办公室文员需掌握的必备知识
电脑文员办公基础知识
电脑文员办公基础知识
1、Microsoft Office Office办公软件包括Word、Excel、PowerPoint等，如果要当上电脑文员，一定要掌握这些软件的制作和使
用方法，重点要掌握文字输入、表格制作及图表等功能。
2、数据处理办公软件，如Foxpro、Access等，能够进行大量的数据
管理，不能丢失数据，要解决数据的索引及查询、修改、删除等操作。
3、网络知识熟悉网络概念，熟悉Internet、Intranet、VPN、LAN、Web、FTP等概念，掌握基本的网络搭建，配置设备及维护知识。
4、文字处理熟练掌握文字处理软件，掌握姓名项、注释项、段落项、字体、字号、单元格合并等操作，要求较高度的精确度和细节处理能力。
5、基本操作要求电脑文员要掌握基本的操作技巧，如打印、网上购物、网上购物等，掌握多种软件和应用程序，需要具备常识性知识，如操
作系统的安装及升级方法、驱动的安装及升级方法等。
办公室文员需要掌握哪些电脑知识
办公室文员需要掌握哪些电脑知识作为办公室文员，掌握电脑知识对于高效地完成工作任务至关重要。
以下是办公室文员需要掌握的一些电脑知识。
首先，办公室文员应该熟悉基本的计算机操作技能。
这包括操作系统的使用，例如Windows或Mac OS。
文员需要了解如何打开和关闭电脑，如何使用鼠标和键盘进行基本的操作，如文档的复制、剪切和粘贴等。
此外，了解如何创建新文件夹、重命名文件和文件夹，以及管理文件和文件夹的基本操作也是必要的。
其次，办公室文员需要掌握常见的办公软件，如Microsoft Office套件。
这包括熟悉Word文档处理软件、Excel电子表格软件和PowerPoint演示文稿软件等。
文员需要掌握文档的创建、编辑和格式设置，表格的创建、计算和数据分析，以及演示文稿的创建和幻灯片设计。
此外，文员还应该了解如何使用Outlook进行电子邮件的发送和接收，以及日历和联系人的管理。
第三，办公室文员需要了解互联网的基本知识和使用方式。
这包括浏览器的使用，如Google Chrome、Mozilla Firefox等。
文员需要了解如何使用搜索引擎进行信息检索，如Google、百度等。
此外，了解如何使用电子邮件和即时通讯工具进行与同事和客户的沟通也是必要的。
其次，办公室文员需要了解常见的办公设备的操作和维护。
这包括打印机、扫描仪、复印机等。
文员需要了解如何安装和设置打印机驱动程序，如何打印和选择打印选项，以及如何进行文档的扫描和复印等操作。
此外，了解如何处理常见的打印机和扫描仪问题，如纸张堵塞、打印质量问题等也是非常有帮助的。
最后，安全和数据保护意识也是办公室文员需要掌握的重要电脑知识。
文员应该了解如何创建和管理安全密码，避免使用弱密码，并定期更改密码。
文员需要了解如何增加计算机和数据的安全性，如安装防病毒软件和防火墙，并定期进行更新和扫描。
此外，了解如何备份和恢复数据也是非常重要的，以防止数据丢失和损坏。
总之，作为办公室文员，掌握上述电脑知识将有助于提高工作效率和准确性。
文员简单知识点总结
文员简单知识点总结一、文员的基本职责1、处理文件资料：文员要负责整理、归档和管理公司的文件资料，包括文件存档、保管、检索等。
例如，收集、整理、归档各项文件、资料等，并妥善保管，确保文件资料的及时整理、清点。
2、数据录入和管理：文员通常也要负责录入、更新和管理公司的数据信息，涉及到电子表格、数据库等软件的操作。
3、日常办公支持：文员通常负责处理文件传递、接听电话、填写报告等一系列办公室日常事务。
4、协助上级领导：文员通常需要协助上级领导处理日常工作，如安排会议、行程安排、接待来访客户等。
二、文员的基本技能要求1、熟练操作办公软件：文员需要掌握常用的办公软件操作，如Word、Excel、PPT等，以及常用的电子邮件和办公自动化系统。
2、文字处理能力：文员需要具备一定的文字处理能力，包括字体排版、格式调整、文件编辑等。
3、细致耐心：文员需要有细致耐心的工作态度，对细小的文件整理和数据录入都要认真细致。
4、沟通能力：文员需要有良好的口头和书面沟通能力，能够与同事和上级有效地沟通。
5、团队协作：作为办公室的一员，文员需要具备良好的团队协作精神，愿意协助同事完成工作。
6、保密意识：文员需要保护公司的机密信息，严守保密纪律，避免泄漏公司的商业机密。
7、熟悉行政管理：文员需要熟悉一些基本的行政管理知识，如文件管理、会议组织等。
三、文员的发展前景文员作为一个基础职位，通常是众多职业的起点，可以在这个岗位上积累工作经验和技能。
一旦具备了一定的经验和能力，文员可以晋升为行政助理、办公室主管、行政主管等职位。
同时，文员也可以选择进一步深造，学习相关的行政管理知识，提升自己的综合能力。
四、文员的工作环境文员通常在办公室或者企业的行政部门工作，工作环境相对舒适，但是工作内容可能会比较琐碎。
同时，文员可能需要长时间坐在电脑前处理文件和数据，需要注意保护眼睛和颈椎健康。
五、结语文员是一个很普遍的职业，但是也是一个很重要的职业。
办公室文员需掌握的必备知识
