山东省食品药品监督管理系统行政处罚文书规范

山东省食品药品监督管理系统

行政处罚文书规范

第一章总则

第一条为了规范和统一全省食品药品监督管理系统行政处罚文书格式，根据《行政处罚法》《行政强制法》《食品药品行政处罚程序规定》《山东省行政程序规定》及国家总局《关于印发食品药品行政处罚文书规范的通知》等有关规定，制定本规范。

第二条食品药品行政处罚文书(以下简称文书)适用于全省食品药品监管系统食品（含保健食品）、药品、化妆品、医疗器械行政处罚活动。

第三条文书制作应当完整、准确、规范。文书格式由省食品药品监督管理局统一制定，市、县级食品药品监督管理部门应当按照本规范制作和使用文书，原则上不得自行增加文书种类或改变文书格式。

第二章文书制作基本要求

第四条文书统一使用A4纸张印制，文书中“食品药品行政处罚文书”使用3号黑体，文书名称使用2号宋体；表格内文字使用5号仿宋。需加盖公章的制作式文书，正文内容使用3号仿宋字，公章与正文尽可能同处一页。文书页数在2页或2页以上的，需标注页码。同一文书正文保持字体、字号一致，表格及填写式文书尽量同处一页。

第五条文书应当按照规定的格式印制后填写，有条件的，可以按照规定的格式打印制作。一般程序的行政处罚决定书应当全文打印，并做到黑色字迹，页面整洁。

第六条文书设定的栏目，应当逐项使用蓝黑色或黑色的墨水笔填写，字迹清楚，文字规范，用词准确，不得遗漏

或者涂改。文书中有选择项的，应当按照规定勾选。

第七条询问调查笔录、案件调查终结报告等笔录式或者叙述式文书，应当使用公文语体，语言规范、简练、严谨、平实，正确使用标点符号，避免产生歧义。

第八条文书中的案由，应当依据相关法律、法规或者规章中具体条款的表述进行归纳，一般表述为“涉嫌+具体违法行为+案”。如“涉嫌未取得药品生产许可证生产××药品案”、“涉嫌经营不符合食品安全标准的××食品案”等。

第九条文书编号应当按照“行政区域简称+食药监+执法类别+执法性质+〔年份〕+顺序号”的形式编写。执法类别按照食品、药品、医疗器械、化妆品的分类缩写为“食”、“药”、“械”、“妆”。

第十条案情摘要（简介）应当写明当事人涉嫌存在的违法事实、证据以及涉嫌违反的法律法规具体条款；“违法事实”应当写明违法行为发生的时间、地点、违法行为的情节、性质、手段及危害后果等情况。

第十一条文书在引用法律依据时应当规范引用，法律依据应当明确到法律、法规、规章的全称及具体条、款、项、目。如《中华人民共和国食品安全法》第一百二十五条第一款第（二）项，有两种引法，一种表述为：《中华人民共和国食品安全法》第一百二十五条第一款规定：“违反本法规定，有下列情形之一的，由县级以上人民政府食品药品监督管理部门……直至吊销许可证：……（二）生产经营无标签的预包装食品、食品添加剂或者标签、说明书不符合本法规定的食品、食品添加剂……”；另一种表述为：按照《中华人民共和国食品安全法》第一百二十五条第一款第（二）项的规定，生产经营无标签的预包装食品、食品添加剂或者标签、说明书不符合本法规定的食品、食品添加剂，由县级以上人民政府食品药品监督管理部门……责令停产停业，直至吊销许可证。

对于存在多个违法行为时，应当按照违法行为所触犯的

法律法规条款一一对应引用，不得将违法行为及法律、法规、规章的条款全部罗列在一起；对于同一个行为违反了多个法律法规时，应按照从高到低的层级分别写出法律法规及其对应条款。

