办公文秘——秘书的特殊能力(PPT 9页)
第三章 秘书的特殊能力
图3-6 秘书的社交能力的要求
奥地利心理学家阿德勒说过：
“对别人不感兴趣的人，他一生中的困难 最多，对别人的伤害也最 大，所有人类失败都出自 于这种人。他只有对别人
热情，才能获取人们的尊
重与信任。”
（二）组织管理能力
秘书工作中存在着大量的组织管理活动，需要秘
书人员做到两点（见图3-7） 。
考虑要 周密，要做 措施 好准备工作， 要有针对性， 使组织管理 活动落到实处， 得力 使活动 顺利进行 要做到 奖勤罚懒， 运用激励手 段来调动人 们参与活动 的积极性， 提高组织管 理的成效
第三章 秘书的特殊能力
学习目标 本章导言 主要内容
思考练习
视野拓展
了解特殊能力与一般能力的关系；
理解组建科学合理的能力结构的重要意义；
握秘书人员应该具备的能力结构。
知道秘书人员各种特殊能力的基本要求； 会用职业能力测验方法检验自己的特殊能力； 掌握秘书人员各种特殊能力的培养方法。
秘书人员的特殊能力是指在秘书工作活动中所 表现出来的各种专门能力。 秘书人员特殊能力的高低不仅取决于秘书人员 的智力发展水平高低，而且取决于秘书的工作实践 活动。
秘书人员处在办公室这个开放地带，必须
有较强的活动能力。如果只满足于自己以文笔
见长，而缺乏与各方面的人打交道的经验，是
不可能很好地胜任工作的。 秘书人员活动能力主要体现在社交活动、 组织管理活动和协调活动中。
一、秘书活动能力的基本要求
（一）交际能力
交往应酬对于秘书人员有较高的要求。
秘书工作是与人打交道的工作，不善于交际 应酬就不能开创工作局面，也不可能进行高 效率的工作。 秘书交际应该做到三点（见图3-6)
的。一个优秀的秘书工作者的才能体现在五个
2024版《秘书培训》ppt课件
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
秘书的特殊能力职业培训
秘书的特殊能力职业培训秘书作为一种专业职位，秘书的特殊能力是非常重要的。
秘书的主要职责是负责日常办公室事务的组织和管理，为领导和团队提供支持和协助。
除了基本的行政技能外，秘书还应具备一些特殊能力，以更好地胜任日常工作和应对突发状况。
第一项特殊能力是高效的时间管理能力。
秘书需要经常处理多个任务和项目，因此需要良好的时间管理能力来合理安排工作和优先级。
他们应该能够快速判断哪些任务需要立即处理，哪些可以推迟或分配给其他人。
此外，他们还应该能够在有限的时间内高效地完成任务，以确保工作的顺利进行。
第二项特殊能力是良好的沟通能力。
秘书作为领导和团队之间的桥梁，需要能够清晰、准确地传达信息。
他们应该能够有效地与各种人员沟通，包括领导、同事、客户和供应商等。
此外，秘书还应具备良好的听取和理解能力，以便更好地理解别人的需求和要求。
第三项特殊能力是灵活性和适应能力。
秘书经常需要应对突发状况和紧急情况，所以他们必须具备灵活性和适应能力。
他们应该能够迅速调整工作计划，并根据需要采取行动。
此外，秘书还应具备解决问题的能力，在面对困难和挑战时能够找到切实可行的解决方案。
第四项特殊能力是保密能力。
作为领导和团队的助手，秘书常常接触到机密和敏感信息。
因此，他们必须具备保密能力，确保信息不会泄露给未经授权的人员。
他们应该能够正确地处理和储存机密信息，并采取必要的措施来保护公司的机密。
第五项特殊能力是组织和协调能力。
秘书负责协调和组织办公室事务，包括会议安排、文件管理、差旅安排等。
他们需要具备良好的组织能力，以便有效地安排和管理各种任务和项目。
