秘书实务会议管理课件
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秘书四级会议管理ppt课件
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必不可少的六要素 1．与会者 ：参加会议的正式成员，包括 主持人、秘书 ，服务人员除外。 应具有：必要性、重要性、合法性 2．主持人：会议过程中的主持者和引导者，也 是会议的组织者和召集者 当然主持人 临时主持人 3．议题：会议所要讨论的题目，所要研究 的课题，或是所要解决的问题 四性：必要性、重要性，明确性、可行性 议题产生 ：领导根据需要指定
3
会议6个特征： ·会议的召开必须合法（或合乎一定的会 议规则）； ·会议必须有一定的议题； ·会议必须有一个最低人数临界点； ·与会人员有平等发表意见的机会； ·会议的目的（有多种目的）； ·要有组织有领导地举行会议。
4
10个基本构成要素 ⑴会议的任务，具体体现为会议的内容议题 ⑵会议的名称 ⑶会议的领导、主持者与筹办者 ⑷会议的参加对象、代表与列席人员 ⑸会议时间与日程安排 ⑹会议地点，包括大型会议的主、分会场 ⑺会议的物资设施 ⑻会议的信息（文件、资料、发言） ⑼会议的形式与程序、议事规则 ⑽其他，与会议同时结合进行的事务，如展览、 交易、参观、表彰、选举等。
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第二节 会议筹备工作
一、 会议筹备的主要内容 ㈠ 会议主题或议题：会议的主要任务或研究讨论 的主要问题 确定会议主题的方法 ⑴ 要有切实的依据 ⑵ 必须结合会议的实际内容 ⑶ 要有明确的目的 议题的来源 ⑴ 领导同志批办或指定汇报的问题； ⑵ 下级机关提请讨论的问题； ⑶ 上级指示需学习讨论、研究贯彻执行的问题
秘书提出、领导审定
6
4．名称 概括并能显示会议的内容、性 质。等同于“会标”，须规范
5．时间 ⑴ 会议召开的时间 ⑵ 整个会议所需要的时间、天数 ⑶ 每次会议的时间限度 会议召开时间的因素： ⑴需要 ⑵可能 ⑶适宜 ⑷领导人时间 6．地点 会址 ，会议召开的具体场所
必不可少的六要素 1．与会者 ：参加会议的正式成员，包括 主持人、秘书 ，服务人员除外。 应具有：必要性、重要性、合法性 2．主持人：会议过程中的主持者和引导者，也 是会议的组织者和召集者 当然主持人 临时主持人 3．议题：会议所要讨论的题目，所要研究 的课题，或是所要解决的问题 四性：必要性、重要性，明确性、可行性 议题产生 ：领导根据需要指定
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会议6个特征： ·会议的召开必须合法（或合乎一定的会 议规则）； ·会议必须有一定的议题； ·会议必须有一个最低人数临界点； ·与会人员有平等发表意见的机会； ·会议的目的（有多种目的）； ·要有组织有领导地举行会议。
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10个基本构成要素 ⑴会议的任务，具体体现为会议的内容议题 ⑵会议的名称 ⑶会议的领导、主持者与筹办者 ⑷会议的参加对象、代表与列席人员 ⑸会议时间与日程安排 ⑹会议地点，包括大型会议的主、分会场 ⑺会议的物资设施 ⑻会议的信息（文件、资料、发言） ⑼会议的形式与程序、议事规则 ⑽其他，与会议同时结合进行的事务，如展览、 交易、参观、表彰、选举等。
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第二节 会议筹备工作
一、 会议筹备的主要内容 ㈠ 会议主题或议题：会议的主要任务或研究讨论 的主要问题 确定会议主题的方法 ⑴ 要有切实的依据 ⑵ 必须结合会议的实际内容 ⑶ 要有明确的目的 议题的来源 ⑴ 领导同志批办或指定汇报的问题； ⑵ 下级机关提请讨论的问题； ⑶ 上级指示需学习讨论、研究贯彻执行的问题
秘书提出、领导审定
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4．名称 概括并能显示会议的内容、性 质。等同于“会标”，须规范
5．时间 ⑴ 会议召开的时间 ⑵ 整个会议所需要的时间、天数 ⑶ 每次会议的时间限度 会议召开时间的因素： ⑴需要 ⑵可能 ⑶适宜 ⑷领导人时间 6．地点 会址 ，会议召开的具体场所
现代企业秘书实务课件PPT(共 55张)
部门的细节；
商务礼仪与职业形象 11
如何制定计划
意外情况的处理——万一有时间拖延如何处 理，例如设备发 生故障
进展信息报告——报告何人、何时和怎样 报告
监督和管理——何人、如何监督工作的进展 和质量；
当目标实现时，有明确的标记的方法，例如 在方框打勾
商务礼仪与职业形象 12
如何进行日志管理
秘书一天的工作
1、 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器
商务礼仪与职业形象 4
秘书一天的工作
1、 2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）
件36份（5万字）， 出外访17家，参加会14个，处理事务68件-----再加入分析、评价，送Байду номын сангаас上司
结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大