第十二条文书中的编号、时间、价格、数量等应当使用阿拉伯数字。

第十三条文书中涉及当事人信息的项目，应当符合以下要求：

（一）当事人为公民的，与居民身份证、户口簿或者护照的信息一致；

（二）当事人为法人或者依法设立的其他组织的，与营业执照或者登记信息一致；

（三）未领取营业执照的法人分支机构，以设立该分支机构的法人为当事人；

（四）个体工商户以营业执照上登记的经营者为当事人。有字号的，以营业执照上登记的字号为当事人，但应同时注明该字号经营者的基本信息。

（五）未取得登记擅自以法人、其他组织名义或者冒用法人、其他组织名义以及法人、其他组织依法终止后仍以其名义进行生产经营活动的，以直接责任人为当事人。

第十四条询问调查笔录、现场检查笔录、听证笔录、陈述申辩笔录等笔录式文书，应当场交当事人阅读或者向当事人宣读，当事人认为所记录的内容真实无误的，应当在笔录终了处注明“以上笔录属实”，并由当事人逐页签字盖章或捺指印确认；当事人拒绝签字盖章或拒不到场的，执法人员应当在笔录中注明拒绝签字或拒不到现场的理由，应当采取录音、录像等方式记录，并可以邀请在场的其他人员作为见证人签字。

文书填写或记录有错误的，可以修改，但应由当事人在改动处签章或捺指印确认。

第十五条文书末尾留有空白处的，除应紧贴最后一行

的下方注明“以下空白”字样外，还应当由相关人员签字并注明身份和签字日期。

第十六条文书中涉及承办部门意见，法制机构、执法机关的审核或处理、审批意见等均应表述明确、具体，无歧义。

第十七条文书中注明加盖执法机关印章的地方应当有执法机关署名并加盖印章，加盖印章应当清晰、端正。

第十八条文书中的记录人，是指填写该份文书的人员；经办人是具体办理该事项的人员；案件承办人为具体办理该行政处罚案件的人员。

第三章具体文书适用及制作

第十九条《案件来源登记表》应如实记录案件相关信息的来源情况，并在监督检查、投诉/举报、上级交办、下级报请、监督抽验、移送或其他方框内选择划“√”，按照承办部门的权限设置由相关负责人签署对来源信息的具体处理意见。如提出“由××部门（科室）进一步收集相关信息、进一步核实或依法进行调查处理”等处理意见。

第二十条《立案审批表》应当明确记载初步调查的涉嫌违法事实，并在行政处罚管辖范围内申请立案调查。承办部门负责人拟定两名以上执法人员承办，呈报行政机关分管负责人审批。文书中案件来源应与《案件来源登记表》一致。

当场作出行政处罚的不需制作《立案审批表》。

第二十一条《（不予立案）审批表》是指行政执法机关对确认不符合立案条件的案件，向有关负责人提出的书面申请。

第二十二条办案人员回避、先行登记保存物品、实施或者延期查封（扣押）、先行处理物品、没收物品处理、责令召回、延（分）期缴纳罚款、申请强制执行等需要进行审批的事项，案件承办部门应当使用《（）审批表》，呈请行政

执法机关分管负责人批准，由其签署具体审批意见。

第二十三条具有下列情形时，案件承办部门应当制作《（案件移送）审批表》或《涉嫌犯罪案件移送审批表》：（一）发现案件不属于本行政执法机关管辖的；

（二）案件属于本行政执法机关管辖但还涉及其他行政执法机关须追究相关责任的；

（三）案件需要移送司法机关追究刑事责任的。

《（案件移送）审批表》《涉嫌犯罪案件移送审批表》应当分别与《案件移送书》《涉嫌犯罪案件移送书》同时使用。

《案件移送书》适用于案件移送有管辖权的其他行政执法机关；《涉嫌犯罪案件移送书》适用于涉嫌犯罪案件，移送同级公安机关，并抄送同级人民检察院。

第二十四条公安机关决定立案的案件，行政执法机关应当自接到公安机关立案通知书之日起3日内将查封、扣押的涉案物品以及与案件有关的其他材料移交公安机关，并制作《查封（扣押）物品移交通知书》，告知当事人。

案件移送其他行政执法机关时，可以参照前款规定制作《查封（扣押）物品移交通知书》。

第二十五条当事人委托代理人的，应当在《授权委托书》中明确委托人、受托人的基本情况及委托事项（委托范围、权限、期限）等，委托人应当在授权委托书上签名或加盖单位印章。

第二十六条案件承办人员依法向当事人调查了解案件有关情况时应填写《询问调查笔录》。《询问调查笔录》采用问答式，围绕与案件有关的全部情况，包括时间、地点、主体、事件、过程、情节等进行询问调查，对不同被调查人应当分别制作。

