文书工作与档案管理第五章 文书的处理共80页文档
文书工作与档案管理
归档文件整理方法
（四）案盒内文件的排列
应在分类方案的最低一级类目即条款和条目内以“件”为单 位进行排列
1、事由结合时间排列 2、按事由结合重要程度排列 3、成套性文件可集中排列 4、短期保管的文件可以按办理完毕后归档的先后顺序排列
举一例
人文艺体分院于2007年3月19日开始对2006年度的文书材料进行系统归档， 有以下需要归档文件： 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期教学工作计划》（06年2月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期教学工作计划》（06年9月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期学生工作计划》（06年2月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期学生工作计划》（06年9月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期教学工作总结》（06年6月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期教学工作总结》（07年2月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期学生工作总结》（06年7月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期学生工作总结》（07年2月）
C.跨年度文件
1.单份跨年文件：根据文 2.一组有密切联系的文件：如 件内容，归入偏重的部分。 一次从2009年持续到2011年的 会议文件，可归入2011年。
D.专门年度文件
在实际工作中，除了通用年度，一些特殊部门往往使用 专门年度来开展工作。如学校部门的“教学年度”，粮食 部门的“粮食年度”等。
文书整理归档的范围和原则
三、文书整理归档的质量要求
1、整理归档的文书应该齐全完整
2、整理归档的文书要符合档案保护的要求
3、整理归档的文书材料的保管期限应区 分 全 宗
编制 分类 方案 类目
初 步 整 理
文书工作与档案管理
文书工作与档案管理课程标准高等教育出版社高职教育中心编写人：***2 0 0 7 年 6 月目录一．本课程教学目标 (3)二．本课程的专业地位和作用 (3)三、知识、技能、职业意识培养目标及目标分解（结构） (3)四．教学起点（学生必备基础） (4)五．教学内容和具体标准 (4)六．教学进度和时间安排 (16)七．教学模式和教学方法 (17)八．教学效果的考核评价 (17)九．教学条件与资源 (18)一、本课程教学目标《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理专业的专业必修课程，该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基本概念与一般知识和技能，文书的种类，文书的体式与稿本，文书的形成与处理，文书的整理与归档，档案的收集与鉴定，档案的整理与保管，档案的检索与利用，以及电子档案等。
本课程教学以培养应用型和操作型秘书人才，以及相关工作岗位的职业要求为目标，帮助秘书专业、行政管理等专业学生掌握文书与档案工作的知识与技能，提高专业素质和工作能力；以就业为导向，以掌握基本的知识和技能为原则，强调实际操作与技能训练；并注重学生心理素养和职业意识培养，为从事秘书工作和相关工作奠定良好的基础。
二、本课程的专业地位和作用《文书工作与档案管理》是文秘专业、行政管理等专业的主干与核心课程，它不仅是秘书专业的专业基础，也是相关职业岗位群的关键技能模块，是国家文秘职业资格考试的重要内容。
特别是根据教育部关于高等职业教育要面向技能型、应用性人才培养的要求，本课程在知识体系以及教学方法、学习方法等方面，都有凝炼与新的要求，认真搞好本课程教学，对培养现代秘书人才以及相关人才的专业目标的实现具有十分重要的地位和作用。
三、知识、技能、职业意识培养目标及目标分解（一）总体目标：《文书工作与档案管理》课程是秘书专业的必修课，是培养学生具备必要的文书与档案工作知识和很强的实践能力的专业课程。
本课程教学在理念上要尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求以及管理类专业教学方法的创新趋势，培养学生职业意识；在内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变，培养学生实际职业技能；在体现教学方法上要从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变，突出实际案例和技能训练，以及电子文档等新知识的掌握，配合以网络教学，扩大学生的知识面，达到知识宽厚，技能熟练，职业意识强的目标。
