办公室人员的基本要求

办公室人员的基本要求

一、思想政治立场坚定

要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，积极践行“三个代表”重要思想，时刻牢记全心全意为人民服务，坚持四项基本原则，坚决拥护党的基本路线、方针和政策。自觉遵守医院的各项规章制度。有团结协作精神和较强的事业心、责任感。能做到讲政治、讲学习、讲正气，作风扎实，办事公道正派。工作中，时刻以医院利益为重，顾全大局，保证政令畅通。

二、领导能力与管理水平

熟悉、掌握国家相关的卫生工作政策和法律法规，积极学习相应的管理知识，运用于实际工作，经常深入临床一线科室，掌握第一手资料，积极为医院发展出谋划策，当好领导的参谋助手。要摆正位置，配合领导做好工作，在坚持“到位不越位，分工不分家”的原则下，坚持两条，就是大事要报告，小事不推诿。对于原则性、政策性强的大事，多报告，多请示。至于一些事务性的工作，责无旁贷，绝不推诿。在工作中，要敢于提出自己的观点和建议。办公室不同于临床医技科室，不能直接产生效益，但通过对一线科室工作的管理、监督和提供服务，也同样可以为医院发展做贡献，对物资供应、后勤维修、库存保管、专家食堂管理等环节要制定相应的制度规定，既能为医院精打细算节约支出，又能为临床科室提供满意优质的服务。

三、科室建设与发展（主要业务工作）

院办公室作为医院沟通上下、协调左右、联系各方的枢纽，它的

职能和作用是非常特殊和重要的，许多工作都要和相关科室配合、协调才能完成。与其他科室的合作中，要摆正位置，甘为人梯，才能赢得其他科室对院办工作的支持与合作。院办的主要工作包括：一是抓好执行力建设，做好医院各项规章制度的落实监督工作。对医院制定的各项制度，积极配合协助主管部门进行监督检查，保证医院工作的顺利开展。二是完成医院文件的起草、公文处理和医疗统计、汇总等工作，为领导提供真实完整的数据和资料。三是做好后勤物资账目的管理，逐步实现物资供应的微机化管理，解决管理上人手少、易出错、难统计的问题。四是做好接待服务工作。完善接待程序，规范管理制度。五是要与相关科室同志们密切合作，共同做好医院宣传工作。六是充分发挥服务职能，努力做好领导的参谋助手。做上令下达，下情上报工作，一方面，积极收集整理有关信息，进行调查分析，为领导决策提高参考，协助领导处理好日常事务；另一方面，热情为各科室和全院职工服务，特别是在后勤保障工作方面，坚持向临床医技一线倾斜，把一线的事、病人的事看成院办公室的大事，不推、不拖、不等，全力保障一线工作顺利进行。这也是院办最重要的职能之一。

四、专业技术能力与水平

院办工作人员要有创新精神和一定的组织协调能力，工作中敢闯敢试，对办公室日常管理工作逐步积累和丰富实践经验。学会办事、办会、办文。

五、职业道德

要有强烈的事业心和责任感，爱岗敬业，工作投入。加强自身医德医风修养，坚决抵制行业不正之风，廉洁自律，牢筑道德底线，坚持秉公办事。

如何做好办公室工作

办公室是反映单位综合形象的一个重要窗口，做好办公室的工作，其重要性不言而喻。由于办公室通常管理的事务比较繁杂，往往也是各种矛盾集中之处，如处理不当，很容易激化矛盾，从而影响工作。在办公室的工作中，若能秉持“六颗心”，则对于增进理解、化解矛盾、改进工作往往具有事半功倍之效。

一是“诚心”。所谓诚心，就是真心诚意地对待自己的工作和同事。《礼记·中庸》有云：“诚者自成也”。以诚待人，是为人之本。是否对办公室工作有一颗真诚热爱的心，是否对同事有一种朴素诚恳的服务态度，是决定能否做好办公室工作的首要因素。办公室就象是一个小社会，外迎内接的事务桩桩件件看似小事，却又总是与单位的形象与工作紧密联系着。如果不是抱着一种全心全意服务的态度去做，很难想象能把那些纷繁琐碎的事务处理得井井有条并使各方满意。

