酒店会议室管理及会议服务工作规程
酒店会议管理制度
酒店会议管理制度
一、会前准备
1. 预订确认：酒店应建立一套完善的会议预订系统，确保客户的预订信息准确无误。
客户一旦预订，应及时发送预订确认函，明确会议时间、地点、参会人数、所需设备等信息。
2. 设施检查：会议前应对会议室的音响、投影、灯光等设备进行全面检查，确保设备运行正常。
同时，检查会议室的卫生情况，确保提供一个干净整洁的会议环境。
3. 人员培训：定期对会议服务人员进行专业培训，包括礼仪、安全知识、急救技能等，确保服务人员能够提供专业、高效的服务。
二、会中管理
1. 接待服务：会议开始前，服务人员应提前到达会议室，做好迎宾工作。
确保参会人员能够快速找到座位，及时提供茶水、文具等物品。
2. 技术支持：技术人员应在会议期间全程待命，确保会议设备的正常运行。
一旦出现技术问题，能够迅速响应并解决问题。
3. 安全保障：会议期间，安保人员应加强巡视，确保会议的安全。
对于可能出现的紧急情况，应有预案并进行演练，确保能够迅速有效地处理突发事件。
三、会后总结
1. 客户反馈：会议结束后，应及时收集客户的反馈意见，了解客户对会议服务的满意度，以及存在的问题和改进建议。
2. 数据分析：对会议的参与人数、设备使用情况、费用开支等数据进行分析，为未来的会议服务提供参考依据。
3. 持续改进：根据客户反馈和数据分析的结果，不断优化会议管理制度和服务流程，提升服务质量。
酒店会议管理制度（3篇）
酒店会议管理制度一、目的为规范酒店各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
二、职责(一)行政管理部或办公室负责会议管理，所有重要会议要在酒店领导批准后到办公室登记备案。
(二)会务工作主要由行政管理部或办公室承办;其他部门主办或召集的会议，由行政管理部报批，并应予协助，部门例会除外。
(三)除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部或办公室整理、分发、立卷、存档。
三、会议分类(一)、日常菜品及服务会议制度1、主持与记录:办公室文员，由总经理主持2、召开时间:每天10:10。
特殊原因需要延迟或延期召开的由办公室提前通知。
3、参加人员:部门主管、厨师长、销售部、服务部由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门负责人请假。
4、会议内容:反馈上一天工作中发生的菜品问题，服务问题及客人反馈意见。
总结工作中不足，解决发生的问题，杜绝问题的延续发生方法，确定解决人，解决时间及监督人。
(二)、酒店周总结计划会制度1、主持与记录:由人力资源部或办公室召集，总经理主持，董事长列席，办公室负责会议记录。
总经理未列席会议时，由部门之间协商解决。
2、召开时间:每周一上午10:10与菜品服务会同时举行。
特殊原因需要延期召开时由办公室提前通知。
3、参加人员:前厅各部门主管、传菜部、销售部、服务部、厨房。
由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部或办公室请假。
4、会议内容:(1)上周日常运作情况的总结。
(2)各部门汇报上周工作任务完成情况，计划落实情况。
着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
(3)全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。
(4)汇报本周工作计划。
(三)、会议召开(一)会议安排:1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前____天将总经理批准后的会议通知单报行政管理部，由行政管理部进行统一安排，方可召开。
会议服务安全操作规程
会议服务安全操作规程一、引言会议服务作为一种重要的业务活动，为了保证会议的顺利进行和参会人员的安全，制定了会议服务安全操作规程。
本规程旨在规范会议服务的操作流程，确保会议的安全性和保密性。
二、会前准备1. 会议室安全检查：会议前应对会议室进行安全检查，确保会议室内部设施完好，紧急出口通畅，并检查是否有丢失物品或异常情况。
2. 会议资料保密：会议资料应妥善保管，避免外泄或遗失。
对于涉及机密信息的会议，应采取额外的安全措施，如加密传输、访问控制等。