一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上：厘米下：厘米左：厘米右：厘米;选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”;选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行;然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准;2、插入页号选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端页脚”,“对齐方式”设置为“外侧”;然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置;双击页码,在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字;3、发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在Word 2000版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里来设置红头的属性;选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色”;选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“”;注：用户可根据实际情况调节尺寸;选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”, “下侧”设置成“”——平行文标准,“”——上行文标准,注：用户可根据实际情况调节尺寸;然后单击“确定”;选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0cm”,单击“确定”完成;文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮;选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号,但要尽量充满该文本框,这样,宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成;4、红线制作首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上的Shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”,红线的属性在这里进行设置;选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“磅”;选择“大小”附签,“宽度”设置为“”;选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“7cm”——平行文标准,“”——上行文标准,注：用户可根据实际情况进行调节;单击确定;5、文号制作平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示;上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离;注：文号一定要使用六角符号;六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可;6、主题词制作选择“表格”——“插入”——“表格”,选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,其它线取消,在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋;7、保存成模板文件单击“文件”——“保存”,“保存类型”：选择“文档模板.dot”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径一般不做,默认即可; 至此,模板制作完成;以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版;要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是：选择“文件”——“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改;二、公文正文排版1依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签,选中所需模板,单击确定,调出模板;2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准：标题——二号小标宋字体,居中显示；主送机关——三号仿宋字体,顶格,冒号使用全角方式；正文——三号仿宋字体；成文日期——三号仿宋字体,右空四个字的距离,“○”和六角符号的输入方法一致,不能使用“字母O”或“数字0”代替;文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整;最后,将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好办公室文员会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发工作职责：1. 接听、转接；接待来访人员;2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作;3. 负责总经理办公室的清洁卫生;4. 