谈公司办事处库存设备的管理

摘要：公司办事处是公司产品的销售终端,担负着公司与客户的合同签定和合同履行。

为了支持各办事处积极有效的开展业务，公司允许各办事处对销售的设备保持一定库存，以便最大程度的服务于市场，服务于客户。

本文意在通过对公司办事处库存设备管理的论述，探讨对其进一步提高管理水平方法。

关键词：库存设备提高管理
定义：
合同内设备：公司发来的，与所签合同规格型号一一对应，现暂存于办事处库房的设备。

合同外设备：包括故障设备、合同变更退回设备、备货、样品、展示设备。

故障设备：退回的有故障的设备。

合同变更退回设备：合同变更减少，由工程退回但不影响二次销售的设备。

备货：公司发来的备用设备。

样品：合同签定前用于客户演示的设备。

展示设备：用于展板制作的设备。

我公司是一家消防报警设备生产企业，主要销售渠道就是公司建立的办事处。

到目前为止，公司在全国主要城市已建立四十几个办事处，负责公司所生产消防报警设备的销售和技术服务。

由于业务的需要，每个办事处都保持有一定量的库存设备，因此就涉及到对这部分设备如何管理的问题。

对办事处库存设备管理有以下几个难点：1、办事处数量较多，所处地理位置极度分散，造成对库存设备控制和盘点困难。

2、消防报警设备是成套设备，产品型号多，库存设备也比较零散。

3、办事处传统意识中将主要精力放在市场开拓和产品销售上，对库存设备管理不够重视，致使时常出现库存设备不能及时上帐、对帐，出现不明原因丢失，库存积压等现象。

因此加强对办事处库存设备的管理是非常必要的。

针对以上问题，公司可通过以下措施来加强办事处库存设备管理，即理清管理思路，明确管理责任，制定工作程序，抓住库存周转率这一控制点进行相应考核，定期审计。

一、理清思路—办事处库存设备的种类及相互关系
按分类管理和控制的原则，将办事处库存设备作如下分类：
二、明确管理责任—各部门的分工和管理权限
各办事处负责各自库存设备的管理，每月定期向公司合同部提供库存详细情况；公司合同部负责每月与各办事处核对库存情况；公司销售部负责合同内设备、展示设备、备货申请的审批；公司技术服务部负责故障设备的申请、发放、记销帐；公司物流部负责设备的发运及办事处返回设备的回收；财务部审计室负责办事处库存设备管理的审计工作。

三、库存设备的管理工作程序
1、库存设备的确认
办事处库存设备是指公司发来，经正常手续入库的设备。

办事处库存设备是公司流动资产，各办事处作为公司的分支机构，负有保证库存设备安全完好的责任和义务。

因此各办事处要加强库存设备的管理，设置封闭式专用库房，并设专职或兼职库管员。

库管员根据库存设备分类图（见上图）以电子表格形式分别建立：合同内设备、故障设备、合同变更退回设备、备货、样品、展示用设备明细帐。

建立健全出入库制度，完善出入库手续。

2、合同内设备管理
各办事处库管员必须按工程名称建立《**工程设备明细帐》，详细记录每单合同的供货情况，以便定期盘点和后续服务。

2．1设备入库
各办事处接到公司所发设备，由库管员根据公司提供的装箱单和收货回执核对所到设备无误后，填制《入库单》，登记《**工程设备明细帐》，核对有误时，须及时向公司有关部门报告，请示处理意见。

2．2设备出库
设备出库，由库管员按《**工程设备明细帐》查询到货情况填写《出库单》，经负责人批准，领取人签字方可出库，库管员及时按《出库单》登录《**工程设备明细帐》。

2．3直接交给客户或公司直接发货给客户
办事处接到公司所发设备后交由客户直接提取，由库管员与客户代表根据公司提供的装箱单和收货回执核对所到设备，请客户在收货回执上签字后将设备交给客户，库管员登录《**工程设备明细帐》。

如所供设备直接发往客户，办事处负责人须派人员完成设备的核对与交付，执行人必须及时将客户签字的收货回执交于库管员并说明核实情况，库管员按核实情况登录《**工程设备明细帐》。

核实有误的，必须及时向有关部门报告。

以上两种情况不需填写《入库单》和《出库单》。

2．4挪用设备
办事处根据工程实际情况将库存设备挪用于其它工程时，必须填写设备挪用审批单，详细说明挪用设备的来源、名称、型号、批号、挪用理由，经合同部批准后方可挪用。

