办公室事务处理项目七 办公用品库存控制
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任务二 任务描述 深圳天葵礼品公司这段时间的办公用品消耗量 很大，A4纸每天平均用10包，水笔也是每天要领 走10盒，大头针、圆形针用量很大，一天要20盒 。5月28日，她采购了A4纸30包，装订针20盒，签 字笔40盒，大头针、圆形针各50盒，胶水30支。 由于用量大，常常每月办公用品发放时，有的办公 用品断货，造成使用部门怨声载道。后来吕萌咨询 同事，寻求如何解决这个问题。行政办主任也提出 要求，让秘书做好库存控制，保持平均5天的最小
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库存量，然后根据库存有选择性地进行重新订 购。经过使用科学的库存方法，断货现象解决了。 可是一天不幸又发生了：吕萌在发放办公用品时， 放在上层架上的颜料瓶掉下来打在她头上，将她的
任务：（1）请你计算出上述办公用品的重新
（2）吕萌在保管办公用品时要注意什么？
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实训
（1 （2 （1 （2 （3）画出这些物品摆放的货架草图，并标注
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任务一 任务描述 每月20日，是公司规定的办公用品发放日，按 照常规公司各部门会在这天领取办公用品。发放的 办公用品分定供用品与特供用品。公司要求，定供 用品不用使用部门填报，由办公室做统一报表送领 导批示；特供用品由各部门单独申请。公司的定供 用品主要是3包A4纸、4盒签字笔和5本告示贴。这 个月由于上新项目，工程部要求领取工程绘图纸30 张和彩色墨水1套。生产部的装订机坏了，要重新 领一个；另外装订针也没有了，要求领4盒。销售 部每个月要打的报表很多，这个月的碳粉没了，要 5 求领
物品被盗，怎会少呢？吕萌又重新查了一下， 在账上查不出什么问题。后来她回忆了近段时间来 领过办公用品的人，才想起小郑当时领的办公用品 没有办手续，也没有入账。现在吕萌只有启动采购 程序了，先申请，后发订购单。来回折腾了两天， 才把办公用品买回来，然后送到销售部。虽然这次 耽搁没有造成什么损失，但是办公室主任问吕萌为 什么这次急用才临时去买，吕萌只好照实说出原因 问题：（1）吕萌在发放办公用品中存在的问 （2）如果有人等办公用品急用，你如何在短 时间内完成采购
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（1）一份库存目录表应包含以下基本要素： 序号、品种描述、供应商、消耗量、接收日期、存 （2 （3）办公用品的摆放要求有序、安全，避免 物品损坏、浪费或失窃。办公用品在入库时，要在 货架上贴标签，大的重的物品要放在货架的下面， 货架上层的物品要放稳、放牢。保管办公用品的仓
（1）每个同学提交1 （2）向老师提交1
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（1 （2 （1 （2 （3 （4 （5 （6 （7
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（1）熟悉办公用品的特征及存放区域。为了 提供快捷服务，节约大家时间，秘书应了解办公用 （2）查看办公用品发放清单。对办公用品的 （3）收取办公用品领用单。领用单是领用办 公用品的凭证，一定时期内需存档备查。同时在收 （4）照单发放办公用品。发放最好一项项发 放，发放后在项目上打一勾。另外还要特别关注领
（2 （3
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（1）分析样例时，要求区别申请表与领用清 单的作用。申请表一般是一次领用的品种不多时使 用；如果一次领用的品种较多时，最好使用办公用
（2）申请表至少要包含品名、规格、单位与 数量以及申请部门、批准人、发放人等基本项目。 领用清单要包括品名、单位、数量、领用人，领用
（3）电子版申请表与领用清单要求排版美观
2个。公关部今天又申请了3卷传真纸、4个文 件夹和10支胶水。市场部这次没有另外申请。客户 部则申请了5号信封100个，2号信封150个。〖HT 现在以吕萌的身份，要求同学配合，模拟完成 这个月办公用品的发放实训。
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实训 实训一 制作办公用品领用申请表及办公用品领用清单
（1 （2 （1）分析老师提供的样例，或通过网络自己
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（5）清点、核实、发放办公用品。交给领取 人之前，最好还要认真、仔细清点一遍用品，查看 （6）发放登记。发放完后，要填写发放记录 清单，即对各部门领用情况进行记录，以便统计用 （1）提交1 （2）提交1