此外，秘书还应具备协调能力，能够与各个部门和团队合作，确保工作的顺利进行。
最后，特殊能力培训对于秘书的职业发展非常重要。
通过参加培训课程和工作坊，秘书可以进一步提升自己的专业技能和特殊能力。
培训课程可以帮助他们学习和掌握新的工具和技术，提高自己的沟通、协商和决策能力。
此外，培训还可以帮助秘书了解行业最新的趋势和最佳实践，以便更好地适应工作环境和需求。
《秘书心理学》第四章：秘书的特殊能力
第⼀节秘书的表达能⼒⼀、表达能⼒的涵义⼆、表达能⼒的作⽤三、涉外秘书的表达能⼒及基本需求突出双语化的要求，以及地区⽅⾔的要求。
四、秘书表达能⼒的培养通过学习哪些课程，培养秘书的表达能⼒？第⼆节秘书的信息处理能⼒⼀、信息及其特性⼆、秘书处理信息的重要性三、秘书处理信息的过程和基本要求四、秘书现代信息管理能⼒的培养通过学习哪些课程培养信息管理能⼒第三节秘书的活动能⼒⼀、秘书的活动能⼒及其作⽤⼆、秘书活动能⼒的内容及基本要求（⼀）⼈际交往的能⼒（⼆）组织管理能⼒（三）协调能⼒三、秘书活动能⼒的培养通过学习哪些课程，哪些有效的活动培养活动能⼒？第四节秘书的应⽤能⼒⼀、秘书的技能及其对⼯作的作⽤（⼀）对秘书的技能进⾏较细的分解（⼆）充分肯定技能对秘书⼯作的影响⼆、秘书的技能及要求（⼀）书写能⼒、表现能⼒（⼆）现代办公设备，会操作，熟练地运⽤。
（三）交通⼯具、通讯⼯具的使⽤三、秘书应⽤能⼒的培养通过学习哪些课程培养秘书的应⽤能⼒。
第五节秘书的创造能⼒⼀、创造⼒的内涵，是⼀种交流的能⼒在秘书的职业活动中，如何处理好创造性与辅助性的关系，具有重要意义也有⼀定的难度。
应强调有创造性地⼯作才能真正地充分地体现辅助性。
⼆、创造能⼒的具体表现（⼀）预测能⼒从已知推出未知，掌握⼯作的主动权（⼆）应变能⼒（三）评估能⼒（四）探寻能⼒（五）创新能⼒通过哪些课程的学习和哪些有效的形式获取创造能⼒？教学建议：1、注重分析能⼒与⼼理的关系，进⽽分析秘书⼼理调适能⼒及培养。
2、应⽤能⼒是能⼒篇中的重点内容，建议结合学⽣⼊学指南中关于能⼒模块的分解予以讲授。
3、在诸种能⼒中，重要的能⼒是信息管理能⼒，应作重点讲授。
4、在把握能⼒模块的基础上，可对有关秘书职业的某些误解进⾏辨析。
第三章 秘书的一般能力与特殊能力PPT课件
案例：地图的另一面
一天早上，一位贫困的牧师，为了转移哭闹不止的儿子 的注意力，将一幅色彩缤纷的世界地图撕成许多细小的碎 片，丢在地上，许诺说：“小约翰，你如果能拼起这些碎 片，我就给你两角五分钱。”牧师一位这件事会使约翰花 费上午的大部分时间，但没有十分钟，小约翰便拼好了。 牧师说：“孩子，你怎么拼得这么快？”小约翰很轻松地 说：“在地图的另一面是一个人的照片，我把这个人的照 片拼在一起，然后把它反过来。我想，如果这个‘人’是 正确的，这个‘世界’也就是正确的。”牧师微笑着给了 儿子两毛五分钱。
16
案例：国际心理学会议上的枪声
在一次国际心理学会议正在举行的时候，突然从外面冲进来一个 村夫，后面一个黑人在追赶，手中挥舞着手枪。两人吓死会场中追逐 着，突然“砰”的一声枪响，两人又一起冲出门去。事情发生的时间 前后不超过20秒钟。在与会者的惊慌情绪尚未平息的时候，会议主席 却笑嘻嘻地请所有与会者写下他们目击的经过。原来这是一位心理学 教授请求做关于“观察”的实验。结果，在上交的40篇报告中，没有 一个人的描述是完全正确的。其中只有一篇的错误率少于20%，有14 篇的错误率为20%—40%，12篇的错误率为40%—50%，13篇的错误率 在50%以上。而且许多报告的细节是臆造出来的。虽然很多人都注意 到两人之中有一人是黑人，然而40人之中只有4人报告说黑人是光头， 符合事实。其余有的说他戴了一顶便帽，有些甚至替他戴上高帽子。 关于他的衣服，虽然大多数都说他传一件短衣，，但有的人说这件短 衣是咖啡色的，有的说是红色的，还有人说是条纹的。而事实上，他 穿的是一条白裤子，一件黑短衫，系一条大而红的领带。
