11 法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。
凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。
此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。
二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。
2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。
常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。
三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。
(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。
(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。
(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。
具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。
2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。
(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。
(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。
外来文件管理规定
外来文件管理规定1 目的为了外来文件识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。
2 使用范围适用于公司外部提供的文件管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等；3 外来文件分类3.1 技术性文件：与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等；3.2 质量文件：与本公司产品质量的检验、测量有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等；3.3 管理性文件：使用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件4 职责4.1 销售部负责客户资料的接收与更新；4.2 质量部负责识别、更新质量类文件；4.3 装备部负责识别与安全有关的文件；4.4 办公室负责识别更新管理性文件；4.5 相关部门负责人负责文件的审核，主管领导负责批准；4.6 各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。
5 工作内容5.1 外来文件的获取：公司各部门通过如下渠道收集相关的外来文件；a）国家、省、市、政府及各相关职能部门；b）各种会议、专业报刊、杂质、出版社；c）互联网、电话传真；d）客户；5.2 外来文件的识别5.2.1 技术性文件a）客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部在两天内移交给技术部；b）技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入内部技术文件要求或工艺文件中；c）技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性和适宜性。
5.2.2 质量文件a）测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中；b）质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及使用本公司条款，并作为质量手册和程序文件更新的依据。
5.2.3 管理性文件a)凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件，装备部及时收集筛选，识别其有效性和适用性；b)国家颁布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件，由办公室收集筛选，识别有效性和适宜性；5.3 外来文件审批经过相关部门识别后的外来文件，需部门负责人审核，主管副总批准。
外来文件管理办法
外来文件管理办法1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3 术语定义3.1 技术标准涉及到本公司产品等相关的国际标准、国家标准、行业标准；3.2 法规规范与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；3.3 政策文件国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。
4 职责4.1办公室是外来文件的归口管理部门，并负责对外来文件的保管、分发等。
5 工作程序5.1 外来文件的获取5.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。
5.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给办公室管理部门。
5.2 外来文件的识别5.2.1技术标准a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
5.2.2法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；5.2.3 政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别。
5.3 外来文件的分发5.3.1对外来文件识别后，将外来文件及时存档管理；5.3.2对需分发的外来文件，由确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯；5.4 外来文件的更新5.4.1涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。
对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。
5.5 外来文件的查询各部门可根据需要，到各归口部门查阅。
5.6 外来文件的检查质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。
外来文件管理规范
批准人
编写日期
审核日期
批准日期
5.3.3文件生效日期以外来文件本身法定之最新实施日期为准，文件发放日期以本公司管理者代表批准签署的文件分发计划表的日期为准。
5.4外来文件的分发与回收
5.4.1外来文件的分发
文控中心收集引进的法律法规等外来文件根据其文件的适用性，填写《文件分发计划表》，详细填写与文件对应的文件名称、生效日期、版本、文件编号、总页数，在相应分发部门/车间处注明分发份数，连同文件呈部门经理或所属中心总监或总监助理审核，管理者代表批准后受控发行；部门自行保管之外来文件则无需此过程。
3.0定义
无
4.0职责
文控中心：(1).负责法律法规文件的识别、收集与引进；
(2).负责外来文件有效性的稽查；
(3).负责外来文件的登记、编号、分发与监控。
相关部门：负责本部门所涉及外来文件的识别保管与使用维护。
管理者代表：负责外来文件的适用性审核，对外来文件Байду номын сангаас发范围给予控制。
5.0工作内容
5.1外来文件的接收与识别
5.3外来文件的编码过程及追溯
5.3.1由文控中心受控发行的外来文件其文件编号原则上是以外来文件原编号为准，若外来文件无文件编号则由文控中心根据外来文件的性质及类别进行编号。
5.3.2文件编号格式
A.外来文件编码为“WL”，其编码格式为：
WLXXXX-XXX
文件顺序编号
收集、引进部门代码
外来文件拼音缩写
5.7.3文控中心将盖有“外来文件”印章的原件存放于文控中心，不再盖“正本文件”印章。
6.0相关文件
COP4.2.3-001《文件控制管理程序》
WI-4110-001《文件分发&回收作业指导书》
外来文件管理制度
外来文件管理制度1、目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2、适用范围适用本厂对外来的标准、质量有关的文件进行控制。
3、职责3.1生产技术科负责对外来的产品标准进行识别。