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理论知识 办公室常用的办公用品主要有以下种类： 1.纸簿类 2.笔类 3.装订类 4.归档用品 5.办公设备专用易耗品
项目七 办公用品库存控制
知识目标
Байду номын сангаас
能描述办公用品库存控制的基本概念和库存
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能力目标 能选择办公用品供应商，根据程序进行办公用
能掌握办公用品的进货、入库手续和库存保管
能正确填写库存登记卡及使用库存记录。
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案例导入 吕萌一早来上班，市场部的小郑就要来领A4 纸、荧光笔、铅笔、装订针、回形针和胶带等。吕 萌接过小郑的办公用品申请单，看没有办公室主任 的签字，就要求小郑找主任签字。小郑说，找过了 ，没有找到，让吕萌先发放，回头再补签字。吕萌 想也行，就把这些办公用品给小郑了。吕萌刚发完 办公用品，肖副总又让吕萌复印一些紧要的资料， 吕萌一时忘记了登记小郑领用的办公用品，后来小 郑又忘记了去补办手续。3个月后，工程部要领用 办公用品，发现不够。吕萌觉得很奇怪，每个月底 做库存控制统计时，都在控制范围内啊，又没有发 3 现
德宇公司是一家服装经营公司。刚成立时只有 20人，由于人少，办公用品用量不多，办公用品管 理全由小张负责。随着公司不断扩张，到2009年 年底时，公司员工增加到80人，公司的部门也增多 了，在原来的财务部和销售部的基础上新设了人事 行政部、客户部和流通部。由于公司新的变化，公 司老总要求小张进一步完善公司办公用品的管理制 问题：请你代小张制订公司办公用品流程图以
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1.指定人员发放 2.根据单位相关制度规定发放时间 3.紧急需要物品时必须按相应的程序处理 4.根据办公用品领用单进行发放 5.清点核发办公用品 6.提醒使用部门和人员节约办公用品
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相关链接 一、合理使用办公设备 随着信息技术的不断发展，现代办公设备越来 越多，如电子计算机、激光打印机、传真机和扫描 仪等。如何合理使用这些办公设备，从而实现节能 正常情况下，一台电子计算机或激光打印机每 小时耗电约0.3度，针式打印机相对较低，每小时耗 电约为0.1度。目前，某公司现有电子计算机1000多 台、激光打印机200多台、针式打印机约400台，按 照每工作天8小时计算，这些办公设备每天约需耗电 3600度，每月（按22个工作日）用电约8万度。从以 上数据来看，我们很有必要合理使用这些办公设备 16 ，以节约能源。
任务二 任务描述 深圳天葵礼品公司这段时间的办公用品消耗量 很大，A4纸每天平均用10包，水笔也是每天要领 走10盒，大头针、圆形针用量很大，一天要20盒 。5月28日，她采购了A4纸30包，装订针20盒，签 字笔40盒，大头针、圆形针各50盒，胶水30支。 由于用量大，常常每月办公用品发放时，有的办公 用品断货，造成使用部门怨声载道。后来吕萌咨询 同事，寻求如何解决这个问题。行政办主任也提出 要求，让秘书做好库存控制，保持平均5天的最小
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库存量，然后根据库存有选择性地进行重新订 购。经过使用科学的库存方法，断货现象解决了。 可是一天不幸又发生了：吕萌在发放办公用品时， 放在上层架上的颜料瓶掉下来打在她头上，将她的
任务：（1）请你计算出上述办公用品的重新
（2）吕萌在保管办公用品时要注意什么？
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实训
（1 （2 （1 （2 （3）画出这些物品摆放的货架草图，并标注
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任务一 任务描述 每月20日，是公司规定的办公用品发放日，按 照常规公司各部门会在这天领取办公用品。发放的 办公用品分定供用品与特供用品。公司要求，定供 用品不用使用部门填报，由办公室做统一报表送领 导批示；特供用品由各部门单独申请。公司的定供 用品主要是3包A4纸、4盒签字笔和5本告示贴。这 个月由于上新项目，工程部要求领取工程绘图纸30 张和彩色墨水1套。生产部的装订机坏了，要重新 领一个；另外装订针也没有了，要求领4盒。销售 部每个月要打的报表很多，这个月的碳粉没了，要 5 求领
物品被盗，怎会少呢？吕萌又重新查了一下， 在账上查不出什么问题。后来她回忆了近段时间来 领过办公用品的人，才想起小郑当时领的办公用品 没有办手续，也没有入账。现在吕萌只有启动采购 程序了，先申请，后发订购单。来回折腾了两天， 才把办公用品买回来，然后送到销售部。虽然这次 耽搁没有造成什么损失，但是办公室主任问吕萌为 什么这次急用才临时去买，吕萌只好照实说出原因 问题：（1）吕萌在发放办公用品中存在的问 （2）如果有人等办公用品急用，你如何在短 时间内完成采购
