秘书实务之秘书机构设置

事业单位之——江苏师范大学校长办公室秘书机构设置校长办公室工作职责一、负责校长办公会、行政办公会等会议的组织、记录及会议纪要的整理发布，督促、协调会议决定及其他重要决策的贯彻落实；二、根据校领导的指示和授权，协调行政各部门、各院（系、所）的工作关系及有关事宜，做好督办督查工作；三、起草学校的重要行政文件和校长的重要讲话，负责校行政公文的收发管理及保密工作，指导校内各行政单位的公文处理工作；四、负责校行政印鉴的管理和使用，以及校内单位公章刻制、启用、回收等管理工作；五、组织、协调学校重大事项和重大活动；六、负责学校的对外联络和来宾接待工作；七、做好校领导的服务及工作条件保障工作；八、做好群众来信来访的接待、协调、处理工作、"校长信箱"的管理工作和安排校领导接待日相关工作九、负责编纂《大事记》、《信访简报》等；十、负责学校综合统计工作；十一、负责校办车辆的调度及管理工作；十二、完成上级部门和校领导布置的其他工作，配合其他部门做好相关工作。

校长办公室秘书机构设置校长办公室主任工作任务分工蔡国春主任：1．主持校长办公室全面工作；2．校党政办公会、校长办公会、行政例会有关行政工作决议的督办和反馈；3．学校规划、计划工作的参与；4．学校重大活动的联络、组织、协调；5．来文处理、印鉴管理；6．行政信访、校领导接待日的安排及相关事宜的协调处理；7．学校综合统计工作及有关专项统计工作的协调；8．教学、科研、师资、学科建设、研究生培养等事务的协调工作；9．完成校领导交办的其他工作。

联系领导：任校长、杨校长、刘校长分管人员：王璐、吴丁玲王作权副主任：1．分管对外联络和接待工作；2．车辆的日常调度和管理；3．协助主任做好学校重大活动的联络、组织与协调；4．安全保卫、后勤基建、计划生育、爱国卫生、校体委等事务的协调工作；5．完成校领导和主任交办的其他工作。

联系校领导：何校长、郑校长、方校长分管人员：郝达、姜南、马苏春钱向农副主任：1．文件、文稿的办理；2．校领导及办公室行政、内勤事务、设施设备管理；3．财务“一支笔”；4．学校信息公开、行政办公网管理及办公自动化系统；5．校园信息化、学生教育管理（包括研究生）等事务的协调工作；6．完成校领导和主任交办的其他工作。

