酒店采购流程详解
酒店采购流程及制度管理
一、引言酒店作为服务业的重要组成部分，其运营离不开各类物资和服务的采购。
为了确保酒店采购工作的规范、高效和透明，降低采购成本，提高服务质量，以下将从酒店采购流程及制度管理两个方面进行阐述。
二、酒店采购流程1. 需求分析在采购前，酒店各部门应根据自身业务需求，提出采购申请，包括所需物资、数量、规格、质量要求等。
采购部门对申请进行汇总，形成采购计划。
2. 供应商选择采购部门根据采购计划，进行供应商调研，筛选出符合酒店要求的供应商。
选择供应商时，应考虑以下因素：（1）供应商的资质、信誉和口碑；（2）供应商的产品质量、价格和售后服务；（3）供应商的供货能力、配送速度和库存管理；（4）供应商的合作意愿和沟通能力。
3. 询价与谈判采购部门与筛选出的供应商进行询价，获取报价单。
根据报价、质量、服务等综合因素，选择合适的供应商进行谈判。
谈判内容包括价格、付款方式、交货时间、售后服务等。
4. 订单签订双方就采购事宜达成一致后，签订采购合同。
合同应明确双方的权利、义务、违约责任等。
5. 物资验收供应商按照合同约定时间将物资送达酒店，采购部门组织验收。
验收内容包括数量、质量、规格等。
如发现质量问题，应及时与供应商沟通，协商解决。
6. 付款与结算验收合格后，采购部门按照合同约定进行付款。
结算方式可包括预付款、分期付款、验收后付款等。
7. 采购评价与反馈采购部门对供应商的履约情况进行评价，包括产品质量、交货时间、售后服务等方面。
同时，收集各部门对采购工作的意见和建议，不断优化采购流程。
三、酒店采购制度管理1. 采购管理制度制定完善的采购管理制度，明确采购原则、流程、权限、责任等。
采购管理制度应包括以下内容：（1）采购计划制定与审批；（2）供应商选择与评价；（3）询价、谈判与签订合同；（4）物资验收与付款；（5）采购评价与反馈。
2. 采购审批制度建立采购审批制度，明确采购审批权限和流程。
采购审批流程包括：（1）部门申请；（2）采购部门审核；（3）分管领导审批；（4）总经理审批。
酒店采购流程的八个步骤是什么
酒店采购流程的八个步骤是什么
酒店作为一个服务行业，对于物资采购的流程举足轻重，直接影响到服务质量和经营成本。
酒店采购流程的规范化与高效化对于酒店经营至关重要。
下面将从八个步骤来介绍酒店采购流程。
第一步：确定采购需求
酒店采购需求的确定是整个采购流程的第一步，酒店需要明确需要采购的物品种类、数量以及质量标准等细节。
第二步：制定采购计划
根据采购需求，酒店应该制定具体的采购计划，包括物品的采购时间、采购渠道、预算等内容，避免采购冗余和漏项。
第三步：寻找供应商
酒店需要通过市场调研和询价等方式找到合适的供应商，选择信誉良好、价格合理的供应商进行合作。
第四步：编制采购合同
在确定供应商后，酒店需要与供应商签订采购合同，明确双方权利和责任，保障采购过程的合规性和权益。
第五步：采购订单确认
确认采购订单是酒店采购流程中的重要环节，确保双方对于订单细节的一致理解，避免后续出现纠纷。
第六步：货物验收
收到货物后，酒店需要进行严格的验收工作，确保货物数量、质量和规格与采购合同一致，保障采购的实际利益。
第七步：入库管理
验收合格的货物需要及时入库管理，做好货物的分类、标注和保管工作，避免货物遗失或损坏。
第八步：结算与支付
最后一步是结算与支付，酒店需按照采购合同规定的付款方式和时间完成支付，确保及时、准确的支付供应商。
以上便是酒店采购流程的八个重要步骤，只有严格遵循每个步骤，酒店才能实
现高效、合规的采购管理。
酒店采购部工作流程
酒店采购部工作流程一、简介酒店采购部是酒店管理中重要的组成部分，负责酒店物品、设备和服务的采购工作。
本文将介绍酒店采购部的工作流程，包括采购计划、供应商评估、采购订单处理、物品验收和资料管理等方面的内容。
二、酒店采购部工作流程概述1. 采购计划酒店采购部在每年的年初制定采购计划，根据酒店的需求以及预算情况，制定物品、设备和服务的采购计划，明确所需采购项目的数量、规格、质量要求和预算等。
2. 供应商评估酒店采购部对潜在的供应商进行评估，综合考虑供应商的信誉度、产品质量、交货期、价格竞争力等因素，确定有资格的供应商名单。
评估结果有助于确保选择到合适的供应商，为酒店提供高品质的物品、设备和服务。
3. 采购订单处理一旦确定采购项目和供应商，酒店采购部将向供应商发出采购订单。
采购订单应包含所需物品、设备和服务的详细信息，如名称、规格、数量、价格、交货期等。
采购部门与供应商之间通过书面或电子方式进行订单确认和沟通。