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（1）一份库存目录表应包含以下基本要素： 序号、品种描述、供应商、消耗量、接收日期、存 （2 （3）办公用品的摆放要求有序、安全，避免 物品损坏、浪费或失窃。办公用品在入库时，要在 货架上贴标签，大的重的物品要放在货架的下面， 货架上层的物品要放稳、放牢。保管办公用品的仓
（1）每个同学提交1 （2）向老师提交1
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（1）熟悉办公用品的特征及存放区域。为了 提供快捷服务，节约大家时间，秘书应了解办公用 （2）查看办公用品发放清单。对办公用品的 （3）收取办公用品领用单。领用单是领用办 公用品的凭证，一定时期内需存档备查。同时在收 （4）照单发放办公用品。发放最好一项项发 放，发放后在项目上打一勾。另外还要特别关注领
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（1）分析样例时，要求区别申请表与领用清 单的作用。申请表一般是一次领用的品种不多时使 用；如果一次领用的品种较多时，最好使用办公用
（2）申请表至少要包含品名、规格、单位与 数量以及申请部门、批准人、发放人等基本项目。 领用清单要包括品名、单位、数量、领用人，领用
（3）电子版申请表与领用清单要求排版美观
2个。公关部今天又申请了3卷传真纸、4个文 件夹和10支胶水。市场部这次没有另外申请。客户 部则申请了5号信封100个，2号信封150个。〖HT 现在以吕萌的身份，要求同学配合，模拟完成 这个月办公用品的发放实训。
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实训 实训一 制作办公用品领用申请表及办公用品领用清单
（1 （2 （1）分析老师提供的样例，或通过网络自己
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（5）清点、核实、发放办公用品。交给领取 人之前，最好还要认真、仔细清点一遍用品，查看 （6）发放登记。发放完后，要填写发放记录 清单，即对各部门领用情况进行记录，以便统计用 （1）提交1 （2）提交1
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理论知识 办公室常用的办公用品主要有以下种类： 1.纸簿类 2.笔类 3.装订类 4.归档用品 5.办公设备专用易耗品
项目七 办公用品库存控制
知识目标
Байду номын сангаас
能描述办公用品库存控制的基本概念和库存
1
能力目标 能选择办公用品供应商，根据程序进行办公用
能掌握办公用品的进货、入库手续和库存保管
能正确填写库存登记卡及使用库存记录。
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案例导入 吕萌一早来上班，市场部的小郑就要来领A4 纸、荧光笔、铅笔、装订针、回形针和胶带等。吕 萌接过小郑的办公用品申请单，看没有办公室主任 的签字，就要求小郑找主任签字。小郑说，找过了 ，没有找到，让吕萌先发放，回头再补签字。吕萌 想也行，就把这些办公用品给小郑了。吕萌刚发完 办公用品，肖副总又让吕萌复印一些紧要的资料， 吕萌一时忘记了登记小郑领用的办公用品，后来小 郑又忘记了去补办手续。3个月后，工程部要领用 办公用品，发现不够。吕萌觉得很奇怪，每个月底 做库存控制统计时，都在控制范围内啊，又没有发 3 现
德宇公司是一家服装经营公司。刚成立时只有 20人，由于人少，办公用品用量不多，办公用品管 理全由小张负责。随着公司不断扩张，到2009年 年底时，公司员工增加到80人，公司的部门也增多 了，在原来的财务部和销售部的基础上新设了人事 行政部、客户部和流通部。由于公司新的变化，公 司老总要求小张进一步完善公司办公用品的管理制 问题：请你代小张制订公司办公用品流程图以
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1.指定人员发放 2.根据单位相关制度规定发放时间 3.紧急需要物品时必须按相应的程序处理 4.根据办公用品领用单进行发放 5.清点核发办公用品 6.提醒使用部门和人员节约办公用品
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相关链接 一、合理使用办公设备 随着信息技术的不断发展，现代办公设备越来 越多，如电子计算机、激光打印机、传真机和扫描 仪等。如何合理使用这些办公设备，从而实现节能 正常情况下，一台电子计算机或激光打印机每 小时耗电约0.3度，针式打印机相对较低，每小时耗 电约为0.1度。目前，某公司现有电子计算机1000多 台、激光打印机200多台、针式打印机约400台，按 照每工作天8小时计算，这些办公设备每天约需耗电 3600度，每月（按22个工作日）用电约8万度。从以 上数据来看，我们很有必要合理使用这些办公设备 16 ，以节约能源。