织和管理。
应用:将评估结 果应用于下一次 会议的组织和管 理,提高会议效
率和质量。
目的:评估会 议的效果和价 值,为管理层 提供决策依据。
会议管理(会前 会中 会后的注意事项)

会议管理(会前会中会后的注意事项)会议管理是企业日常运营中重要的组织和协调工作,而会前、会中和会后的注意事项则是确保会议顺利进行并取得有效成果的重要环节。
在会前,需要做好会议筹备工作,包括确定会议主题和议程、邀请参会人员、准备会议材料等;在会中,需要确保会议高效有序地进行,保证每个议题的讨论和决策都得到充分的讨论和决策;在会后,需要做好会议总结和跟进工作,包括整理会议纪要、跟踪会议行动项并落实等。
以下将详细探讨会前、会中和会后的注意事项。
一、会前的注意事项1.确定会议主题和议程会前,对于要举行的会议,首先需要明确会议的主题和议程,确保会议的目的明确、内容集中。
主题和议程的确定通常由会议组织者或会议召集人来确定,并需要提前告知参会人员。
此外,确定会议主题和议程时还需要充分考虑参会人员的需求和利益,确保会议内容能够对参会人员产生积极的影响。
2.邀请参会人员确定了会议的主题和议程后,就需要根据议程确定需要邀请参会的人员。
在邀请参会人员时,需要考虑到参会人员的职责和权利,并且要提前通知参会人员会议的时间、地点和主题。
在实际操作中,还可以通过电话、邮件或其他通讯工具与参会人员进行沟通,确保他们能够准确地收到邀请信息。
3.准备会议材料在确定了会议主题和议程以及邀请参会人员后,就需要开始准备会议材料。
会议材料通常包括与会议主题相关的文件资料、图表和数据,以及与会议议程相关的文件资料和发言稿等。
准备会议材料时,需要对资料进行充分的梳理和筛选,确保资料的全面、准确和有针对性,以便为会议讨论和决策提供有效的支持。
4.安排会议场地和设备为了保证会议能够顺利进行,会前需要对会议的场地和设备进行安排。
会议场地通常需要考虑到会场的大小、舒适度和便利性等因素,确保能够容纳所有参会人员,并且提供必要的休息和茶歇设施。
会议设备则包括投影仪、音响设备、台式电脑等,需要根据会议的具体要求来进行安排。
5.确认会议时间和日程安排会前需要确认会议的时间和日程安排。
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会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例:99决算
30
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
检查表
31
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
32
会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
33
•
•
感情上的亲密,发展友谊;钱财上的 亲密, 破坏友 谊。20. 11.1920 20年11 月19日 星期四 7时52 分30秒2 0.11.19
谢谢大家!
34
注意 事项
餐饮方面 租车问题 价格问题
11
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准,要细致、全面、 对等、漏洞。
12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
内容涉及
1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用 4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等
备到位 签到、发资料、安排 代表的食宿、订餐落
实 接站组织、车辆调节 器度交警联系、司机
安排
会后 结算、善 后、总结 结帐、剩余 物资处理
退房、回收 问卷、结帐
结帐
14
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例:2007年年会
邀请信
内容: 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执
协助总指挥,负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、 条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等,以及相关 物资、资料的准备,费用的预算、决算等
会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、会议 资料的整理、汇编
7
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
13
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分工 总负责 物资组
签到组
车辆调度
负责人
会前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实
设备 邀请、人员落实、房
间餐桌车辆分配
寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导
行程
会中 内外沟通、协调、处
理突发事件 分发物资历、采购会 中物品食品、保证设
23
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例: 签到程序界面演示
24
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件
25
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房; 整理物品; 结帐; 回收问卷。
26
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得道多助失道寡助,掌控人心方位上 。19:52:3019:5 2:3019:52Thur sday , November 19, 2020
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安全在于心细,事故出在麻痹。20.11. 1920.1 1.1919:52:3019 :52:30 November 19, 2020
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加强自身建设,增强个人的休养。202 0年11 月19日 下午7时 52分20 .11.192 0.11.19
会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则: 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据,方便操 作、节约资金,保证会议 顺利进行
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
会场方面 宾馆的软硬件
10
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组:出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作
21
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会
22
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点:住房钥匙 签到台 住房分配 其它
4
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例:《99年代理会及 联欢会策划实施案》
5
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
会务工作要保证策划案 的顺利实现
6
会议的组织和管理Leabharlann 会前准备 - 成立TEAM组
组织落实,成立TEAM组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
每一次的加油,每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11. 1920.1 1.19Th ursday , November 19, 2020
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天生我材必有用,千金散尽还复来。1 9:52:30 19:52:3 019:52 11/19/2 020 7:52:30 PM
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安全象只弓,不拉它就松,要想保安 全,常 把弓弦 绷。20. 11.1919 :52:301 9:52No v-2019 -Nov-2 0
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周,务必汇
出 所需款项; 提前行文,写明规则。
18
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例:99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件
19
会议的组织和管理
案例
案例:西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知
20
15
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
16
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
全面、精细、节约;
距开会日期前两周,做出预 算送审批;
17
会议的组织和管理
1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
3
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员(类型、人 数)、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
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科学,你是国力的灵魂;同时又是社 会发展 的标志 。下午7 时52分 30秒下 午7时5 2分19:52:3020 .11.19
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每天都是美好的一天,新的一天开启 。20.11. 1920.1 1.1919:5219:52 :3019:5 2:30No v-20
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人生不是自发的自我发展,而是一长 串机缘 。事件 和决定 ,这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2 020年1 1月19 日星期 四7时52 分30秒 Thursd ay , November 19, 2020
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例:意见反馈样式
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会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 总结经验教训,表彰先进
案例:汇款、99年总结、公 务人员考核标准
28
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例:2000年代理会分析
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会议的组织和管理
会后总结和决算
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扩展市场,开发未来,实现现在。202 0年11 月19日 星期四 下午7时 52分30 秒19:5 2:3020. 11.19
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做专业的企业,做专业的事情,让自 己专业 起来。2 020年1 1月下 午7时52 分20.1 1.1919:52November 19, 2020
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时间是人类发展的空间。2020年11月1 9日星 期四7时 52分30 秒19:5 2:3019 November 2020