二是“公心”。也就是不偏不私，平心处事。矛盾的背后，总是牵扯到利益。不同的观点，不同的利益，也就会产生不同的立场。要协调好这些矛盾，就需要站在一个公正的立场上。不以亲乱纪，不以疏废事。只有自身位置摆正了，才能起到以身作则之效。办公室事务繁琐，接触人员复杂，对管理工作要求也高。如果在协调处理事务时，不能做到一碗水端平，就容易让矛盾激化。因此，要求别人做到的，自己要首先做到；要求别人不做的，自己要带头遵守。若能做到不偏不倚，在协调处理矛盾时，通常也就可游刃有余了。

三是“热心”。关心同事，提供热情周到的服务，这既是处世的基本准则，也是办公室的工作性质所要求。俗话说：“好言一句三冬暖，恶语伤人六月寒”。有了热心，才会有热语和笑颜。办公室是单位接待的中心，迎来送往必不可少，以热情的态度接待客人、服务同事，和以冷淡的话语打发客人、敷衍同事，其工作效果的差别想必也是显而易见的。

四是“耐心”。日常工作中，矛盾总是不可避免的。常常因为观点不同，或者信息失真，造成种种误会，这也是人之常情。面对这些情况，如果选择逃避，那只会让矛盾或误会越积越深。因此一旦出现矛盾，就必须以积极的态度去面对。而矛盾或误会通常是成易化难，要消弥误会，化解分岐，往往非朝夕之功，这时就需要耐心。要耐得往性子，忍受别人一时的不理解甚至冷嘲热讽，用诚心、公心和热心去解除别人心中的疑惑或不满。办公室管理少不了要做人的思想工作，这也是一项细致艰苦的任务，需要有磨破嘴皮的觉悟。对政策的

宣传贯彻、对处理或处罚理由的说明、对纷争的协调等都需要一张铁嘴，指望所有事务都能一蹶而蹴是不现实的，如果没有足够的耐心，没有做好迎接长期挑战的准备，那只能是半途而废，有时甚至会起到相反的效果。

五是“细心”。风起于青萍之末，小事里总能窥见大智慧。俗话说，细节决定成败。只有平时细心观察事物，才能及时发现问题，防微杜渐，将矛盾化解在萌芽状态。办公室工作千头万绪，象财务管理、后勤服务、文稿审核、接上送下等，都是看似小事，却能影响大局的要事。如果工作不细心，很容易造成丢三落四，甚至影响到单位形象。因此，切不可因为小事而大意，要注意平时点点滴滴经验的积累。特别是对一些失误和错漏之处，要及时总结教训，避免重蹈覆辙。

六是“平常心”。在办公室工作，要守得住原则，经得住误解，正确面对得失，这就需要有一颗平常心。安事立命有容乃大，为人处事无欲则刚，才能做到待人接物不卑不亢，宠辱不惊。工作中遭遇误解或反对等压力并不可怕，可怕的是面对得失不能保持平常心，或因一时失志而一蹶不振，或因一时得意而忘乎所以，人生大悲大喜过甚，结果往往是失去自我。而以淡然的态度对待得与失，纵有千般烦恼困惑，也可消弥于无形。保持了良好的心态，也就为做好办公室工作打造了一个坚实的平台。

办公室工作中不可能总是一帆风顺，而有了这“六心”，或许可以使工作做得更稳妥、更扎实。

怎样做好县级医院的办公室主任

县级医院是集医疗、教学、科研为一体的综合性医院，在农村三级医疗卫生保健网中处于重要地位，也是一个县域内的医疗技术指导中心。县级医院院长思考的重点是医院如何改革、如何生存、如何发展的大事，而作为院长参谋、助手的办公室主任有责任、有义务为院长分忧解难。作为一个县级医院的办公室主任，应当具备丰富的理论

