文书与档案管理基础(三版)二单元剖析

收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 催办
是指文秘人员对文书办理情况的督促、检查，以提醒有 关人员加快办文速度。
范围： 上级机关来文要求及时回复的； 平级机关与本机关联系工作、商洽事务需要复文的； 下级机关送本机关的请示需要批复的等。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 答复
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部 门应当进行审核。 重点 ①是否应由本机关办理； ②是否符合行文规则； ③内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定； ④涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签； ⑤文种使用、公文格式是否规范。 经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并 说明理由。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
②如来文涉及其他有关文件的材料时，应调阅有关文件
材料，报送领导审批； ③凡属联合承办的文件，主办部门要主动会同有关部门 协商处理；协办部门积极予以配合，绝对不能互相推诿 ④承办任务多的时候，要分清轻重缓急，保证紧要文件
优先处理。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 传阅 分送
根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或 按公文的内容要求，由文书处理部门快速送达有关部 批示。 门或人员传阅或承办。 办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、 分送的具体要求 延误。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
内容 一是从业部门的工作来说，针对来文所提出的 问题去具体执行或解决办理 二是从文书工作来说，对应办复试的文件要根 据领导批办意见办理复文。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
承办时要注意的事项： ①办理复文时要注意按政策规定和领导的批示迅速处理
由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后，在文件 处理单上注明文件办理情况，需要说明的问题和办理结 果等情况。
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容 基本职能
负责本单位公文的拟制、处理和管理的工作及建立有关 制度； 负责公文拟制过程的管理、公文的运转管理和公文的保 管及整理归档工作等。
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容 基本任审、承办、传阅、催办、答复
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 签收
是指收件人在对方的传递文书单或文簿上签字，以表
示文书收到。
步骤：
①清点 ②检查 ③签字（一般注明年月日，急件注明年月日时分） （文书不能拆开标有“亲启”、“保密”等标记的邮
①已有明确业务分工的文件，应根据本单位的主管工作 范围分送到有关的领导人和主管部门； ②来文单位答复本（机关）单位询问的文件，要按本单 位原发文的承办部门或主管人分送； ③送单位领导人批办的文件，应附上文件处理单，以便 负责人签署具体意见； ④分送文件要建立并执行登记交接制度； ⑤要求退回归档的文件，要在文件上注明“阅后请退回 归档”字样，以便及时收回，防止散失。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 传阅
作用：能使一份文件在短时间内满足各方阅读需要，发 挥文件效用，已成为领导处理事务、互通信息的一种有 效方式。 方式 分送传阅： 由文秘人员采用一送一退的方法直接传阅。遵循先主 办后协办，先办事后阅知的原则。 先送机关的主要领导、主管领导、承办部门 集中传阅： 设立阅文室： 文件集中，阅读方便；安全保密，便于管理；周转速 度快，利用率高
件，除非上级授予这样的权力。）
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 登记
对收进的文书进行注册，目的是便于对收文数量进行 统计以及今后的查考利用。 登记是文书工作的一项重要环节和程序。 形式：簿式登记和卡片式登记
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 登记
登记的文件材料
文书工作处理的基本原则
实事求是 准确规范 精简高效 安全保密 精简、优质，改进文风，是公文处理 的又一项重要原则。任何公文的处理，都 1准确规范是公文处理工作的质量要求。 、深入调查研究，掌握全面而真实的情 要注意质量，控制发文数量，有的放矢地 况，充分进行论证，广泛听取意见。这是 首先在公文拟制过程中，要求严格执行 维护公文处理工作的安全，首先要保证 解决问题。反对华而不实、空话连篇的不 拟制公文的事实依据，是处理公文的基础 党和国家的法律、法规和政策，完整准确 公文内容的安全，特别是一些涉及国家 良文风，反对官僚主义、形式主义和文牍 和前提。 体现发文机关意图，内容简洁，主题突出， 机密的公文，要严格遵守党和国家的有 主义。 2、有的放矢，切实解决问题。 观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精 关规定，建立完善的公文处理工作制度， 精简，还指制发的公文文字精练，言简 3 、公文的材料及有关出处要确凿可靠。 练。文种正确，格式规范。 消除和防范不安全因素，尤其应当注意 意明，逻辑严密，条理清楚，文理通顺。 其次在公文处理过程中，要遵循《党政 在网络环境下保证公文内容不被窃取、 公文是机关、企事业单位依法进行行政 机关公文处理工作条例》的要求，做到程 篡改或销毁； 和公务活动的重要工具，公文具有的特定 序完整、手法得当、手续齐全。 其次，要保证公文实体的安全，确保公 效用是有时间性的，超过一定的时限，公 文不丢失、不破损。 文就失去效用。因此，文书处理必须遵循 高效的原则。
科学地组织本单位的公文处理工作； 辅助领导和有关部门及人员处理日常工作活动中所产生 的公文，为本单位工作服务，提高单位的工作效率。
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容 具体工作内容
1、根据有关公文处理工作的法规、制度和规范，制定 本单位公文处理工作的具体规定和制度，并对本单位的 公文处理工作进行监督、指导。 2、文书形成过程的管理。包括公文的拟写、审核、签 发、印制过程的管理和对各种会议、汇报、电话、本单 位重大活动的记录及整理。 3、公文处理的具体业务工作。包括公文的收发、登记、 审核、印制、核发、承办、传阅、催办等。 4、文书管理和归档工作。包括文书的保管、调阅及文 件材料的整理、编目、归档等。
方法
①流水式登记法：优点是手续简便、环节少，缺点是 不便查找； ②分类式登记法：查找使用方便，是一种科学的公文 管理方法。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 登记
作用 ①管理与保护文件，防止积压和丢失； ②便于查找文件； ③便于文件的统计； ④提供凭据。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 初审
阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确 定分送范围。
批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示
或者转有关部门办理； 需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。 紧急公文应当明确办理时限。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办 拟办
是指文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见， 以供领导批办时参考。 拟办人： 具体承办人，秘书部门负责人，有关业务部门负责人
①上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件；
②下级机关请示性、报告性文件等； ③重要的、带有密级的刊物、资料等； ④机关内部使用的文件、会议文件和音像文件等。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 登记
不登记的文件 ①各种公开的和内部不保密的出版物； ②一般性的简报； ③行政事务的通知、便函、介绍信和请柬等。