怎样做好当前档案保密与利用的工作
怎样做好当前档案保密与利用的工作
office opertions办公室业务・档案学研究文／王桂兰怎样做好当前档案保密与利用的工作【摘要】本文针对档案利用监督、档案保密、档案保管人员职责等方面，尽可能地提出了具体的措施和办法，以解决怎样做好当前档案保密与利用的问题。
【关键词】档案保密；档案利用；存在问题对于档案信息资源既要重视档案的保管保护，又要注重其所含信息的开发利用，以共享其资源。
我们经过自己多年的实践工作和深入细致的思考和交流，梳理了档案保密及利用中的问题，提出了相应的建议。
一、存在的问题在以前的档案保密及利用工作中，由于重视不够，条件不足，制度措施不健全，档案管理人员素质参差不齐等因素，造成了诸多问题。
（一）档案的存放地——库房管理中安全性问题。
按照国家规定，档案库房应该单独兴建，即使在目前情况下，一些不具备条件的单位，也不能将档案库房建在一些阁楼、储藏室，地下室等地方。
这些环境既不方便对档案的查阅、利用，又容易造成档案的损坏、流失、泄密等现象，不能保证档案的安全性。
（二）档案工作普遍存在着重保轻用的现象。
重保轻用的管理模式所产生的弊端主要有：档案得不到充分利用，有些档案被长期搁置，造成档案资源的严重浪费；不能正确处理档案资料的保和用的关系，使档案资料不能合理利用。
（三）档案管理人员的素质有待进一步提高。
目前，在我国基层单位，仍存在着档案管理人员队伍的文化程度、专业素质、理论水平、思想观念的方面的参差不齐。
究其根源，首先，有的单位领导档案意识薄弱，只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案管理工作没能给予足够的支持。
其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足。
以上所述严重制约着档案管理工作的发展。
（四）档案管理制度不健全，监督机制不完善。
档案管理制度不健全，宣传和利用力度不足；制度与监督流于形式，不规范，职责不明确；档案人员和借阅人员不遵守制度，借阅档案不能及时归还档案室；单位内部没有建立有效的监督机制，有的规章制度浅尝辄止，疏于对档案工作的管理等。
新时期如何做好文件保密、归档与利用工作
新时期如何做好文件保密、归档与利用工作一、建立完善的保密体系1.1 制定文件保密管理规定1.2 加强对涉密文件的管理和归档1.3 设立行之有效的保密工作考核奖惩机制二、健全归档体系2.1 建立健全的文件归档系统2.2 规范归档流程，防止出现遗漏或错误2.3 提高归档的效率和质量三、合理利用文件资源3.1 制定文件资源利用制度3.2 完善文件检索和查询系统3.3 加强文件利用和共享，实现信息资源共享和互联互通总结：以上三个方面是保密、归档和利用文件工作的基本要素，必须要认真抓好。
只有这样，才能更好地维护机构的秘密，更好地利用机构内部的资源。
当前，信息化的发展已经进入了一个快速发展的时代，文件的秘密保护、归档管理和利用工作变得越来越复杂和重要。
在这样的背景下，建立一套完善的保密体系已经成为了各个机构必须重视的问题。
要建立完善的保密体系，关键是要制定一套人性化、合理的保密管理规定。
这个规定不仅要充分考虑到机构的实际情况，而且要有明确的标准和操作流程。
规定的制定必须严格按照各个分级机密的标准来制定，使各级保密工作人员充分了解、掌握保密操作的各项规定。
其次，在规定制定后，还需要加强对涉密文件的管理和归档。
这包括要建立精细的文件保密室和保密通道，确保涉密文件不被泄露或丢失。
对于归档工作也应建立一套操作流程和标准，确保文件的归档质量和效率。
最后是建立行之有效的保密工作考核奖惩机制。
只有通过定期考核和奖惩，才能够推动各级保密工作人员不断提高自身的保密意识和保密技能，落实保密管理的职责。
