NOTES归档设置_6.5
【VIP专享】Notes本地归档文件转换帮助
Notes本地归档文件转换为Outlook归档文件软件使用说明一、Notes邮件归档文件转换至Outlook归档文件1、请转换前，确定本地归档的Notes归档文件位置，Notes系统默认的归档文件夹为：“C:\Program Files\lotus\notes\data\archive”文件夹下类似“a_***”即为对应的归档文件。
如用户自建了其他归档文件置于其他盘，请自行查找，或通过Windows文件搜索发现，Notes归档文件为nsf格式，即“*.nsf”。
2、请确认安装了Lotus Notes邮件客户端，并导入个人id。
3、请确认安装了Office Outlook 2003/2007版本。
4、请下载“Notes归档邮件迁移至Outlook工具软件.rar”到本地PC。
下载地址：ftp://branch:branch1234@10.0.16.10 中的“邮件系统改造相关”目录下。
5、解压缩压缩包后，安装“ExportNotes.exe”，如图：请默认安装到C盘安装目录，各安装选项按默认“下一步”即可。
注：通过标准化操作系统部署加域的PC已自动安装该软件，可直接到转至第6步。
安装最后一个步骤可以直接运行该程序。
6、通过“开始”－“程序”－“SysTools Export Notes”－“SysTools Export Notes”打开程序，出现以下注册界面，请输入Email Address及密码，如下：Email Address : wusong@Password : LPH?KER>>MKCI>DW@L在软件主页面，通过“Browser”选择Notes归档文件，默认归档文件位于“C:\Program Files\Lotus\Notes\Data\Archive”目录中。
用户自建的归档文件请自行查找。
点击“Start Scan”后，会出现需要输入Notes ID文件的密码，请输入Notes登录密码即可。
Notes使用指南
Notes使用方法目录:第一章Notes简介 (4)第二章安装Notes (5)1、准备工作 (5)2、安装Notes (5)2.1、找到安装软件 (5)2.2、运行安装程序 (6)第三章配置Notes (9)1、安装之后配置Notes (9)2、进入Notes (13)3、欢迎页面简介 (14)4、设置复制 (14)4.1、复制方法一 (15)4.1.1、实现功能 (15)4.1.2、复制步骤 (15)4.2、打开复本 (18)4.2.1、打开本地复本 (18)4.2.2、打开服务器上的复本 (19)4.3、复制方法二 (19)4.3.1、实现功能 (19)4.3.2、复制步骤 (20)5、在场所中设置正确的选项 (21)5.1、进入当前场所 (21)5.2、设置正确的场所选项 (21)第四章邮件 (22)1、打开邮箱 (22)2、邮箱数据库页面简介 (23)3、读取邮件 (23)4、撰写邮件 (24)4.1、使用通讯录 (24)4.2、快速选取收件人 (25)4.3、添加附件文档 (25)4.4、发送邮件的方式 (25)5、答复邮件 (26)6、删除邮件 (26)第五章日历与群组日历 (27)1、日历 (27)1.1、打开日历 (27)1.2、新建日历 (27)2、会议安排 (28)2.1、空闲时间授权 (28)2.2、安排会议 (29)3、群组日历 (30)3.1、日历授权 (30)3.2、新建群组日历 (30)3.3、查看他人日历 (31)3.4、编辑群组日历 (31)3.5、删除群组日历 (31)第六章公用文件夹数据库 (32)1、公用文件夹数据库简介 (32)1.1、概述 (32)1.2、打开公用文件夹数据库 (32)1.3、主界面介绍 (33)2、公用文档的使用 (33)2.1、查看公用文档 (33)2.1.1、在全部文档视图中查看文档 (34)2.1.2、在按拟文人、按时间、按文档类型视图中查看文档 (34)2.1.3、全文检索 (34)2.2、创建公用文档 (35)2.3、编辑公用文档 (36)2.4、删除公用文档 (36)2.5、查看文件夹管理信息 (37)2.6、查看使用帮助 (37)2.7、发送文档提示信息 (38)第七章使用技巧 (39)1、使用帮助 (39)2、增加便捷图标 (39)3、修改口令 (39)4、使用中文等价名 (40)5、当邮件送达对方邮箱后给出回执 (40)6、当对方阅读邮件后给出回执 (41)7、当新邮件到达时自动给出提示 (41)8、在各日历项开始之前给出提示 (41)9、在Notes中浏览内部主页与外部网页 (42)10、加上邮件的信头 (42)11、将邮件标志为未读 (43)12、使用信笺 (43)13、文档链接的使用 (44)14、删除文件夹 (45)15、出差或休假时自动答复别人来信 (46)16、将邮件自动转发给相关人员处理 (47)17、找回被删除的“废纸篓”等文件夹 (48)第八章附录 (48)1、命名规则 (48)2、常用小图标 (49)第一章Notes简介Lotus R5是Lotus公司推出的Domino/Notes的软件总称。
Lotus Notes 6.5配置
Lotus Notes 配置1.安装Lotus Notes 程序: 运行(\\192.168.201.55\toyo\software\004-notes\setup.exe) 2.点击Next3.选择Accept，并点击Next4.Windows全用户均可使用模式: 注意选择Only for me，点击Next数据文件安装到非系统盘: 主程序默认路径,Data目录更改为(D:\lotus\notes\data\) 6.默认，点击Next7.设置成默认邮件系统，点击Install8.Finish 完成安装10.11.模板及部分数据导入: 复制目录(\\192.168.201.55\toyo\Personnel\Lu Yingqin\notes)下的names.nsf,tec.nsf,tec_global.nsf和文件夹tchina至data目录下即D:\lotus\notes\data\12.配置notes:打开Lotus Notes,选择location 为TOYO-C OFFICE,点击OK进入配置,点击Next14.输入用户姓名,并取消Domino下方的勾,点击Next 15.取消默认网络接入方式的勾,点击Next16.直接next点击确定18.点击No thanks,Just give me the defaults设置homepage为workspace 19.点击左方Database,右键Workspace,选择Set Bookmark as Home Page点击Yes 确认20.设置默认的地址簿点击File→Preferences→User Preference…进入Mail 菜单下，在Local address中:添加tec.nsf和tec_global.nsf 21.进入Ports 菜单下点击New…如图设置端口: 添加name：tcp(小写),driver选择tcp , internet和TOYO-C OFFICE 2个location 都勾选，点击OK点击OK点击确定22.修改用户信息: 右键address book →database →Properties修改Title为用户姓名，双击打开Address Book DatabseAdvanced Locations 选中Internet，点击Edit Location点击Mail，修改Mail File 名字（更改为用户id文件名）点击Save&Close保存Location Toyo-C Office 同样修改点击File→Security→Switch id,Switch至用户id文件输入密码跳出验证ID,选择YES,点击Yes等待ECL更新完毕(下方出现消息ECL Refresh/Replace Completed)右键Workspace空白区域,选择Open Database…添加Server :local下toyo 地址簿和toyo-global地址簿TCHINA文件夹下的Internal Call-board for Toyochina.25.右键地址簿的Database图标,选择Replication Find replica输入tec-china,点击ok,会自动寻找到tec-china上的replication. Toyo-global地址簿和BBS 相同操作26.点击Database右上角小三角，选择Local，将3个database的默认打开均选择到本地27.添加mail database,在Server：ovsea4上找到mail文件夹,点击进入随后输入用户姓名,注意空格,可直接定位到用户database，点击打开28.同步mail到本地,右键mail database选择Replication New replica…直接ok.29.点击左边快捷栏的replication.查看同步进度等待完成后,切换location至Internet,再次同步，确保均正常。
