公文主题词标注方法
怎样给公文标注主题词
怎样给公文标注主题词主题词又叫关键词。
它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。
《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。
因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。
从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。
以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。
《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。
第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。
第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。
”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。
《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。
第二层是对13类中每一类的具体分类。
如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。
我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。
如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”(这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面)，然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。
这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。
接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。
再如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。
公文写作注释格式
公文写作注释格式
公文写作是一种正式文体，注释格式要求简洁明了，并且避免使用与正文标题相同的文字。
以下是一种常用的公文写作注释格式：
1.用数字编号注释，以便与正文对应。
注释数字通常用圆括号括起来，放在需要注释的文字之后。
2.注释的内容应简洁明了，突出重点，避免冗长的描述。
可以使用简洁的词语或短语来注解。
3.注释文字前不需要加上任何标题，直接写注释即可。
4.注释之间要有适当的间距，以便阅读清晰。
以下是一个示例：
———正文开始————
……（1）工作指标的完成情况需要按时上报。
……（2）请各部门务必阅读并遵守公司的工作纪律。
……（3）新员工必须参加培训课程，并通过相应的考试。
———正文结束————
注释：
（1）请于每月底前将工作指标完成情况报告上报至办公室。
（2）工作纪律详见公司员工手册第五章。
（3）培训课程时间和地点将另行通知。
通过以上的注释格式，可以使公文写作更加规范、整洁，同时便于读者理解和遵守相关事项。
公文标题 四点
公文标题四点
在拟写公文标题时，可以采用以下四个关键点来构成：
1.核心内容：标题应直接反映公文的核心内容或主题。
例如，“关于开展XX活动的通知”。
2.文种：明确指出公文的种类，如通知、通报、报告等。
例如，“关于做好疫情防控工作的通知”。
3.发送对象：标题中可以包含发送对象的信息，以明确公文的目标受众。
例如，“致全体员工的倡议书”。
4.紧急程度或重要程度：根据公文是否紧急或重要，可以在标题中添加“紧急”、“重要”等字眼。
例如，“紧急通知：关于暂停办公的通知”。
以上四个关键点可以帮助您撰写一个清晰、准确和有效的公文标题。
请根据实际情况和具体要求进行调整。
党的机关公文的主题词标注方法
党的机关公文的主题词标注方法一、公文主题标引规则党的机关公文主题标引规则主要内容包括：公文主题标引的基本要求；公文主题词的选定；公文主题词标引位臵、数量及排列次序等。
（一）公文主题标引的基本要求公文主题标引必须坚持客观性、准确性、针对性、全面性和一致性原则。
这是贯穿于公文主题标引工作全过程的基本要求。
1．客观性。
即：公文主题标引应以公文的实际内容为依据，客观地分析和反映公文主题，努力避免主观片面性和随意性。
2．准确性。
即：在认真阅读公文、客观分析公文内容的基础上，概括提炼出准确反映公文内容的主题概念，按规则准确转换成主题词，并进行正确标引。
3．针对性。
即：公文主题标引应重点考虑行文单位（即公文制发单位和主送、抄送单位）及公文检索系统的特点和需求，突出反映公文中与行文单位以及公文检索系统涉及的用户密切相关的主题概念。
4．全面性。
即：公文主题标引应充分反映公文的主题概念，以确保各级各类机关对党的机关公文检索、利用的需要，及时、准确地为广大用户提供服务。
5．一致性。
即：同类型或主题内容基本相同的公文，不论其表达形式或发布时间如何，应当有大体相同的标引结果。
确保公文主题标引的一致性，必须做到：①主题分析环节标准化，严格按照主题分析程序和要求进行；②主题概念转换标准化，严格按照主题词选定的具体原则进行；③加强对标引人员的培训，提高标引人员素质，注意标引经验的积累和交流，克服标引人员在具体标引工作中存在的不一致因素。
（二）公文主题词的选定作为表达公文主题概念的检索标识，通常为正式主题词，同时也包括特殊情况下选用的自由词，统称‚标引词‛。
为避免概念的混乱，这里均使用‚主题词‛。
主题词选定的具体原则主要包括规范化原则、专指性原则、组配标引原则、上位主题词标引原则及自由词标引原则。
1．规范化原则。
即：公文主题标引必须选用†公文主题词表‡中的正式主题词，而不能选用非正式主题词；选用的主题词的书写形式，必须与†公文主题词表‡中的正式主题词的词形完全一致。
【公文规范范例】江西省高等院校公文主题词表编制和使用说明
江西省高等院校公文主题词表（试行）编制和使用说明为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，参考《中共中央办公厅公文主题词表》、《国务院公文主题词表》和《教育部公文主题词表》，特编制《江西省高等院校公文主题词表》(以下简称词表)。
词表主要供江西省各高校标注文件主题词参考。