总之，建立完善的保密体系需要全面考虑各个因素的影响，在制定规定、加强管理和归档以及考核奖惩等方面要建立清晰的流程和标准，确保各项措施的有效性。
在新时期，随着信息的不断增多和存储方式的多样化，文件的归档工作变得愈发重要。
建立健全的文件归档系统，规范归档流程，提高归档的效率和质量，成为了机构保护文件和信息资源不可或缺的一个重要环节。
首先，要建立健全的文件归档系统。
档案保密工作的计划范文
档案保密工作的计划范文一、制定保密规章制度档案保密工作的首要任务是建立一套科学、严谨的保密规章制度。
这套制度应详细规定档案的分类、存储、使用、借阅、销毁等各个环节的保密要求，明确各级人员的职责和权限。
同时，制度中还应包括严格的保密责任追究机制，确保每个参与档案管理的人员都能严格遵守保密规定。
二、强化档案存储安全档案存储安全是档案保密工作的基础。
因此，我们需要采取措施，强化档案存储的安全防护。
这包括使用专用档案库房，安装防盗门窗、视频监控、报警装置等物理防护设施；采用加密存储、备份存储等技术手段，确保电子档案的安全；定期对档案存储环境进行检查和维护，确保档案不会因为环境因素而受损。
三、加强人员培训与教育人员是档案保密工作的关键因素。
因此，我们需要加强人员培训与教育，提高人员的保密意识和技能。
这包括定期开展保密知识培训，使人员了解保密规章制度的内容和要求；进行实际操作演练，提高人员应对突发情况的能力；加强思想教育，引导人员树立正确的保密观念，自觉遵守保密规定。
四、完善档案使用与借阅流程档案的使用和借阅是档案保密工作的重点。
我们需要完善档案使用与借阅流程，确保档案的使用和借阅过程符合保密要求。
这包括建立档案使用申请和审批制度，对档案的使用进行严格控制；规定借阅期限和借阅方式，避免档案长时间外借或私自复制；加强借阅期间的监管，确保档案不被滥用或丢失。
五、建立应急响应机制虽然我们希望档案保密工作不要出现问题，但我们也必须做好应对突发情况的准备。
因此，我们需要建立应急响应机制，对可能发生的泄密事件进行快速、有效的应对。
这包括制定泄密应急预案，明确应对步骤和责任人；建立快速报告和处置渠道，确保泄密事件能够得到及时处理；定期进行应急演练，提高应急响应能力。
六、定期开展保密检查保密检查是确保档案保密工作有效性的重要手段。
我们需要定期开展保密检查，对档案保密工作进行全面、细致的检查。
这包括对档案保管环境、存储设备、管理制度等方面进行检查；对人员保密意识、技能等方面进行评估；对发现的问题进行整改和跟踪，确保问题得到彻底解决。
档案馆安全保密工作计划
档案馆安全保密工作计划一、背景和目的：随着信息技术的发展，档案馆在数字化时代迎来了巨大的挑战和机遇。
然而，在数字化过程中，档案馆面临着信息泄露、网络攻击、物理破坏等安全保密风险。
为了确保档案馆的正常运行和档案信息的安全保密，制定一份科学合理的档案馆安全保密工作计划至关重要。
本计划的目的是通过制定具体的安全保密措施，提高档案馆的安全保密水平，保护档案信息的完整性、可用性和保密性。
二、工作内容：1.完善档案馆的安全管理体系（1）制定档案馆的安全管理制度和规范，明确各个岗位的安全职责和权限。
（2）建立档案馆的安全管理组织机构，明确各个部门的安全管理职责。
（3）建立档案馆的信息安全政策，包括安全保密目标、安全保密要求和安全管理措施等。
（4）制定档案馆的安全事件应急预案，建立健全的处理安全事件的机制。
2.加强档案馆的网络安全防护（1）安装网络防火墙，筑牢档案馆的网络安全防线。
（2）加强对外网和内网的监控，发现异常行为及时采取措施。
（3）制定网络安全管理规范，明确员工在网络使用方面的操作规范和安全要求。
（4）定期对档案馆的网络进行风险评估和漏洞扫描，及时修复存在的安全漏洞。
