谈档案信息资源建设与档案提供利用服务的关系
档案信息数字化与档案工作
列严密的电子技术标准作支持的 ，包 越性和先进性 ，网上利用的开展 ，将 异 的技术 更替 ，社 会 对档案 资源提 括电子文件的代码生成 、存储 、读取 会使档案工作进入一个崭新的工作环 供 利用 的要 求越 来越 多 ，只 有搞好 的格式标准 、检索语言标准等 ，我们 境 ，进入一个极发 利用档 在对 电子文档进行管理时 ，就要以此 人员为开发信息资源 ，手工查 阅工作 案 信息 资源 ，才能使 档案 工作 与知 为基础 ，制定相关的电子档案管理标 可大大减少 ，从而有更多的时间用于 识 经济 同步发 展 ，以实 际行 动 更好 档案数据整理。 地 为社会服务。 准 ，实行电子档案管理标准化。 第 二，档案信息数字化对传统档
供利用等一系列环节做好准备 ，才能 的声音 、图像 、数据变得荡然无存。 实践相脱节 ，档案软件脱离档案工作 使档案工作适应形势而顺利发展。 因此 ，电子档案的特 Ｉ 生和记录方式的 实际有很多表现 ，给各项工作带来 了
不同 ，决定 了对 保管 工作 的特殊 要 诸多不便 ，档案工作数字化建设不仅
二 、 档 案 信 息 数 字 化 对 档 案 求 ，对磁盘 、磁带 、光盘存放 的环境 是信息技术要符合档案工作的实际， 要求及需要注意的事项都不同。 而且 档 案工 作 也要 符 合信 息 技术 的实 工 作的影响
首先 ，档案信息数字化对传统档 第三 ，档案信息数字化对传统档 际 ，二者互相作用 ，相辅相成 ，档案
三 、档 案 信 息 数 字 化 与档 案 护方式不适应电子档案 ，如档案保护 工作 实际相结合 作者单位： 江省双 黑龙 鸭山 城建档 市
浅谈如何做好机关档案信息化建设工作
浅谈如何做好机关档案信息化建设工作档案作为一种基础性的社会信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。
因此，加快档案资源的信息化和数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，把档案馆建设成为公众获取政府公开信息的便利场所，以满足社会对档案信息资源的需求，这对于档案工作更有效的服务于政府和社会具有重要的意义。
档案信息化建设要做好如下几项工作。
一是加强电子政务建设。
档案是人类社会发展的历史记录，是一种原始的、独有的、不可替代的信息资源，也是电子政务建设中不可缺少的重要信息资源。
因此。
要把档案信息化建设和电子政务建设的大环境结合起来、从阳关执法、政务公开的大局中去思考、去规划，使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。
加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。
我们要稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展，配合电子政务建设和政务公开的深入，发挥和整合档案信息资源的作用。
二是加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档。
档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。
档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。
要在建立档案局域网的基础上，与办公自动化、政府网与互联网等系统相连，建立电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管与利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。
三是调整馆藏结构，加快数字档案馆建设。
在数字时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，无论是一个人、还是一个地区、乃至一个国家，获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争力。
因此，一定要加快数字档案馆建设。
近年来，各地档案馆积极开展档案资源建设年活动，丰富档案馆藏，增加档案门类，调整馆藏结构，加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量，充分发挥综合档案馆综合管理的优势，整合各类档案信息资源，并逐步实现各部门档案信息的数字化。
档案信息资源的开发与档案业务工作的关系