商务礼仪与职业形象 8
如何管理时间
明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间
选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、
商务礼仪与职业形象 11
如何制定计划
意外情况的处理——万一有时间拖延如何处 理，例如设备发 生故障
进展信息报告——报告何人、何时和怎样 报告
监督和管理——何人、如何监督工作的进展 和质量；
当目标实现时，有明确的标记的方法，例如 在方框打勾
商务礼仪与职业形象 12
如何进行日志管理
秘书一天的工作
1、 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器
商务礼仪与职业形象 4
秘书一天的工作
1、 2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）
件36份（5万字）， 出外访17家，参加会14个，处理事务68件-----再加入分析、评价，送Байду номын сангаас上司
结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大
商务礼仪与职业形象 8
如何管理时间
明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间
选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、
三级秘书实务PPT课件
针、政策、法规相冲突的内容，
▪ （3）审核会议内容是否经过调查研究、是否与 实际相符，
▪ （4）提交会议讨论的文件是否进行了会商， ▪ （5）审核会议文件是否做到了中心突出、观点
明确、条理分明、事实准确。
▪ （三）会议文件审核的方法 ▪ 1、对校法 ▪ 2、折校法 ▪ 3、读校法
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
第一章 会议管理
▪ 一、会议筹备方案的拟订 (一)会议筹备方案的内容
▪ 1、确定会议的主题和议题 ▪ 2、决定会议的名称 ▪ 3、确定议程 ▪ 4、确定时间和地点 ▪ 5、所需的设备和工具 ▪ 6、会议文件的范围以及文印或复制工作 ▪ 7、与会代表的组成 ▪ 8、经费预算 ▪ 9、住宿和餐饮安排 ▪ 10、会议的筹备机构与人员分工。
始投入成本教高。没有互动，交流不深入广泛。
▪ （2）视频会议信息工作的要求 ▪ 1）发出开会信息。 ▪ 2）分发文件信息资料。 ▪ 3）布置会场。 ▪ 4）设置与检查会场信息传输设备。 ▪ 5）做好会议信息准备。 ▪ 6）采用先集中后分散的形式。 ▪ 7）汇总情况信息。
（四）远程会议筹备方案的特点
▪ （一）会议文件的类型 ▪ 1、有关会议立项方面的文件 ▪ 2、有关会议筹备工作的文件 ▪ 3、有关会议内容的文件 ▪ 4、有关会议宣传报道的文件 ▪ 5、有关会议管理与服务方面的文件 ▪ 6、不同载体的信息材料 ▪ 7、各种形式的文件材料。
▪ （二）会议文件审核的内容 ▪ 1、审核会议文件的准确性和完整性， ▪ 2、审核会议文件的具体内容 ▪ （1）审核会议文件与会议主题的关系， ▪ （2）审核会议文件是否存在与国家和组织的方
▪ （3）审核会议内容是否经过调查研究、是否与 实际相符，
▪ （4）提交会议讨论的文件是否进行了会商， ▪ （5）审核会议文件是否做到了中心突出、观点
明确、条理分明、事实准确。
▪ （三）会议文件审核的方法 ▪ 1、对校法 ▪ 2、折校法 ▪ 3、读校法
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
第一章 会议管理
▪ 一、会议筹备方案的拟订 (一)会议筹备方案的内容
▪ 1、确定会议的主题和议题 ▪ 2、决定会议的名称 ▪ 3、确定议程 ▪ 4、确定时间和地点 ▪ 5、所需的设备和工具 ▪ 6、会议文件的范围以及文印或复制工作 ▪ 7、与会代表的组成 ▪ 8、经费预算 ▪ 9、住宿和餐饮安排 ▪ 10、会议的筹备机构与人员分工。
始投入成本教高。没有互动，交流不深入广泛。
▪ （2）视频会议信息工作的要求 ▪ 1）发出开会信息。 ▪ 2）分发文件信息资料。 ▪ 3）布置会场。 ▪ 4）设置与检查会场信息传输设备。 ▪ 5）做好会议信息准备。 ▪ 6）采用先集中后分散的形式。 ▪ 7）汇总情况信息。
（四）远程会议筹备方案的特点
▪ （一）会议文件的类型 ▪ 1、有关会议立项方面的文件 ▪ 2、有关会议筹备工作的文件 ▪ 3、有关会议内容的文件 ▪ 4、有关会议宣传报道的文件 ▪ 5、有关会议管理与服务方面的文件 ▪ 6、不同载体的信息材料 ▪ 7、各种形式的文件材料。
▪ （二）会议文件审核的内容 ▪ 1、审核会议文件的准确性和完整性， ▪ 2、审核会议文件的具体内容 ▪ （1）审核会议文件与会议主题的关系， ▪ （2）审核会议文件是否存在与国家和组织的方
商务秘书实务第五章 会议管理工作
（2）要保证重要人物能够出席会议。
（3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避 免会议效率降低。
（4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最 佳时间开会，全体会议一般安排在上午，分组讨论则可安排在下午，晚上可安排 一些文娱活动。