联系校领导：王校长、周校长分管人员：王亚、潘震鑫、王璐、姜南、马苏春人员分工王亚潘震鑫文字秘书一、文字工作1. 教代会校长工作报告、提案工作报告的起草。

2. 重要活动校领导讲话稿的起草。

3. 以学校名义报送或发布的对外宣传材料起草或审核。

4. 以学校名义发布的贺电、贺信、邀请函、对外联系函件的拟发。

5. 完成领导交办的有关材料的拟写或修改工作。

二、文件工作1．校发各类行政文件的登记、审核、送签。

上述部分文件的印发及上网。

2. 部分“徐师大发”及其他行政文件的起草、登记、审核、送签、印发及上网以及落实和督办。

三、校长办公会的相关工作1. 校长办公会议题的征集。

2. 会议通知及调度、会议记录。

3. 会议纪要的起草、印发，决议执行单的分发及督办落实。

四、信息工作1. 信息公开工作（王亚）。

2. 做好学校重要信息的搜集、整理工作，编制每月一期的学校大事记。

3. 向上级及有关单位报送年鉴材料；及时向校内媒体报送有关活动信息。

五、部门秘书事务性工作（王亚）1. 校办内部会议的组织、协调、记录，协助主任、副主任贯彻落实会议确定的各项工作任务。

2. 校办工作计划、总结及相关材料起草。

3. “办发”文件的起草和印发。

4. 上情下达、下情上达及信息报送工作。

5. 编制部门值班安排。

6. 所在支部的相关工作，包括会议记录、支部活动的组织及支部材料的整理上报等；7．完成办公室领导交办的其它工作。

王璐机要秘书一、文档管理１．行政收文的拆封、登记、呈批、传递、督办、日常保管和查阅。

２．内部行政资料的传阅。

３．校办年度文档立卷归档工作及文件的销毁、清退。

４．内部明电网络传输的行政公文的接收和安全管理。

二、印鉴管理１．学校行政印章、校长办公室印章以及校长印鉴的保管和使用。

２．学校法人代表证书、组织机构代码证书的管理、使用。

３．学校对外介绍信和便函的使用、管理。

三、学校办公自动化（OA）工作。

四、其他工作１．中层干部手机号码的统计、发布、更新，电话费补助的核定。

２．办公室物品的保管。

３．校领导和办公室领导交办的其他工作。

马苏春行政科科长一、校领导及办公室的内勤事务。

1. 校领导及办公室办公内务、设备管理与维护。

2. 校领导及办公室年度报刊订阅及日常报刊、信件的分发。

3. 校领导及办公室电话费的交纳。

二、校办会议室及会议中心的日常管理，包括使用安排、环境保持、设施配置及维护。

三、车辆管理1. 校领导班车、外出事务用车的调度。

2. 学校重大活动车辆的调度、使用与协调。

3. 驾驶员的日常管理，包括安全教育、里程费的计算、发放，督促车辆的维修与保养等。

4. 车辆的年检、购置、报废的相关手续办理。

四、其他工作1．协调学院、部门行政事务。

2．保洁人员管理。

3．校领导及办公室交办的其他事务。

郝达联络与接待科科长一、协助主任、分管主任做好学校对外联络的具体工作1．同各兄弟院校正常交往交流联系。

2．同地方政府相关部门的工作联系。

3．与上级机关、各业务部门的沟通与工作联系。

4．领导交办的其他联络、沟通工作。

二、负责学校重要接待活动的具体安排1．协助做好在我校召开的重要会议的相关工作。

2．做好上级领导及兄弟院校领导来校的接待工作，具体做好相关的联络、迎送、食宿、活动日程安排、约见、会谈、参观游览等工作。

3. 一般性接待用品的采购。

三、办公室网页的更新、维护与管理四、校领导和办公室交办的其他任务姜南秘书一、协助主任、分管主任做好学校对外联络的具体工作1．同各兄弟院校正常交往交流联系。

2．同地方政府相关部门的工作联系。

3．与上级机关、各业务部门的沟通与工作联系。

4．领导交办的其他联络、沟通工作。

二、协助做好学校重要接待活动的具体安排1．协助做好在我校召开的重要会议的相关工作。

2．协助做好来访接待中的相关的联络、迎送、食宿、活动日程安排、约见、会谈、参观游览等工作。

三、办公室设备资产、办公用品采购及办公设备的管理。

四、校领导和办公室交办的其他任务。

企业之——徐矿集团秘书机构设置徐矿集团董事会下设经理层，经理层下设21个部门，分别是党政办公室，组织人事部，宣传部，纪委，公会，团委，保卫处，离退休管理处，教育培训部，生产技术部，安全监察部，规划发展部，技术中心，质量技术监督处，经营管理部，财务部，劳动工资部，投资管理部，审计部，多种经营部，卫生处。

（1）党政办公室下设党委秘书部，其主要职责是1、负责本部门对外联络与接待工作。

2、负责本部门公章的管理、使用和财务报销工作。

3、负责部务会议和由部长主持召开的工作协调会议的安排和记录。

4、负责由本部门组织的有关活动的通知、前期准备和服务等基础性工作。

5、负责部内图书、报刊、杂志及音像资料的征订、造册、管理和借阅。

6、负责部内设备、器材、物品的认购和保管。

7、负责全校公费报纸、刊物的征订。

8、完成部领导交办的其他工作。

（2）组织秘书部下设秘书部，其主要职责是1、负责全院教职工的考勤、请假、休假、请假工作2、负责办理伤残忙教职工善后及遗属抚恤和遗属生活补助工作3、负责全院职工工资核算、调整及年终奖金统计分配工作4、负责干部、工资统计报表及人事信息资料收集、整理、汇总工作5、负责办理教职工相关人事手续、聘用人员劳动合同的签订及社会保险工作优点：秘书机构完善，职责分明，缺点：秘书机构冗杂，人力浪费，降低工作效率，浪费资源。

