外来文件管理规范
公司外来文件管理制度
公司外来文件管理制度一、目的和原则本公司制定外来文件管理制度的主要目的在于规范外部文件的接收、处理、存储和销毁流程，确保商业秘密不被泄露，同时满足日常运营需求。
我们遵循的原则是“安全第一、效率优先”，在保障安全的前提下，优化流程，提升工作效率。
二、适用范围本制度适用于所有涉及接收和处理外来文件（包括纸质和电子格式）的员工。
无论是合作伙伴发送的文件，还是客户函件、邮件以及其他形式的外部交流文件，均应遵循本制度进行管理。
三、管理职责1. 综合部负责制定并更新本制度，监督执行情况。
2. 各部门负责按照制度要求，执行相关流程。
3. 信息技术部负责电子文件管理系统的维护和安全监控。
四、接收流程1. 所有外来文件必须通过指定的邮箱或平台接收，并由专人负责分发至相关部门。
2. 任何员工在收到外来文件后，应及时报告给直接上级，并按照指示进行后续处理。
五、处理原则1. 根据文件性质分类处理：机密文件需严格限制传阅范围；非机密文件可按常规流程处理。
2. 对于敏感或重要文件，须由授权人员在保密环境下处理。
3. 在处理过程中，不得擅自复制、转发或以其他方式外泄文件内容。
六、存储管理1. 所有外来文件应归档存储于指定位置，便于查询同时确保安全。
2. 电子文件应保存在公司内部服务器或受信任的云存储服务中，实行权限管理。
3. 定期对存储的文件进行审核，过期或无用的文件应按规定程序销毁。
七、安全与保密1. 加强对员工的保密意识培训，明确个人和公司的法律责任。
2. 采取必要的技术手段保护电子文件不被非法访问、修改或删除。
3. 对于违反管理制度的行为，将视情节严重性给予相应的纪律处分。
八、应急处理1. 若发现文件泄露或有被泄露的风险，应立即启动应急预案，采取措施控制损失。
2. 及时上报管理层，并根据情况调整和完善管理制度。
九、修订与解释1. 本制度根据公司运营实际情况和相关法律法规的变化适时进行修订。
2. 本制度的最终解释权归公司综合部所有。
外来文件管理要求(分类管理)
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子档标准在电脑中建立文件夹分类保存。可按产品类型进行分类保存。
三、标准的内部传递与评审：
1.标准管理员对产品相关标准按产品的属性进行分类，并将分类后的标准按责任部门进行分发。产品标准的分发对象为研发部各相关的开发部门。
2.研发部各开发部收到产品标准后，先熟悉和理解标准的要求，根据标准的重要程度、重要变化点以及是否有跨部门协作等方面，决定是否召开针对产品标准的应对（评审）会议，并形成会议纪要。
研发部
一、获取与登记：
研发部助理负责公司技术类图书、文献等资料的登记工作，当接收到该类文件后，将文件名、版本、购入日期等信息记录在《外来文件清单》中。
二、文件的保存：
研发部助理将技术类图书、文献等资料，按资料分类陈列到研发部小图书室的文件架上。
三、文件的借阅登记：
当文件被借阅时，借阅人需将借阅人姓名、借阅文件、借阅时间、计划归还日期等信息登记到《文件借阅记录表》中，研发部助理确认后发放需要的文件给借阅人，并跟进借出的文件归还情况。
外来文件管理要求
1、外来文件定义
取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、规定等，被本公司用作质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国家国际标准，以及客户、供应商提供的标准、规范等文件，外来文件不属于本公司编写，但需要执行的文件。
2、外来文件的分类与管理
项目
举例
管理部门
外来文件管理要求
(1)法律法规、政府发文
1.国家、地方政府法律法规文件
2.政府公文通知、相关批复
行政部
人力资源部
财务部
一、接收和登记：
外来文件收到后，按文件名称、接收日期、发文日期或版本信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。当文件有更新时，应及时更新清单。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
技术部外来文件管理制度
技术部外来文件管理制度一、总则为规范技术部外来文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保护公司信息安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于技术部门接收、传递、保存和利用的所有外来文件管理工作。
三、文件接收1. 技术部门接收外来文件，应当立即确认文件的真实性、完整性和及时性。
如有必要，应当与发件人核实并签收。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行处理，并及时报告保密管理部门。