3.加强档案馆的物理安全保障（1）完善档案馆的安全设备，如安装监控摄像头、防盗门禁系统等。
（2）加强对进出档案馆的人员和车辆的管理，对身份不明的人员进行核实并记录。
（3）建立档案馆的安全巡查制度，定期对档案馆的安全设备和安全措施进行检查。
（4）制定档案馆的应急预案，应对突发事件，保障档案馆的安全。
4.加强对档案信息的保密管理（1）建立档案信息的权限管理制度，明确各个岗位对档案信息的访问权限。
（2）制定档案馆的档案信息分类和密级制度，对不同密级的档案信息进行分类和处理。
（3）建立档案馆的档案信息安全审计制度，定期对档案信息的安全使用进行审查。
（4）加强档案信息的备份和恢复管理，确保档案信息的可用性和完整性。
三、计划实施：1.明确责任人和时间节点根据工作内容制定相关工作计划，并明确责任人和计划执行的时间节点，确保计划的顺利实施。
档案的保密工作要处理好五方面的关系
档案的保密工作要处理好五方面的关系导言作为一个组织或企业，保护档案的安全和保密是非常重要的。
档案的泄露可能会导致重大的经济损失和声誉风险。
因此，我们需要处理好档案保密工作的五个方面的关系，以确保档案的安全性和可靠性。
一、档案的保密与档案的使用档案保密与档案使用是相互依存的关系。
我们既需要保护档案的安全，又需要确保档案的使用便捷和高效。
为了处理好这两个方面的关系，我们可以采取以下措施：1.设立访问权限：对于保密级别较高的档案，可以设置访问权限，仅授权人员才能查看和使用。
同时，对于一般级别的档案，可以采用开放的访问权限，以便更多的人员能够使用。
2.制定使用规范：制定明确的档案使用规范，包括禁止复制、转载和传播档案内容等，以确保档案的使用符合相关法律法规和组织内部规定。
3.加强培训意识：对档案的使用人员进行培训，提高他们的保密意识和法律法规意识，使他们能够正确使用和处理档案。
二、档案的保密与便捷性档案的保密和便捷性是一个相对矛盾的关系。
为了确保档案的安全和保密，我们可能需要采取一些限制性措施，但同时我们也需要确保档案的便捷性，以便使用人员能够及时获取所需的档案信息。
如何处理好这个关系呢？1.制定保密级别：根据档案内容的敏感性和重要性，制定不同的保密级别，对于高保密级别的档案，可以采取更加严格的保密措施，如限制访问权限和加密存储等；对于低保密级别的档案，可以采取相对宽松的措施，以确保档案的便捷性。
2.优化档案管理系统：通过引入现代化的档案管理系统，可以提高档案的查询和检索效率，同时也可以加强对档案的保密控制，如日志记录、审计等功能的添加。
3.定期评估和调整：定期评估档案的保密和便捷性的平衡度，根据实际情况进行调整，以确保既能保证档案的安全性，又能满足用户的使用需求。
三、档案的保密与合规要求档案的保密和合规要求没有绝对的矛盾关系，相反，保密工作的合规性是其可靠性的保证。
遵守相关的法律法规和组织内部的规定，可以确保档案的保密工作既合法又可靠。
新时期如何做好文件保密、归档与利用工作
新时期如何做好文件保密、归档与利用工作随着信息技术的不断发展和应用，文件保密、归档与利用工作在新时期变得更加重要和复杂。
在保护国家机密、商业机密、个人隐私等各种机密文件的同时，还需要高效地归档文件，并合理地利用这些文件，以满足各种工作和服务的需要。
下面是一些关键点，可帮助我们在新时期更好地做好文件保密、归档与利用工作。
1. 加强文件保密意识：员工应具备高度的机密思想和保密意识，了解文件保密的重要性，并严格遵守文件保密相关的法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》等。
此外，应建立保密教育培训体系，定期开展保密专题讲座、培训和知识考核，提高员工的保密意识和能力。
2. 建立科学合理的文件归档体系：制定统一的文件归档标准和流程，确保文件的安全可控。