一、编制原则(一)词表结构务求合乎逻辑，具有较宽的涵盖面，便于使用。
(二)词表体现文档管理一体化的原则。
二、体系结构词表共由10类630个主题，第一层是对主题词区域的分类，第二层是类别词，即对主题词的具体分类，第三层是类属词，第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
三、标引方法(一)一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。
主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。
(二)标引顺序是先标类别词，再标类属词。
在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。
(三)一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。
(四)根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。
(五)当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。
同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。
(六)机构名称可以用作主题词，使用时用机构的规范化简称。
四、词表管理(一)本词表由省委教育工委、省教育厅办公室委托江西省高等教育学会办公室管理专业委员会负责管理和解释。
(二)本词表自印发之日起施行。
公文主题词表第一类：综合1行政事务办公室分工日程安排会议安排领导参观接待活动视察考察调查纪念庆典值班作息时间车辆票务休假节假日2学校管理体制机制学院制多校区管理制度机关基层职责总结表彰奖励处罚处分3文秘工作通知报告请示批复命令决定意见通报公告通告议案会议纪要函总结办法细则规定工作要点汇报方案预案建议计划协议公文印发转发批转报送决议信息信访印章介绍信保密机要统计协议公示电报秘书调研催办督查督办会议谈话讲话命名题词办公自动化信息化第二类：组织、宣传、统战、纪检监察、群团1组织干部干部任免干部考察干部培养干部教育干部监督后备干部行政职务挂职锻炼党的建设基层党组织党委党总支党支部党小组党员预备党员入党积极分子发展对象发展党员组织生活组织关系党代会党员教育先进性教育三讲民主生活会党校党员管理民主评议党纪处分2宣传教育三进德育品德教育形势政策爱国主义集体主义社会主义思想政治理论课普法教育精神文明建设对外宣传新闻媒体舆情媒体校报广播电视网络BBS 校园网论坛3统战工作民主党派民族宗教海外统战侨务留学归国人员无党派人士党外人士党外知识分子台湾问题4纪检监察党风廉政建设党风廉政反腐倡廉纪检监察监督纠风戒勉政纪违纪失职渎职举报执法案件受理立案审查审理处分贪污行贿受贿商业贿赂5群团活动工会共青团学生会研究生会学生社团女科联校友会居委会家委会家长委员会老年科协教代会工代会团代会学代会校友工作第三类：教育教学1学历第二学历本科专科预科国防生2学位博士硕士专业学位硕士学士双学位第二学士学位3学籍辍学退学结业肄业转学进修转专业4教学教学改革人才培养模式学分制学分课时教学实践实习实验电化教学现代教育技术多媒体课件双语教学教学大纲教学计划教学成果工作量5教学基本建设专业课程教材联合办学实验室教学实践基地6教务排课选课调停课评估督导考试报考命题考务评卷外语等级考试计算机等级考试资格证考试7研究生教育课程课程班高校教师同等学力指导教师学位论文答辩8继续教育成人教育社会助学联合办学远程教育网络教学教学点自考夜大函授教育成人高考培训班岗位培训9高等职业教育10独立学院第四类：学生工作1奖学金2资助国家助学贷款贷学金助学金困难补助勤工助学社会捐资3心理健康心理咨询心理健康教育心理测试4学生工作毕业毕业生就业就业指导离校创业辅导员班主任宿舍管理5招生录取报名开学入学迎新专升本6文化体育校园文化学生活动第二课堂学术活动发明创造主题活动报告会讲座沙龙展览运动会体育比赛文艺演出全民健身群众体育表演创作场地第五类：学科、科研、产业1学科建设授权点博士点硕士点重点学科重点实验室重点研究基地工程技术中心科研流动站博士后流动站211工程带头人省部共建2科研自然科学哲学社会科学应用研究科研课题科研项目科研成果科研基金国外基金立项结题成果鉴定科技开发技术转让高新技术产业化高科技科技创新863项目973项目知识产权专利学术委员会3产业科技园企业产业校企合作产学研第六类：人事、人才、师资1人员管理教师教师资格职工临时工合同工职称职务专业技术职务任职资格聘任招聘解聘缓聘兼职考核婚姻探亲慰问抚恤治丧纠纷残疾人2人事调配岗位安置交流离休退休转业复员就业再就业下岗选派3人才与师资人才引进师资培训教学名师百千万人才工程访学进修政府津贴突出贡献专家学术带头人中青年骨干教师特聘教授兼职教授名誉教授客座教授访问学者教授委员会教授会专家委员会4机构机构设置机构职能人员编制更名撤销合并非常设机构临时机构领导小组直属单位附属单位5劳资分配工资津贴奖金福利收入工龄待遇劳动保障社会保障保险第七类：财务、监审、资产设备、基建1财务经费资金流动资金基金收费预算决算结算拨款补贴贷款借款公积金租金报销薪金学费账户财经纪律2监审任期事业审计企业审计干部审计收支审计审计调查核减额评价3资产设备设备土地公房招标仪器产权资产国有资产固定资产折旧4基建新校区老校区新校区建设老校区调整校区置换规划设计工程建筑建设监理招标验收竣工造价征地第八类：后勤、医疗、保卫1后勤后勤管理后勤保障后勤服务后勤社会化水电运输住房公寓周转房房产房改公积金物业拆迁设施物资采购维修供应商贸餐饮绿化环境2服务离退休老龄关心下一代中学小学幼儿园赞助捐赠救灾救济3医疗卫生医疗医院医务医务人员医生护理执业资格体检医药费医疗保险预防保健健康教育计划生育爱国卫生卫生4保卫综合治理校园治安安全稳定消防交通事件事故政审监控政保国家安全非法组织防范处理邪教处罚证件边防边境户政户籍暂住人口第九类：对外交流1国际合作与交流国际合作国际教育中外合作办学对外汉语教学孔子学院国际会议2外事出国回国出访来访出境入境签证外国人居留许可外宾外国专家华侨留学生留学外国专家外籍教师出国留学基金3港澳台4校际交流第十类：档案、图文信息、出版1档案校史年鉴著录统计案卷文献电子档案收集整理归档建档利用销毁信息技术2图书图书馆阅览室资料室电子阅览室图书电子图书借书证3出版学报出版物电子出版物编辑发行书号增刊4网络江西省高等院校主要公文种类格式式样说明：一、此公文格式式样仅供各高校办公室参考。
如何做好公文处理中的主题词标引-文秘写作