3. 接收到的文件应当及时进行登记，并按照文件类型、来源、日期等信息进行分类和归档。
四、文件传递1. 技术部门在传递文件时，应当严格遵守公司文件传递流程，并确保传递的文件真实、完整和准确。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行传递，并确保传递的安全性和保密性。
3. 文件传递时应当确认收件人的身份和接收时间，并及时办理相关手续。
五、文件保存1. 技术部门接收的文件，应当及时进行整理、归档、备份和存档工作，确保文件保存的完整性和安全性。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行存储和管理，确保信息安全。
3. 文件保存期限按照公司规定执行，过期文件应当及时处理，可以进行归档、销毁或转交相关部门。
六、文件利用1. 技术部门在利用外来文件时，应当遵守相关规定和流程，确保文件的准确性和合法性。
2. 利用外来文件进行技术研究、项目开发等工作时，应当保护知识产权和商业机密，不得恶意抄袭和侵犯他人权益。
3. 对于外来文件中的机密信息，技术部门应当严格控制利用权限，避免信息泄露。
七、文件销毁1. 技术部门对于过期、无效和无需保存的文件，应当进行及时销毁，确保信息安全和空间利用效率。
2. 文件销毁应当严格按照公司规定执行，采取安全、环保的方式进行处理，并保留相关销毁记录。
3. 对于涉密文件的销毁工作，技术部门应当严格按照公司保密制度进行操作，并确保销毁工作的隐秘性和安全性。
八、责任和监督1. 技术部门负责人应当加强对外来文件管理工作的组织和领导，确保本部门的文件管理工作顺利进行。
公司外来文件法律规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了规范公司对外来文件的管理，确保公司合法权益，维护公司正常经营秩序，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有对外来文件的管理工作，包括但不限于合同、协议、通知、报告、文件等。
第三条公司对外来文件的管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：所有外来文件应当符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（二）真实性原则：外来文件内容应当真实、准确，不得虚构、篡改。
（三）及时性原则：公司应当及时对收到的外来文件进行审核和处理。
（四）保密性原则：公司应当对涉及商业秘密的外来文件进行保密处理。
（五）归档性原则：公司应当对外来文件进行归档管理，便于查询和查阅。
第二章文件接收与审核第四条公司设立专门的文件接收部门，负责对外来文件的接收、登记和分发。
第五条文件接收部门在接收外来文件时，应当进行以下审核：（一）审核文件来源是否合法，是否为相关单位或个人合法出具。
（二）审核文件内容是否符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（三）审核文件格式是否规范，是否符合公文处理规定。
第六条文件接收部门在审核过程中，如发现文件存在问题，应当及时报告公司领导，并按照公司规定进行处理。
第三章文件处理第七条文件处理部门根据文件内容，按照以下程序进行处理：（一）分类：根据文件性质、内容、紧急程度等进行分类。
（二）登记：对文件进行登记，包括文件名称、来源、接收时间、处理部门、责任人等。
（三）分发：按照文件性质和内容，将文件分发至相关部门或个人。
（四）处理：相关部门或个人按照文件要求，进行相应处理。
（五）反馈：处理完毕后，及时向文件接收部门反馈处理结果。
第四章文件保密与归档第八条公司对外来文件的保密工作，应当遵循以下规定：（一）明确保密范围：对于涉及商业秘密、国家秘密等的外来文件，应当明确保密范围。
（二）指定保密责任人：对涉及保密的外来文件，应当指定专人负责保密工作。
技术文件及外来文件管理规范
技术文件及外来文件管理规范（ISO9001：2015）1.目的为使公司的技术文件及外来文件得到有效的控制,确保生产及其他部门所用的文件为最新有效版本。
2. 适用范围本文适用于本公司技术文件及外来文件的管理工作。
3. 职责和权限3.1 技术部负责全公司技术文件及外来文件的编制、审核、批准，更改、存档、发放。
3.2 技术部负责外来技术文件的识别、评审、更新及存档发放。
3.3 只有与项目相关人员才可以查阅图纸和标准。
4. 定义4.1 本文所述的技术文件包括产品总成图、零件图、包装图纸、工装图纸、检具图纸，现场指导文件、 APQP文件、PPAP文件等文件资料。
4.2 外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部技术资料，包括顾客或供应商提供的标准、图纸、及工程变更通知类文件，技术部项目负责人自行在顾客系统上或网上下载的标准等。