可以根据文件的重要性和保密级别，将其划分为几个等级，并制定不同的归档措施和要求。
同时，确保文件归档的时效性和完整性，建立相应的归档档案库和备份系统。
3. 加强文件传输和存储的安全保护：文件的传输和存储过程中容易面临信息泄露和文件篡改的风险，因此需要采取一系列安全保护措施，如加密传输、双因素认证、安全审计等。
另外，应建立可靠的文件备份和恢复机制，确保文件的可用性。
4. 制定合理的文件利用政策：为了更好地服务各个部门和利益相关者，需要制定合理的文件利用政策。
根据文件的归档等级和权限，指定具体的文件利用规范和流程。
此外，可以借助信息技术手段，实现对文件的高效检索和利用，提高工作效率。
5. 加强监督和检查：建立健全的监督和检查机制，对文件保密、归档与利用工作进行定期检查和评估。
发现问题及时整改，并对涉及违法犯罪的行为进行严肃处理。
同时，要加强对员工的监控和管理，防止泄密行为的发生。
总之，新时期做好文件保密、归档与利用工作需要各方共同努力。
只有加强保密意识和教育培训，健全管理制度，科学合理利用信息技术，才能更好地保护重要文件的安全与合理利用。
这对于国家、企业和个人的发展和利益都具有重要意义。
关于档案在保管和利用时怎样做好保密工作的探讨
关于档案在保管和利用时怎样做好保密工作的探讨【摘要】现代社会信息化程度越来越高，档案保密工作显得尤为重要。
建立健全的档案保密制度是确保档案安全的基础，要有严格的管理规定和责任制度。
严格控制档案的访问权限可以有效防止信息泄露的风险，需要对档案进行分类管理和核准机制。
加强对档案的加密保护是保障档案安全的重要手段，采取多层次的加密技术可以提高档案的安全性。
定期审查档案保密工作可以及时发现和解决存在的问题，保证档案的安全性。
加强员工保密意识培训可以提高员工对档案保密工作的重视程度，使其意识到保密工作的重要性和责任性。
通过以上措施的实施，可以有效保障档案在保管和利用过程中的安全，确保信息的机密性和完整性。
【关键词】档案保密制度、访问权限、加密保护、审查、员工培训、保密意识1. 引言1.1 引言在当今信息化时代，档案管理越来越需要重视保密工作。
档案记录着机构或个人的重要信息，其中可能包含商业秘密、个人隐私等敏感内容。
如果档案泄漏或被不当利用，将会对相关机构或个人造成严重的损失和影响。
建立健全的档案保密制度是非常重要的。
通过规范档案的管理流程、明确各部门的责任、制定相应的保密措施，可以有效防止档案信息的泄露。
严格控制档案的访问权限也是保密工作的关键环节。
只有经过授权的人员才能查看或操作档案，能够有效保护档案的安全性。
加强对档案的加密保护也是保密工作不可或缺的一部分。
采用加密技术对档案进行加密，可以增加数据泄露的难度，提高档案信息的安全性。
定期审查档案保密工作、加强员工保密意识培训等措施也都能够有效提升档案保密工作的效果。
保密工作是档案管理工作中至关重要的一个环节。
只有建立起严密的保密制度，加强档案保密意识，才能确保档案信息的安全性和完整性。
希望各机构和个人都能够重视档案保密工作，做好相关的保密措施，以确保档案信息不被泄露或滥用。
2. 正文2.1 建立健全的档案保密制度建立健全的档案保密制度对于保护档案的安全至关重要。
新时期如何做好文件保密、归档与利用工作
新时期如何做好文件保密、归档与利用工作在新时期，随着信息技术的飞速发展，文件保密、归档与利用工作变得更加重要和复杂。
如何做好文件保密、归档与利用工作就成为了每一个企事业单位的必修课。
以下是一些关键点，可以帮助组织机构在新时期做好文件保密、归档与利用工作。
首先，建立健全的保密制度和政策。
保密制度应该明确规定哪些文件需要保密、如何分类、保密级别、保密期限等内容。
同时，还要有制定和实施的明确责任部门和人员，将保密制度贯穿到组织机构的每个环节。