4. 物品验收收到供应商交付的物品、设备或服务后，酒店采购部对其进行验收。
验收的目的是确保所采购的物品质量符合预期、数量准确且完好无损。
采购部门与供应商共同参与验收工作，并将验收结果及时记录，并对不合格物品进行处理。
5. 资料管理酒店采购部对采购相关的资料进行管理，包括采购计划、供应商评估报告、采购订单、物品验收记录等。
采购部门应建立有效的档案管理系统，确保相关资料的安全存储和方便查询。
三、酒店采购部工作流程详述1. 采购计划的制定酒店采购部在每年的年初，根据酒店的需求和预算情况，制定采购计划。
采购计划需要明确物品、设备和服务的种类、数量、规格、质量要求等。
同时，采购部门还需考虑相关采购政策和规定，以确保采购活动的合规性。
2. 供应商评估和选择酒店采购部对潜在的供应商进行评估。
评估标准可以包括供应商的信誉度、产品质量、交货期、价格竞争力等因素。
评估结果将为选择合适的供应商提供参考依据。
采购部门还可通过与供应商的洽谈和合作试用等方式，进一步确认供应商是否符合酒店的需求。
酒店采购工作规程,采购职员的工作规章、实施程序与流程
采购工作规程为确保公司经营工作能够稳定而有序地运行，及确保公司各职能部门的工作正常展开，特制定本《采购工作规程》。
一、请购程序和要求：〔一〕、请购物资的划分1、日常经营用的仓储〔常备仓〕物资，包括餐料、干货、酒水、烟草、客人用品、餐厨用品、办公用品、劳保用品等统一由仓库依据实际使用状况和限量要求填制补仓申购单。
2、如果设置有布草仓的，布草、制服、工衣、工鞋等统一由布草仓依据实际使用状况和限量要求填制补仓申购单。
3、如果设置工程仓的，常用的五金水电材料由工程仓依据实际使用状况和限量要求填制补仓申购单。
4、出品部、酒吧等经营部门日常用的鲜湿货类、冰鲜类、蔬果类等食品以鲜湿货申购单的形式，由营业部门依据营业状况，填制鲜湿货申购单，直拔经营部门。
5、各部门偶然使用或特别必需求的物资，由使用部门自行填制申购单，直拔使用部门。
〔二〕、请购物资存量的控制1、常备仓物资由使用部门依据营业状况和工作必需要，编制“物资用量预算计划〞列明“最高存量“和〞最低存量〞要求，报有关部门审批后〔审批总经理/董事长〕交财务、成本/仓库、采购部存档备查。
2、日后常备仓物资由仓库依据存量限制和物资的实际使用状况进行补仓申购。
3、假设物资品种、用量发生变更或有特别必需求，须按上述第1点之程序处理。
4、经营部门、职能部门所用物资假设要变更品种，一般状况下应以消化旧有品种为前提。
5、月末仓库盘点后，如有必需要，将存货状况知会采购部和相关的营业部门。
〔三〕、申购单的填写要求：1、 货物品名请使用学名、标准名称，如没有学名或标准名称的〔如订造货物等〕使用通用名称，并应坚持前后一致。
2、 请标注物品之产地、品牌及规格，以及等级要求。
3、 应在申购单上注明用途。
二、 申购单的审批程序：1、鲜湿货的申购营业部门于每日晚上8时前将次日必需要的鲜湿货的品种、数量、质量要求填制鲜湿货申购单，经部门经理/行政总厨审批后，交采购部作采购之依据；采购部依据申购部门之计划申购单填制订货单，分发有关供应商进行订货，并交一份到收货部，作收货之依据。
酒店采购的工作流程
酒店采购的工作流程在酒店经营中，酒店采购是一个至关重要的环节，涉及到物料的采购、库存管理以及成本控制等方面。
一个高效的酒店采购工作流程可以帮助酒店降低成本、提升服务质量，从而提升整体竞争力。
下面将介绍酒店采购的工作流程。
1. 采购需求确认酒店采购的第一步是确定采购需求。
这通常由各部门提交采购申请，在申请中明确所需物料的名称、规格、数量等信息。
酒店采购部门负责收集和确认各部门的采购需求。
2. 供应商选择与询价一旦采购需求确认，接下来是选择合适的供应商和进行询价。
酒店采购部门会根据采购需求制定供应商选择标准，确定潜在的供应商名单，并向他们发送询价函，要求提供报价和其他相关信息。
3. 报价比较与谈判采购部门收到供应商的报价后，会进行报价比较和谈判。
在这一步，采购部门会综合考虑价格、质量、交货时间等因素，选择最优的供应商进行谈判，以获取更优惠的价格和更有利的交易条件。
4. 合同签订与订单下达经过谈判后，如果双方达成一致，接下来就是签订采购合同并下达采购订单。
合同中包含了双方的权利义务、交货地点、付款方式等内容，确保采购过程的合法性和正当性。
5. 物料采购与验收一旦订单下达，供应商就会按照约定的时间和数量进行物料交付。
酒店采购部门负责对收到的物料进行验收，确保物料的质量和数量与合同一致。
如果有不符合要求的情况，需要及时与供应商沟通协商解决。
6. 入库与成本核算通过验收后，物料会被入库并进行库存管理。