5. 内容5.1 产品开发及试制阶段图纸文件的管理5.1.1 产品开发阶段相关技术文件在技术部项目负责人手中，以便随时修改和指导试制工作。
5.1.2项目结束后由项目负责人汇总产品开发阶段文件并移交资料管理员刻录光盘存档，指导性技术文件由资料管理人员相关部门统一发放。
5.2 生产阶段图纸文件的管理5.2.1各部门应指定一名专职或者兼职资料员，技术部将文件发放到各部门后，由各部门相应的资料管理员签收、保管。
各文件/图纸使用部门有图面污损，需要重新发放新图或文件时，由相应部门资料管理员填写《文件增发/复制申请单》连同污损图纸或文件一起到技术部门申请发放。
5.2.2 如图纸/文件丢失，由相应部门或单位资料管理员填写《文件增发/复制申请单》，写明原因，到技术部申请复印。
5.3 技术类文件的编制、审批和发放5.3.1各项目工艺文件由项目负责人编写，技术部其他技术人员审核，技术部部长批准，操作指导书、控制计划等文件需经使用部门会签后，方可受控并下发至相关部门。
公司外来文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司外来文件的管理，确保文件传递、处理、归档的规范性和效率，提高公司内部管理水平和信息交流质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工对外来文件的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 规范化：确保外来文件的管理工作符合国家相关法律法规和公司内部规定；2. 效率化：简化文件处理流程，提高文件传递和处理效率；3. 安全性：确保外来文件内容的安全性和保密性；4. 责任化：明确各部门及员工在外来文件管理中的职责。
第二章文件接收与登记第四条各部门指定专人负责接收外来文件，并对文件进行初步审核。
第五条接收外来文件时，应检查文件是否完整、是否符合要求，如有疑问应及时与文件发送单位联系。
第六条接收外来文件后，应填写《外来文件登记簿》，内容包括文件名称、发送单位、接收日期、接收人、文件份数、密级、处理意见等。
第七条《外来文件登记簿》由接收部门保管，并定期向公司档案室报备。
第三章文件处理第八条文件接收后，由接收部门负责人或指定专人负责处理。
第九条文件处理包括以下内容：1. 核实文件内容，确保文件真实、准确；2. 根据文件内容，提出处理意见，包括转发、存档、退回等；3. 处理意见需经部门负责人审批后执行。
第十条对需要转发的文件，由接收部门填写《文件转发单》，注明转发单位、文件份数、密级等信息，并经部门负责人审批后转发。
第十一条对需要存档的文件，由接收部门填写《文件归档单》，注明归档文件名称、发送单位、接收日期、归档日期、归档人等信息，并按归档要求进行归档。
第十二条对需要退回的文件，由接收部门填写《文件退回单》，注明退回单位、文件名称、退回日期、退回人等信息，并经部门负责人审批后退回。
第四章文件归档第十三条文件归档应按照公司档案管理规定执行。
第十四条归档文件应保持完整、清洁、有序，便于查阅。
第十五条归档文件应按照文件名称、密级、接收日期等进行分类整理。
第十六条归档文件应由接收部门负责人或指定专人负责归档。
外来文件管理制度
外来文件管理制度一、总则为规范外来文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有单位的外来文件管理工作。
三、文件管理的基本原则1、合法合规原则：外来文件管理必须遵循国家法律法规、规章制度的要求，保证文件处理的合法合规。
2、保密原则：外来文件应严格保密，妥善保管，加强文件安全管理，确保外来文件不外泄。
3、便捷高效原则：外来文件的收发和管理应当方便、快捷，提高管理效率。
4、信息共享原则：外来文件的信息应当合理共享，保证信息流通畅通。
5、科学管理原则：外来文件的管理要求科学、规范，避免文件混乱、丢失问题。
四、文件管理的主要内容1、文件收发1.1 外来文件的收取：接待处、办公室等单位的职责人员负责接收外来文件，并及时登记备案。
1.2 外来文件的发放：根据需求，及时发放已归档的外来文件，查无异议后方可发出。
1.3 文件的签收：收到外来文件后，负责人员应当及时签收，并按照规定存储。
2、文件登记2.1 外来文件登记：在接收外来文件后，负责人员应当按照规定进行文件登记，明确文件的来源、去向、保密级别等重要信息。
2.2 文件存档：已登记的外来文件应当按照规定进行存档，分类归档，方便检索。
3、文件保密3.1 严格保密要求：对于涉密的外来文件，必须符合保密要求，设置专门的临时密室，定期对其进行安全检查，保障文件的安全。
3.2 文件传递安全：对于涉密文件的传递，应当采取加密传输、隔离传输等措施，确保文件不外泄。
4、文件管理的安全保障4.1 档案柜保护：外来文件存档的档案柜需符合防火、防盗等要求，保障文件安全。