此外，还应定期进行保密知识培训，提高员工的保密意识和技能。
其次，加强文件归档管理。
归档是指将文件按照一定的规则进行整理、分类和存档。
必须建立起完善的文件归档管理流程，包括文件的收集、整理、分类、存储、检索和销毁等环节。
归档管理要注重规范化和标准化，建立统一的文件命名规则和索引体系，方便员工快速查找所需文件。
再次，充分利用现代技术手段。
随着信息技术的发展，利用数字化手段进行文件保密、归档与利用工作变得更加高效和可靠。
可以利用电子文档管理系统，实现文件的电子化存储、传输和共享。
同时，还可以利用数据分析、人工智能等技术手段，加强对文件的分析和应用，提高组织机构的工作效率和决策能力。
最后，加强文件保密与利用的监督和审计。
盲目的文件保密可能导致信息孤岛和效率低下，而滥用文件可能导致信息泄露和安全风险。
因此，必须建立健全的监督机制，定期对文件的保密和利用情况进行审计和检查。
对于保密和利用不当的行为，要及时发现、处置和纠正，确保文件保密、归档与利用工作的正常运行。
综上所述，新时期的文件保密、归档与利用工作面临更大的挑战和机遇。
只有建立健全制度，加强管理，充分利用现代技术手段，并加强监督和审计，才能做好文件保密、归档与利用工作，为组织机构的发展提供有力的保障。
随着信息化时代的到来，文件保密、归档与利用工作在新时期面临了更多的挑战和机遇。
下面将从不同角度进一步探讨如何在新时期做好文件保密、归档与利用工作。
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办公室业务・档案学研究
文／王桂兰
怎样做好当前档案保密与利用的工作
【摘要】本文针对档案利用监督、档案保密、档案保管人员职责等方面，尽可能地提出了具体的措施和办法，以解决怎样做好当前档案保密与利用的问题。
【关键词】档案保密；档案利用；存在问题
对于档案信息资源既要重视档案的保管保护，又要注重其所含信息的开发利用，以共享其资源。
我们经过自己多年的实践工作和深入细致的思考和交流，梳理了档案保密及利用中的问题，提出了相应的建议。
一、存在的问题
在以前的档案保密及利用工作中，由于重视不够，条件不足，制度措施不健全，档案管理人员素质参差不齐等因素，造成了诸多问题。
（一）档案的存放地——库房管理中安全性问题。
按照国家规定，档案库房应该单独兴建，即使在目前情况下，一些不具备条件的单位，也不能将档案库房建在一些阁楼、储藏室，地下室等地方。
这些环境既不方便对档案的查阅、利用，又容易造成档案的损坏、流失、泄密等现象，不能保证档案的安全性。
（二）档案工作普遍存在着重保轻用的现象。
重保轻用的管理模式所产生的弊端主要有：档案得不到充分利用，有些档案被长期搁置，造成档案资源的严重浪费；不能正确处理档案资料的保和用的关系，使档案资料不能合理利用。
（三）档案管理人员的素质有待进一步提高。
目前，在我国基层单位，仍存在着档案管理人员队伍的文化程度、专业素质、理论水平、思想观念的方面的参差不齐。
究其根源，首先，有的单位领导档案意识薄弱，只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案管理工作没能给予足够的支持。
其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足。
以上所述严重制约着档案管理工作的发展。
（四）档案管理制度不健全，监督机制不完善。
档案管理制度不健全，宣传和利用力度不足；制度与监督流于形式，不规范，职责不明确；档案人员和借阅人
员不遵守制度，借阅档案不能及时归还
档案室；单位内部没有建立有效的监督
机制，有的规章制度浅尝辄止，疏于对档
案工作的管理等。
二、解决的办法
（一）要加强档案库房的管理。
档案
放置的库房建设和选择，这是最基础的工
作。
