《秘书实务》第10章_会前筹备
秘书会务工作的主要内容
秘书会务工作的主要内容：答：秘书办会即会务工作的内容十分纷繁，主要包括：（1）会前筹备：会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按会议讨论要求将与会编组，指定会议代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。
（2）会间事务：会间的工作主要包括：会场签到，会间制度，会议记录，会议简报，会议选举，会议总结，后勤保障等。
（3）会后工作：会后工作主要包括：草拟和印发会议纪要，以记载和传达会议的主要精神；清理会议文件；组织会议代表离会，为其提供各种方便；搞好宣传报道，扩大和传播会议影响；会议工作总（342字）论述题：1秘书的角色辅助可分为哪几个阶段？答：（1）结；会后催办工作。
决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作：1）此决策是否应该作出。
2）此决策是否必须作出。
3）此决策应何时作出。
4）此项决策依据的信息是否全面、真实、充分。
5）此项决策的目的、意义和影响是什么。
6）对此项决策应提出什么建议。
（2）决策形成阶段在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道；1）可进行创新思维，设计新的方按供决策者选择。
2）可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。
3）可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策中去。
4）可带着各套初选方案到有关部分和群众中去征求意见，并根据各方的意见进行修改。
5）对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层景象能够小规模实验、蹲点探索，取得成功经验后，在有点到面地进行推广。
6）对各种供选择的方案惊醒一一对应的比较，比较其投入和产出效益，比较其风险值和效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性等。
秘书实务 课件
•
• 办会
•
会议是管理工作和领导活动的方式之一，会 议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好 会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是 秘书工作者需要考虑、研究的问题。 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日 程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息 服务、查办工作、信访工作、保密工作。
（二）秘书的职业道德规范 文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、 勤劳节俭、遵纪守法、 团结互助、开拓创新。
六、秘书实务工作的规律和方法
（一）秘书实务的规律的内容 1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2、不同工作范畴有各自的特殊规律 3、经常性工作规范化、程序化的规律 4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致 的规律 （二）秘书实务的工作方法 1、抓主要矛盾的方法 2、妥善处理各种工作的方法 3、从群众中来到群众中去的方法
• （三）秘书实务的具体内容
• 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次）
•
2、办文、办会、办事
办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发 文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、 审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、 注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本 单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办 等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发 文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向 档案部门移交工作。
秘书学的产生
秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史， 但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80 年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的 网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》
4.1会前策划与筹备(课件)-《秘书实务》同步教学(电子工业版)
你具体策划这件事，先拟一个会议方案给我看看。”高明：“好的。我先写 一个较详细的会议方案给您，等修改定下来，后面会务上的事情就好办了。”