第二十七条《现场检查笔录》在日常监督检查或案件调查过程中使用，应当注明执法人员身份、证件名称、证件编号及检查目的，并准确、客观地记录现场勘验、检查或者涉及案件违法事实的有关情况。

向当事人收集、调取证据的，案件承办人员应当在《现场检查笔录》中记录告知其有申请执法人员回避的权利的情况；收集视频资料证据、进行现场抽样及对有关证据采取先行登记保存或查封（扣押）等措施的，应当在《现场检查笔录》注明；现场采取先行登记保存或查封（扣押）等措施的，应当在本文书中表述依法履行了“经负责人批准或电话报请”、“制作并下达了相应的执法文书”等法定程序。

第二十八条《限期提供证据通知书》是指执法人员现场检查或调查时，当事人当场未能提供其依据法律规定应当持有的相关资质材料、票据等证据，执法人员要求其在一定期限内向行政执法机关提供的通知性文书。该文书应明确要求提供证据的目的、明细及时限。

第二十九条案件承办人员在案件调查终结后应当撰写《案件调查终结报告》，对案由、当事人基本情况、案件来源及调查经过、认定的违法事实及证据、责令改正情况等进行说明。

对拟给予行政处罚的，还应提出适用的法律法规依据、裁量依据以及处罚建议；违法事实不存在或情节轻微可依法免于行政处罚的案件，应当写明建议终止调查并提出撤销立案或不予处罚的建议。

第三十条食品药品监督管理部门在办案过程中，需要其他不相隶属的食品药品监督管理部门协作调查的，应制作、出具《协查函》。《协查函》应符合公文格式标准，并包含以下内容：

（一）有明确的协助调查理由；

（二）有明确的协助调查内容和需确认的事项；

（三）应附有协助调查必需的资料，如相关文件、实物、图片等；

（四）应有明确的联系方式和联系人。

第三十一条《（）物品清单》应当与《先行登记保存物品（证据）通知书》、《先行登记保存物品（证据）处理

决定书》、《查封（扣押）决定书》、《先行处理物品通知书》、《解除查封（扣押）决定书》和《没收物品凭证》等同时使用，并注明配套使用的文书文号。

第三十二条在需要采取先行登记保存的情况下，行政执法机关应当制作《先行登记保存物品（证据）通知书》，通知当事人对需要保全的物品、证据进行保管。

《先行登记保存物品（证据）通知书》应当注明登记保存物品、证据的保存条件、保存期限、保存地点等。保存条件应当根据实际保存条件及所保存证据的储存要求填写，注明常温、阴凉、冷藏、冷冻等，填写的保存条件应当与《（先行登记保存物品（证据））物品清单》中的“储存条件”一致。

第三十三条对先行登记保存的物品，应在7日内作出处理决定，并制作《先行登记保存物品（证据）处理决定书》。文书制作日期原则上应与《（先行登记保存物品（证据））审批表》批准日期一致。

第三十四条采取查封（扣押）行政强制措施的，应当向当事人制发《查封（扣押）决定书》，并写明查封扣押物品的地点和保存条件、时限，时限计算要准确。

实施行政强制措施法律依据应填写涉及食品药品法律法规的具体名称及条、款、项、目。

第三十五条查封（扣押）需要延期时，应当向当事人制发《查封（扣押）延期通知书》，并说明延长期限以及理由，延长时限不得超过30日。

第三十六条《封条》上应当注明日期，加盖行政执法机关公章。对于现场不具备制作查封（扣押）或者先行登记保存证据物品清单条件的，应当对包装箱等按件计算的包装加贴封条。

封条一般分为大封条（长38cm、宽11cm）、小封条（长30cm、宽7cm）。

第三十七条需要对采取查封（扣押）行政强制措施的容

易腐烂、变质物品先行处理的，应当在采取相关措施留存证据后向当事人制发《先行处理物品通知书》。《先行处理物品通知书》应与《查封（扣押）决定书》所载明的时间和文号一致。

