怎样做好当前档案保密与利用的工作
档案的保密工作要处理好五方面的关系
档案的保密工作要处理好五方面的关系导言作为一个组织或企业，保护档案的安全和保密是非常重要的。
档案的泄露可能会导致重大的经济损失和声誉风险。
因此，我们需要处理好档案保密工作的五个方面的关系，以确保档案的安全性和可靠性。
一、档案的保密与档案的使用档案保密与档案使用是相互依存的关系。
我们既需要保护档案的安全，又需要确保档案的使用便捷和高效。
为了处理好这两个方面的关系，我们可以采取以下措施：1.设立访问权限：对于保密级别较高的档案，可以设置访问权限，仅授权人员才能查看和使用。
同时，对于一般级别的档案，可以采用开放的访问权限，以便更多的人员能够使用。
2.制定使用规范：制定明确的档案使用规范，包括禁止复制、转载和传播档案内容等，以确保档案的使用符合相关法律法规和组织内部规定。
3.加强培训意识：对档案的使用人员进行培训，提高他们的保密意识和法律法规意识，使他们能够正确使用和处理档案。
二、档案的保密与便捷性档案的保密和便捷性是一个相对矛盾的关系。
为了确保档案的安全和保密，我们可能需要采取一些限制性措施，但同时我们也需要确保档案的便捷性，以便使用人员能够及时获取所需的档案信息。
如何处理好这个关系呢？1.制定保密级别：根据档案内容的敏感性和重要性，制定不同的保密级别，对于高保密级别的档案，可以采取更加严格的保密措施，如限制访问权限和加密存储等；对于低保密级别的档案，可以采取相对宽松的措施，以确保档案的便捷性。
2.优化档案管理系统：通过引入现代化的档案管理系统，可以提高档案的查询和检索效率，同时也可以加强对档案的保密控制，如日志记录、审计等功能的添加。
3.定期评估和调整：定期评估档案的保密和便捷性的平衡度，根据实际情况进行调整，以确保既能保证档案的安全性，又能满足用户的使用需求。
三、档案的保密与合规要求档案的保密和合规要求没有绝对的矛盾关系，相反，保密工作的合规性是其可靠性的保证。
遵守相关的法律法规和组织内部的规定，可以确保档案的保密工作既合法又可靠。
2024年浅谈做好档案信息资源开发利用中的保密工作
2024年浅谈做好档案信息资源开发利用中的保密工作在当今信息化社会中，档案信息资源开发利用已经成为了一个不可忽视的重要领域。
随着大数据、云计算等技术的快速发展，档案信息资源的价值日益凸显，同时也面临着日益严峻的保密挑战。
因此，做好档案信息资源开发利用中的保密工作，显得尤为重要。
一、保密工作的重要性档案信息资源开发利用中的保密工作，关系到国家安全、社会稳定和公共利益。
一旦档案信息资源泄露或被不当利用，可能会对国家机密、商业机密和个人隐私造成重大损害。
因此，保密工作不仅是档案信息资源开发利用的前提，更是其可持续发展的保障。
二、档案信息资源的特点档案信息资源具有原始性、真实性、系统性和连续性的特点。
这些特点使得档案信息资源具有很高的利用价值，但同时也增加了保密的难度。
例如，原始性和真实性要求档案信息资源必须得到妥善保管，防止被篡改或伪造；系统性和连续性则要求档案信息资源的开发利用必须在一个统一的框架下进行，确保信息的完整性和连续性。
三、保密工作的基本原则在档案信息资源开发利用中，保密工作应遵循以下基本原则：一是最小化原则，即只公开必要的档案信息，确保不泄露敏感信息；二是分类管理原则，根据档案信息的敏感程度进行分类管理，实施不同的保密措施；三是动态管理原则，随着档案信息资源的开发利用和外部环境的变化，及时调整保密策略。
四、保密工作的具体措施为了做好档案信息资源开发利用中的保密工作，可以采取以下具体措施：一是建立健全档案管理制度，明确档案信息的分类、存储、使用和销毁等各个环节的要求；二是加强档案库房的安全管理，采用物理隔离、视频监控等措施，防止未经授权的访问；三是实施访问控制策略，对不同的用户设置不同的访问权限，确保只有经过授权的用户才能访问敏感档案信息。
五、技术手段在保密中的应用随着信息技术的发展，越来越多的技术手段被应用于档案信息资源开发利用的保密工作中。
例如，数据加密技术可以对档案信息进行加密处理，防止信息在传输和存储过程中被窃取或篡改；数字水印技术可以在档案信息中添加不易察觉的水印信息，用于追踪和溯源；入侵检测和防火墙技术可以监控和防范网络攻击，确保档案信息系统的安全。
新时期如何做好文件保密、归档与利用工作