任务分析
这是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景，一定要保证会议取得成功，让客户满 意，所以千万马虎不得。会议策划方案的制定工作包括信息收集、议题分析、行动策划、细节 安排等众多环节，千头万绪。以本项目的专业知识作为背景，同时通过图书馆、互联网等途径 收集信息，找到能够较好地完成任务的知识与方法，完成任务。各部门可以提出与本部门工作 相关的方案，如办公室提出会议接待方案等。
除了以上几个常见的会议收入来源，还有另外一些会议收入来源，如联合主 办单位的交费、会议陪同人员的交费、会议活动的收费、某些有偿服务的收费 等。
九、会场布置
会前策划与筹备
1. 会场布置的作用
（1）充分利用场地，在会场面积有限的情况下合理安排座位格 局，最大限度地利用会场。
（2）提供完备的会议设施，确保实现会议的各项需要。 （3）安排好座位、座次，做好导引、保卫工作等，充分体现出 会议的严肃性和有序性。 （4）可以运用座位格局和会场装饰的特殊效果，营造适当的会 议气氛，帮助实现会议效果。
三、会议策划的内容
会前策划与筹备
会议策划方案的内容包括以下几项： （1）确定会议的主题和议题。 （2）确定会议的名称。 （3）确定会议的时间、会期。 （4）确定会议所需的设备和工具。 （5）确定会议所需的文件范围，并安排印制工作。 （6）确定与会代表的组成。 （7）确定宣传机构和模式。 （8）确定会议经费预算。 （9）确定会议餐饮安排。 （10）确定筹备机构与人员分工（针对大型会议）。
秘书实务知识点整理
秘书实务知识点整理一、办公环境管理一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。
（一）开放式办公室开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。
封闭式办公室封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
开放式优点1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备缺点1、难保机密2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间封闭式优点:1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独混合式是指把在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。
这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，扬长避短，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是较为合理的办公室布局模式。
（二）常见的工作场所和常用设备的隐患1.办公建筑隐患，主要指地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗扇失灵等。
2.办公室物理环境方面的隐患，如光线不足或太强、温度、湿度调节欠佳、通风、噪音控制不当等。
3.办公家具方面的隐患，如家具与设备摆放不当，阻挡通道；家具与设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第十章)(编辑定稿)
第十章时间管理和差旅服务思考题及参考答案1.办公室如何避免或消除拖延时间的现象？答：许多人在一定程度上都有拖延时间的惰性。
拖延时间有许多原因。
为了做一件令自己愉快的事情而推迟一件应该做的事情，是拖延时间的主观原因；办公室总有没完没了的事情，是拖延时间的客观原因。
秘书在工作中拖延时间还有许多其他原因。
如不知怎样开始一个工作项目或对自己的工作技能没有信心、害怕失败、过分追求完美等。
秘书要找到自己拖延时间的原因，采取切实行动来改变拖延时间的习惯。
秘书首先要主动与上司沟通，明确当前最重要的工作，将精力和时间集中用在最需要的工作上。
制订一个具体的行动计划是避免拖延的重要手段。
办公室的行动计划是一份具体的待办事项的清单。
有了这样的清单，就不会忘记要做事情。
拟订日程表能让所有的计划变成现实。
根据日程表去进行每项工作，以促使当天的工作任务能按时完成，并尽可能充分利用所有能支配的时间。
2.简述上司日程安排的重要意义及其注意事项。
答：上司日程安排指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。
它有利于上司及组织管理层之间的工作协调，以保障组织正常运转；有利于秘书机构区分轻重缓急，明确事情优先级，理顺事务关系，酌情安排上司的工作活动，避免出现时间冲突；有利于组织内其他相关部门联系工作。
安排上司日程时应该：注重实效,不搞形式主义；注意张驰相间,劳逸结合；要留有充分的机动时间；要充分尊重上司本人的意见；要注意保守机密。
3.简述秘书在上司出差途中和出差返程后应做的工作。
答：出差途中除了为上司出差的主要任务（调研、谈判、参加会议等）提供业务上的服务外，作为差旅服务主要有以下工作：帮助上司安排好时间，落实交通工具；热情接待来访客人；与本机关办公室保持良好的通信联系；注意上司的安全和健康。
出差归来后的工作主要有：处理外出公务活动的资料（考察报告、会议传达提纲等），结算旅差费用。
《秘书实务》精品课程
座次的安排及注意事项
• （一）主席台的座次安排 • 1、国内会议主席台的座次安排 • 按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中