2020/12/12
14
会场选择
1．会议地点应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应 考虑会议场所交通因素。
2．会场的大小应与会议规模相符。一般来说，平均每人应有二至三平 方米左右的活动空间比较适宜。时间长的会议，场地不妨大些。
3．会场要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调 设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租 用的特殊设备，如演示板、电子白板、摄象机、录音机、投影仪、计算 机、麦克风等等。
商务秘书实务第五章 会议管理工作
第一节、会议工作概述
一、会议的内涵
1、行政管理活动与会议（ 什么是会议、为什么要召开会议）：
所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的 一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、 传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。 会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会 者、议题、议程等。
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4
会议的管理和组织
会前准备 - 策划案的内容
筹备方案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
（3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避 免会议效率降低。
（4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最 佳时间开会，全体会议一般安排在上午，分组讨论则可安排在下午，晚上可安排 一些文娱活动。
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会场选择
1．会议地点应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应 考虑会议场所交通因素。
2．会场的大小应与会议规模相符。一般来说，平均每人应有二至三平 方米左右的活动空间比较适宜。时间长的会议，场地不妨大些。
3．会场要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调 设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租 用的特殊设备，如演示板、电子白板、摄象机、录音机、投影仪、计算 机、麦克风等等。
商务秘书实务第五章 会议管理工作
第一节、会议工作概述
一、会议的内涵
1、行政管理活动与会议（ 什么是会议、为什么要召开会议）：
所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的 一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、 传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。 会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会 者、议题、议程等。
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会议的管理和组织
会前准备 - 策划案的内容
筹备方案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
第5章 会议管理 管理秘书实务(第二版) 教学课件
①秘书组。主要负责各种会议文件的准备、起草、 印发、清退、立卷归档工。并负责会议通知和组织工 作，负责报到、编排会议议程、日程及分组、安排座 次等事项。
②组织组。主要承办代表资格审查工作和选举方面 工作；起草代表资格审查报告和选举办法，编制代表 名册、选举程序，设计和印制选票，印发候人情况介 绍或简历等。
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
5.1 会议管理概述
5.1.4会议的功能
一是它可以实现信息的多向即时传递； 二是它可以有效聚集集体的智慧和力量； 三是它可以发扬民主，密切干群关系； 四是它可以统一思想，推动工作。
会议准备程序图
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
（4）特大型会议。特大型会议指参加人数一般在万 人以上的会议
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
5.1 会议管理概述
4.根据会议所跨的地域范围划分
（1）国际性会议 （2）全国性会议 （3）地区性会议 （4）部门会议
会议类型除以上划分外，还可以从保密角度 划分为公开性会议、秘密性会议，从会议召开的 载体上划分，可分为常规性会议、电视电话会议、 电子计算机网络会议等。