知识和较高的政策理解能力，具有较强的工作能力和掌握一定的工作方法，才能配合院长实现医院发展的目的，从而为医院的事业发展贡献自己的一份力量。

一、具有丰富的理论知识和较高的政策理解能力

1.医院是一个知识、技术密集的复杂系统，要胜任办公室主任的工作，必须具有较高的文化水平和广泛的科学知识。其知识结构就是“T”型的动态结构。横向的知识面要宽，包括哲学、社会学、经济学、法学、人文学、公共关系学等社会知识和现代自然科学知识;纵向的专业知识要深厚，包括现代管理知识和医学科学知识。这些知识的取得，一是靠系统的理论学习，二是在工作中干中学、学中干，不断“充电”，进行各项知识的积累，才能应对办公室大量的繁杂事务，使工作做到有条不紊，正确处理。

2.要当好县级医院的办公室主任，应具有较强的政策理解能力，这就要求院办主任要勤于学习，通过电视、报纸、杂志等新闻媒体了解国内外最新医学进展，国家出台的有关卫生政策，获取医疗卫生发展的政策信息，使医院的建设发展始终与党和国家的大政方针保持一致，尽可能的取得各级政府的支持，以加快医院的发展速度，积蓄可持续发展的后劲。再者，院办主任要详细阅读上级来文，在办好传阅的同时，自己能认真领会文件精神，正确理解上级意图。此外，院办主任还要注意参加办公会、院周会等各类会议，详细了解领导思路和工作安排，才能在政策的框架内正确执行医院的工作部署，保证各项工作的正常、高效运转。

二、具备较强的工作能力

1. 办事要精明干练。办公室主任所做的一切工作，都可统称为办事。办事能力体现在对接受的任何一项任务的完成情况和临机对事务的处理情况。办事能力的基础必须是经验丰富、知识面广、头脑清楚、思路敏捷、手脚勤快。办事能力是由诸多能力合成的。它包括:（1）专业能力:既搞会务，熟悉会务;搞办文，熟悉办文;搞信息，熟悉信息;搞接待，熟悉接待。所谓熟悉，就是掌握工作规律，熟悉工作方法，了解对象，了解自己，得心应手的做工作。（2）理解和领会能力。办事，基本上是在人与人交往中进行，离不开接受上级的安排，也免不了同这个或那个对象打交道。要达到预期目的，就必须很快、很准地领会领导交待的意图，也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法，从而采取相应的办法，达到目的。（3）条理性和驾驭能力。办公室主任面对的常常是千头万绪、繁杂急迫的情况，这就需要把诸多事务迅速归纳、梳理，分轻重缓急，难易远近，驾轻就熟地办得清清楚楚，顺顺当当。（4）语言能力。办公室主任进行上传下达、汇报情况、协调工作、来客来访接待等都需要说话，往往说话的能力与办事的成功率有着直接关系，会说话是办事成功的一个必要条件。这就要做到口齿清楚，达意准确，还要讲究说话的艺术，说话艺术包含了感染力、说服力、风度、礼貌等，俗话讲“良言一句三冬暖，恶语半句六月寒”。说话时语言恰当，态度诚恳，很可能办事就利利索索，所以说语言是一门相当重要的学问。（5）应变能力。世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的。办事的计划、预案和想象，常常会与现实不

大相符，甚至大相径庭，有时会突然变化，把原来的想象和方案完全打乱，在这种情况下，院办主任要胸有成竹，临机不乱，迅速做出选择，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，达到预期目的。（6）交际能力。交际能力是处理人际关系的重要因素。要胜任院办主任工作，必须善于与人共事，善于激励，影响并与人们相互沟通。院办作为医院对内、对外的直接形象窗口，在与方方面面的团体及个人的交往中，一定要掌握分寸、不卑不亢，使人容易接近，容易被人信赖，从而提高办事的成功率。总之，办事能力是综合水平的体现。