文书档案管理规定(4篇)
文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。
第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。
第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。
（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。
（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。
（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。
（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。
第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。
第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。
（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。
（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。
（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。
（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。
（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。
（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。
第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。
（二）配备相应的档案管理人员。
（三）配备相应的档案管理设施和设备。
（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。
第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。
第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。
律师事务所文书和档案管理制度（4篇）
律师事务所文书和档案管理制度第一章总则第一条为规范律师事务所的文书和档案管理工作，提高工作效率和保护客户合法权益，根据《中华人民共和国律师法》和其他相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于律师事务所的所有律师和工作人员，包括全职、兼职律师和行政人员。
第三条律师事务所应当建立健全文书和档案管理制度，明确责任、流程和要求，保障律师事务所的工作有序进行。
第四条文书和档案管理应当严格遵守法律、法规、规章和本所制度，严禁篡改、删除、遗失、销毁和外传。
第五条律师事务所应当保障文书和档案的机密性，不得泄露客户和律师之间的通信内容和其他相关信息。
第六条律师事务所应当保留客户交办的案件文书和档案，直至案件结束，如有其他特殊规定的除外。
第二章文书管理第七条律师事务所应当建立文书管理制度，明确文书的生成、保存、归档和销毁的流程和要求。
第八条律师事务所的文书应当按照统一的格式和编码进行记录和保存。
第九条律师事务所应当建立文书的登记制度，每一份文书都应当编号，记录其名称、生成日期和负责律师等信息。
第十条律师事务所应当建立文书的保存制度，对于重要文书应当设立独立的存档保管，确保其安全和完整性。
第十一条律师事务所应当制定文书销毁的规定，根据有关规定和实际情况，设定文书可销毁的期限，并严格按照规定进行销毁。
第三章档案管理第十二条律师事务所应当建立档案管理制度，明确档案的归档、查询、调阅和保管的流程和要求。
第十三条律师事务所应当建立档案的分类和归档制度，将档案按照年度、案件性质、类型等进行分类，便于管理和检索。
第十四条律师事务所应当建立档案的登记制度，每一份档案都应当有详细的登记记录，包括档案编号、名称、存放位置、归档日期等信息。
第十五条律师事务所应当建立档案的查询和调阅制度，确保律师和工作人员能够及时、准确地查询和调阅所需的档案资料。
第十六条律师事务所应当建立档案的保管制度，制定档案的保管期限和要求，对于已经结束的案件进行归档和保管，确保其安全和可检索性。
信息文书与档案管理_文书处理