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
5.1 会议管理概述
3.根据会议的规模划分
（1）小型会议。小型会议一般指参加会议的人数少 则几人，多则几十人或百人以下的会议。
（2）中型会议。中型会议一般指参加会议人数大约 在百人以上千人以下。
（3）大型会议。大型会议一般指参加会议的人数在 千人以上万人以下的会议。
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
（4）拟订会议的议程与日程安排
②组织组。主要承办代表资格审查工作和选举方面 工作；起草代表资格审查报告和选举办法，编制代表 名册、选举程序，设计和印制选票，印发候人情况介 绍或简历等。
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
5.1 会议管理概述
5.1.4会议的功能
一是它可以实现信息的多向即时传递； 二是它可以有效聚集集体的智慧和力量； 三是它可以发扬民主，密切干群关系； 四是它可以统一思想，推动工作。
会议准备程序图
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
（4）特大型会议。特大型会议指参加人数一般在万 人以上的会议
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5.1 会议管理概述
4.根据会议所跨的地域范围划分
（1）国际性会议 （2）全国性会议 （3）地区性会议 （4）部门会议
会议类型除以上划分外，还可以从保密角度 划分为公开性会议、秘密性会议，从会议召开的 载体上划分，可分为常规性会议、电视电话会议、 电子计算机网络会议等。
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
5.1 会议管理概述
3.根据会议的规模划分
（1）小型会议。小型会议一般指参加会议的人数少 则几人，多则几十人或百人以下的会议。
（2）中型会议。中型会议一般指参加会议人数大约 在百人以上千人以下。
（3）大型会议。大型会议一般指参加会议的人数在 千人以上万人以下的会议。
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
（4）拟订会议的议程与日程安排
秘书实务PPT课件
总结词
组织管理能力是秘书的核心技能之一，有助于合理安排工作 、提高工作效率。
详细描述
秘书需要具备较强的组织管理能力，能够合理安排工作计划 、时间表和优先级，确保工作有序进行。同时，秘书还应具 备较强的管理能力，能够有效地管理文件、资料和信息，保 持工作场所整洁有序。
文字表达能力
总结词
文字表达能力是秘书的基本技能之一， 有助于撰写各类文档、提高工作效率。
决，保证工作的顺利进行。
学习进取
总结词
随着社会的不断发展和变化，秘书需要具备不断学习 和进取的精神，以适应新的工作环境和需求。
详细描述
秘书需要时刻关注行业动态和公司发展情况，不断学 习新知识、新技能和新理念，提升自己的综合素质和 能力水平。同时，秘书还需要保持积极进取的态度， 勇于接受挑战和尝试新事物，不断拓展自己的职业发 展空间。通过不断学习和进取，秘书能够更好地适应 社会和工作的变化，为公司的发展做出更大的贡献。
使用现代办公工具
秘书应熟练掌握现代办公工具和技术，如电子文档、电子邮件、即时 通讯等，提高工作效率。
保持工作热情和责任心
秘书应保持工作热情和责任心，积极主动地完成工作任务，提高工作 效率和质量。
THANKS
感谢观看
秘书实务ppt课件
• 秘书实务概述 • 秘书的基本技能 • 秘书的工作职责 • 秘书的职业素养 • 秘书实务案例分析
01
秘书实务概述
秘书的定义与角色
总结词
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员。
详细描述
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员，他们需要具备高度 的组织能力、协调能力、沟通能力以 及细致的服务意识。
秘书工作的特点与要求
秘书会议管理课件
会议目的
会议可以是为了解决特定问题、进行决策、传达信息、分享知识、协调利益或 促进合作等目的而召开的。
会议的分类和特点
会议分类
按照不同的分类标准，会议可以分为多种类型，如按照会议性质可以分为决策性会议、学术性会议、业务性会议 等；按照会议规模可以分为大型会议、中型会议、小型会议等。
会议特点
会议具有组织性、正式性、集中性、参与性等特点。组织性是指会议需要经过周密的组织和安排；正式性是指会 议需要遵守一定的程序和规则；集中性是指会议需要将人员和资源集中在一起；参与性是指会议需要所有参与者 积极参与，共同讨论和解决问题。
4. 记录决策和行动计划
跨部门协调会议后，秘书应整理并记录决策和行动计划。确保所有参与者对后续工作有清晰的认识，并为后续跟进提供依据。
案例反思
通过这个案例，我们认识到组织跨部门协调会议的关键在于明确目的、选择合适的参与者、促进开放沟通和合作以及记录决策和行动计划。这些策略有助于 协调不同部门之间的合作，实现共同目标。
秘书会议管理课件
contents
目录
• 会议管理概述 • 会议筹备与组织 • 会议记录与整理 • 会议纪要与报告 • 会议管理技巧提升 • 秘书在会议管理中的角色与职责 • 秘书会议管理案例分析