NOTES邮件的归档操作指南
NOTES邮件的归档操作指南
关于NOTES邮件的归档，有如下日常操作及应用，请选择使用。
（1）邮箱归档设置。
如果你是第一次使用邮箱的归档功能，那么在进行归档邮箱数据库或邮件前，必须首先建立一些归档设置。
①启动Notes，进入你的邮箱，选择工具栏“操作”→“归档”→“设置”下拉菜单，如图9-1：
图9-1
②在“归档设置”对话框选择“条件”书签，将进行以下选项的设置，如图9-2：
点击“创建”
按钮
图9-2
③按图9-3所示设置，建议用户手工归档有保存价值的邮件，不再进行其他条件自动归档设置。
输入归档描述名称，
例如：我的归档
选择归档文件夹
归档数据库名称
归档数据库名称
图9-3
（2）进行选择性的邮件归档。
选择性归档是把你在邮
箱中选中的邮件立即归档，不受归档设置中只有超过设置日期邮件才被归档的限制，操作方法：
①启动Notes，进入你的邮箱，在你的邮箱中选中要归档的所有邮件，如图9-4：
在需归档的邮件
前打“√”
图9-4
②选择工具栏“操作”→“归档”→“归档选定文档”下拉菜单，如图9-5：
图9-5
（3）查阅和利用已归档文件。
①启动Notes，进入你的邮箱，在你的邮箱视图有一个“工具---归档”图标，如图9-6、图9-7：
展开“工具”
文件夹。
图9-6
展开“归档”文件夹，
点击归档文件名称
图9-7
②点击“归档”图标，进入归档数据库（归档数据库与你的邮箱机构完全一样），可以直接阅读相应的邮件。
LotusNotes邮件归档设置方法
LotusNotes邮件归档设置方法引言在 Lotus Notes 中并没有直接提供定时发信这样的功能，但是在许多公司日常工作中，这项功能却会常常被用到。
那么，LotusNotes 中该如何满足定时发信这种需求呢？其实，Lotus Notes 提供了一种更为灵活的解决方式，这种方式不仅仅能够解决定时发信的问题，而且对于很多其它更为复杂的问题都能够提供很好的解决方案，这就是我们要介绍——代理功能。
代理是在一个或多个数据库中执行特定任务的独立程序。
其使用灵活、功能强大。
我们首先以设置 Notes 定时发信功能为例来简要介绍一下代理功能。
回页首用代理设置定时发信仅以 Lotus Notes8.5中设置定时自动发信功能为例，设置方法如下：在 Notes 收件箱界面，点击创建>代理，进入代理设置界面。
代理设置界面主要分为左右两个部分，左侧主要是记录所设置的代理用到的资源、结构等，设置不同类型的代理，其左侧视图也不尽相同；右侧视图用于代理功能的实现，操作对象的设置、操作的定义、代理运行的代码都在这里设置，界面如图1所示。
图 1.代理创建界面下面我们来设置代理的属性，在右侧视图单击鼠标右键，选择代理属性，出现代理属性对话框，如图2所示。
若不出现则重复一次此操作即可。
在名称栏输入代理名称，比如“EmailSender”，选中私有选项，在此选项中，共享选项指此代理由一个用户创建且其它用户可以运行，私有代理则是指只能由代理的创建人运行的代理。
对于运行时间选项，我们选择“按日程安排”。
定义定时发信的时间，在这里我们选择每天一次，点击“日程安排”，出现代理日程安排对话框。
选择定时发信的时间（即开始运行刺代理的日期选项中对应的时间），如：10:00。
勾选限制代理运行日期中的三个选项，设置运行代理的开始日期为今天，停止运行代理的日期为明天，单击确定按钮。
将代理属性选项卡中的目标选项选为“所有创建及修改过的文档”。
点击代理属性窗口右上角的“X”，关掉代理属性窗口。
Notes代理及归档设置清除办法
Notes代理及归档设置清除办法
1、代理及归档设置查看及删除操作说明：
在RotesR7中，出于安全性的考虑，系统限制了个人“代理”的运行权限，需要用户把原来创建的个人代理自行删除。
1.1打开邮件，点击菜单“查看->代理”，如下图所示：
1.2在打开的代理列表中，删除自己创建的代理。
个人创建的代理有以下二个特点：
1.2.1代理前面打勾，如下图中第一个红框；
1.2.2代理签名为用户自己，如下图第二个红框所示。
1.2.3选择这个代理后（选中的代理背景为蓝色），将其删除，系统会提示如下
对话框：
点击“是”即可删除此代理。
有的用户自己创建了多个代理，确保所有个人创建的代理从邮件库中删除。