第三十八条具有下列情形之一时，案件承办部门对已查封（扣押）物品或查封场所解除行政强制措施，应当同时制作《解除查封（扣押）决定书》：

（一）当事人没有违法行为；

（二）查封（扣押）的场所、设施或者财物与违法行为无关；

（三）对违法行为已经作出处理决定，不再需要查封（扣押）的；

（四）查封（扣押）期限已经届满；

（五）其他不再需要采取查封（扣押）措施的情形。

部分解除查封（扣押）物品时，对于未予以解除的（查封（扣押）物品应当依照法定程序处理。

第三十九条对查封、扣押的物品进行检验（检测、检疫、鉴定）时，应制作《检验（检测、检疫、鉴定）告知书》告知当事人。

第四十条依法委托技术机构对有关事项进行检验检测时，组织检验检测的行政执法机关应当向技术机构出具《检验（检测、检疫、鉴定）委托书》。

第四十一条按一般程序处理的案件和承办人提出终止调查的案件，承办人员提交调查终结报告后，承办机构应制作《提请案件合议审批表》，经承办机构分管负责人同意后，提交承办机构负责人审批，组织不包括承办人和记录人在内的3人以上有关人员对违法的事实、性质、情节、法律适用以及办案程序进行合议。

第四十二条合议时记录人员应制作《案件合议记录》，如实记载参加合议的成员依次发表的意见。合议人员应分别提出对本案的事实、证据、处罚程序、法律依据等方面的意

见，意见表述应当独立、完整、清晰、具体。主持人、记录人及参加合议人员应在记录终页签署姓名。

第四十三条对情节复杂或重大违法行为拟给予较重处罚时，案件承办机构对案件进行合议后，应提交法制机构审核。法制机构应制作《法制审核意见表》，经分管负责人同意提请机关负责人对案件进行集体讨论。

第四十四条案件进行集体讨论时法制机构应制作《案件集体讨论记录》，载明讨论中的重要意见以及决定意见，主持人、记录人及参加人员应在记录终页签署姓名。

第四十五条需要对产品实施责令召回时，应向当事人制发《责令召回通知书》，并说明产品存在缺陷或者安全隐患的情况、召回的地域范围、召回的时限、召回进度、报告频率等。

第四十六条对已有证据证明存在违法事实的，无论案件调查是否结束，行政执法机关都应当立即向当事人下达《责令改正通知书》，责令其立即改正或者限期改正违法行为，说明当事人违法事实、具体的责令改正意见、改正期限和法律依据。

第四十七条行政执法机关应当依照规定时限及时对当事人改正情况进行复查，制作《责令改正复查笔录》或其他文书记录复查情况，并在行政处罚案卷的相关文书中予以说明。

现场复查内容应当与《责令改正通知书》中责令改正内容一致。复查记录应客观、详细，能直接反映出改正情况。

第四十八条立案后，经调查确认违法事实不存在时，承办人报请行政执法机关分管负责人批准撤案时应制作《撤案审批表》，并应详细叙述撤案理由和法律依据。

第四十九条立案后，经调查违法行为轻微，并及时纠正，没有造成危害后果的，承办人制作《（不予行政处罚）审批表》，报请分管负责人批准后，向当事人送达《不予行政处罚决定书》。《不予行政处罚决定书》应详细叙述不予

行政处罚的理由和法律依据。

第五十条对符合听证条件的案件，行政执法机关应当向当事人制发《听证告知书》，告知当事人已经查明的违法事实、处罚依据、裁量依据、拟处罚的种类、幅度以及享有申请听证的权利。

当事人要求听证的，应当在行政执法机关告知后3日内通过口头或者书面方式向行政执法机关提出听证要求。

第五十一条行政执法机关决定举行听证的，应在举行听证会的7日前向当事人制发《听证通知书》，写明举行听证的时间、地点、听证方式以及享有申请回避的权利。

举行公开听证的，应在行政执法机关决定举行听证后，在机关门户网站发布《行政处罚听证会公告》，写明举行听证的内容、时间、地点和注意事项。

第五十二条听证应当制作《听证笔录》，记录听证过程和内容，包括听证主持人、记录人、当事人、案件承办人、听证方式、听证地点、听证时间、案由以及案件承办人提出的事实、证据和行政处罚建议、当事人的陈述申辩等。