三、 签发 即机关单位领导人对文稿进行最后审定并签署意见的工 作，实质上就是决定是否发文的环节。文稿一经签署 即可生效。两个以上机关联合发文，共同签发的叫会 签。如认为有必要再经上级同意签字的叫核签或加签。 签发是领导人履行职权的一种形式，因此，签发人只是 对自己职权范围内的有关文件，才有权签发，不得越 权签发。文件法定签发人因公外出，可以授权或委托 其他负责人代行签发。各个机关部门一般都应根据自 己的具体情况制定有关文件审批签发权限方面的规定。 签发文件的原则是： （1）凡以机关名义发出的文件，应由机关正职或主持 日常工作的副职领导签发。内容重要或涉及面广的文 件还必须经领导班子集体讨论通过，然后由主要领导 人执笔签发。 （2）一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的 副职领导人签发。如是重要问题 ，也可请正职领导 人加签。有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长 或办公厅(室)主任签发。经会议讨论、修改通过的文 件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发。
• •
•
文书处理的概念 文书处理就是对文书的创制、处置和管理。具体 说，是在文件完整的生命周期当中，用特定的方 法、原则、对文书进行制作、加工、使用、保管， 使其完善，并且获得必要功效的行为。它是使文 书得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是 机关企事业单位实现管理职能的重要形式。 无论是收来或发出的文书，都必须经过一定的处 理过程。由于文书的性质和内容不同，处理的程 序也不同。例如，收来的文件，有的只需传阅， 有的要办复、承办；外发文件，都要经过拟稿、 审核、签发；法规性文件，需经一定会议通过和 法定的批准手续；一般的领导性文件只要机关领导 人签批就可生效，而有的则需经上级机关审核备 案。因此，文书工作人员需要熟练地掌握文书处 理的各个工作环节，加快收发文的运转处理速度， 提高办文质量和工作效率。
文书工作与档案管理5 第五章文书的处理
（八）受双重领导的行文机关
上级机关向受双重领导的下级机关行文， 必要时应当抄送其另一上级机关。这是保证 领导机关信息畅通的有力措施，也达到了协 商一致的目的。
第二节 文书的处理程序
本节点睛 一、文书处理程序的含义 二、文书处理程序的特点 三、文书的处理程序图
有步骤才能出效率。文书处理有其特 定的程序。
根据《办法》规定，起草文稿应当做到： 第一，符合国家的法律、法规及其他有关规定； 第二，情况确实，观点明确，表述准确，结构严 谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇 幅力求简短； 第三，公文文种应当根据行文目的、发文机关的 职权和与主送机关的行文关系确定； 第四，拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并 根据实际需要确定紧急程度； 第五，人名、地名、数字、引文准确。
第一节 行文制度
本节点睛 一、行文关系 二、行文方式 三、行文规则
机关文书部门必须按照党和国家有关文 书工作规章、准则来处理文书，以保证机关 行文有条不紊地进行，提高机关的办事效率。
一、行文关系
文件的行文关系是指发文机关与收文机关之间 文件的往来关系。我国行政机关的行文关系包括两 个种类，见图5-1。
（二）上行文
什么情况下可以越级请示呢？ 一是突然发生严重自然灾害或社会突发性事件， 非常紧急，逐级上报请示会延误时机造成损失的； 二是按有关业务管理体制，可越级请示的问题； 三是无须经过直接上级的一般的公务，这类公 务不涉及其直接上级职权，并且有关情况比较清楚， 处理原则比较明确； 四是被上级机关长期搁置而又确需解决的问题， 或者对直接上级的决策有意见、争执不下一时难以 执行而又急于处理的问题；等等，见图5-8。
（一）确定性 文书处理的各个工作环节不可缺少而 且对独立，每个环节都有特定的功能和内 容。文书处理过程中的所有环节都是一环 扣一环、相互制约、缺一不可的。
文书档案管理_纲要
《文书档案管理》内容纲要《文书档案管理》课程是文秘专业的必修课程。
◇主教材：赵映诚主编的《文书工作与档案管理》（高等教育出版社）。
◇学习参考书：●《文书档案通论》，李会平、吕维宁编著，兰州大学出版社，1997年●《档案管理学基础（修订本）》，陈兆祦、和宝荣主编，中国人民大学出版社1996年第2版●《机关档案工作》，和宝荣主编，高等教育出版社，1994年◇推荐阅读期刊：●《中国档案》（档案工作综合性刊物，国家档案局主办）●《档案学研究》（综合性档案学理论刊物，中国档案学会主办）●《档案学通讯》（档案专业学术性刊物，中国人民大学档案学院主办）第一章文书与文书工作第一节文书一、文书的概念“文书”一词，早在两千多年前的西汉时期就已出现。