做好会议纪要;5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送;6. 负责传真件的收发工作;7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记;8. 做好公司宣传专栏的组稿;9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责;10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管;11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表;12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续;13 社会保险的投保、申领;14 统计每月考勤并交财务做帐,留底;15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭;16. 接受其他临时工作.行政文员职位说明书岗位名称行政文员任职人所在部门企管部岗位定员直接上级企管部经理主管签字执行日期应具备的条件和要求.一、学历：中专以上文化程度；二、工作经验：有文件管理工作经验；三、应具备的知识：1、文秘知识；2、文件管理知识；3、会做账表；四、具有强烈的责任心与团队意识；工作内容及方法简述一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作；二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要；三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理；四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计；五、负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为公司各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录；六、及时收集各类档案,做好平时的立卷工作,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作；七、负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；八、负责定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到账物相符；九、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防尘等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制；十、完成部门经理临时交办的相关任务;责任一、对文件数据的准确性负责；二、对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责;权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件……行政前台文员工作职责１、接待工作：访客进入接待厅,应抬头行注目礼“您好,请问找谁”,并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸；２、卫生清洁工作：烟缸不得超过五个烟蒂,访客离去后,三分钟内清洗好烟缸、茶杯；３、总机服务工作：铃响三声内必须接听,“您好,‘XX公司‘;”；若自动转拨,三分钟内必须转为人工；来电找“总经理”,判定是广告类,不应直接转入,应问清何事后转接相关部门；４、传真信息必须在五分钟内送达相关人员；５、负责收发管理报纸、信函；６、安全工作：下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗；７、接受行政助理安排的其它工作;人事文员的工作就是协助主任做好日常管理工作;树立为领导服务、其它部门服务的思想; 办公室文员会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发工作职责：1. 接听、转接；接待来访人员;2. 人员的到职和离职的相关手续的办理;3. 负责公司员工薪资异动的人事基本资料的提供;4. 员工调休假、请假、日出勤稽查统计表并及时将其异常状况江报於上级;5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送;6. 负责传真件的收发工作;7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记;8. 做好公司宣传专栏的组稿;9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责;10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管;11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表;12. 接受其他临时性工作;13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续;14. 社会保险的投保、申领;15. 