4.2 网络安全保障：对于电子文件，需要加强网络安全，防止黑客攻击、病毒侵入等危害。
4.3 物理保护：对于特别重要的外来文件，需要进行物理保护，如加密、封装等措施。
五、外来文件管理的责任1、接收单位负责人员：负责外来文件的接收、签收、登记工作，保障文件管理的顺利进行。
2、保密管理人员：负责涉密文件的保密管理工作，定期检查、审核文件安全情况。
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批准人
编写日期
审核日期
批准日期
5.3.3文件生效日期以外来文件本身法定之最新实施日期为准，文件发放日期以本公司管理者代表批准签署的文件分发计划表的日期为准。
5.4外来文件的分发与回收
5.4.1外来文件的分发
文控中心收集引进的法律法规等外来文件根据其文件的适用性，填写《文件分发计划表》，详细填写与文件对应的文件名称、生效日期、版本、文件编号、总页数，在相应分发部门/车间处注明分发份数，连同文件呈部门经理或所属中心总监或总监助理审核，管理者代表批准后受控发行；部门自行保管之外来文件则无需此过程。
3.0定义
无
4.0职责
文控中心：(1).负责法律法规文件的识别、收集与引进；
(2).负责外来文件有效性的稽查；
(3).负责外来文件的登记、编号、分发与监控。
相关部门：负责本部门所涉及外来文件的识别保管与使用维护。
管理者代表：负责外来文件的适用性审核，对外来文件Байду номын сангаас发范围给予控制。
5.0工作内容
5.1外来文件的接收与识别
5.3外来文件的编码过程及追溯
5.3.1由文控中心受控发行的外来文件其文件编号原则上是以外来文件原编号为准，若外来文件无文件编号则由文控中心根据外来文件的性质及类别进行编号。
5.3.2文件编号格式
A.外来文件编码为“WL”，其编码格式为：
WLXXXX-XXX
文件顺序编号
收集、引进部门代码
外来文件拼音缩写
5.7.3文控中心将盖有“外来文件”印章的原件存放于文控中心，不再盖“正本文件”印章。
6.0相关文件
COP4.2.3-001《文件控制管理程序》
WI-4110-001《文件分发&回收作业指导书》
7.0质量记录
《文件分发计划表》
《文件分发记录表(二)》
《外来文件自行保管标签》
《外来文件查询记录表》
编写人
各部门按职责范围和工作要求，结合公司、产品与顾客要求，通过各种渠道收集有关适用之法律法规、技术标准等外来文件，且对外来文件的适用内容给予识别。
5.2外来文件的控制
结合公司实际情况，文控中心对已收集、引进的法律、法规等外来文件统一受控发行外，每年至少三次对外来文件的有效性进行稽查，并将稽查结果记录于《外来文件查询记录表》中，包括外来文件的名称、实施日期、查询状况、查询人等等。其它各部门收集的技术类标准、规范等外来文件，由相关部门将原件交给文控中心统一登记、编号，并加贴文控中心负责人批准的《外来文件自行保管标签》于原件封面的右下角，然后原件交由相关部门自行建档管理与维护，文控中心予以督导。
5.4.3外来文件的分发与回收参照《文件控制管理程序》及《文件分发&回收作业指导书》执行。
5.5外来文件的标识
受控发行的外来文件需在正本文件上加盖“外来文件”及“接收日期”印章，方可按公司内部受控文件发行。必要时，在受控印章上标注受控编号，受控编号以“部门及车间”代码为准。
5.6外来文件的更改
5.6.1各部门要及时跟踪与识别相关外来文件的最新动态，当外来文件相关内容发生更改后，相关部门应负责重新提供最新有效的外来文件内容，呈管理者代表批准后并通知到文控中心。
5.4.2外来文件的回收
在新版发放的同时收回旧版文件，并登记在《文件回收记录表(二)》中，需详细注明文件回收状况，抱括文件名称、文件编号、需回收版本、回收日期等；部门自行保管之外来文件，若旧版文件有一定的参考价值需保留时，需提交至文控中心加盖“作废文件”印章后退还至相关部门，相关部门需做好隔离标识；若无参考价值，则由各部门自行销毁。
1.0目的
为确保外来文件得到有效识别与控制，特制定本管理办法。
2.0适用范围
适用于与本公司质量体系有关的外来文件，本公司的外来文件主要包括与法律法规有关的文件，如中华人民共和国质量法、中华人民共和国计量法、中华人民共和国标准化法、中华人民共和国质量管理监督条例、中华人民共和国劳动法等，以及中华人民共和国认证标准如：GB、ISO9001:2000国际质量体系标准、ROHS产品技术法规等。
5.6.2文控中心及时登记于外来文件一览表上，标明文件变更情况，文控中心依据原《文件分发记录表(二)》将相关旧版收回，发出新版文件。
5.7外来文件的存贮及管理
5.7.1文控中心建立最新的外来文件一览表，详细注明文件名称、编号、生效日期、版本、发放日期等项目。
5.7.2必要时旧版文件若有一定的参考价值需保留，应加盖“作废文件”印章，避免使用作废外来文件。