三、会议现场安全管理1. 参会人员登记：会议开始前，应对参会人员进行登记，核对身份信息，确保参会人员身份真实可信。
2. 会场布置：根据会议的性质和规模，合理布置会场，保证参会人员的安全和舒适。
同时，应设置安全出口和紧急逃生通道，确保会场的安全疏散。
3. 安全设施设置：会议现场应配备必要的安全设施，如监控摄像头、灭火器等，以提供必要的安全保障。
四、网络安全管理1. 无线网络安全：提供无线网络服务时，应采取合适的加密措施，确保网络传输的安全性。
网络密码应定期更换，并严格限制访问权限。
2. 防火墙设置：会议期间应启用防火墙，防止未经授权的访问和攻击。
3. 网络监控：对会议期间的网络流量进行监控，及时发现和处理异常情况，确保网络的安全和稳定。
五、物品安全管理1. 重要物品保管：对于重要物品，如现金、礼品等，应采取严格的保管措施，确保其安全。
同时，对于涉及重要信息的物品，如电脑、手机等，应加密存储或设置密码保护。
2. 会议设备管理：会议期间应对会议设备进行管理，确保设备的正常运行和安全使用。
设备使用完毕后，应进行检查和清点，防止遗失或损坏。
六、应急预案1. 突发事件应对：针对各类突发事件，制定相应的应急预案，并组织相关人员进行培训和演练，以提高应对能力。
2. 紧急疏散演练：定期组织会议现场的紧急疏散演练，让参会人员掌握疏散路线和应对方法，确保会议现场的安全。
七、会后整理1. 会议资料归档：会议结束后，应对会议资料进行整理和归档，确保资料的安全和完整性。
会议酒店管理制度
会议酒店管理制度会议酒店管理制度在现在社会，越来越多地方需要用到制度，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编为大家整理的会议酒店管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。
会议酒店管理制度11、会议室、接待室是酒店举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范酒店会议室、接待室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定本制度。
2、酒店所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。
3、酒店各部门如需使用会议室，要提前到总经理办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一穿好l4、接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。
5、任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品n6、任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。
7、任何员工不能随意拿走接待室的'报刊、杂志等资料。
8、爱护接待室、会议室的设施9、会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。
会议酒店管理制度2一、消防安全教育、培训制度1、消防安全教育、培训由消防安全管理部门负责，消防安全管理部门负责人为第一责任人，主要职责为开展本单位消防安全教育、培训工作;2、消防安全教育、培训由消防安全管理人负责组织;3、消防安全教育、培训对象包括：消防安全责任人、消防安全管理人、消防安全管理人员，本单位各级领导及全体员工;4、消防安全教育、培训每半年开展一次;5、消防安全教育、培训应包括以下内容：(1)有关消防法律法规、消防安全制度和消防安全操作规程;(2)本单位、本岗位的火灾危险性和防火措施;(3)消防设施、灭火器材的性能、使用方法及注意事项;(4)报火警、扑救初起火灾以及自救逃生的知识和技能;(5)组织、引导人员疏散的知识和技能;(6)对特殊工种人员应进行专项培训。
6、新员工应经过消防安全教育、培训合格后方可上岗;7、消防安全教育、培训应由专人授课，并制作教案，参加消防安全教育、培训的全体人员应做好学习记录，对无故不参加者通报批评，并组织补训。
会议服务的工作规程和要求