新时期如何做好文件保密、归档与利用工作随着信息技术的不断发展和应用，文件保密、归档与利用工作在新时期变得更加重要和复杂。
在保护国家机密、商业机密、个人隐私等各种机密文件的同时，还需要高效地归档文件，并合理地利用这些文件，以满足各种工作和服务的需要。
下面是一些关键点，可帮助我们在新时期更好地做好文件保密、归档与利用工作。
1. 加强文件保密意识：员工应具备高度的机密思想和保密意识，了解文件保密的重要性，并严格遵守文件保密相关的法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》等。
此外，应建立保密教育培训体系，定期开展保密专题讲座、培训和知识考核，提高员工的保密意识和能力。
2. 建立科学合理的文件归档体系：制定统一的文件归档标准和流程，确保文件的安全可控。
可以根据文件的重要性和保密级别，将其划分为几个等级，并制定不同的归档措施和要求。
同时，确保文件归档的时效性和完整性，建立相应的归档档案库和备份系统。
3. 加强文件传输和存储的安全保护：文件的传输和存储过程中容易面临信息泄露和文件篡改的风险，因此需要采取一系列安全保护措施，如加密传输、双因素认证、安全审计等。
另外，应建立可靠的文件备份和恢复机制，确保文件的可用性。
4. 制定合理的文件利用政策：为了更好地服务各个部门和利益相关者，需要制定合理的文件利用政策。
根据文件的归档等级和权限，指定具体的文件利用规范和流程。
此外，可以借助信息技术手段，实现对文件的高效检索和利用，提高工作效率。
5. 加强监督和检查：建立健全的监督和检查机制，对文件保密、归档与利用工作进行定期检查和评估。
发现问题及时整改，并对涉及违法犯罪的行为进行严肃处理。
同时，要加强对员工的监控和管理，防止泄密行为的发生。
总之，新时期做好文件保密、归档与利用工作需要各方共同努力。
只有加强保密意识和教育培训，健全管理制度，科学合理利用信息技术，才能更好地保护重要文件的安全与合理利用。
这对于国家、企业和个人的发展和利益都具有重要意义。
做好档案安全保密工作提升档案管理水平
做好档案安全保密工作提升档案管理水平随着信息化时代的来临，档案管理工作变得更加复杂和重要。
档案管理不仅仅是对文件的保存和保管，更是对信息的保密和管理。
做好档案安全保密工作，不仅是对组织机构内部信息的保护，更是对社会公众信息的保障。
本文将探讨如何做好档案安全保密工作，从而提升档案管理的水平。
一、加强档案管理意识，树立保密意识做好档案安全保密工作，首要的是增强档案管理意识，树立保密意识。
档案管理人员需要明白档案不仅仅是一种记录和保存信息的方式，更是对组织机构重要信息的保护和管理。
要时刻警惕信息泄露、文件丢失等安全隐患，坚守保密纪律，做到心中有“档案保密”、手中有“档案保密”，严守保密纪律，自觉接受保密教育。
加强档案管理意识，树立保密意识，还需要积极营造保密文化氛围。
通过举办保密宣传活动、开展保密知识培训、制定保密规章制度等方式，使档案管理人员都能深刻了解保密意识的重要性，自觉遵守倡导保密工作的文化，从而把保密要求内化为行为自觉，按规定标准履行保密责任。
二、建立完善的档案安全管理制度提升档案管理水平，就要建立完善的档案安全管理制度。
档案安全管理制度是档案管理的重要基础，是确保档案安全保密工作有效开展的重要保障。
档案安全管理制度应当包括档案安全保密的理念、目标、职责、权限、操作流程、应急预案等内容，从而为档案安全保密工作提供有力的制度保障。
建立完善的档案安全管理制度，需要充分考虑组织机构的实际情况，科学合理地设置档案安全保密的管理流程，明确责任主体的职责权限，为档案安全保密工作提供规范的操作规程。
还要根据档案管理的要求，建立健全档案安全档案管理责任制，确保每个环节都有人员负责，形成全员参与的档案安全管理体系。
三、加强档案安全技术保障随着科技的不断发展，档案安全保密技术也在不断更新和完善。
加强档案安全技术保障，是提升档案管理水平的关键之一。
档案安全技术保障是指运用科学技术手段，对档案进行加密、防伪、备份等安全处理，以确保档案的安全可靠。
从“三个强化”入手 做好档案保密工作
从“三个强化”入手做好档案保密工作档案保密工作对于一个组织或机构来说非常重要，它涉及到个人隐私的保护、国家机密的保护和组织机构的利益保护。
为了做好档案保密工作，我们可以从“三个强化”入手，包括强化安全意识、强化保密措施和强化监督管理。