01
会议管理概述
会议的定义和目的
会议定义
会议是一种有组织、有目的地把众多人聚集在一起，通过信息交流、讨论和协 商等方式，共同解决问题或达成特定目标的活动。
会议管理技巧提升
如何提高会议效率
明确会议目的和议程
在会议开始前，确保每个参与者都明确会议的目的和目标， 并提前发放会议议程，以便大家做好准备。
准时开始
作为秘书，确保会议按时开始，避免因等待迟到者而浪费 时间。
会议可以是为了解决特定问题、进行决策、传达信息、分享知识、协调利益或 促进合作等目的而召开的。
会议的分类和特点
会议分类
按照不同的分类标准，会议可以分为多种类型，如按照会议性质可以分为决策性会议、学术性会议、业务性会议 等；按照会议规模可以分为大型会议、中型会议、小型会议等。
会议特点
会议具有组织性、正式性、集中性、参与性等特点。组织性是指会议需要经过周密的组织和安排；正式性是指会 议需要遵守一定的程序和规则；集中性是指会议需要将人员和资源集中在一起；参与性是指会议需要所有参与者 积极参与，共同讨论和解决问题。
4. 记录决策和行动计划
跨部门协调会议后，秘书应整理并记录决策和行动计划。确保所有参与者对后续工作有清晰的认识，并为后续跟进提供依据。
案例反思
通过这个案例，我们认识到组织跨部门协调会议的关键在于明确目的、选择合适的参与者、促进开放沟通和合作以及记录决策和行动计划。这些策略有助于 协调不同部门之间的合作，实现共同目标。
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contents
目录
• 会议管理概述 • 会议筹备与组织 • 会议记录与整理 • 会议纪要与报告 • 会议管理技巧提升 • 秘书在会议管理中的角色与职责 • 秘书会议管理案例分析
01
会议管理概述
会议的定义和目的
会议定义
会议是一种有组织、有目的地把众多人聚集在一起，通过信息交流、讨论和协 商等方式，共同解决问题或达成特定目标的活动。
会议管理技巧提升
如何提高会议效率
明确会议目的和议程
在会议开始前，确保每个参与者都明确会议的目的和目标， 并提前发放会议议程，以便大家做好准备。
准时开始
作为秘书，确保会议按时开始，避免因等待迟到者而浪费 时间。
新编秘书实务课件-第四章会议组织与服务
方案实施
根据方案内容，合理安排工作人员， 明确分工，确保各项筹备工作按时完 成。
准备会议文件与资料
文件准备
根据会议议程，准备相关的文件和资料，包括会议通知、议程、背景资料等，以 便参会人员了解会议内容和要求。
资料收集
收集与会议议题相关的资料和信息，整理成完整的资料包，提供给参会人员，以 便他们更好地参与讨论和决策。
保密与权限管理
将整理好的会议资料进行归档和存储，可 以选择电子或纸质形式，确保资料的完整 性和安全性。
根据资料保密要求，对会议资料进行适当 的保密和权限管理，确保资料不被泄露或 不当使用。
05
案例分析
案例一：某公司年度总结会议的组织与服务
总结词
成功组织，服务周到
详细描述
某公司年度总结会议的策划和组织工作做得非常到位，从会议主题、议程安排、场地布置到接待服务都体现了专 业水准。会议期间，各项服务工作有条不紊，确保了会议的顺利进行。
评估会议成果是否得到有效转 化，如决策是否得到执行，问
题是否得到解决。
会议问题总结与改进建议
会议效率问题
分析会议效率低下的原因，如议程设 置不合理、时间安排不紧凑等，提出 优化建议。
沟通障碍问题
总结会议中存在的沟通障碍，如信息 传递不准确、讨论氛围不和谐等，提 出改善沟通的措施。
参与度问题
评估参会人员的参与度，分析影响参 与度的因素，提出提高参会人员积极 性的方法。
04
会议评估与总结
会议效果评估
01
02
03
04
会议目标实现程度
评估会议是否达到预期目标， 包括信息传递、决策制定、问
题解决等。
参会人员满意度
收集参会人员对会议的反馈意 见，了解他们对会议安排、议
根据方案内容，合理安排工作人员， 明确分工，确保各项筹备工作按时完 成。
准备会议文件与资料
文件准备
根据会议议程，准备相关的文件和资料，包括会议通知、议程、背景资料等，以 便参会人员了解会议内容和要求。
资料收集
收集与会议议题相关的资料和信息，整理成完整的资料包，提供给参会人员，以 便他们更好地参与讨论和决策。
保密与权限管理
将整理好的会议资料进行归档和存储，可 以选择电子或纸质形式，确保资料的完整 性和安全性。
根据资料保密要求，对会议资料进行适当 的保密和权限管理，确保资料不被泄露或 不当使用。
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案例分析
案例一：某公司年度总结会议的组织与服务
总结词
成功组织，服务周到
详细描述
某公司年度总结会议的策划和组织工作做得非常到位，从会议主题、议程安排、场地布置到接待服务都体现了专 业水准。会议期间，各项服务工作有条不紊，确保了会议的顺利进行。
评估会议成果是否得到有效转 化，如决策是否得到执行，问
题是否得到解决。
会议问题总结与改进建议
会议效率问题
分析会议效率低下的原因，如议程设 置不合理、时间安排不紧凑等，提出 优化建议。
沟通障碍问题
总结会议中存在的沟通障碍，如信息 传递不准确、讨论氛围不和谐等，提 出改善沟通的措施。
参与度问题
评估参会人员的参与度，分析影响参 与度的因素，提出提高参会人员积极 性的方法。
04
会议评估与总结
会议效果评估