会议服务工作流程一、会议服务准备工作1、办公室秘书处1)每天查看OA办公系统中会议室使用申请,按会议要求提前半天摆放好桌椅,备好会议用饮水.2)根据会议的要求,提前1小时放好投影仪、投影幕、麦克风、音响,调试并使其处于准工作状态.3）会议前2小时,检查地面、桌椅是否整齐干净,室内是否有异味,及时进行通风和清洁整理.4）检查窗台、玻璃,要明亮无尘.5）检查窗帘,根据会议要求开启或关闭.窗帘要顺直平整.6）检查绿植及套盆,要干净无尘,无枯枝败叶,无昆虫.7）调整空调,使会议室内温度适宜.8）检查所有照明,及时通知有关部门更换不亮的灯具.9）半小时前,按会议要求摆放好瓶装水、茶杯或咖啡杯.10）根据领导习惯,在顺手的位置摆放烟灰缸.11）按需要摆放好鲜花和水果.12）摆放好旗帜和台旗.2、组织会议的部门1提前1小时将参加会议的领导名牌按位置摆放整齐,检查有无错别字.2）按需要准备会议所用的文件、资料等.3）根据会议要求,需要时按参会人员人数准备会议用纸,用笔每支笔要提前试用,以保证参会人员的正常使用并摆放整齐.二、会议进行中的服务工作1、会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水.然后每隔15分钟检查并续茶水一次.2、过问室内温度变化,随时调整空调.3、全程监听音响设备的工作状况,随时排除故障.三、会议后的收尾工作1、关闭音响设备或投影仪.收好麦克风、移动投影仪和遥控器,收起投影幕.2、清理瓶装水空瓶,收好没用过的瓶装水.3、收好茶杯、盘,清洗、消毒待用.4、清理烟灰缸,洗净待用.5、清理桌面地面,清除垃圾和废弃物.6、摆放好清理过的桌椅,关窗、断电、关门.7、收好会议材料和领导名牌.会议服务管理人员工作要求1、每天早、中、晚至少三次查看公司办公系统上的会议室申请,详细掌握会议室的当天使用情况.2、每天上班前半小时查看各会议室的状况：检查桌面、地毯的整洁程度；检查窗帘的开、关和垂放状态；检查照明灯是否都亮；检查绿植的鲜活状况和套盆的干净程度；检查电气设备是否有落尘和正确摆放；检查桌椅是否按当天的会议要求摆放整齐.3、会议前1小时,检查会议用茶杯、瓶装水是否摆放到位；会议前半小时,检查开水壶、泡茶杯、茶叶等泡茶用品是否准备到位.4、有外宾接待服务时,提前1小时检查咖啡用具及用品是否准备到位.5、有会议服务时,在会议前检查服务人员的工作仪表是否合乎要求.会议中,抽查续茶水间隔是否合适,动作是否标准.6、注意会议的服务区域内所有服务程序是否落实,当人手不够时,自己则要做具体服务工作,保证会议正常进行.7、会议结束后要检查是否有会议人员遗漏的物品,如有代为保管,日后查找并转交物主.会议服务人员岗位的工作流程1、每天早7:45到岗,按前一天做好的会议室使用登记进行准备,在各会议开始前半小时,准备好会议用水并送达.2、对需要提供茶水或咖啡的会议,要提前半小时烧开水,摆放好茶杯或咖啡杯,在会议前10分钟,将沏好的茶水或咖啡注入杯中.3、对有吸烟的领导参加会议,要在会议前10分钟,按领导的习惯在左侧或右侧放置烟灰缸.4、对有茶水服务的会议,要间隔15分钟续茶水一次.5、对提供瓶装水的会议,要根据会议客人人数提前半小时将水放于会议桌面,并准备同样数量的瓶水放在会议桌以外其他显眼的地方.6、会议结束后,半小时之内,将茶杯、咖啡杯、没有开启的瓶装水收好.如遇有下午下班后还在进行的会议,要在次日提前半小时到岗,对会议室进行清理.7、利用会议服务的空余时间将茶杯、咖啡杯、盘洗刷干净,放于消毒柜中消毒待用.8、要随时查看并及时处理公司办公系统网上的会议室申请信息,做好会议室使用登记.如有不明确的地方及时与申请人沟通确定.9、对于108会议室和大礼堂需要变动桌型的会议,要提前半天通知保洁人员,将会议桌按会议要求进行摆放.会议服务人员岗位的工作要求1、会议服务人员要品行端正,衣装干净得体,着职业装.2、会议服务人员要头脑灵活,反应敏捷,主动为开会人员做好各项服务,尽量在领导示意时就已经为领导提供了服务.3、根据会议的不同要求,按工作流程提前准好准备工作.4、会议间的服务要面带微笑,动作标准,不发出任何声响.续水间隔不能超过20分钟.5、会议结束后要按工作流程做好收尾工作.6、会议用过的茶杯、咖啡杯、盘要洗刷干净至光亮无斑点,并及时放入消毒柜消毒待用.7、如遇有节假日开的会议,要提前做好准备,准时到场进行会议服务.8、发现杯、盘、壶、柜有缺损要及时报告进行补充.发现茶叶和咖啡快用完时要提前报告补进.9、会议服务人员要爱岗敬业,展示良好的中港人形象.。
酒店会议会务管理制度
第一章总则第一条为确保酒店会议会务工作的顺利进行，提高服务质量，保障会议、活动的成功举办，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店内部各部门及外聘服务团队在酒店举办各类会议、活动时的管理和服务工作。