首先是强化安全意识。
安全意识是档案保密工作的基础，只有增强全体员工的保密意识，才能够有效防范和应对各种安全威胁。
为此，我们应该加强档案保密教育培训，定期组织保密知识的学习和宣传活动，让员工了解档案保密的重要性和方法，增强他们的保密意识。
我们还可以在岗位责任书中明确保密责任和要求，让每个员工都明确自己的保密职责，切实落实到实际工作中。
其次是强化保密措施。
档案保密的基本原则是“谁保密、何保密、怎样保密”，也就是说，要明确保密责任主体、保密范围和保密措施。
我们可以制定并完善档案保密管理制度，明确保密的具体要求和措施，如加强对档案信息的分类、标记和加密，建立权限控制和访问审批制度，确保档案信息的合理利用和保密安全。
我们还可以采用技术手段，如安装监控设备、电脑信息安全系统等，加强对档案信息的监控和保护，防止信息泄露和非法访问。
最后是强化监督管理。
档案保密工作需要有专门的监督管理机构或人员，对整个档案保密工作进行监督和管理。
我们可以设置专门的档案保密岗位，明确岗位职责和权限，负责档案保密工作的组织、统筹和监督。
我们还需要定期开展档案保密检查和评估，发现问题及时纠正，并采取相应的整改措施。
我们还可以建立档案保密的责任追究机制，对违反保密规定的人员进行问责，以起到警示和约束的作用。
浅谈如何做好档案的保密工作
浅谈如何做好档案的保密工作首先，建立健全的保密制度是做好档案保密工作的基础。
保密制度要涵盖档案的收集、整理、存储、传输以及销毁等方面，并要明确规定各个环节的责任人和操作流程。
制度的建立要充分考虑到档案的保密等级和分类，对不同级别的档案采取不同的保密措施，确保档案的保密性和机密性。
其次，加强档案保密人员的培训和管理。
保密人员是档案保密的重要责任人，他们应该具备保密意识和保密技能，了解保密法规和制度，严格遵守保密规定。
企业可以通过举办培训班、组织考试以及定期进行保密知识的宣传等方式，提高保密人员的保密意识和能力。
再次，加强档案的物理和技术保护措施。
物理保护措施主要包括门禁系统、监控系统和保险柜等，它们能够有效防止未经授权人员进入档案库房或获取档案信息。
技术保护措施主要包括数据加密、访问控制和防火墙等，它们可以有效保护档案的安全性和完整性。
此外，建立健全的档案审计制度也是必要的。
档案审计可以及时发现和纠正档案保密工作中的问题和漏洞，保证档案管理的规范性和安全性。
审计人员应该熟悉档案相关法规和制度，熟悉档案管理的各个环节和操作流程，具备良好的专业素质和职业道德。
最后，加强对档案保密工作的监督和检查。
监督可以通过内部审核、外部评估以及第三方评估等方式进行，以确保档案保密工作的落实和效果。
同时，建立档案保密工作的考核评价机制，对相关责任人进行绩效评估，倒逼其加大保密工作的投入和力度。
综上所述，做好档案的保密工作需要建立健全的保密制度，加强保密人员的培训和管理，加强档案的物理和技术保护措施，建立健全的档案审计制度，并加强对档案保密工作的监督和检查。
只有在全方位、多角度的保密措施下，才能有效保护档案的安全，确保档案的保密性和机密性。
从“三个强化”入手 做好档案保密工作
从“三个强化”入手做好档案保密工作档案保密工作对于任何一个组织或个人来说都至关重要。
随着信息化的不断发展，档案保密工作也日益显得重要。
一份档案包含着大量的信息，如果泄露出去将会给组织或个人带来不可估量的损失。
做好档案保密工作是非常必要的。
在做好档案保密工作的过程中，可以从“三个强化”入手，分别是强化管理意识、强化技术手段和强化人员监督，下面将对这三个方面进行详细阐述。
一、强化管理意识1. 加强宣传教育管理者应该加强对档案保密工作的宣传教育，使全体员工都能够认识到档案保密工作的重要性。
可以通过制作宣传资料、开展培训活动等方式，让员工深刻理解档案保密工作对于组织的重要性，提高他们的保密意识。
2. 建立相关制度针对档案保密工作，组织应该建立相应的保密管理制度，规范档案的保管、传递、利用等方面的操作。
这些制度应该明确规定档案保密的责任人、保密标准、保密措施等内容，确保档案的安全性。
3. 加强监督检查管理者应该加强对档案保密工作的监督和检查，确保档案保密制度的执行落实到位。
对档案的存储、传递、利用等环节进行定期检查，发现问题及时进行整改，形成有效的监督机制。
二、强化技术手段1. 使用安全存储设备对于重要档案，可以采用安全存储设备进行存储，如具有防火、防水、防盗功能的文件柜、保险柜等。