按照国家规定应该单独兴建。
没有
单独修建档案库房条件的单位也应该注
意档案库房的设置。
从档案保密保管的
角度来看，档案库房不能设在地下室、储
藏室、阁楼等易发生虫蛀、霉烂、火灾的处
所。
严格意义上讲，档案库房门窗要加
固，防止盗窃，同时应该做到档案库房与
办公室、阅览室分开。
档案库房应安排专
人负责管理，制定严格的库房管理制度，
控制档案库房的人员流动，非档案管理人
员禁止入内。
因此，只有科学的、合理的
设置和管理档案库房，才是做好档案保
密、维护档案安全的最基本保障。
（二）要解决档案工作中的重保轻用
的现象。
在档案管理实际工作中普遍存
在“重保轻用，利用不足”的弊端。
档案
工作者害怕失密或者心存顾虑，不敢大胆
利用，使很多有利用价值的档案被束之高
阁，造成档案资源的浪费。
这就要求档案
工作者解放思想、端正态度，与时俱进，改
变松进严用的传统观念。
使档案得到充
分的利用，不淹没在尘埃之中，也使得需
要信息的人员和部门能够及时、有效、准
确的利用和了解，档案管理人员的管理价
值也在利用档案的效果中得以体现。
（三）要进一步提升档案管理人员的
素质。
档案管理人员是档案管理制度的
最直接的贯彻者和执行者，对档案的安全
负有最直接的责任，因此档案管理人员必
须进一步提升相应的素质：档案专业工作
人员必须热爱档案事业，有较强的事业心
和责任感，并具备一定的文书学、档案史、
档案管理学、档案文献编纂学等专业基本
知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案
法规。
作为档案管理人员，要注重自身专
业水平的提高，通过自学、参加培训等方
式来提升自己，熟悉档案工作的各个环节
并按其基本要求努力掌握科学管理的原
则和方法，提高工作效率、提高档案质量，
使档案管理工作更科学、更实用，为不断
发展进步的社会提供有力的资源。
（四）要加强制度建设，完善监督机
制。
档案的开放利用是一个很严肃和谨
慎的问题，需要健全的监督机制，而且此
利用是一个双向保护工作，仅一方的努力
是无法完成的。
所以在档案管理利用过
程中，有效、良好的监督工作是使档案在
利用过程中能够顺利、安全、完整的有力
保障。
规章制度要体现合理性、科学性。
建
立起来的规章制度必须符合单位特点和
档案管理实际，以适应单位档案管理的
需要，档案规章制度一般有阅览制度、外
借制度，复制制度等，根据不同层次的利
用人员制定不同的利用范围和审批手续，
使提供利用工作有章可依，确保档案在
有效利用的同时不损坏、不泄密。
同时
还需完善监督机制。
三、正确处理档案利用与保密的关系
《保密法》规定，档案划分为“绝密”、
“机密”和“秘密”三级，是为了让档案工
作者根据不同密级采取不同的管理措施，
最大限度地利用档案。
同时，根据国家
还规定了涉密档案的保管期限，除有特
殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机
密级事项不超过20年，秘密级事项不超
过10年，保密事项在其确定的期限内，
受国家保护。
但是涉密事项不是一成不
变的，保密期届满，就失去了它的保密价
值，这部分档案便死而复活。
在思想认
识上，一成不变地看待档案的涉密性，无
视涉密性的时效和范围是不对的。
而缺
乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，
无限地扩大开放利用范围，也是错误的。
档案工作者必须对涉密档案进行科学管
理，及时区分保密期限，掌握“死”与“活”。
严格划清活密与死密的界限，确定哪些
档案可开发利用；哪些在一定范围内利
用；哪些还不能提供利用，从而最大限度
地开放利用。
（作者单位：山东省滕州市东郭镇中心卫生院）
34办公室业务2012・6。