酒店采购部门需要及时更新库存信息，并对采购成本进行核算，确保采购成本的准确记录。
7. 供应商绩效评估酒店采购部门需要对供应商的绩效进行评估。
通过评估供应商的交货准时率、质量稳定性等指标，及时发现问题并与供应商合作改进，确保长期合作的顺利进行。
结语一个高效的酒店采购工作流程可以帮助酒店提升管理效率、降低成本，提升整体服务质量和竞争力。
通过合理规范的采购流程和有效管理，酒店可以实现良性循环，提升经营效益。
(干货)最详细的酒店采购工作流程
（干货）最详细的酒店采购工作流程采购工作流程分为请购程序，定价程序，采购程序，收货程序。
请购程序1.请购程序的分类整个采购部的工作是从请购开始的，请购一般分为两类，一是总仓库需储备各个部门使用的物品，凡仓库储备的物品均由仓库领班提出补货申请；二是仓库储备以外的物资由各使用部门直接填写请购单，提出补货申请。
酒店财务设有总仓，为什么还允许各个部门提出补货申请？酒店餐饮的很多东西都没有可贮存性。
如果全部放在总仓里面，仓库维护成本会很高，而且酒店厨房一般情况下也必须有现货贮存，领取的原材料也要经过粗加工清洗等工序而不能直接制作。
所以厨房每天的原材料是由厨师长前一天填写请购单，由指定的供货商发送新鲜的材料到酒店，经由仓库的验收小组、厨房指定厨师对其进行数量、质量的验收。
除此之外，还有另一种采购叫做紧急采购。
有些物品不经常用到或者用到的数量少，仓库没有贮存。
当需要使用的时候由使用部门直接填写请购单申请，通过财务验收，然后领取。
总仓在申请之前须认真核查库存量及消耗量，同时结合月度采购计划填制请购单，然后由对口使用或管理部门确认补货品种和存量，由成本主管核准。
仓库储备以外的物资由各使用部门提出采购申请。
申请时须送仓库确认是否有该项储备，或查询仓库多余物资中是否有代用品。
各种鲜活食品如海鲜、肉类、蔬菜、水果、乳制品等，根据各厨房明日经营所需，由各厨房于每天下午三点前填写每日购货表，由行政总厨审批后交采购部执行。
2.请购单的填写时间零星采购申请须提前10天填妥请购单，整个流程，从总经理的审批，通知供应商或者采购部直接到市场采购，这个过程尽量一个星期内完成。
总仓定制物品（物料）须提前30天申购，且必须注明需到货日期。
这样可以便于安排供货商的生产及送货周期。
酒水饮品要求供货商每一个星期送1到2次货物，有效保证仓库周转率的完成。
定价程序1.库存物料品的定价对于库存物品的采购，酒店一般都有固定的供货商，那么如何确定供货商呢？首先采购员须提供三家以上供货商报价，经权衡物品价格、质量、送货日期等，由采购经理报财务总监审定，财务总监审定后确认供货商，报总经理备案。
酒店采购工作流程及规章制度
酒店采购工作流程及规章制度酒店采购工作流程及规章制度一、酒店采购工作流程1.需求评估在采购之前，需要对所需品项进行评估，这有助于确定要购买的商品或服务的类型、数量、质量标准和供应商类型等。
2.制定采购计划根据需求评估的结果，制定采购计划，包括采购预算、采购时间表、采购流程和采购流程的主要问题等。
3.发布采购公告根据采购计划制定公告，并向潜在供应商公开，以便有兴趣的供应商申请参加竞争性投标。
4.供应商筛选和评估根据采购计划和公告的要求，从所报供应商中筛选出合适的供应商。
可以对申请者进行评估，评定其资质、能力和信誉等方面。
5.要求已选供应商提供报价向已选供应商发出要求提供报价的通知，要求其提交报价书。
6.评估报价书并选定供应商评估所有送交的报价书，并选择最优质、价格最佳、最适合酒店的报价。
7.合同签订与已选供应商签署合同，并严格合同执行。
8.采购发票和付款在购买获得发票后进行付款，并确保付款时间、数额和发票的准确性。
9.监督和评估采购过程监督采购过程并评估采购流程，找到不足之处并改进酒店采购策略。
二、酒店采购规章制度1.采购部门组织架构酒店需设立采购部门或负责采购的职能员工，确保采购流程合法、标准和有组织。
采购部门应作为独立部门，应由专业人士领导和管理。
2.采购计划制定酒店采购计划，根据酒店的需要和预算的限制来决定采购品项、数量和质量标准。
3.采购程序所有采购活动都必须按照规定的程序进行。
这些程序应涵盖离开采购单和支付发票的程序、有关合同起草和执行的程序等。
4.竞争性投标及合同使用竞争性招标程序选择供应商，或者与已有的合同提供者进行谈判，确保采购满足专业标准、质量标准和价格标准。
签订合同后所需的证明文件必须完整，并归个人负责。
5.资格审查所有的潜在供应商都必须根据规定进行资格审查，以确认其可信度、可靠性和能力。
6.采购文件所有采购文件都必须仔细保管，确保其完整性和安全性。