档 案信息资源 的开发与档 案业务 工作 的关 系
李 红 艳
（ 吉 林省 梨 树县 社会 主义 新农 村建 设 办公 室 ，吉林 四平 １ ３ ６ ５ ０ ０）
摘
要：本文以档案信息建设现状为出发点 ，就如何理解和摆正开发档案信息资源与档案业务基础工作 的关系提出了不 同的认识 。
关键词：档案 ；信息资源；档案业务 ；关系
目 前随着经济建设 和改革 开放浪潮 的 日 趋高涨 ，各级档案部 门面 临着为改革 开放服务和 自身改革的双重任务 ，一改过去那种封闭 、 保 守的传统观念 ， 大胆探索开发档案信息资源 的新路子 ，积极为经济建 设提供服务 ，在改革 中求得发展 。在这种形 势下 ，有些人却认为强调 档案工作为经济建设服务 ，似乎只强调档案信息 的开发利用就行了 ， 而不应强调加强业 务基础建设 ，甚至有些人 ，片面提 出建设和开发利 用两者割裂开来 ，这种偏见认识不予注意并加以嵴 ｝ ， 就有可能给档案 工作带来不利影响。 １档 案基础 工作是开发档案信息资源的前提和基础 档案馆 主要是服务 性 的文化 事业机构 ，这是档 案馆性质 所决定 的。档案馆 的服务性决 定了档案馆 必须首先要做 好档案 的收集 、整 理、保 管、鉴定 、编研 、编制检 索工具等一系列的基础工作 ， 从 而为 社会上 大量地利用者利用档案和开发档案信息资源创造 良好的基 础条 件，如果做不好基础工作就难以开发档案信息。
１ ． ２科 学分 类 、合理 组卷 、编 且是 开发 档案 信息 资源 的条件
开发信 息资源是多方面 ，特辑是十一届 三中全会改革开放以来和 《 档案法 》颁布之后 ，档案工作者对档案工作重要性 的认识进一步提 高， 全方位 、多渠道 、高质量开发档案信息资源 ，积极为社会各方面 服务 ， 取得 了良好的社会 效益 和经济效益 ，从而使 全社会 的档案意识 不断提高 ，档案工作的知名度提高 了 ， 在社会上有 了位置。档案信息 的开发不仅有社会效益和经济效 益，同时也促进和检验了档案 的基础 工作。开发利用和基础工作是相辅相成 ，相互依存的辩证 关系，档案 信息的开发利用 中改革和前进。通过开发利用能检验馆藏档案收集 、 征集工作 ，即社会上所需的档案材料是 否齐全完整是什么原因？使我
谈档案利用服务工作“四方法”
谈档案利用服务工作“四方法”作者：曾雪兰来源：《中国医药导报》2008年第18期[关键词]档案；利用；服务[中图分类号]R197.3 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210（2008）06（c）-111-01众所周知，保管与利用是档案工作的两大任务。
而档案利用的服务，是充分发挥档案作用，使档案价值得以实现的基本途径。
笔者结合本档案室工作实际，就如何做好档案接待利用工作谈几点看法：1 丰富档案信息资源，建立科学检索体系档案数量、内容及具有合理性结构的档案资源是利用工作的物质基础。
贫乏的馆藏只能是“无米之炊”，要想有效地提高档案利用率，就必须丰富馆藏，优化馆藏结构[1]。
因此，一方面，我单位档案室如何把档案收集齐全，并具有专业特色作为基础任务，经常深入到临床一线调研，了解各项工作对档案信息的需求，有目的地从存藏档案资料中挖掘有价值的信息，并加强二次或三次文献的编研工作，主动为医院各项工作提供档案信息资源。
另一方面，则要主动与档案材料形成部门人员进行有效沟通与交流，挖掘并发挥档案管理人员的主观能动性，千方百计地开发和丰富档案资源。
与此同时，还努力完善档案检索工具，建立科学的检索系统，以此作为解决储存与利用之间矛盾的重要方法，也成为高效、准确打开档案信息大门的金钥匙。
加强检索系统的规范化建设，既可提供更多的检索渠道，也大大增强了档案利用能力。
2延伸服务领域，辐射利用广度档案为社会提供服务的过程就是发展壮大自己的过程，这就首先要求改变传统的“坐堂等客”的被动服务意识，改革服务方式，拓宽服务领域，提供利用业务，努力使档案管理从封闭、半封闭状态向开放型转变。
首先，在服务广度方面，要面向社会，加强调研[2]，广泛宣传，大胆征集与开发档案资源，提供利用的新途径，努力实现超前服务、跟踪服务和善后服务的良性循环，加速档案信息资料向现实生产力转化的质量和效率，使档案资源不仅为临床一线服务，而且能更好地为决策主动服务，为社会服务。
档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务