第三条酒店会议会务管理应遵循以下原则：1. 高效、便捷；2. 安全、可靠；3. 优质、专业；4. 客户至上，服务第一。
第二章组织机构与职责第四条酒店设立会议会务部，负责酒店会议会务的统筹规划、组织实施和监督管理。
第五条会议会务部职责：1. 制定会议会务管理制度和操作流程；2. 收集和整理会议信息，进行会议预订；3. 协调各部门资源，确保会议设施和服务的提供；4. 负责会议接待、会务协调、现场管理等工作；5. 对会议效果进行评估，持续改进服务质量。
第六条部门内部职责：1. 会议预订员：负责会议预订、场地安排、费用核算等工作；2. 会务协调员：负责会议日程安排、现场布置、设备调试等工作；3. 会议接待员：负责会议接待、签到、资料发放等工作；4. 会议服务员：负责会议期间的服务保障，如茶水、餐饮、安保等工作。
第三章会议预订与场地安排第七条会议预订应提前一个月进行，预订内容包括会议主题、参会人数、会议时间、场地需求等。
第八条会议会务部根据预订情况，协调酒店各部门资源，确保场地、设备、人员等方面的需求得到满足。
第九条场地安排应充分考虑会议规模、参会人员需求、会议性质等因素，合理配置会议室、休息区、餐饮区等。
第四章会议服务与保障第十条会议服务主要包括：1. 会前服务：包括场地布置、设备调试、资料准备等；2. 会中服务：包括签到、资料发放、茶歇、餐饮、安保等；3. 会后服务：包括场地清理、设备归还、客户回访等。
第十一条会议期间，会议会务部应确保以下服务保障：1. 会议室环境整洁、设施齐全；2. 会务人员态度热情、服务周到；3. 会议设备运行正常，及时解决故障；4. 餐饮、茶歇质量符合会议需求。
第五章会议效果评估与持续改进第十二条会议结束后，会议会务部应及时收集参会人员的意见和建议，对会议效果进行评估。
会议服务标准流程会议服务流程及标准
会议服务标准流程会议服务流程及标准会议室工作流程及标准一、上班时间：会议室的上班时间是根据会议的时间，提前一个小时到岗。
二、换好工装，化好淡妆，整理好仪容仪表，认真听取上级安排的工作内容并及时完成。
三、会前准备：客桌式、u字型、回字型（1）：会场检查（检查室内空气温度是否宜人20℃-22℃）；检查地面、台面卫生，检查灯光、检查音响；检查台面是否整齐统一；检查指示牌、横幅、席巾卡是否有错别字；检查会议室内其它物品的摆放。
（2）茶水服务：提前15分钟倒茶水，每隔十分钟进行对开一次，左手拿对开壶，站在客人后面，右脚叉在客人右边，做手势，轻声说“打扰一下，给你对水”，右手小指和无名指夹起杯盖拿好，用大拇指、食指、中指拿起杯子，收右臂侧身，将杯子拿到客人的身后对水，8分满，将茶杯从原路放回桌上盖好杯盖，杯盖上印花对准客人，杯柄对着右边，做“请”的手势。
（3）手巾服务：提前5分钟把毛巾摆好，在客人的右方更换毛巾。
（4）会场音响的服务：提前准备相应的音响，设施设备并调试好，控制会议中话筒的音量用音质；提供不同的背景音乐；及时为客人递送话筒。
（5）烟灰盅的服务。
当服务人员看到烟灰盅2-3个烟头时，及时更换烟灰盅。
（6）会后收场：当组织人说散会时，及时将正门打开，引导疏散客人：站在门中送客，提醒客人带好随身物品；及时检查客人是否有遗留物品，检查会场物品是否有损坏或遗失：关闭空调、话筒、主灯；对好桌椅，后收台。
及时清洗会议所用的各类物品。
剧院式：（1）茶水台服务：准备好充足的杯具，按1:1摆放，服务员站在茶水台及时为客人倒茶水；及时整理台面，收好脏的茶具并及时清洗。
会议接待服务工作标准一、会前服务1.根据会议主办单位的要求，明确会议服务要求，并提前落实会议场所及会议主席台、发言席、话筒、签到席、横幅（会标）、背景音乐、鲜花、水果、香烟摆放等，并提前检查音响、话筒等设备及会议各项要求的落实情况。
2.做好会场卫生工作，整理打扫桌面、抽屉、座椅、地面、门窗等，检查会议用品等物品的配备情况。
会议服务规范
（4）在不打扰客人开会的情况下，更换烟缸和添加茶水，每10-15分钟斟水一次或按客人要求续水；
（5）斟水时，杯子应端离桌面，左手食指夹杯盖，左手拇指执杯，往杯内注水以八成满为宜；注意不要发出碰撞声，把杯柄再旋转至客人的右手方；
（6）无服务任务时，站立于不影响开会的位置，巡视会场；
（7）铃响三声内接听电话，先问好，报会议室说请讲，若受话人是客人，请来电人稍等，立即与会议接洽人联系；
（8）如会议中间休息，立即整理会场，力求恢复到开会前的状态，补充和更换各种用品；