1、“文书”概念的发展在我国古代，“文书”的含义丰富多样：①指图书。
②指公文、案卷。
③指字据、契约。
④指书札。
⑤文章和书法的合称。
现代“文书”有两种含义。
一是指物，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。
这是现代文书的一般含义、通用义。
二是指人，指机关单位、团体和军队的办公室中承担文字材料和信息处理工作的人员，简称“文书”。
在基层单位，有时是职务名称。
这是文书的特殊含义。
2、“文书”的概念“文书”是文书学最重要的概念。
在现代，文书主要指“物”（书面文字材料），有广义和狭义之分。
广义的文书，指人类在社会生活中产生的一切文字书面材料。
包括务实的和务虚的，用于公务活动和私人活动的，有固定程式的和随意书写的。
有多种多样的符号形式、制作方式。
狭义的文书，仅指在公私活动中使用的、有固定格式的文字材料。
本课程所说的“文书”限于这一意义。
具体定义各家不同，本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。
简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。
该定义的内涵：●文书是文字材料的一种。
文书与档案管理 文书处理
第三章 文 书 处 理
第一节 概 述 第二节 登记 收发 第三节 分发 传阅 第四节 拟办 批办 第五节 承办 催办 查办 第六节 核稿 签发 第七节 缮印 校对 盖印 第八节 注 办 第九节 信访文书的处理 第十节 电子文件的处理 第十一节 文书的立卷与归档
第一节 概
述
公务文书的撰写是机关或企事业单位的日常工作之一，有着特定的公务目的，其重要性不言而喻。 公务文书的撰写是机关或企事业单位的日常工作之一，有着特定的公务目的，其重要性不言而喻。但平 时撰写的文书如何整理，又怎样向档案部门移交？收到的文书如何处理？这些对正确撰写公务文书， 时撰写的文书如何整理，又怎样向档案部门移交？收到的文书如何处理？这些对正确撰写公务文书，做 好单位的日常工作同样重要。这是文书处理的程序问题。为了建立机关的正常工作秩序， 好单位的日常工作同样重要。这是文书处理的程序问题。为了建立机关的正常工作秩序，提高机关的办 事效率，科学地组织和安排文书处理程序是十分必要的。 事效率，科学地组织和安排文书处理程序是十分必要的。 文书处理程序指的是在一个机关内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一系列环节所 文书处理程序指的是在一个机关内部，按照制发、办理与管理文件的规律， 安排的工作顺序。其全部程序包括对本机关发文、内部文件的撰制，对机关收文的处理， 安排的工作顺序。其全部程序包括对本机关发文、内部文件的撰制，对机关收文的处理，以及对各类文 件的日常管理等一系列工作环节，通常可分为收文和发文两方面的处理程序。 件的日常管理等一系列工作环节，通常可分为收文和发文两方面的处理程序。 (1) 收文处理程序：包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、 收文处理程序：包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、 清退、归卷等(需要办复的文件和需要向外转发的文件 从拟稿起进入发文处理程序)。 需要办复的文件和需要向外转发的文件， 清退、归卷等 需要办复的文件和需要向外转发的文件，从拟稿起进入发文处理程序 。 (2) 发文处理程序：包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、 发文处理程序：包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷 等。 文书处理的各个环节之间有密切的关系，一环扣一环，相互制约。 文书处理的各个环节之间有密切的关系，一环扣一环，相互制约。虽不同机关对于某个环节的具体做法 可以有所不同，但其基本环节的安排是不可以随意删减或削弱的，更不能违反规律颠倒安排， 可以有所不同，但其基本环节的安排是不可以随意删减或削弱的，更不能违反规律颠倒安排，否则会影 响文书处理的正常运转和工作秩序。例如，要制发一份文件，必须经过拟稿、 响文书处理的正常运转和工作秩序。例如，要制发一份文件，必须经过拟稿、核稿和签发等工作环节才 能完成，不能随意制发。 能完成，不能随意制发。 公务文书的处理除了上述所具有的程序性之外，还具有规范性的特点。 公务文书的处理除了上述所具有的程序性之外，还具有规范性的特点。 各单位均应根据党和国家的有关规定，制定本单位的文书工作制度， 各单位均应根据党和国家的有关规定，制定本单位的文书工作制度，对文书处理程序的各个环节须明确 提出具体要求，文书的撰写和存档编目等须具有严格的形式规范。 提出具体要求，文书的撰写和存档编目等须具有严格的形式规范。