面是查找利用档案的一种手段。要改进传统的检 索手段， 以现代化方法取代传统的检索模式。 档案 信息检索工具越完整 、 越系统、 越科学． 档案信息开 发的深度、 广度就越深越广， 检索时间就越短． 查全 率、 查准率就越高。 这些检索工具既解决— ｌ利用 ＿觅 ｌ 者的查阅’ 也为档案现代化管理打下良好的基础。 在基础设施建设、 硬件设备建设、 软件开发等 方面要加大资金投入。配备必要的计算机、扫描 仪、 光盘刻录机 ， 及数码摄像机等数字化管理设备 和各 类辅 助设施 。 ３ 正确处理利用与保密的关系， ． ４ 作好档案利 用效果的信息反馈 既要积极开发利用档案及其资源， 又要注意 适当的保守相应的秘密的职责， 这是一对矛盾 必 须处理好二者的关系。应该制定并严格执行档案
不 可缺少 的环 节 ． ．
再次， 档案利用内容的涉及面越来越广泛 。 随 着档案开故力度的加大和公民利用档案意识的增 强， 到档案馆查阅档案的利用者包括了机关、 企事 业单位 、 学校、 科研机构 、 港澳台同胞、 侨胞 、 留学 生等社会的各个层面 ， 要求查阅的档案内容也涉 及到各个时代的社会变革 、 历史事件 、 政治 、 经济 、 文化、 科研 、 人事等各种内容。 最后， 现代化载体的档案利用率越来越高。 由 于声像档案、 实物档案更为形象、 生动、 直观 ， 在档 案开发利用中具有其特殊的价值和地位 ，因而越 来越受到社会各界利用者的欢迎。 ３开发利用档案信息资源的途径 最大限度地开发利用档案信息资源是档案工 作人员 不懈追求的 目标＇ 而只有采取科学、 有效的 方法． 切实可行的措施 ， 如何做好档案信息的开发与利用 ， 应做好以下几
档 案管 理 Ｊ ｊ ｌ
王 晶 李 晓 华
科 黑江 技信总 — 龙～ —
浅谈加强档案利用体系建设
浅谈加强档案利用体系建设【摘要】概述了档案利用体系建设的政策保障、制度规范以及措施方法，建议档案部门加强档案资源建设、优化检索工具、重视档案研编、强化宣传工作，开发档案信息与利用系统，提高档案的利用率，实现档案管理的价值。
【关键词】档案；利用；建设档案利用是档案业务工作的中心环节，主要是通过档案资料的阅览、复制和摘录，最大限度满足社会各方面对档案信息的需求。
要真正做到档案服务于社会的职责，就要有强力的政策保障、严格的制度规范，还要有相应的措施和方法。
一、建立档案利用体系的政策保障机制（一）加强组织领导，为档案利用体系建设提供坚强的组织保证。
要配齐配强档案工作领导班子，配备档案工作管事、议事机构，切实把档案工作纳入当地文化事业发展规划。
要理顺档案管理的领导机制，行政一把手领导都是专职，而作为档案工作是是“两办”工作不可分割的一部分，档案部门归口党委，但主要业务针对政府部门，应在“两办”都设有档案的领导机构，行政一把手领导应兼任“两办”副主任，切实提高档案工作位置。
作为基层档案部门，人才和经费是制约档案事业发展的最大“瓶颈”，各级档案部门领导要积极主动向主要领导汇报，积极争取领导的高度重视和支持，在政策、人才和经费方面予以倾斜，为档案利用体系建设提供政策、人才和经费方面的保证。
（二）完善法规体系，为档案利用体系建设提供有力的法制保障。
作为档案立法部门应对《档案法》、《档案法实施办法》等法律规章进行相应的修改和完善，制定新的法规体系，增强档案法的现实性和可操作性。
各级档案行政主管部门根据相关的法律法规，加强档案工作的执法力度，联系相关执法部门，对档案的违法案件做出强力的制裁。
档案部门在管好当地党委政府各部门的档案外，还要主动配合相关部门，对关系民生的社区建设、移民开发、城乡低保、社会福利、优扶救济、三农扶贫、林地房地权属、婚姻登记、民事诉讼等重要的专门档案制定规范的科学管理制度。
为确保档案利用体系的建立，必须在工作思路、工作内容、工作手段上进行大胆创新。
档案工作制度体系建设情况
档案工作制度体系建设情况随着社会的发展和进步，档案工作在我国各行业中发挥着越来越重要的作用。
档案工作制度体系建设是保障档案工作规范化、科学化、信息化的重要手段，也是提高档案服务质量和管理水平的关键。
本文将对我国档案工作制度体系建设情况进行探讨。
一、档案工作制度体系建设的重要性1. 提高档案管理水平：档案工作制度体系建设有助于明确档案工作的职责、流程、标准和要求，使档案管理工作更加规范化、科学化，提高档案管理的效率和质量。
2. 保障档案信息安全：档案工作制度体系建设可以加强对档案信息的安全保护，确保档案信息的真实性、完整性和可用性，防止档案信息泄露、损毁或篡改。
3. 促进档案资源利用：档案工作制度体系建设有助于整合档案资源，提高档案资源的利用效率，为社会各界提供更加便捷、高效的档案服务。
4. 推动档案事业发展：档案工作制度体系建设是档案事业发展的重要支撑，有助于推动档案事业的持续发展，为国家治理体系和治理能力现代化提供有力保障。