（9）会议中出现设备故障时，立即拨打1094紧急报修；
（10）会议期间随时留意有无设备或物品损坏，及时向领班和主管汇报，按酒店规定请客人签单赔偿，注意语气婉转。
会议服务规范
一、会议服务
程序
标准及服务规范
1、员工仪容仪表
（1）保证制服干净、整洁，无污、无皱，名牌佩戴端正；
（2）头发梳理匀贴，以不影响工作为准；
（3）面部、手部清洁干净，皮鞋光亮，袜子无破损；
2、会前准备工作
（1）被确定会议服务的员工，提前一天了解并再次确认会议订单的内容；
（2）会议服务人员提前一小时到达会场，打开会议室大门，摆放好会议指示牌；
4、会后收尾工作
（1）会议结束后站立门厅，送客出场，请客人慢走；
（2）引领客人至电梯，为客按叫电梯，待客人全部离去后方可回会议室；
（3）与会议付款人一起到总收银台结清会议费用；
（4）清理会场，仔细检查是否有客人遗留物；
（5）与会议PA做好移交工作，将会议单回执交部门内勤。
5、会议注意事项
（1）会议服务员要保证会议室四周安静，做到走路轻、说话轻、操作轻；
酒店会议室服务流程
根据客人需求调整会议室布置和服务
提前与客人沟通：确保预订信息的准确性和完整性
会议室布置
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LOGO会议ຫໍສະໝຸດ 布置1. 布置流程根据客人需求和会议类型：确定会议室布置方案
准备相关设备：如投影仪、音响设备、话筒等
准备茶水、点心等会议服务用品
安排工作人员进行布置：确保布置符合客人要求
利用智能化的数据分析：对会议服务进行优化和改进，提升客户满意度
通过智能化的设备管理：减少设备的损坏和浪费，降低运营成本
企业文化与品牌建设
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企业文化与品牌建设
1. 企业文化塑造
培养员工的服务意识、团队协作精神等企业文化价值观
通过企业文化活动：增强员工的归属感和凝聚力
将企业文化融入日常服务中：提升酒店品牌形象
2. 服务质量提升
定期收集客人对会议服务的意见和建议：针对问题进行改进
关注行业动态和趋势：不断更新服务内容和方式，提高服务质量
鼓励员工提出创新性的服务建议：为客人提供更加优质的服务体验
客户反馈与关系维护
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客户反馈与关系维护
1. 客户反馈收集
在会议结束后向客人发放满意度调查问卷：收集客人的反馈意见
鼓励客人使用公共交通工具或拼车出行：减少车辆排放对环境的影响
员工培训与服务质量提升
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员工培训与服务质量提升
1. 员工培训
对员工进行定期的岗位培训：提高员工的专业技能和服务意识
鼓励员工参加行业内的培训和学习活动：提升员工的综合素质
建立员工激励机制：对表现优秀的员工给予奖励和晋升机会
员工培训与服务质量提升
酒店会议室使用管理规章制度（通用6篇）
酒店会议室使用管理规章制度酒店会议室使用管理规章制度（通用6篇）在日新月异的现代社会中，很多地方都会使用到制度，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。
想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编帮大家整理的酒店会议室使用管理规章制度（通用6篇），欢迎阅读与收藏。
酒店会议室使用管理规章制度11范围本标准规定了酒店视频会议室管理制度的具体要求。
2具体要求2.1视频会议室归属总办管理。
会议部负责视频会议室控制系统运行管理和技术维护。
2.2使用视频会议室需提前通知总办，由总办负责统筹安排，并提前通知会议室做好技术动力保障，会议室指定一名专职工作人员承担视频会议室的日常管理和运行维护工作，工作人员要对会务工作熟悉，对会场设备熟悉，对视频会议的常规操作熟悉，通过培训可以完成会前设备检查及简单的故障处理。
2.3会议期间，参会人员必须关闭移动电话和小灵通，以免干扰视频会议的进行。
严禁在视频会议终端设备附近做其它设备的开关电动作，以免带来电源干扰。
严禁在设备前后走动，以免将设备连线碰掉，松脱。
严禁在会议室和控制室附近做任何施工，以免干扰会议的正常进行。
2.4视频会议室设施不得随意搬动或挪作它用，参会人员应爱护视频会议室的公共设备，若造成损坏，应及时向管理部门报告，分析原因，落实赔偿责任。