第五十三条听证结束后，听证主持人根据听证情况制作《听证意见书》，综合案件承办人员、当事人发表的意见以及证据，确认案件事实是否清楚、证据是否确凿、程序是否合法、适用法律是否准确，并明确提出处理意见，报分管负责人。听证意见可以分为以下情形：

（一）经过听证，对于案件事实清楚、证据确凿、程序合法、适用法律正确的，建议按案件承办机构意见作处理决定；

（二）经过听证，认定拟作出的处罚决定的事实不清、证据不足的，建议补充调查；

（三）经过听证，认定拟作出的处罚决定的法律依据不准确或处罚过重的，提出改正处罚依据、处罚裁量等意见。

第五十四条作出行政处罚决定前，行政执法机关应当向当事人制发《行政处罚事先告知书》，对违法事实、相关

证据、处罚理由和依据、裁量依据、拟作出行政处罚决定进行说明，告知当事人依法享有陈述申辩的权利。

第五十五条当事人进行陈述申辩时，案件承办人员应当制作《陈述申辩笔录》。当事人陈述、申辩后，承办人员应询问被调查人“对违法事实是否还有陈述、申辩意见”，以确认当事人是否还要陈述、申辩。

当事人可以提供书面陈述申辩材料代替《陈述申辩笔录》。

第五十六条案件承办部门应当根据当事人提出的陈述申辩理由对案件复核，并制作《陈述申辩复核意见书》。当事人表明放弃陈述申辩权利的，案件承办人员应予以记录，并在3日后启动行政处罚决定审批程序。

第五十七条作出行政处罚决定前，案件承办部门应当制作《行政处罚决定审批表》，由行政执法机关负责人对案件的调查结果及拟作出的行政处罚建议进行审批。

第五十八条《行政处罚决定书》应当符合说理性执法文书的要求。行政处罚决定的日期应当与《行政处罚审批表》的批准日期一致，在处罚决定日期上盖有作出行政处罚决定的食品药品监督管理部门的公章。

第五十九条行政处罚内容中有没收有关物品的，《行政处罚决定书》必须附有《没收物品凭证》及没收物品清单。

第六十条对案情简单、违法事实清楚、证据确凿，适用简易程序的，应当当场制作《当场行政处罚决定书》。

作出当场行政处罚决定应当责令当事人立即或者限期改正违法行为。

第六十一条在送达《行政处罚决定书》6个月期满后当事人未提出行政复议、行政诉讼的，填写《没收物品处理清单》对没收物品作出处理。处理情况包括处理方式、地点、经办人等；处理方式有销毁（焚烧、深埋、粉碎、毁型、无害化处理）、移交、上交、拍卖等。地点，指物品销毁地点。经办人，是具体实施处理物品的人。

《没收物品处理清单》应当一案一单，与行政处罚决定书引用的数量一致，并由两名以上承办人、第三方特邀参加人签字。

第六十二条需要送达当事人的告知类、通知类文书以及需要有关部门签收的申请书、移送书等文书，应当与《送达回执》同时使用。

送达方式包括直接送达、邮寄送达、留置送达、委托送达、公告送达。邮寄送达的，应当将挂号回执和邮寄凭证粘贴在备注上，并用文字注明；当事人拒绝签收的，应在备注栏注明拒收事由，由见证人签字盖章并标注日期；委托送达的，应当在备注栏注明委托原因、被委托人名称，并由被委托人盖章；公告送达的，应当将送达公告及相关材料粘贴在备注上，并用文字注明。

第六十三条当事人确有经济困难，提出延期或者分期缴纳罚没款申请的，行政执法机关应当制作《延（分）期缴纳罚款审批表》，附当事人的书面申请报请主要负责人审批。经主要负责人审批后，制作《延（分）期缴纳罚款决定书》，向当事人送达并经当事人签收。

第六十四条对逾期未履行或部分履行行政处罚决定的当事人，行政执法机关应当向当事人制发《履行行政处罚决定催告书》，告知履行义务的期限、方式、金额以及依法享有陈述和申辩的权利。