01
02
03
04
会议目标实现程度
评估会议是否达到预期目标， 包括信息传递、决策制定、问
题解决等。
参会人员满意度
收集参会人员对会议的反馈意 见，了解他们对会议安排、议
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常规会 广播会 电话会 电视会 网络会
PPT学习交流
6
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
四、公司常见会议的类型（内部） ❖ 经理例会与特别会议 ❖ 员工例会 ❖ 股东大会和董事会议 ❖ 公司年会
PPT学习交流
7
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
四、公司常见会议的类型（外部） ❖ 客户咨询会 ❖ 产品展销订货会 ❖ 业务洽谈会 ❖ 新产品新闻发布会
的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。 2. 议题
会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干 项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。
PPT学习交流
21
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的 准备工作。刘秘书一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。 刘秘书马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续 进场，刘秘书心急如焚……
PPT学习交流
12
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（三）会议筹备方案的作用
❖确保会议的周密安排 ❖确保会议服务质量和沟通协调到位 ❖确保领导的意图得以贯彻执行
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（四）电话会议及视频会议的知识
1、电话会议
❖是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人 员举行会议。
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
会议筹备方案示例如下：
可信公司技术训练专题研讨会筹备方案
会议筹备方案的内容要尽可能全面和具体，开头要阐述会议召开的依 据和目的，主体部分要条分缕析，逐条说明，使人一目了然。对于会议的 经费、组织机构、会议议程和会议服务等问题要充分协调，并将具体的安 排以附件的形式一起报送领导。
（一）制定会议方案的一般原则
❖减少会议次数原则 ❖严守时间原则 ❖会议通知的明确性原则 ❖缺席迟到的事前联络原则 ❖效率性原则
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（二）会议筹备方案的内容
确定会议的主题与议题 确定会议的名称 确定会议的议程 确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
二、会议的内涵
❖ 会议:人类群体有组织地会晤、议事 的行为或过程
❖ 会见:又称接见、拜会
❖ 会谈:是指双方或多方就某些重大的 政治、经济、文化、军事问题，以及其 他共同关心的问题交换意见
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
组建会议 筹备委员会
分成筹 备小组
形成筹 备方案
领导审 核方案
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（一）会议主题和议题
1．主题 会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”
◆开展有效的沟通 ◆传达资讯 ◆监督员工、协调矛盾 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 ◆开发创意 ◆激励士气 ◆巩固主管地位
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情景案例
波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会，参加的 有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资 料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交 给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料 放映时间是十点十五分。刘秘书打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日 上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
❖确定会议与会代表的组成 ❖确定会议文件的范围，做好文件的印 制和发放工作 ❖确定会议经费预算 ❖确定会议住宿和餐饮安排 ❖确定会议的筹备机构