库管员按规定办理出库手续，同时按挪用设备审批单分别登录挪用和被挪用的《**工程设备明细帐》。

3、合同外设备管理
3．1故障设备
因故障更换下的设备，由办事处返回公司维修。

库管员对退回的故障设备办理入库手续并记入《故障设备明细帐》，当故障设备返回公司时，库管员应将其自《故障设备明细帐》转入《返退设备明细帐》。

3．2合同变更退回设备
办事处收到合同变更退回设备时，库管员按所属工程填写《入库单》并就记入《合同变更设备明细帐》。

返退设备返回公司时库管员将其自《合同变更设备明细帐》转入《返退设备明细帐》。

3．3备货
各办事处根据市场需要，可向公司申请备货。

收到备货后，库管员根据装箱单登录《备货设备明细帐》。

3．4样品
样品来源于备货，是签定合同前给对方的演示设备。

样品按正常手续出库，合同签定后将样品从合同中扣除补回备货；合同未能签定，由经办人负责样品设备的退回入库。

3．5展示设备
用于展示的设备如有增减，则将增减设备数量填入《展示设备明细帐》。

4、库存盘点
办事处库管员每月盘点一次库存设备，保证实际库存设备与帐面保持一致。

经办事处负责人确认的结存设备明细表报公司合同部，合同部根据掌握的各办事处库存情况与各办事处核对。

四、库存设备周转管理
库存设备周转率是进行各办事处运营能力分析的一个重要指标。

通过对各办事处库存设备周转率的计算分析，可以测定各办事处库存设备的周转速度，衡量各办事处的销售能力及库存设备存量的合理性。

库存设备周转率反映了各办事处的销售效率和库存设备使用效率。

由于办事处是公司的分支机构，不具备完善的核算体系，因此对于其库存设备周转率指标的计算，只能比照企业存货周转率进行估算。

这样虽存在着一些问题，但基本能使库存设备周转率指标正确反映各办事处库存设备的周转情况。

下面简单说明：
企业存货周转率是企业一定时期的销售成本与平均存货的比率。

其计算公式为：
存货周转率＝销售成本/平均存货
其中，平均存货＝（期初存货余额＋期末存货余额）/2
销售成本为存货在一定期间的周转总额，平均存货为存货的平均占用额，两者相除为存货在一定期间的周转次数，即周转率。

对存货周转率指标一般进行本企业的纵向比较分析。

存货周转率越高，说明存货周转的越快，企业的销售能力越强，营运资金占用在存货上的金额越少。

对办事处来说，销售成本可定为销售设备数量乘以一定时期内公司销售底价。

平均存货可定为期初、期末库存设备数量分别乘以期初、期末设备价格再求均值。

这样计算求得办事处库存设备周转率，用以考核办事处的库存设备管理情况，防止滞压销售设备，长期占用公司流动资金，从而加快设备的周转速度，使资金快速回笼，实现盈利。

但在实践中我们也发现，如果库存设备周转率过高，有时也说明办事处在库存设备管理方面存在着一定问题，可能是销售设备存量太少。

这样会使公司发货次数过于频繁，增加运输费用，甚至会因短期缺货而影响市场销售。

如果库存设备周转率过低，又说明办事处的设备可能积压，销售不畅。

由此可见，办事处库存设备周转率的高低反映出各办事处在库存设备管理方面存在的种种问题，可作为公司相关部门对办事处库存设备管理的考核指标。

五、办事处库存设备审计
加强办事处库存设备的管理，定期审计也是非常必要的。

对办事处库存设备审计应注意以下几点：
1、参加审计的人员应对设备销售有一定了解；每年派赴审计的人员应有连续性。

2、审计人员考察办事处是否按公司要求配备库管员，如库管员更换是否正常交接。

3、审计人员要亲赴现场观察库存设备，详细了解盘点情况。

4、审计人员进行抽点项目时应独立进行，防止相关人员在事后有机会对未抽点项目作假。

5、审计人员在审计过程中发现作弊情况时，应立即向公司有关部门汇报，并进一步调查
是否有更普遍的其它蓄意舞弊存在，尤其着重注意设备数量溢计方面的问题。

6、审计人员应督促办事处及时处理各种积压的陈旧或受损设备。

六、结束语
办事处的库存设备属于公司存货中重要的一部分，对其管理的好坏，直接影响着公司对存货的有效管理和精确核算，进而影响企业期末资产的价值和期间利润的高低。

对办事处库存设备的良好管理，不仅要求相关部门员工具备较好的职业素质，各负其责，认真管理；同时也要制定完善的管理制度，使管理工作制度化。

在此基础上，学习运用一些会计知识，建立一套完整的库存设备帐体系，会使管理工作更加科学、严谨。