7.采购计划的可持续发展在采购方面，也应关注环保，例如减少浪费、使用可再生能源和更可持续的产品等方面。
酒店集中采购管理流程
酒店集中采购管理流程
概述
本文档旨在介绍酒店集中采购的管理流程，以帮助酒店提高采购效率，优化成本控制。
流程步骤
1. 采购需求确认：
- 酒店各部门根据业务需求，提出采购需求。
建议采购需求提前预估，以确保及时满足酒店运营需求。
- 采购部门负责收集和确认各部门的采购需求，并审核其合理性和紧急程度。
2. 供应商物品选定：
- 采购部门根据需求和预算，选择合适的供应商进行询价和比较，以确定最佳供应商。
- 采购部门需要考虑供应商的信誉度、产品质量、价格和交货时间等因素，确保选择符合酒店要求的供应商。
3. 价格协商和合同签订：
- 采购部门与供应商进行价格协商，以获得最优惠的价格和优惠条件。
- 在确定采购商和供应商之间的交易细节后，双方签订采购合同，并明确供货时间、付款条件和质量标准等要求。
4. 采购执行和跟踪：
- 采购部门负责监督供应商按时按量供货，并确保所购物品符合质量标准和要求。
- 采购部门与供应商保持良好的沟通，及时解决可能出现的问题和纠纷。
5. 付款和结算：
- 在供货完成后，采购部门进行验收，并与财务部门核对采购清单和的准确性。
- 财务部门按照合同约定的付款方式和期限，及时完成付款和结算。
6. 采购评估和改进：
- 采购部门进行定期的采购评估，以评估供应商的表现和采购流程的效率。
- 根据评估结果，采购部门提出改进意见，并与相关部门共同优化采购管理流程。
结论
通过严格的酒店集中采购管理流程，可以提高采购效率，降低采购成本，实现酒店运营的长期可持续发展。
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龙腾酒店采购制度一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，各部门按计划需要补充物品的，由各部门填写需用计划表交食品库库管或物品库库管，库管员汇总各部门需申购的货物，再根据库存情况，填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料：（1）货品名称，规格；（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供本次订货数量建议。
经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。
采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，经总经理批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。
如有特殊情况，要向主管领导汇报。
2、部门新增物品的采购工作流程：若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经总经理审批后，连同“采购申请单” 一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，经总经理批准后，采购部立即组织实施.3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及总经理审批。
经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料：（1）货品名称，规格；（2）最近一次订货单价；（3）最近一次订货数量；（4）提供本次订货数量建议。
采购部在至少三家供应商中比较价格品质，经总经理批准后，组织采购。
4、鲜活食品冻品的采购工作流程：蔬菜、肉类、冻品、海鲜，水果等物料的采购申请，由食品库主任或各部门总厨根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
5、燃料的采购工作流程：采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单，并组织实施。
6 维修零配件和工程物料的采购工作流程：工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料：（1）货品名称，规格；（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供本次订货数量建议。