这些设备可以有效保障档案的安全，防止档案被外部恶意获取。
2. 采用加密技术在档案的传递和利用过程中，可以采用加密技术对档案进行加密处理，确保档案在传输和利用过程中不被非法获取。
可以利用专业的加密软件，对档案进行加密处理，提高档案的安全性。
3. 视频监控系统在档案存储和传递的场所，可以安装视频监控系统，对档案的操作进行实时监控和录像存档。
这样可以对档案的操作过程进行有效监管，及时发现异常情况并进行处理，提高档案的安全性。
新时期如何做好文件保密、归档与利用工作
新时期如何做好文件保密、归档与利用工作在新时期，随着信息技术的飞速发展，文件保密、归档与利用工作变得更加重要和复杂。
如何做好文件保密、归档与利用工作就成为了每一个企事业单位的必修课。
以下是一些关键点，可以帮助组织机构在新时期做好文件保密、归档与利用工作。
首先，建立健全的保密制度和政策。
保密制度应该明确规定哪些文件需要保密、如何分类、保密级别、保密期限等内容。
同时，还要有制定和实施的明确责任部门和人员，将保密制度贯穿到组织机构的每个环节。
此外，还应定期进行保密知识培训，提高员工的保密意识和技能。
其次，加强文件归档管理。
归档是指将文件按照一定的规则进行整理、分类和存档。
必须建立起完善的文件归档管理流程，包括文件的收集、整理、分类、存储、检索和销毁等环节。
归档管理要注重规范化和标准化，建立统一的文件命名规则和索引体系，方便员工快速查找所需文件。
再次，充分利用现代技术手段。
随着信息技术的发展，利用数字化手段进行文件保密、归档与利用工作变得更加高效和可靠。
可以利用电子文档管理系统，实现文件的电子化存储、传输和共享。
同时，还可以利用数据分析、人工智能等技术手段，加强对文件的分析和应用，提高组织机构的工作效率和决策能力。
最后，加强文件保密与利用的监督和审计。
盲目的文件保密可能导致信息孤岛和效率低下，而滥用文件可能导致信息泄露和安全风险。
因此，必须建立健全的监督机制，定期对文件的保密和利用情况进行审计和检查。
对于保密和利用不当的行为，要及时发现、处置和纠正，确保文件保密、归档与利用工作的正常运行。
综上所述，新时期的文件保密、归档与利用工作面临更大的挑战和机遇。
只有建立健全制度，加强管理，充分利用现代技术手段，并加强监督和审计，才能做好文件保密、归档与利用工作，为组织机构的发展提供有力的保障。
随着信息化时代的到来，文件保密、归档与利用工作在新时期面临了更多的挑战和机遇。
下面将从不同角度进一步探讨如何在新时期做好文件保密、归档与利用工作。
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办公室业务・档案学研究
文／王桂兰
怎样做好当前档案保密与利用的工作
【摘要】本文针对档案利用监督、档案保密、档案保管人员职责等方面，尽可能地提出了具体的措施和办法，以解决怎样做好当前档案保密与利用的问题。
【关键词】档案保密；档案利用；存在问题
对于档案信息资源既要重视档案的保管保护，又要注重其所含信息的开发利用，以共享其资源。
我们经过自己多年的实践工作和深入细致的思考和交流，梳理了档案保密及利用中的问题，提出了相应的建议。
一、存在的问题
在以前的档案保密及利用工作中，由于重视不够，条件不足，制度措施不健全，档案管理人员素质参差不齐等因素，造成了诸多问题。
（一）档案的存放地——库房管理中安全性问题。
按照国家规定，档案库房应该单独兴建，即使在目前情况下，一些不具备条件的单位，也不能将档案库房建在一些阁楼、储藏室，地下室等地方。
这些环境既不方便对档案的查阅、利用，又容易造成档案的损坏、流失、泄密等现象，不能保证档案的安全性。
（二）档案工作普遍存在着重保轻用的现象。
重保轻用的管理模式所产生的弊端主要有：档案得不到充分利用，有些档案被长期搁置，造成档案资源的严重浪费；不能正确处理档案资料的保和用的关系，使档案资料不能合理利用。
（三）档案管理人员的素质有待进一步提高。
目前，在我国基层单位，仍存在着档案管理人员队伍的文化程度、专业素质、理论水平、思想观念的方面的参差不齐。
究其根源，首先，有的单位领导档案意识薄弱，只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案管理工作没能给予足够的支持。