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
现代秘书实务
秘书实务篇
第四章 会议管理工作
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第四章 会议管理工作 一 会议工作概述
一、会议的概念
第一种：会议是人们有组织的会晤、议事的行为过 程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，为 了某个确定的问题展开讨论，以求解决方式，如工 作会议、记者招待会、产品展销订货会等。
第二种：会议是一种经常商讨并处理重要事务的常 设机构或组织，如每年三月召开的全国两会、上海流
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
五、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
2．显示一个组织或一个部门的存在
3．会议是一种群体沟通的方式
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
六、会议的目的
❖ 按时间方面的规定性
定期会议 不定期会议
❖ 按出席对象
联席会 内部会 代表会 群众会
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第四章 会议管理工作
第一节 会议工作概述
按功能性质
决策性 讲座性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等
按议题性质
专题性 综合性
按规模大小
特大型 大型 中型 小型
按会议采用的方式手段
二、会议的内涵
会议的构成要素
基本要素：目的、时间、会址、主持者、 组织者、与会者、议题、议程等
其他要素：名称、服务机构、秘书机构、 经费、文件材料、专用设备工具、各种 消耗性材料等
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
三、会议的主要种类 ❖ 按组织类型
内部会议 外部会议 正式会议 非正式会议
❖适用于规模不大、办公地点集中的企业
2、视频会议
❖利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会 议方式。
❖布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（五）会务机构分工的要求
1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。 2、会务机构要分工明确、责任到人。 3、加强协调，定期沟通。
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
四、公司常见会议的类型（内部） ❖ 经理例会与特别会议 ❖ 员工例会 ❖ 股东大会和董事会议 ❖ 公司年会
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
四、公司常见会议的类型（外部） ❖ 客户咨询会 ❖ 产品展销订货会 ❖ 业务洽谈会 ❖ 新产品新闻发布会
的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。 2. 议题
会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干 项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的 准备工作。刘秘书一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。 刘秘书马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续 进场，刘秘书心急如焚……
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（三）会议筹备方案的作用
❖确保会议的周密安排 ❖确保会议服务质量和沟通协调到位 ❖确保领导的意图得以贯彻执行
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（四）电话会议及视频会议的知识
1、电话会议
❖是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人 员举行会议。
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
会议筹备方案示例如下：
可信公司技术训练专题研讨会筹备方案
会议筹备方案的内容要尽可能全面和具体，开头要阐述会议召开的依 据和目的，主体部分要条分缕析，逐条说明，使人一目了然。对于会议的 经费、组织机构、会议议程和会议服务等问题要充分协调，并将具体的安 排以附件的形式一起报送领导。
（一）制定会议方案的一般原则
❖减少会议次数原则 ❖严守时间原则 ❖会议通知的明确性原则 ❖缺席迟到的事前联络原则 ❖效率性原则
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（二）会议筹备方案的内容