二、我国档案工作制度体系建设现状1. 档案法律法规体系：我国已形成以《中华人民共和国档案法》为核心，包括《档案法实施条例》、《档案馆工作通则》等在内的档案法律法规体系。
这些法律法规为档案工作提供了法律依据和基本规范。
2. 档案行政管理体系：我国档案行政管理体系分为国家、省、市、县四级，各级档案行政管理部门负责本行政区域内的档案工作。
此外，设有专门的档案机构，如档案馆、档案室等，负责档案的收集、整理、保管和利用。
3. 档案业务管理体系：我国档案业务管理体系包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。
各个环节都有相应的规范和标准，以确保档案工作的质量和效率。
4. 档案信息化体系：我国档案信息化体系建设以电子档案管理系统为核心，包括档案数字化、档案数据库建设、档案信息网络服务等。
档案信息化体系的建设有助于提高档案工作的效率和水平。
三、档案工作制度体系建设的发展方向1. 完善档案法律法规体系：进一步修订和完善《中华人民共和国档案法》，使之更加符合实际情况和发展需求。
城建档案的信息整合及利用服务
2012年3月内蒙古科技与经济M arch2012 第6期总第256期Inner M o ngo lia Science T echnolo gy&Economy N o.6T o tal N o.256谈城建档案的信息整合及利用服务闫 红(呼和浩特市城建档案馆,内蒙古呼和浩特 010000) 摘 要:着重探讨了如何实现城建档案信息资源整合,最大限度地发挥其经济效益和社会效益,有效地为社会各界提供服务的问题。
关键词:城建档案;信息整合;利用服务 中图分类号:G272 文献标识码:A 文章编号:1007—6921(2012)06—0147—01 城建档案是在城市规划、建设和管理活动中形成的应当永久或定期保存的文字、图纸、声像等各种载体的文件材料。
城建档案工作的真正价值体现和最终目的是提供利用。
而只有集中力量整合城建档案信息资源,才能极大地发挥其经济效益和社会效益,有效地为城市建设发展提供服务。
1 “信息整合”、“利用服务”基本含义城建档案信息整合的含义是指通过认真整理和加工,使零散的城建档案信息整合化,形成比较集中的城建档案信息资源库,提高档案利用率和利用效益。
城建档案利用服务工作的含义,档案工作总的目的是提供档案凭证及其信息为社会主义现代化建设服务。
而其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节,称为“档案的利用服务工作”,或简称“档案利用工作”,又称“提供利用”。
它是城建档案馆为满足利用需要,积极开发城建档案信息资源,通过各种方式对城建档案中储存的信息资源进行发掘,向利用者提供信息支持,进行咨询服务,从而发挥档案的凭证作用和参考作用的过程。
2 城建档案利用服务方式2.1 利用档案实体,进行主动服务服务人员要针对实际馆藏,施以主动服务,使“死”档案活起来,转化为经济效益和社会效益。
为诸如土地、房产权属确定,地上建筑物、构筑物改建、扩建,地下管网建设等重大事件提供准确的城市建设档案资料,并为有关领导的重要决策,如城市规划、城市管理、城市科研提供有益的城建档案信息。
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兰台世界２０１２
·５月增刊★档案信息化ｄａｎｇａｎｘｉｎｘｉ
ｈｕａ
□阜新市交通局档案室王晓波
档案信息资源建设在档案事业发展中具有重要地位，然而，目前我国档案信息资源建设的现状却不容乐观，其原因主要在于档案信息资源建设与档案提供利用服务的脱节。
要走出档案信息资源建设的困境，需要清醒认识档案信息资源建设与档案提供利用服务之间的关系，并且正确处理使之协调发展，并得出结论：档案信息资源建设要面向服务，以档案提供利用服务为引导方向和约束条件。
毋庸置疑，在当今社会，信息资源已经成为一种无形资产和社会财富，信息资源建设受到广泛关注。
档案信息资源建设作为信息资源建设的重要部分，同时作为档案信息化建设的核心，是衡量档案信息化发展水平的一个重要指标。
因此，档案信息资源建设无论对于整个国家的信息资源体系建设还是档案事业的科学发展都至关重要，必须引起人们的重视。
然而，我国档案信息资源建设现状却不容乐观。
虽然大多数地区和部门对档案信息资源建设都较为重视，但普遍存在“依靠惯性在积累，依靠经验在整理，依靠感觉在利用”１的现象，缺乏科学理论的指导和创新的意识，重复建设和无效建设等现象的存在很大程度上造成了人力、物力和财力的浪费。