2、归档设置的删除在以下：
由操作归档设置，进入归档设置窗口
在归档设置窗口的条件页签
将选中，点删除，再点确认就能退出。
注意：就算这块自己没有做过任何操作，如果
这里的信息，不是最新的单位信息，都要做一遍上面的操作，直到打开，看自己的信息是最新的信息，才算正确。
Notes邮箱归档使用手册
邮箱归档功能介绍什么是邮箱归档？邮箱归档就是通过将邮箱中旧的或长期不再使用的文档存 储到本地邮箱数据库中来释放空间以提高数据库的性能。
归档可以通过用户自己设定的条件来将邮件 自动存储到本地数据据库中，并且 服务器上符合条件的邮件自动删除，从而腾出邮箱的空间，避免因邮箱经常超容而 带来的烦扰。
归档也是防止邮箱超容的好办法。
推进NOteS 邮箱本地归档作为NOteS 邮件系统的优化工作之一，我们计划通过培训DM 现场工程师掌 握归档操作，来引导用户使用归档功能，并推广到所有 NoTE 用户。
感谢您及您的的团队对我们工作的大力支持。
对邮箱进行本地归档有以下几个作用：1. 邮件很旧或长期不用时，可以通过归档来自动将邮件备份到本地硬盘中，用户不需要进行剪切 复制等操作2. 能有效释放服务器空间，节约硬件资源，进而提高邮箱所在服务器的运行速度3. 能及时将邮箱进行清理压缩，改善邮箱数据库的性能4. 归档可以避免邮箱超容， 具体操作步骤如下： 一、打开邮箱，点击菜单栏：‘操作‘‘归档’ ‘设置…’，如下图:≡S τχl操作⑹WI g 列 ∣2 W 磐茎 二]、出现如下界面，点击’创建'4¾D¾ Jα E⅛-t O⅛⅞>[T ⅛ =⅛ Ξftfi IlJITGL t Mr 通;升暫丈件兴枚计(S) 同歩邇讯录创建兼忤… 打汗日盂∣l=∣4⅛i⅛τSW⅛ 设置…t≡JQ⅛H⅛・A O ：J⅛^-)[⅛4⅛l⅛ -工亘+霞君求读 ∣(⅛U⅛⅛⅛ [⅛≡!∣ +咎复Q ⅛⅛K)1 笞同所有人£血 卅畴后蠶凶 ⅛⅛Λ(∑}TA ⑴≡⅛≡⅛(yj⅛⅛!3S 述定文档匸-⅛*4⅛⅛⅛:LD311卜E ------------k∣D1Θ-C6-190(E-C6-19ot>s-cβ-ιeUOe-I6-19QDe-C 6-1910:33：0, 34 ；0 77：0'40!0'40 W⅜437 •收銀一 ⅛⅛J ∣⅛⅛. HNAIBERVEΛ⅛⅞⅛ 丄哋址更⅛)1⅛U ⅛ ⅛-⅛⅛⅛ *重夏> 收细⅛⅛⅛∣⅛⅛. M)NAlI^ERVE^ ⅛⅛⅛ 口世址黄廳和E 第二抚重也 O )>K⅛ 謝亶油息.HDHAlHERVE 瑚务寻 ΓH⅛tt 更夕逋即(簞-科世连・直熹)5⅛<TO 莊氓渭恳.皿FAlLSERVE 酬临思 邛+灯IFWH 谭卬I 第二汁g⅛2 ~:连儒能岸•卜」IiU 丄:出吃IRF 抡耳 IPiitidt 更改逋知t 茉二社建堆，垂垂J f⅞fi≡k4⅛7 • 立件妄趣顶(E)卜IEW e be!i⅛s 中顼飆塑 卜POG-CG-19∣0<]10: 405MF⅛πw⅜r卯邂哉噸：Uu 匚皿氐‘一心 er^,c (f ⅛ΣL =≡k 4f haiCrn- I 1Hkii*ιβr ∣L⅛t⅛ ft? ta邮件养⅛ff⅛⅛ AaI Urlk.4 t ^iπ I EXLbW已阳 ZCeM ⅛⅛309ħlKftffi (S) 4L ħ⅛i*τpii^;trv⅛r∕h*i三、出现如下界面，用户将确定描述性名称和归档数据库的路径及名称如下图中标注的黄色区域中的设置：（注：归档数据库扩展名为：∙nsf ）四、上图中，点击‘选择条件’，开始创建进行归档的条件，出现如下界面：例如下图：‘早于’’15' ‘天’：表示归档运行时，将把日期为15天前的邮件归档到归档数据库中具体设置也可根据实际情况进行更改；另外要选择‘在所有视图和文件夹中’，设置完成后，点击’确定’。
IBM Lotus Notes 6.5
IBM Lotus Notes 6.5提供世界级的消息传送和协作平台，有助于将人员与业务流程进行集成主要特点∙通过全新的Lotus Workplace for Notes 欢迎页面，向用户提供单一访问入口，使他们可以获取最有价值的各种信息∙集成Lotus 即时消息功能，提供在线感知服务，使用户无需启动其它应用程序就可以启用在线会话功能∙利用跟踪功能和可视指示图标显示用户是否转发或回复电子邮件，从而最大程度地提高邮件处理效率∙通过少量的培训、提高最终用户生产率的措施以及内置的管理功能，可以降低总体拥有成本迈向e-business on demandTM 意味着充斥于企业内外无以计数的信息量可以得到有效的管理。