大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写采购申请单（工程预算表附在采购申请单下面）,且采购申请单内必须注明以下资料：（1）货品名称，规格；（2）库存数量；（3）最近一次订货单价；（4）最近一次订货数量；（5）提供本次订货数量建议。
以上采购申请单经总经理签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，经总经理会批准后，采购部立即组织实施.二、采购工作流程中须规范事项：1、采购申请单一共三联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。
第二联采购部存档并组织采购。
第三联财务部存档核实。
2、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。
（1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。
（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。
3、邀请供应商报价。
三、货比三家工作流程：每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。
酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。
②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。
用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。
③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。
2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报总经理审核•3、采购部应尽量选择一般纳税人资质的供应商，要求对方开具增值税专用发票；若供应商为个人或者小规模纳税人，则要求开具小规模税率的增值说专用发票或增值税普通发票。
四、采购付款流程1、关于月结供应商付款流程1）收货：要求供应商提供一式三联的送货单，并把货物与送货单都送到仓库，统一由库管员验收货物，库管员负责验收货物实物、规格、数量、重量、价格是否与采购订单相符，对数量质量不符的拒绝签字，进行退货、补换货，并及时通知采购，对有部分瑕疵而尚可使用的货物应根据实际情况开出“扣款通知联络单”各库房应填制一式三联的收货单，填写验收入库的物品名称、规格、数量、单价，最后需要有收货人签字和领用部门名称，一联库房留存，一联交给采购，一联交给财务。
2）采购对账：采购员应根据库管员签的收货单认真核对每月供应商的对账单，发现所填不符的或者已退货供应商未及时更新的，应及时通知供应商更改对账单。
对收到库管员“扣款通知联络单”的，应根据实际情况填由采购主管核定的扣款金额，并与供应商沟通，无异议的应及时在月结对账单上扣款。
最后将核对无误的对账单由采购主管签名后移交给财务，并附上最终的“扣款通知联络单”。
3）财务审核：公司对供应商实行每月统一付款制度，会计应于每月26日至月底和采购核对对账单、制定付款计划表，交给总经理审批核对，审批后采购通知供应商开具增值税专用发票。
次月10日前为供应商传递专票时间，采购收到月结供应商的专票后，应在发票后附上采购订单、送货单、对账单送交财务部，并登记发票移交表，将发票移交给财务。
逾期传递的专票采购与财务不予收取，待下月传票期递交。
4）出纳汇款：出纳应将当月供货收到发票的供应商进行统计，除特殊情况外于次月15至20日给供应商付款，并将汇款单复印一份给采购部。
2、关于预付货款供应商付款流程1）申请预付货款：采购部填写预付货款申请表，附采购合同（强调增值税专用发票与货物同时送达）、用料申请人物料采购申请表、供应商资料。
2）总经理审批：对预付货款申请表进行审批，并授权出纳进行网上汇款。
3）出纳网上汇款：根据总经理授权进行网上汇款，并在汇完款后将网上汇款单发送给采购和会计各一份。
4）财务登记：会计每月制作一份预付货款收发票进度跟踪表，对付款后的到货及发票到达时间进行跟踪。
5）货物及发票送达：库管员验收货物入库，收送货单并签发收货单并签名；采购收集增值税发票，并在发票后附收货单，采购订单进行勾稽，并在预付货款登记表做标记。
6）发票移交：采购在库管办理入库手续、并进行发票勾稽后将发票及相关附件传递给会计进行账务处理。
汇完款后超过十天还没有收到发票，或者送货后还没有提供正式发票的，财务部应及时跟踪，并将信息反馈给采购部，要求采购部向供应商催收发票。