3.2质管科负责人负责对外来的与质量有关的文件进行识别。
3.3办公室负责对外来文件的发放、归档管理工作。
4、工作程序4.1外来文件的分类4.1.1产品标准•凡涉及到本厂产品的相关的标准。
4.1.2与质量有关的文件•国家的与产品质量有关的政策、法令、法律、法规、•上级主管部门与质量有关的来文。
•行业中与质量有关的来文。
•地方政府与质量有关的来文。
4.2外来文件的识别4.2.1产品的标准•凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的标准，收到后应移交到生产技术科进行识别。
•识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。
•标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
4.2.2与质量有关的文件凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法律、法规，收到后统一移交到质管科。
•生产技术科对收集到的文件进行识别，识别其应实施的部门、范围、保存期限。
•质管科对收集到的文件，应按文件档案管理的要求，逐级分送到各级领导进行传阅。
4.3外来文件的分发：4.3.1办公室是外来文件的归口管理部门，任何部门及其个人对收集到的外来文件，均应移交到办公室进行归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由办公室负责复印，将复印件按《文件控制程序》的要求进行控制，进行发放，防止产品误用。
4.3.2对需分发的外来文件，由管理者代表确定分发范围，质管科负责发放。
4.4文件的控制4.4.1对外来文件通过分发后，各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时上报办公室，经管理者代表审批后，重新发放，并对原文进行作废。
4.4.2当外来文件由于修改等原因作废，办公室应及时将作废文件收回，发放新的文件。
4.4.3对有保留或参考的已经作废的文件，均应加盖作废印章的标识，以防止误用。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
外来文件管理制度
外来文件管理制度第一篇：外来文件管理制度外来文件管理制度目的为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
适用范围国家有关法律法规；压力管道元件制造相关安全技术规范；压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；型式试验报告、监督检验报告；分供方产品质量证明文件、资格证明文件。
控制内容3.1办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。
3.1.1 积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的发展动态；3.1.2及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准；3.1.3 经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；3.1.4 每年定期对公司所有采用的法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管；3.1.5 产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认；3.2 外来文件的保管、发放和借阅。
3.2.1 外来文件统一由办公室负责保管；3.2.2 外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；3.2.3 外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；3.2.4 本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。
本制度由办公室负责实施。
第二篇：外来车辆管理制度外来车辆管理制度目的规范管理进入本公司的外来车辆。
适用范围所有进入本公司的外来车辆。
一外来车辆与人员的规定1.所有车辆和人员（包括司机）进入本公司，必须遵守交通法规，并遵守以下规定，对于不配合管理的车辆和人员，本公司员工有权规范其行为，按本制度进行处理。
外来文件管理办法
外来文件管理办法
字[2017]第005号
为了及时掌握国家的有关法律法规，正确领会和执行政策精神，加快和规范外来文件的批转和管理，特制定本办法：
一、凡是省、市有关部门颁发的文件、通知、信函、邮件等以及国家颁布的与质量和安全有关的法律、法规等，统一由公司行政办公室签收。
二、办公室签收后，由负责文件管理的行政干事按照公司统一印制的《外来文件登记传阅卡》进行详细登记。
内容包括：收文日期、来文单位、文件标号、标题、传送日期等。
三、登记完毕后，送行政办公室主任。
办公室主任在对来文内容进行初步识别后，签署初步意见（指应当传送给相关领导或部门，还是办公室直接存档）。
四、根据办公室主任签署的意见，对需送达相关领导或部门的外来文件，行政干事要及时传送，并做好登记，文件原件及时转交档案室存档。
五、根据总经理或相关领导签批的意见，及时分送相关人员传阅或收回。
六、要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，在相关领导传阅后，档案室要将文件及时收回并登记存档，防止散失。
七、每个月底，档案室管理人员要对当月所接收登记的所有外来文件进行整理。
本办法自二0一七年三月二十六日起实施，原制度同时废止。
解释权归行政办公室。
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法律法规及外来文件管理办法
XZ/GL－11-11
1 目的和范围
确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。
本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况。
2 职责
总经理负责对所有一汽大众公文、直接上级公文和法律法规(以下简称外来文件)识别确认。
办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。
并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制。
3 控制
3.1 外来文件的接受
办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》，然后送办公室主任审阅。
3.2外来文件的下发、传阅
办公室主任审阅后,认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理,不许下发的由文档员归档。
3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后,填写《外来文件使用通知书》，交公司总经理审批,总经理在《外来文件使用通知书》上,标注本公司使用条款或全文使用,并确定执行部门。
3.2.2 文档员根据总经理确定执行部门,将外来文件的复印件(原文留档)送递指定部门负责人3.2.3 部门负责人签收外来文件后,组织部门相关人员传阅,并在外来文件传阅单上签字。
3.3 外来文件的变更处理
3.3.1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况,办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后,按3.1 和3.2条款处理。
3.3.2 更新和修改的外来文件发放时,必须收回先前发放到有关部门的原使用版本,部门责任人均在回收文件表格上签字。
3.4 外来文件的归档保管、回收及销毁
3.4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案
库保存。
3.4.2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4.2.5 记录的销毁处理进行：
各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等，一并填写在[文件销毁清单]上；
对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧,也可反面利用,由管理者代表或授权人决定处理方式。
编制: 黄皓审核：王芳批准：涂勇2014.7.1
外来文件清单
汇总/日期: 复核/日期批准/日期。