，按先左后右（主席台的朝向为准）、前高后低的顺序依 次排列 • 2、国际性会议主席台的座次安排 • 主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右 后左向两边排列，这一点与国内会议排法正好相反。 • 3、主持人座次安排 • 主持人既可在前排边座入座，也可按照职位高低顺序就坐 。 • 注意：主席台座次排好后，要把主席团座次图表贴休息室 门口，并在主席台上摆放座位台签，以便领导对号入座。
心或宾馆举行的会议，作为秘书一定要注意签订 协议，《协议》是会务组与会展中心或宾馆合作 的基础，要细致、全面、对等，防止漏洞
协议内容
• 1、会议日期 • 2、住房标准及费用 • 3、场地安排及费用 • 4、餐饮及费用 • 5、甲方对乙方的规定 • 6、乙方对甲方的规定 • 7、如何结算
会场布置的方法
• 选择这种方法时应注意人数。如果代表团、小组 、单位数量为单数，排在第一位的成员应居中； 如果代表团、小组、单位数量为双数，那么排在 第一、二位的两位成员应居中，以 保持两边人数 的均衡。
注意事项
• 无论采用何种排法，座次安排好 后，秘书一定要事先划好座位区 域，在会场大门贴指示牌、座位 图，或者在与会代表的出席证是 注明座位号，以便与会代表顺利 入座。
五、实战演习
• 学院将于2008 年10月18日召开第五届学代 会，会场安排在学院大礼堂。开幕式后将分 系进行小组讨论，学院共有五个系：经济贸 易系、会计管理系、人文旅游系、电子控制 系、信息技术系。
2020年自考《秘书实务》习题及答案
2020年自考《秘书实务》习题及答案单选题：1.请柬的发送要掌握好( C)。
A.广泛性B.快捷性C.时间性D.准确性2.会场的大小要根据会议的( C )而定。
A、性质B、时间C、规模D、作用3.信息要认真进行( B )才能适用。
A.混合B.筛选C.搅拌D.组合4.单位内部各机构将有保存价值的文件的材料向单位档案室或负责档案管理的人员移交、集中的工作是( C )。
A.档案开发B.档案整理C.档案收集D.档案鉴定5.蒙古族传统食品分为白食(牛、羊、马的奶制品)和红食(牛、羊肉食品)两种，( A )待客是最高礼遇。
A.白食B.红食C.白、红混合D.红食为主6.白族人民在生活中很重“( A )”的礼俗。
A.六B.八C.九D.十7.秘书保管的零用现金不可以用于( B )的支出。
A.停车费B.机票费C.快件费D.茶点费8.发文机关标识由发文机关全称或( C )后面加“文件”组成。
A.统称B.简称C.规范化简称D.称谓9.发文字号位于发文机关标识下( C )。
A.不空行B.空1行C.空2行D.空3行10.红色反线的作用在于把( A )与主体部分隔开。
A.眉首B.发文机关标识C.发文字号D.版记11.信息分类原则中不包括( C )。
A.适用性原则B.相斥性原则C.合理性原则D.并置性原则12.量表是适用于较精确地调查( A )的工具。
A.人们主观态度和潜在特征B.客观事物和明确特征C.客观事物与人们主观态度D.人们的能量与特征13.根据劳动法的规定，促进就业的目标是( C )。
A.建立失业救济制度B.加强就业保障C.实现充分就业D.改革社会保障制度14.股份有限公司的股份通常是以( B )为表现形式。
A.债券B.股票C.汇票D.出资证明15.公司法规定，有限责任公司的权力机构是( B )。
A.监事会B.股东会C.董事会D.总经理16.国际礼仪中( C )原则是保持人格平等的原则。
A.互相帮助B.友好合作C.不卑不亢D.互相理解17.接待外宾要增强( B )观念，注意内外有别，掌握分寸。
秘书实务期末考试复习资料
秘书实务期末考试复习资料秘书实务期末考试复习资料第一章绪论1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？秘书实务的研究范围包括：①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。
秘书实务的主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。
3.秘书实务的性质和特点是什么？秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。
它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。
秘书实务的特点是：实用性、规范性、程序性和可操作性等。
4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。
5.学习秘书实务的目的是什么？直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
第二章秘书的一天1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。
为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。
修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要等。
2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？应把握以下要点：①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第四节 其他准备工作
一、情景案例
二、基本知识