衡量技术投资回报，要看您的投资能为公司降低多少总体拥有成本，以及在增加关键业务系统价值的同时，是否能避免牺牲消息传送和协作软件的便利与速度。
为了最大程度地实现价值并降低消息传送基础架构的成本和复杂性，您需要一套解决方案以集成访问所有最重要的协作资源。
这套解决方案必须具备卓越的性能、可以随业务需求的发展而不断扩展，还能提供可靠的安全特性。
此外，还需要有助于您简化业务流程和大幅提高最终用户生产率的客户机。
Lotus Notes 6.5 建立协作标准IBM Lotus Notes® 在集成协作环境市场中，居消息传送和协作软件产业的领先地位。
1Lotus Notes 6.5 软件以整个直观操作环境支持IBM Lotus Workplace 策略，通过集成您最需要的信息资源如电子邮件、日程表和日程安排、日志、待办事项、网页和数据库等，促进人员与业务流程之间的紧密联系，而这一切都是在成熟可靠的消息传送与协作环境中完成的。
以强大且支持定制应用程序的平台，结合企业级消息传送功能与协作能力，为您呈现创新的工作环境。
在您持续拓展现有投资价值的过程中，Lotus Notes 帮助您降低总体拥有成本，以少量的员工培训成本加速业务流程的运转。
notes归档与复制设置
Notes客户端是我们日常办公使用最为频繁的工具之一，正确的使用Notes邮件能够有效的帮助我们提高工作效率。
以前大家使用本地复本保存历史邮件的方法会带来很多的麻烦和问题，归档+本地复本（完全镜像）的方法，为我们提供了一种很好的脱机工作的方式，同时还可以使我们方便的保存和查找历史邮件，避免邮箱爆满等问题。
一、本地复本与归档的区别：1、本地复本：复本是数据库的复制品。
通过复制，Notes 可以在本地保存一个与服务器上的数据库完全相同的复本，这样只需更改其中之一，只要执行了复制，另一个也随之改变。
复制是使复本完全相同的过程。
邮件的本地复本是在工作站本地创建的一个与服务器上的邮件数据库一模一样的本地数据库。
本地复本数据库与服务器数据库通过复制任务的复制来交换两个数据库之间的任何更改。
本地复本的主要作用：可以在无法访问服务器或网络时访问邮件；提高访问邮件时性能；降低了对网络和服务器的压力负荷等。
2、归档：归档顾名思义就是把邮件数据库中目前不再使用但是有保留价值的历史文档存储在归档数据库中，以便需要时可以方便的查找到。
可以通过归档将旧的或暂时不再使用的服务器数据库中的文档存储到另一个本地归档数据库中来释放空间以提高服务器数据库的性能。
归档与复本最大的区别在于：在把服务器数据库上的文档归档到本地的归档数据库后，服务器数据库上的相应文档就被删除；服务器数据库与归档数据库不是完全的数据同步关系。
可以简单的理解为：本地复本就是服务器数据库的一个镜像，其中任何一个数据库中的文档有变化时，另一个数据库会自动同步这种变化使它们保持完全一致（其同步的细节与具体的复制设置有关，虽然可以通过复制设置使本地复本保存历史邮件，但是非常容易出现各种因此设置而出现的问题）。
本地归档数据库，是存储历史文档以备需要时可以查询的本地数据库。
二、正确的使用和配置本地复本与本地归档：因许多人原来是使用本地复本来保存历史邮件的，所以要特别注意以下事项！注意事项：如原来已有本地复本，且一直在保持复制，请：1、删除复制任务：点击左边栏上的“复制”图标在弹出的复制任务框中，选择您的本地复本的任务，点击鼠标右键，选择“删除”2、新建的本地复本时不要与你已有的Notes数据库文件重名。
notes 邮件归档方法
打开NOTES邮箱
文件---数据库---新建拷贝。
选择归档文件的保存位置，选择拷贝内容。
（附图）
按确定并等lotus窗口正下方的拷贝进度完成；打开刚才创建的***.nsf文件。
（附图）
返回收件箱选择需要归档的文件，然后按“ctrl键 + c键”进行邮件复制。
（附图）
用“ctrl键 + c键”而不用“ctrl键 + x键”主要是怕剪切后电脑死机或断电引起的邮件丢失。
切换到本地数据库（本文档第四步打开的那个），按“ctrl键 + v键”把邮件粘贴到本地硬盘。
（附图）
返回服务器的收件箱，把已经归档的邮件直接删除并清空废纸篓。
完成归档。
说明：
如以前已经建立了本地的***.nsf备份文件，可由第4步开始；也可由第1步开始另建一个备份文件。
本地的***.nsf备份文件要注意保存好，如不小心删除了，那么已经备份的邮件将不可恢复。