从这个案例中分析，为什么人们的描述存在差异？
17
第三节 秘书的注意力
一、什么是注意
第六章_秘书的特殊能力(四)
语言表现能力练习（三）
八百标兵奔北坡， 炮兵并排北边跑， 炮兵怕把标兵碰， 标兵怕碰炮兵炮。
语言表现能力练习（四）
当你老了，头发花白，睡意沉沉，倦坐在炉边，取下这 本书来，慢慢读着，追梦当年的眼神那柔美的神采与深 幽的晕影。多少人爱过你青春的片影，爱过你的美貌， 以虚伪或是真情，惟独一人爱你那朝圣者的心，爱你哀 戚的脸上岁月的留痕。在炉栅边，你弯下了腰，低语着 ，带着浅浅的伤感，爱情是怎样逝去，又怎样步上群山 ，怎样在繁星之间藏住了脸。
这个项目小陈在技术科早就知道了，方案也是她 在总工指导下制定的。还不到8：00的时候，她就 到技术科准备一些资料。没想到，一阵急骤的电 话铃声响起，对方的同事转告小陈，说厂长找她 ，火气很大。小陈立即赶到厂长办公室，关厂长 上来就没有好音：“上班时间串什么门?我让你在 办公室等着，9：30出发，你到处跑什么?”小陈 也火了，不是还不到9：30吗？但还是忍住，沉默 着听关厂长“发威”。
第六章
秘书的特殊能力（五）
案例分析
关厂长45岁，在工作上要求非常严格，谁要在工作 上打马虎眼，他粗大的嗓门会叫人受不了。然而， 下级有个病痛，他忙到半夜也要亲自探望。小陈是 厂里新来的秘书，在她之前，已经有3个人因为关 厂长的坏脾气而离开。小陈听说了别人对关厂长的 看法，虽然大家都劝她不去为好，但她倒想去见识 见识这个关厂长。上班的第一天，一切完全是规范 化的。第一次见到关厂长，关厂长很礼貌地接待了 小陈，交代了一些工作之后，关厂长便急着去忙事 情了。关厂长留给小陈的第一印象还不错。几天后 ，关厂长通知小陈随他去与外商洽谈技术合作项目 ，早上9：30出发，同行的有总工和外请的翻译。
语言表现能力练习（五）
第一最好不相见，如此便可不相恋。 第二最好不相知，如此便可不相思。 第三最好不相伴，如此便可不相欠。 第四最好不相惜，如此便可不相忆。 第五最好不相爱，如此便可不相弃。 第六最好不相对，如此便可不相会。 第七最好不相误，如此便可不相负。 第八最好不相许，如此便可不相续。 第九最好不相依，如此便可不相偎。 第十最好不相遇，如此便可不相聚。 但曾相见便相知，相见何如不见时。 安得与君相诀绝，免教生死作相思。
秘书职业能力示议图
如图所示，文秘专业职业能力由一般职业能力、专业能力、综合能力三大能力模块组成。
一般职业能力不是文秘专业所特有的，是在职业发展过程中各专业都必须具备的能力，如人际交往能力、团队合作能力、心理适应能力、环境适应能力等。
专业能力是从事文秘工作所必须具备的业务能力，如文书撰写能力、档案管理能力、会务组织能力、人际沟通能力、办公自动化能力、信息管理能力等。
综合能力包括跨专业能力（如会计税务知识）、方法能力（如吸取经验教训的能力）、社会能力（如人际交往能力）、个人能力（职业道德）等。
从上图可见，一般职业能力、专业职业能力、综合职业能力都要求文秘专业学生具备人际沟通能力、团队组织协作能力。
第六章 秘书的特殊能力《秘书心理学》PPT课件