如何做好公文处理中的主题词标引文书的主题内容是融入行政机关办公系统、公文处理规范性的必须，从公文标题选择变换出去的，能体现文书主题风格定义的词或短语。
文书主题内容的标引关键根据是由国务院秘书局制订的《国务院公文主题词表》。
除此之外，各地区和各领域都融合本身公文处理具体，制定了分别的主题词表。
大家中国水利部黄河水利委员会公文处理的主题内容标引，应用《黄河水利委员会公文主题词表》。
一、主题内容标引程序流程三步走第一步：审读文档，剖析主题风格。
最先细读文书，掌握文书的具体内容和出文用意。
一般来说，审读文档题目，开展主题内容标引是文秘人员常见的方式。
如文档题目能归纳文书的具体内容，就从题目下手剖析主题风格。
不然，就需要从文书的內容下手开展主题风格剖析。
次之剖析主题风格。
最先看一篇公文标题是单一型的主题风格或是好几个主题风格。
单主题标引时要好几个表述同一定义主题内容，多主题风格用排序的好几个主题内容各自表述分别的主题风格定义。
剖析主题风格关键是主题风格结构特征。
即剖析主题风格里边的主要成分和主次成份及其他们中间的关联。
《黄河水利委员会公文主题词表》将主题风格构造顺序分成行为主体要素、通用性要素、室内空间要素、文种要素五类。
第二步：提炼出、变换主题风格定义。
历经剖析主题风格种类和主题风格构造后，就把握了一份文档的所有主题风格定义。
对这种主题风格定义，并不彻底必须标引出去，而理应取其精华，有一定的选择。
要提炼出标引这些最重要的、特指性最強的主题风格定义，放弃一般的主题风格定义。
对提炼的文书真实具备查找实际意义的主题风格定义，查文书主题词表将其精确、标准、科学研究地转化成主题内容。
查询表取词的关键方式：(1)立即查字顺表，适用进行析出的主题风格定义与主题词表的词一致或贴近。
能够中文拼音、也可以用偏旁去查。
(2)查范围数据库索引。
关键可用二种状况，一是文书具体内容集中化于某一范围，为提升标引高效率，可应查范围数据库索引;二是主题风格定义一时找不着适合的词，但范围较为确立，也能查范围数据库索引。
公文如何确定主题词
公文如何确定主题词篇一：如何给一个文件定主题词进入21世纪，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。
为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文“主题词”应运而生。
国务院办公厅于1994年4月23日以国办秘函?1994?157号文件发布了《国务院公文主题词表》，废止了1988年12月修订的主题词表，并公布了《国务院公文主题词表使用说明》，初步规范了公文主题词的制作和使用。
但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作在不断完善、规范的过程之中，故，在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，笔者归纳为五大问题。
一、存在的五大问题一是前题后移。
出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。
如：《关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的：“机构设置电子游戏专项治理工作领导小组通知”，而正确的主题词应拟制为：“机构电子游戏管理领导小组通知”。
二是类别不分。
这有三种情况：①类别判断不准。
如《关于成立XX市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是：“民政救灾领导小组通知”，其类别词使用“民政”词目不准，而应使用“机构”词目。
②把区域词当作类别词使用。
如某市下发的《关于做好商品流通工作的通知》主题词“贸易商品流通通知”中，就把“贸易”这一区域词作为类别词如何给一个文件定主题词使用了，这里正确的主题词标引应是“商业商品流通通知”。
③用类属词取代类别词。
如《X X省人民政府关于2001年重点工作的安排意见》的主题词“政府重点工作意见”，这里缺少类别词“综合”，而错误地用类属词目“政府”代之，正确的主题词应是“综合政府重点工作意见”。
三是词目过多。
主题词的标引要求：一份文件，除类别词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6个以上。
四是生造词目。
公文主题词使用方法
中办秘书局《公文主题词表》使用方法根据《文献主题标引规则》（GB3860—83）和《文献工作—文献审读、主题分析与选定标引词的方法》（IS05963），结合党委系统公文特点，对本词表的使用方法介绍如下：一、标引细则（一）要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。
（二）选用的词，一般应是本词表的正式主题词，其书写形式应与词表中的词形一致。
（三）选词时，应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。
（四）当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。
组配标引应遵循下列原则：1、应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系。
2、当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配。
3、组配结果应概念清楚、准确。
（五）若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。
（六）若仍无合适直接上位主题词进行标引时，方可选用本词表以外的适当词（称自由词）进行标引。
自由词标引应遵循下列原则：1、选用的自由词应符合本词表的选词原则。
2、标引时，应在自由词后加“△”标记，同时标引出相应的上位主题词。
3、使用频率较高的自由词须填写“主题词增、删、改记录卡”。
4、选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。
（七）主题词的标引位臵。
按照《中国共产党机关公文处理条例》的要求，主题词应们于抄送机关上方，词与词之间要有一个汉字的距离。
（八）主题词的标引数量。
每件公文所选用的主题词数量一般应在10个以内。
（九）主题词的排列次序。
一般次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。
在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。