（一）准备会议资料 1．文件性资料 2．服务性资料 （1）程序文件 （2）参考文件 （3）管理文件 （4）指导文件 （5）主题文件
（二）准备会议用品
1．必备用品
2．特殊用品
（三）制发会议证件 1．会议证件的内容 2．会议证件的制作
（四）邀请会议嘉宾
筹备 机构
会务组
秘书组
宣传组
财务组
保卫组
（二）拟订会议的应急方案
（1）人员问题
（2）场地问题
（3）设备问题
（4）资料问题 （5）健康与安全问题 （6）行为问题
三、技能训练
案例讨论：遇到了这样的场面，你会怎么办？
东南快报讯 8日下午，台“立法院”在“三八”节爆发激 烈冲突。“立委”在协商高度争议的“中选会组织法”及 “政府总预算”时，民进党女“立委”阻挡“立法院长” 王金平进入议场开会，竟然现场就和护航的国民党女“立 委”扭打在一起，很多人都挂彩！ 民进党不同意国亲所提出的“中选会”依政党比例组成， 不但在“朝野”协商后阻挡王金平进议场宣布延会，更由 女“立委”王淑慧、谢欣霓、蔡启芳等集体霸占主席台， 杯葛议事，造成蓝绿双方发生严重冲突，蓝军决定撤守， 改用口号对阵，王金平虽然有“立委”颜清标护驾，还是 无法进场。
三、技能训练
■训练 请通过你的亲朋好友、同学老师等，收集一 些会议的证件实物，增强对会议证件制作的 感性认识。 ■训练 请利用PPT做出某次会议的各种证件，如有 条件再打印成书面形式 ■训练 请讨论分析常见的会议证件都有哪些？
[本章综合实训]
◎实训 项目情景： “五四”青年节来临之际，XX职业技术学院 准备举行一次主题演讲比赛，以丰富校园文化生活。 此活动由校团委组织，学生会承办。 实训要求： （1）将班级同学分为5～7人小组，对筹备中的 工作事项进行讨论，编写筹备方案。 （2）每个小组提出经过讨论后的具体方案，以 及需要避免的问题。 （3）每个小组的方案由教师进行点评。
2．会场背景的装饰
3．色调的选择 4.主席台成员使用物品摆放
（四）会场的设备
· 音响布置 · 声像布置 · 其他布置
三、技能训练
■训练1 请根据基本知识中的介绍，在老师的指导下， 分别画出常见的会场布局示意图，课下并将其制 成电子文档形式。 ■训练2 请通过实地观察（如学校的会议）或间接观察 （如电视上的相关新闻）来感受不同的会场布局 的区别。 ■训练3 请虚拟一份某次会议的主席台就座人员的名单， 然后按照就座人数为奇数、偶数及前后双排等不 同情况，画出主席台示意图。
请分析下面这份会议通知（邀请函）存在什么问题， 并做修改。
第三节
一、情景案例
二、基本知识
（一）会场的布局
1．相对式 2．全围式 3．半围式 4．分散式
布置会议场所
（二）座次的排列
1．主席台人员座次排列
2．其他人员座次排列
（1）横排法 （2）竖排法 （3）左右排列法
3．座次标识
（三）会场的装饰
1．主席台的装饰 （1）会标 ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ2）会徽
2009中央经济工作会议
莱州市委常委扩大会议
安广院教学工作会议 第四次中日韩领导人会议 十一届全国人大二次会议 安广院11-37班第三次班会 遵义会议
大中型会议的议程一般包括：
1. 开幕式； 2. 领导和来宾致辞； 3. 领导作报告； 4. 分组讨论； 5. 大会发言； 6. 参观或其他活动； 7. 会议总结，宣读决议； 8. 闭幕式
三、技能训练
■训练1
中达公司准备在2012年7月5日至6日在安徽省合肥市
明珠大酒店召开2013年订货会议，于2012年6月25发出 会议通知。会期为2天，7月4日报到。报到地点在明珠大 酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费用自理。 请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。
■训练2（P151）
王金平被民进党籍“立委”林国庆等阻挡，无法进入议场主持会议
冲突中，“立法院长”王金平被夹在中间，一度 袖子还被扯起来，事后王金平惊魂未定。 国民党“立委”廖婉汝说：“民进党‘立委’庄 和子偷袭我，从后面抓我的头发，她最厉害的地 方是，整个人抱着我的头，你看这边破掉了，这 边也破掉了。” 10多位女“立委”在推挤中，有人脸部瘀青，有 人脖子严重被抓，蓝绿女“立委”都挂了彩。国 民党“立委”郭素春说：“民进党女‘立委’绑 架王金平，软禁他在‘院长’室。”
第二节
制发会议通知
一、情景案例 二、基本知识
（一）会议通知的拟写
1．标题 2．通知对象 3．正文 4．落款 5．回执
（1）会议时间 （2）会议地点 （3）会议内容 （4）参会对象 （5）其他事项
（二）会议通知的发送
1．明确通知发送对象
2．选择通知发送形式
3．把握通知发送时间
4．准确书写通知封筒 5．落实回复确认环节
（五）安排礼仪服务
1．选择礼仪服务人员
2．分解工作程序
3．培训礼仪服务人员
4．准备服装用具
（六）安排会议食宿
1．安排会议餐饮
2．安排会议住宿
（七）做好会前检查
会议准备是否充分； 会议期间能否排除各种干扰； 环境条件与用品准备； 文件材料的准备情况； 会场布置情况的检查； 会议保卫工作的检查； 特殊类型会议相关工作的检查。
[本章学习要求]
●会拟订科学合理的会议筹备方案 ●会制发各类会议通知 ●会根据实际需要选择和布置会场 ●能够做好会议资料、用品、礼仪等准备工作
第一节
一、情景案例 二、基本知识
准备会议方案
（一）拟订会议筹备方案 1．会议的主题 2．会议的名称 3．会议的时间 4．会议的地点 5．会议的议程、日程、程序 6．会议的出席范围 7．会议的经费预算（P141） 8．会议的筹备机构 9．会议的食宿安排