国家机关之——徐州市中级人民法院的秘书机构设置：徐州市中级人民法院的机构中有办公室、综合处、教育培训处、宣传处、老干部处、组织人事处这几个机构具有秘书职能。

办公室的职能主要是：协助院领导组织、协调、处理政务工作；督办院党组会议、院长办公会议决定事项和领导交办的事项；负责与市人大代表、政协委员的联络工作，督办市人大代表建议和市政协委员提案及来信；负责督办院领导和上级、同级党委、人大批示交办的督查案件和事项；负责院长人民来信的处理、督办工作；负责院重要会议、重大活动的组织协调和机关公务接待活动；负责组织全市法院的报刊杂志的征订工作；负责各类文件及公文的处理、流转工作；负责法院工作通报的编发工作；负责院大事记的收集、编写和归档工作；负责院机关公文网上传输、收发、图书资料管理工作；负责全市法院司法统计工作；负责院印管理工作；负责全院各类文件、法律文书的印刷、套红盖印和复印工作；负责本院各类档案的管理、利用、考核和全市法院档案管理业务指导工作；负责院保密委员会的日常工作及对本院及全市法院保密工作的指导、监督和检查工作；完成院领导交办的其它各项工作。

综合处的职能主要是：负责全市法院的思想政治工作，协助市主管部门指导、协调全市法院的人员招录工作，负责全市法院人事信息工作，协助地方党委、组织部门抓好全市法院领导班子建设和后备干部的管理、考察、调整和交流工作，完成党组交办的其他事宜。

教育培训处的职能主要是：研究制全市法院各类人员的教育规划、年度培训计划；组织实施各类教学培训工作；负责各类教育培训班及继续教育名额分配、手续办理相关工作；协同相关部门选派法官几其他人员出国培训；负责全市法院培训机构与兼职教师的聘用和管理工作。

宣传处的主要职能是：负责宣传全市法院重要会议精神和各项审判工作；宣传全市法院队伍建设进展情况和先进典型；对本辖区内疑难、有重大影响的案件、最新的法律法规、审判案例以及司法解释进行宣传报道；负责接待协调各级新闻单位来访事宜，并对基层法院的司法宣传工作进行指导。

老干部处的主要职能是：负责做好离退休干部的政治学习、文件传阅、听重要报告、参加有关会议和政治活动等具体组织工作；根据量力自愿的原则，配合有关部门为老干部继续发挥作用创造条件；做好老干部活动室的管理工作，组织老干部开展适宜的文体活动；对老干部进行家访和组织慰问活动，经常了解老干部的身体、学习和生活状况，反映他们的意见和要求，合理解决他们的实际问题；与有关部门协调,共同做好老干部的其他服务工作；承办院领导交办的其他有关老干部事宜。

组织人事处的主要职能是：负责中院机关工作人员的法官等级评定、补员、警衔报批审核等工作；组织实施中院机关法官审判业绩考评，办理法官考评委员会决定的事项，负责中院机关岗位目标考核工作；负责中院机关办案等各类竞赛活动，负责党组会记录及研究事项落实工作，负责中院机关人员工资、福利、人事档案，负责实施干警健康疗养、祝贺、慰问制度落实工作，负责中院机关人事信息工作人民团体之——段庄街道办事处党政办公室主要职责:协助街道党工委、街道办事处领导拟定年度工作计划，为领导决策提供方法、措施和依据；负责综合性文字材料的起草、修改及印发；负责会议组织、机要保密、信息反馈、文书档案管理和后勤保障工作；负责组织、纪检、宣传、统战、工会、共青团、妇联、老干部等项工作。