其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足。
以上所述严重制约着档案管理工作的发展。
（四）档案管理制度不健全，监督机制不完善。
档案管理制度不健全，宣传和利用力度不足；制度与监督流于形式，不规范，职责不明确；档案人员和借阅人
员不遵守制度，借阅档案不能及时归还
档案室；单位内部没有建立有效的监督
机制，有的规章制度浅尝辄止，疏于对档
案工作的管理等。
二、解决的办法
（一）要加强档案库房的管理。
档案
放置的库房建设和选择，这是最基础的工
作。
按照国家规定应该单独兴建。
没有
单独修建档案库房条件的单位也应该注
意档案库房的设置。
从档案保密保管的
角度来看，档案库房不能设在地下室、储
藏室、阁楼等易发生虫蛀、霉烂、火灾的处
所。
严格意义上讲，档案库房门窗要加
固，防止盗窃，同时应该做到档案库房与
办公室、阅览室分开。
档案库房应安排专
人负责管理，制定严格的库房管理制度，
控制档案库房的人员流动，非档案管理人
员禁止入内。
因此，只有科学的、合理的
设置和管理档案库房，才是做好档案保
密、维护档案安全的最基本保障。
（二）要解决档案工作中的重保轻用
的现象。
在档案管理实际工作中普遍存
在“重保轻用，利用不足”的弊端。
档案
工作者害怕失密或者心存顾虑，不敢大胆
利用，使很多有利用价值的档案被束之高
阁，造成档案资源的浪费。
这就要求档案
工作者解放思想、端正态度，与时俱进，改
变松进严用的传统观念。
使档案得到充
分的利用，不淹没在尘埃之中，也使得需
要信息的人员和部门能够及时、有效、准
确的利用和了解，档案管理人员的管理价
值也在利用档案的效果中得以体现。
（三）要进一步提升档案管理人员的
素质。
档案管理人员是档案管理制度的
最直接的贯彻者和执行者，对档案的安全
负有最直接的责任，因此档案管理人员必
须进一步提升相应的素质：档案专业工作
人员必须热爱档案事业，有较强的事业心
和责任感，并具备一定的文书学、档案史、
档案管理学、档案文献编纂学等专业基本
知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案
法规。
作为档案管理人员，要注重自身专
业水平的提高，通过自学、参加培训等方
式来提升自己，熟悉档案工作的各个环节
并按其基本要求努力掌握科学管理的原
则和方法，提高工作效率、提高档案质量，
使档案管理工作更科学、更实用，为不断
发展进步的社会提供有力的资源。
（四）要加强制度建设，完善监督机
制。
档案的开放利用是一个很严肃和谨
慎的问题，需要健全的监督机制，而且此
利用是一个双向保护工作，仅一方的努力
是无法完成的。
所以在档案管理利用过
程中，有效、良好的监督工作是使档案在
利用过程中能够顺利、安全、完整的有力
保障。
规章制度要体现合理性、科学性。
建
立起来的规章制度必须符合单位特点和
档案管理实际，以适应单位档案管理的
需要，档案规章制度一般有阅览制度、外
借制度，复制制度等，根据不同层次的利
用人员制定不同的利用范围和审批手续，
使提供利用工作有章可依，确保档案在
有效利用的同时不损坏、不泄密。
同时
还需完善监督机制。
三、正确处理档案利用与保密的关系
《保密法》规定，档案划分为“绝密”、
“机密”和“秘密”三级，是为了让档案工
作者根据不同密级采取不同的管理措施，
最大限度地利用档案。
同时，根据国家
还规定了涉密档案的保管期限，除有特
殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机
密级事项不超过20年，秘密级事项不超
过10年，保密事项在其确定的期限内，
受国家保护。
但是涉密事项不是一成不
变的，保密期届满，就失去了它的保密价
值，这部分档案便死而复活。
在思想认
识上，一成不变地看待档案的涉密性，无
视涉密性的时效和范围是不对的。
而缺
乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，
无限地扩大开放利用范围，也是错误的。
档案工作者必须对涉密档案进行科学管
理，及时区分保密期限，掌握“死”与“活”。
严格划清活密与死密的界限，确定哪些
档案可开发利用；哪些在一定范围内利
用；哪些还不能提供利用，从而最大限度
地开放利用。
（作者单位：山东省滕州市东郭镇中心卫生院）
34办公室业务2012・6。