标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，臵于反映公文内容的主题词后、文种之前。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
公文主题词标注方法一、什么是公文主题词进入20世纪80年代，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。
为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文“主题词”应运而生。
主题词又叫关键词。
它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
它是办公现代化的产物。
主题词分正式主题词和非正式主题词,正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。
二、为什么要标引公文主题词(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。
信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。
主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。
(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。
办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。
办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。
(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。
档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。
办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。
(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。
三、怎样标引公文主题词（一）主题词标引程序“三步”走第一步：审读文件，分析主题。
首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。
一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。
如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。
否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。
主题类型分为单主题和多主题两种。
单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。
多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。
单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。
分析主题重点是主题结构分析，确定主题因素。
主题结构分析即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。
主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。
主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。
通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。
位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。
时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。
第二步：提炼、转换主题概念。
经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。
对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。
要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。
对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。
1、公文主题词的选取方法主要有四：一是从公文标题中摘录；二是从公文正文中提取；三是题文结合撮要；四是自己概括。
以能表达公文的主要内容为原则。
2、主题词组配标引，就是用两个或两个以上主题词构成逻辑关系组合以表达一个专指概念的一种方式。
它以词间语法关系和逻辑关系为基础，只有相容关系的概念词才可以组配，而且，不是字面上的组配，决定的因素是逻辑关系。
组配标引有概念交叉组配、概念限定组配、上位词或下位词组配。
应优先考虑交叉组配和限定组配。
交叉组配是指两个组配的概念之间具有交叉关系，两个概念的外延有一部分重合。
限定组配是以概念的限定为基础，由属概念过渡到种概念的组配。
在标注过程中，如果没有十分贴切的主题词，应遵照“宜宽不宜严”的原则，选择相近的主题词。
如国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》一文的主题词，必须使用《国家行政机关公文主题词表》中所列之词。
因该表中没有“处理”二字，可用相近的“管理”一词代替。
第三步：标引记录，审核校验。
主题词成功组配后，根据《国家机关公文格式》规定，将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。
词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行著录。
在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。
审核的主要内容有：1、主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项；2、主题词的转换是否符合标强规则和组配规则；3、同类型公文所选用的主题词是否一致；4、标引记录有无遗漏等。
如发现问题，及时纠正补救。