确定会议的主题与议题 确定会议的名称 确定会议的议程 确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
二、会议的内涵
❖ 会议:人类群体有组织地会晤、议事 的行为或过程
❖ 会见:又称接见、拜会
❖ 会谈:是指双方或多方就某些重大的 政治、经济、文化、军事问题，以及其 他共同关心的问题交换意见
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
组建会议 筹备委员会
分成筹 备小组
形成筹 备方案
领导审 核方案
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（一）会议主题和议题
1．主题 会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”
◆开展有效的沟通 ◆传达资讯 ◆监督员工、协调矛盾 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 ◆开发创意 ◆激励士气 ◆巩固主管地位
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情景案例
波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会，参加的 有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资 料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交 给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料 放映时间是十点十五分。刘秘书打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日 上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
❖确定会议与会代表的组成 ❖确定会议文件的范围，做好文件的印 制和发放工作 ❖确定会议经费预算 ❖确定会议住宿和餐饮安排 ❖确定会议的筹备机构
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
现代秘书实务
秘书实务篇
第四章 会议管理工作
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第四章 会议管理工作 一 会议工作概述
一、会议的概念
第一种：会议是人们有组织的会晤、议事的行为过 程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，为 了某个确定的问题展开讨论，以求解决方式，如工 作会议、记者招待会、产品展销订货会等。
第二种：会议是一种经常商讨并处理重要事务的常 设机构或组织，如每年三月召开的全国两会、上海流
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
五、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道
PPT学习交流
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
2．显示一个组织或一个部门的存在
3．会议是一种群体沟通的方式
PPT学习交流
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
六、会议的目的
❖ 按时间方面的规定性
定期会议 不定期会议
❖ 按出席对象
联席会 内部会 代表会 群众会
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第四章 会议管理工作
第一节 会议工作概述
按功能性质
决策性 讲座性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等
按议题性质
专题性 综合性
按规模大小
特大型 大型 中型 小型
按会议采用的方式手段
二、会议的内涵
会议的构成要素
基本要素：目的、时间、会址、主持者、 组织者、与会者、议题、议程等
其他要素：名称、服务机构、秘书机构、 经费、文件材料、专用设备工具、各种 消耗性材料等
PPT学习交流
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
三、会议的主要种类 ❖ 按组织类型
内部会议 外部会议 正式会议 非正式会议
❖适用于规模不大、办公地点集中的企业
2、视频会议
❖利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会 议方式。
❖布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等
PPT学习交流
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第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（五）会务机构分工的要求
1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。 2、会务机构要分工明确、责任到人。 3、加强协调，定期沟通。