究其原因，主要是由于档案信息资源建设与档案提供利用服务的脱节，使得建设后的档案信息资源系统和数据库不能满足档案用户多方面、多角度、多层次的利用需求，严重影响了档案事业的发展，并且损害了档案用户的利益。
因此，笔者认为需要清醒地认识到档案信息资源建设与档案提供利用服务之间辩证统一的关系，并且正确处理使之协调发展，为构建社会主义和谐社会服务。
一、档案信息资源建设为档案提供利用服务建立了良好基础
１．档案是“取之不尽、用之不竭”的信息资源宝库，具备了为社会提供知识信息的良好基础。
档案作为一种原始记录，它翔实记载着人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、成功和失败的经验、技术成果和科学理论，真实地反映了社会实践的物质文明和精神文明成果，是人类贮存知识的一种重要手段和载体。
档案中的“知识”既有感性知识，又有理性知识，是由个人、机关、单位以至整个国家逐步积累起来的，涉及古今经济、
政治、科学与文化等各个领域，可以说“上至天文、下至地理”，大到国家大事，小到个人小事，几乎无所不包，其涉及面之宽、知识面之广是其他图书、情报等信息源无法比拟的。
２．档案信息资源建设使档案“实体”中的信息成为“可用信息”，使档案提供利用服务建立在有价值的档案信息客观存在的
基础之上，避免成为“无米之炊”。
大量的、丰富的档案信息往往深藏在档案“实体”中，最原始状态的档案信息在未经加工之前缺乏条理性，是不易被利用者获取的，常常被“遗忘”、被“忽略”，以至影响了其档案价值的实现。
档案部门不可能“创造”信息为利用者所用，但是可以通过科学的管理方法和先进的技术手段将深藏于档案“实体”中的内容信息挖掘出来，通过加工、整理为“可用信息”，并集中管理使用以使之能够充分发挥效能优势。
档案信息资源建设，正是将这些具有档案价值的档案信息更好地系统化和科学化的途径，它通过对信息的综合与提炼，非但没有改变原有档案信息的真实性，而且比原有信息更系统与深刻，从而展现出更大的价值。
二、档案提供利用服务是档案信息资源建设的不竭动力
提供档案信息为社会各项事业发展服务是档案工作的动力，同样也是档案信息资源建设的动力。
１．社会主体对档案信息的需求是广泛的。
档案对社会生活方方面面都有重要影响，社会对档案利用的需求并不仅仅限定在“政治斗争”与“历史研究”这些传统的狭窄领域内，而是与人类各项社会实践活动密不可分的。
正如胡锦涛同志曾经提过的，“档案是全党、
全国人民各方面活动的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，它不仅对深化改革、发展经济、推动科技进步，提高国民素质有促进作用，而且对维护
祖国统一、加强民族团结、保持社会稳定具
有重要作用”。
除了横向的扩展性，档案利用需求的广泛性还体现在纵向的延伸性上，包括现实的社会主义现代化建设的需
要与历史的长远需要。
同一份档案对于不同的利用者和同一利用者不同的需求，其作用是不同的，这决定了档案具有多种用途，可以满足各种利用者的不同需要，从而使档案工作获得人们的广泛重视和支持。
比如一份法律文件，对于它的制定者而言，具有制定和修改法律文本的参考作用；对于执法者和当事人
而言，则具有凭证和依据作用；而对于学者和研究人员，又是一种信息资料，具有情报价值。
２．社会主体对档案信息的需要与满足之间具有不可分割性，并且这种需求具有永不会满足的特性。
任何利用者对档案信息的需要，不管其需要哪种类型和层次的档案信息，需要程度的强弱，也不管其满足的可能性有多大，它都有一种不可阻止的要求满足的态势或趋势。
需要与满足之间的这种不可分割性，决定了档案需要本身必然要推动档案工作的发展，当然包括档案信息资源建设活动，从而成为其内在动力。
当一轮“档案信息需求”得到满足后，随着社会主体认识的深入和实践活动的开展又会产生新的“需求”，使之不仅成为档案信息资源建设的原因和根据，而且还保证了它作为原动力所具有的不可遏制的向前发展的趋势。
３．社会档案需求可以使档案价值增值，扩大档案的作用。
由于档案价值具有增值性，随着利用范围的增大和次数的增多，档案的效用和价值也随之增大；并且在利用过程中，档案信息除为个人、单位、社会直接解决问题外，还能在原有价值基础上派生出新的价值，产生增值性效果，比如在档案用户利用合同书解决经济纠纷的同时又维护了社会秩序。
因此，由于社会主体对档案信息的需求是“源源不断”的，为了满足这种需求，必须不断地创造“能量”，而档案信息资源建设正是在创造这种“能量”———系统化的档案信息资源。
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