第六十五条当事人逾期不履行行政处罚决定，并在书面催告期限内仍未履行的，行政执法机关应当向人民法院提交《行政处罚强制执行申请书》及相关附件，依法申请强制执行。

申请执行内容应当写明申请执行的事项，包括罚没款数额、加处罚款数额、没收物品名称及数量等。

文书附件应包括作为执行依据的《行政处罚决定书》《没收物品凭证》《没收物品清单》《送达回执》《履行行政处罚决定催告书》以及人民法院认为需要提供的其他相关材

料。

第六十六条《现场检查笔录》《询问调查笔录》《案件合议记录》《陈述申辩笔录》《案件集体讨论记录》《听证笔录》等文书的续页，应当使用《（）副页》。

《（）副页》不设编号，但每页（）中应填写所接续的执法文书种类全称，接续页码的顺序号和总页数。

第六十七条行政处罚决定履行或执行后，案件承办部门应当制作《行政处罚结案报告》，呈请分管负责人批准结案。主要内容包括案由、案件来源、被处罚单位（人）、立案日期、处罚日期、处罚文书号、结案日期、处罚内容、执行结果等。

结案方式按实际情况应在相应方式上划“√”。

档案归类根据涉案物品分为食品、药品类、化妆品类、医疗器械类。

第四章文书管理

第六十八条案卷应当在行政处罚决定履行或者执行后15日内完成立卷工作，将有关案件材料进行整理装订，归档保存。

当事人对行政处罚决定不服而申请行政复议或提起行政诉讼或合法权益受到侵害而依法提出行政赔偿请求的，收到复议决定书、法院判（裁）决书、赔偿决定书之日起15日内，将本案行政处罚、行政复议、行政诉讼或行政赔偿所有材料一并立卷。

第六十九条案卷封皮应包括以下内容：案卷号、案卷名称、行政处罚决定书号、简要案情、行政处罚内容、承办人、办案日期、立卷人等。

第七十条卷宗目录由以阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件资料的顺序号、文件名称、页号三部分组成。文件名称不得更改和简化；文件没有具体名称时应当拟定文件名，并加“〔〕”，如“〔关于××涉案物品的价目表〕”。卷宗

目录放在卷首。

第七十一条卷内文件排列时，应将最终的决定书放在首页。如当事人不服行政处罚决定，在法定期限内又提起行政复议或行政诉讼的，则将复议或诉讼文书放在首页。

卷内其他文件材料按照其重要程度进行排列。结论性的材料放在前面，证据材料放在后面。证据材料按名称分类，视其在案件中的作用大小，依照主次前后排列。其他材料按时间顺序排列整理，如被询问的当事人在两人以上，可视其在违法活动中所处的主次地位排列。

行政处罚档案卷内文件材料的一般排列顺序是：

（一）行政处罚决定书（行政复议决定书、法院判（裁）决书、赔偿决定书）；

（二）证据目录及证据材料；

（三）按时间顺序制作的其他执法文书；

（四）送达回证；

（五）罚没款收缴票据（加盖财务专用章的复印件）；

（六）没收物品凭证。

（七）立案审批表及案源材料；

（八）案件调查终结报告；

（九）案件合议记录；

（十）法制审核意见；

（十一）听证意见书；

（十二）案件集体讨论记录；

（十三）其他内部审批文书；

（十四）行政处罚结案报告。

第七十二条适用简易程序的案件，应按下列顺序排列入卷材料：

（一）当场行政处罚决定书；

（二）现场检查笔录；

（三）询问调查笔录；

（四）与案件有关的证据材料；

（五）责令改正通知书；

（六）罚没款收缴票据（复印件）；

（七）当场行政处罚备案表。

第七十三条立案后又撤案或不予立案的案卷参照第六十九条规定入卷归档，撤案审批表或不予立案审批表排在首页。

第七十四条立卷归档的材料应当是原件、复印件、影印件或用蓝黑、碳素墨水、墨汁书写的材料。复写的材料应当制成影（复）印件。

第七十五条对于难以入卷保存的物证、视听资料、电子数据等证据材料，可以拍摄、冲洗或者打印后入卷。声像资料证据应用文字注明制作的时间、地点、对象、中心内容和制作者；对难以拍摄、冲洗或者打印的或存有电子证据的U盘、光盘等不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中随卷归档，并在证据袋上和证据材料备考表中标明证物（声像资料）的名称、数量、案号，在卷内备考表记明其保管处所，以备查调。

第五章附则

第七十六条本规范由山东省食品药品监督管理局负责解释。

第七十七条本规范自发布之日起施行。