2. 具有较好的文字表达能力。院办主任除行政事务外，还需要从事文字工作。无论是编制工作计划，拟定通知、撰写调查报告、总结报告、会议纪要等，都要有较强的写作能力，能较为自如的驾驭文字，准确地言词达意。撰写的公文基本上做到观点明确、思路清楚、层次分明、文字通顺。要提高文字工作能力，必须有一个自觉地、不断地磨练过程，经常动脑、动手、勤学苦练、反复琢磨、不断深化。要提高文字工作能力。一是学好语言文字基础知识。较为准确地把握字意、词意，理解丰富的词汇，掌握语法和修辞，有良好的辞章修养和文字技巧。二是学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和法律、法规、方针、政策，具有较高的理论水平和政策水平。三是掌握公文写作的要求，熟练的掌握每种公文的作用及写作要求。四是掌握第一手材料，应经常深入实际进行调查研究，并进行分析综合，进而得出正确的结论，使所撰文稿内容实在，所提措施切实可行。五是具有较强的逻辑思维能力。对于每一种公文，特别是重要文稿，在写作上一

定做到会谋篇布局。一篇文稿分几个问题去构思，每个问题又分几个层次去写作，都要反复研究，深刻揣摩，讲意义，作论述，提措施及段落连接都要精心思考。

3. 成为有多种技能多才多艺的复合型人才。及时向医院领导提供大量的、准确的、有价值的信息，特别是超前信息，已成为院办发挥参谋和助手，开创医院工作新局面的一个重要标志，要提高办事效率，院办主任应掌握多种技能。首先应掌握电脑的基础知识和操作技术，利用电脑进行文字处理，查阅资料等。如2003年春季我国发生“非典”疫情时，各种预防措施、指导原则和治疗方案都是不断摸索，不断完善的，按正常的文件传递程序，显然不能满足当时万分紧急的工作需要。因此，就只能从网上直接下载上级的最新工作部署，在第一时间内迅速传递到防非第一线，否则，不仅会浪费大量的人力、物力、财力，最重要的是有可能会贻误战机，造成难以挽回的损失。其次，应熟练掌握传真机、复印机等办公设备的基本操作，了解摄像、摄影的基本知识和操作技能。此外还应懂得操作录音机、会场音响设备，通晓接待工作和礼仪活动，有关文娱活动等方方面面的知识等，以便能得心应手的做好本职工作。

（三）掌握一定的工作方法

1. 县级医院办公室主任，工作既要积极主动，又要尽职不越位，尽责不越权。一方面要在接受院长观察力、思考力、决策力的直接传、帮、带下，做到与院长的默契配合;另一方面，院办主任对内对外始终处于一个多向性、多渠道联系网络的关键部位，经院领导授权，在

与本系统和外系统的联系中，正确把握“总调度”的尺度，工作要到位不越位，围绕医院既定的管理目标，调动内外各方面的积极因素，为医院的建设发展服务。

2. 锻炼自己的组织管理才干。院办主任有一项重要任务就是综合协调。做好综合协调，必须具备一定的组织管理能力;培养组织管理能力，要学会做思想工作，善于处理各方面的关系;综合考虑各方面的利益，妥善解决问题，抓住关键，对症下药，协调好各方面的行动。放大参谋和助手作用，努力实现医院的发展目标。

3. 创造性地开展工作，实现自己的人生价值。在医院管理中，院办主任必须无条件服从院长的指示，但绝不是院领导的附属品，应该有自己的追求，自己的人生观和价值取向。现代医院已成为垂直发展整体化和横向联系多样化的组织，要胜任管理工作，需要具备较高的与人共事的能力。院办主任作为医院的“二传手”，要善于平等待人，有效利用易于与人相互沟通的有利条件，充分发挥“贯通桥”的作用，创造性的开展工作，展示自己独立的人格魅力，从而调动医院整个团队的积极性，与全院人员一起实现医院发展的宏伟蓝图，确保医院社会效益和经济效益的稳步增长。