3、关于零散采购付款流程1）购买物料：所需购买物料少，不频繁购入、规格型号杂可允许采购到外面采买，但尽量要求提供专用发票；如果不能立刻开的，采用零存整取的办法，达到—定米购额后要开发票。
2）办理入库3）发票移交4）货款结算：（1）走报销流程；（2）由出纳支付货款，采购部应提前两天通知出纳备款。
五、采购活动的后续须跟进工作1、采购订单的跟催当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。
2、采购订单取消（1）龙腾酒店取消订单：如因某种原因，龙腾酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报总经理作出决^定。
（2）供应商取消订单：如因某种原因，供应商取消了龙腾酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。
为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。
3、违反合同：合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。
4.档案储存：所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查，并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.5.米购交货延迟检讨凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及总经理批示。
6.采购物品的维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。
同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。
采购原则第一条基本原则1 •廉洁自律，严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量，处理好与供应商的关系，不接受供应商礼金、礼品和宴请；2.严格遵守采购规范流程，按流程办事，能及时按质按量地采购到所需物品，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；3.加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，做好采购相关文档的存档、备份工作，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；4.所有采购，必须事前获得批准.未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购。
5.凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中办理采购，可以核定物品项目，通知各申购部门提出请购，然后集中办理采购；6.采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；7.科学、客观、认真地进行收货质量检查；第二条供货商的确定原则1.初选供货商：要深入细致的进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量极其目前的供货状况。
2.试用供货商：对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。
3•确定供货商：在使用两个月的基础上、由总经理、副总经理、财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定。
4.签定供货合同：确定供货商后，由总经理与供货商签定供货合同，合同的期限不得超过一年。
供货合同一式三联：一份供应商；一份财务部；一份仓管员。
合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等。
5.供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。
第三条市场调查原则1.由总经理、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。
调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档。