（二）主题词标引“三要”、“三不”1、“三要”一要准，即主题词的标引对公文的内容揭失要准确，包括两个方面的内容，（1）在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确，（2）对分析出来的主题概念转换成主题词准确。
二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。
三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。
这是衡量主题词揭示主题概念精度的一个重要因素。
2、“三不”一是不能使用表外词。
有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有由于使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。
二是不能颠倒顺序。
主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。
但是有很多人都是依据公文的标题，从前向后依次标引。
三是不能字面组配。
主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。
分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。
（三）在公文主题词标注中应注意以下几点：1、必须熟悉各自的《公文主题词表》。
不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。
2、必须认真审研公文内容。
可以说，不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。
3、切实做好结合文章。
这就是把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通，便能找出适当的主题词。
4、必须遵守如下标注规则。
（1）主题词不一定是一个完整的意思，不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系，只是将各个词依次罗列出来。
（2）坚持用词“宜宽不宜严”的原则，如果没有确切的主题词，可用相近的词或上位词代替。
（3）标注注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。
在同一组主题词中，要按“属概念在前，种概念在后”的秩序排列。
（4）用词数量一般不少于3个，最多不超过5个。
（5）明确主题词的位置。
公文主题词位于末页下方，抄送范围的上方，也就是注释域或特殊说明域以下，抄送机关标识域以上。
（6）掌握主题词的结构及其标印格式。
主题词的结构由标题和主文两部分组成。
标题即主题词三个字，用黑体字顶格加冒号，其后为主文。
主文不使用标点符号，每个主题词之间空出一个字的位置。
四、标引工作中应注意的问题(一)主题词的排列反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文部分(分述)内容的主题词在后。
在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。
作为自由词标引的地名(组织机构名)、时间、人名等，应置于表现公文内容的主题词后面，置于表现公文形式的主题词前面。
同时出现在同一公文中，则按地名(组织机构名)、时间、人名的顺序排列。
(二)文种的标引文种作为正式主题词，标在所有主题词的最末位。
在转(印)发类型通知中，被转(印)发的公文的文种可不作为主题词标引。
但如果被转(印)发的公文属法规性质，其名称为条例、规定、办法等，则应作为主题词标引。
(三)标点符号的标引公文主题词一般不应出现标点符号。
在《公文主题词表》中带有标点符号的正式主题词，应予保留。
因为这些标点符号有特殊功能，删去后容易引发歧义。
（四）自由词标引自由词标引是用未经规范化处理的自然语言表述公文主题概念，并作为表达公文主题概念的检索标识。
自由词标引范围：一是某些主题概念虽然可以采用组配标引或上位词标引，但使用频率较高；二是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；三是人物、时间和年代称号；四是地区、组织机构名称。
自由词标引应遵守的规则：一是应认真地查找词表，确实没有合适的专指的主题词，才进行自由词标引。
二是可选用其他词表以及权威性参考书、工具书上的词。
三是所选的词必须具有较强的检索功能和组配功能，具有实用性，能检索，能组配。
四是应尽可能做到词形简单、概念明确。
五是在标出自由词的同时相应标出它的上位主题词(或类别词)。
六是在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。
选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作△标记。
（五）值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。
如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词是“文秘工作公文办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。
如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。
五、公文主题词标引中常见的问题一是前题后移。
出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。
如：（关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的：“机构设置电子游戏专项治理工作领导小组面通知”，而正确的主题词应拟制为：“机构电子游戏面管理领导小组通知”。
二是类别不分这有三种情况：1、类别判断不准。
如（关于成立XX市生产救灾领导小组的通知）的主题词标注是：“民政救灾领导小组通知”，其类别词使用“民政”词目不准，而应使用“机构”词目。
2、把区域词当作类别词使用。
如某市下发的（关于做好商品流通工作的通知）主题词“贸易商品流通通知”中，就把“贸易”这一区域词作为类别词使用了，这里正确的主题词标引应是“商业商品流通通知”。
3、用类属词取代类别词。
如（××省人民政府关于2001年重点工作的安排意贴的主题词“政府重点工作意见”，这里缺少类别词“综合”，而错误地用类属词目“政府”代之，正确的主题词应是”综合政府重点工作意见”。