2.5视频会议室内，严禁吸烟、随地吐痰，不得乱扔纸屑、杂物，墙面等部位不得随意张贴、涂写。
2.6非工作人员未经许可禁止进入视频会议室特别是控制室内。
2.7视频会议室控制室内应有良好的防尘措施和空调设备，控制室温度应保持在18℃～25℃，相对湿度应保持在30％～60％。
应保持清洁、整齐，切实做到设备无尘，排列正规，布线整齐。
应有良好的防静电、接地措施，计算机等设备应有严格的防病毒措施。
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酒店会议室管理及会议服务工作规程
1目的
规范公司会议服务操作，确保树立公司良好形象。
2适用范围
适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。
3职责
3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。
3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求，并负责会场布置，安排会议服务人员。
3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。
3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应，协助办公室布置会场和会议室保洁工作。
3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。
4工作程序
4.1会议室管理
4.1.1使用会议室业务受理
A办公室人员接到用户的《会议申报单》后，根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。
B根据《会议申报单》内容，办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客，详细了解会议使用情况及其他要求。
C办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准，填写《会议受理服务单》，详细写明会议使用部门、联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后，立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。
D业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。
E设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。
4.1.2会场布置及安排
A接用户会议室会场布置要求后，办公室立即联系相关单位、部门，按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。
B办公室负责在会议召开前将会场布置完毕，并通知使用会议室的顾客查看会场，按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。
4.2会议室服务工作
4.2.1会议服务
大会议室应提前开门，会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门，会议开始前10分钟再次确认。
4.2.2设备部人员必须提前30分钟到达大会议室，开启音响、空调、并保证其正常运行。
4.2.3会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中，必须每15分钟倒1次茶水，大会议室召开会议，会务人员不能擅自离开，对会议室出现的紧急情况能做好相应处理，并及时向办公室负责人汇报。
4.2.4会议使用完毕后，会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理，并向办公室汇报会议室使用情况，重要会议应向总经理室通报。
4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作，检查会议室使用是否正常，如有异常，及时更改、整顿，以利于为业主提供更加完善的服务。
5相关文件及记录
5.1《会议室使用登记表》(LYWG/QR—046)
5.2《ZZ公司会议受理服务单》(LYWG/QR—007)。