• 作为秘书，必须具有较强的活动能力。如果 一个秘书只满足于以自己的文笔见长，而缺乏与 各方面人打交道的经验，是不能很好地适应秘书 工作的。秘书人员的活动能力主要体现在社交活 动、组织管理活动和协调活动上。
6.4 秘书的活动能力
6.4.2 秘书活动能力的基本要求
• 1）交际能力
• （1）主动 • （2）热情 • （3）礼貌
6.4 秘书的活动能力
6.4.2 秘书活动能力的基本要求
• 1）组织管理能力
• （1）措施要得力 • （2）奖ຫໍສະໝຸດ 要严明6.4 秘书的活动能力
6.4.2 秘书活动能力的基本要求
• 3）协调能力
• （1）在协调工作中既要有政策性，又要有灵活性。 • （2）在协调工作中要处理好局部与整体的关系，树立全
• 1）遗传因素在能力发展中的作用 • 2)环境因素在能力发展中的作用 • 3)实践活动和个性品质在能力发展中的作用
6.1 秘书的特殊能力概述
6.1.6 秘书的特殊能力结构
秘书特殊 能力结构
表达能力
信息处理 能力
（信息的 收集、整 理、加工
等）
活动能力
应用能力
创造能力 （预测、 应变、评 估、探寻、 创新能力）
• 1）能力水平上的差异 • 2）能力表现早晚上的差异 • 3）能力结构类型上的差异
6.1 秘书的特殊能力概述
6.1.5 影响能力形成和发展的因素
• 当代心理学认为，遗传和环境是影响能力形 成和发展的两大因素。能力是在这两种因素相互 作用下形成和发展起来。在能力发展过程中，遗 传因素和环境因素的作用是无法分离的。
局观念。 • （3）在协调工作中要注意自己的权限范围。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
二、创造能力的具体表现 （一）预测能力 从已知推出未知，掌握工作的主动权 （二）应变能力 （三）评估能力 （四）探寻能力 （五）创新能力 通过哪些课程的学习和哪些有效的形式获取创造能力？
教学建议： 1、注重分析能力与心理的关系，进而分析秘书心理调 适能力及培养。 2、应用能力是能力篇中的重点内容，建议结合学生入 学指南中关于能力模块的分解予以讲授。 3、在诸种能力中，重要的能力是信息管理能力，应作 重点讲授。 4、在把握能力模块的基础上，可对有关秘书职业的某 些误解进行辨析。
第四章 秘书的特殊能力
第一节
一、表达能力的涵义 二、表达外秘书的表达能力及基本需求
突出双语化的要求，以及地区方言的要求。
四、秘书表达能力的培养
通过学习哪些课程，培养秘书的表达能力？
第二节 秘书的信息处理能力
一、信息及其特性 二、秘书处理信息的重要性 三、秘书处理信息的过程和基本要求 四、秘书现代信息管理能力的培养 通过学习哪些课程培养信息管理能力
二、秘书的技能及要求 （一）书写能力、表现能力 （二）现代办公设备，会操作，熟练地运用。 （三）交通工具、通讯工具的使用 三、秘书应用能力的培养 通过学习哪些课程培养秘书的应用能力。
第五节 秘书的创造能力
一、创造力的内涵，是一种交流的能力 在秘书的职业活动中，如何处理好创造性与辅助 性的关系，具有重要意义也有一定的难度。应强调有创 造性地工作才能真正地充分地体现辅助性。
第三节 秘书的活动能力
一、秘书的活动能力及其作用 二、秘书活动能力的内容及基本要求 （一）人际交往的能力 （二）组织管理能力 （三）协调能力 三、秘书活动能力的培养 通过学习哪些课程，哪些有效的活动培养活动能力？
第四节 秘书的应用能力
一、秘书的技能及其对工作的作用 （一）对秘书的技能进行较细的分解 （二）充分肯定技能对秘书工作的影响