统计每月考勤并交财务做帐,留底;16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭;1、人事管理工作：招聘、辞退手续,人员培训等;2、人事事务处理,员工档案编档与管理有序化;3、办公室工作：文档打印、收发传真,日常考勤;现代社会,礼仪是塑造个人形象和企业形象的灵魂,即体现员工对企业的基本态度,更反映一个企业的水准和档次,已经成为提高企业形象的必要条件,成为现代竞争的附加值;一、服装与举止1、员工必须仪表端庄、整洁头发要经常清洗,保持清洁;指甲不能太长,应经常注意修剪;胡子：出特意蓄须外,胡子不能太长,应经常修剪;口腔：保持清洁,上班前、拜访客户前不能喝酒或吃有异味的食品;女员工化妆应给人清新的印象,不宜浓妆艳抹,不宜用气味浓烈的香水;女员工切忌在办公室化妆,如需要化妆或补妆,可到人少处或者在洗手间进行;2、在工作场所员工应保持优雅的举止和姿态站姿：两脚脚跟着地,腰背挺直,两臂自然,不耸肩,身体重心在两脚中间;坐姿：应尽量端正,双腿平行放好,不得傲慢地向前伸;移动位置时,应先把椅子就位,然后再落坐;打招呼：在公司里对上司和同事要讲礼貌,“您好”“早安”“再会”之类的问候用语要经常使用;对上司态度要礼貌尊重,应称其头衔,以示尊重;出入房间的礼貌：进入房间,要轻轻敲门,听到应答再进;进门后,回手关门不能大力、粗暴;进入房间后,如对方正在讲话,要稍等静候,不要中途插话,如有急事要打断说话,要准时机,并且说：“对不起,打扰一下……”;递交文件：要正面、文字朝向对方；递交钢笔时,要把笔尖朝向自己；递交刀剪刀等利器,应把刀尖朝向自己;3、在工作场所员工应保持优雅的举止和姿态在走廊里要放轻脚步,不能边走边大肆谈笑,更不得唱歌或吹口哨等;遇到上司或客户要礼让,不能抢行;在办公室里无论是打还是同事讨论,一定要注意控制声音,不能忘乎所以;员工之间讨论以两人听见为宜,不要影响其他员工的工作;较大范围的讨论,应该选择在会议室进行;控制情绪;不要把情绪带到办公室,尤其是情绪不好时,容易影响工作效率,甚至和别人发生冲突;每个人都有情绪不好得时候,有想发泄的冲动,但请尽量控制;上司或客人走到座位面前与你交谈,应起立以示尊重;二、工作中的六个“不要”1、不要将您的工作和个人生活混在一起;如果您必须在工作中处理私人事情,最好留到中午吃饭时,不要在您工作时安排朋友到您的办公室中来拜访您;2、不要滥用您有权利使用的东西;例如,传真机、抬头信纸和其他办公用品只是办公用的;您的费用帐户只是用于办公费用,不是用于家庭和个人支出; 3、不要把粗俗的话带到办公室里; 4、不要不打招呼就突然闯到别人的办公室里;5、不要抱怨、发牢骚或讲那些不该讲的故事; 6、不要将办公室搞得乱糟糟,请整理收拾好个人办公桌;三、接待客户的礼仪有客户来访,应马上起来接待,并让座;来客多时以序进行,不能先接待熟悉客户;接待客户时应主动、热情、大方、微笑;对每一位来访的客人都应让座并倒上一杯温水;客人落座前主人不应先坐下,当客人告辞时,主人应送到门口或电梯口;讲话时目光应停留在对方双眼至前额的三角区域,使对方感到被关注;四、引见时的礼仪到办公室来的客人与领导见面,通常由办公室的工作人员引见、介绍;在引导客人去领导办公室的路途中,工作人员要走在客人左前方数步远的位置,忌把背影留给客人;在陪同客人去见领导的这段时间内,不要只顾闷头走路,可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况;在进领导办公室之前,要先轻轻叩门,得到允许后方可进入,切不可冒然闯入,叩门时应用手指关节轻叩,不可用力拍打;进入房间后,应先向房里的领导点头致意,再把客人介绍给领导,介绍时要注意措词,应用手示意,但不可用手指指着对方;介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的；把男同志介绍给女同志；如果有好几位客人同时来访,就要按照职务的高低,按顺序介绍;介绍完毕走出房间时应自然、大方,保持较好的行姿,出门后可根据实际情况回身轻轻把门带上;良好的办公室礼仪有助于提高企业形象,有助于提升个人素养,更方便我们个人交往应酬;希望大家学习,并养成习惯。
职场文员入门知识点总结
职场文员入门知识点总结1.文件管理技能文件管理是文员工作中最基本的要求之一。
文员需要能够有效地组织、分类和存档文件，以便在需要的时候能够快速找到。
文员需要了解文件管理的基本原则和方法，如何使用文件夹、标签和索引等工具来管理文件。
他们还需要了解数字化文件管理系统的使用方法，以便在电子文件中进行有效管理。
通过这些基本技能的掌握，文员可以更好地处理公司文件，提高工作效率。
2.数据输入技能数据输入是文员日常工作中的重要部分。
文员需要能够快速、准确地输入各种数据，如客户信息、订单信息、财务数据等。
他们需要熟练掌握办公软件，如Excel、Word等，以便能够利用这些工具进行数据输入和处理。
了解一些基本的数据处理技巧，如数据筛选、排序、过滤等，能够帮助文员更高效地完成数据输入和处理工作。
3.邮件处理技能邮件处理是文员工作中常见的任务之一。
文员需要能够快速、专业地处理各种邮件，包括收发邮件、整理文件附件、安排会议等。
他们需要了解邮件处理的基本礼仪和规范，如如何撰写邮件、如何处理各种邮件附件等。
同时，文员还需要了解一些基本的邮件组织和管理技巧，如如何使用邮件标签、过滤器等工具来管理邮件，以便提高工作效率。
4.会议安排技能在一些工作场所，文员可能还需要负责会议的安排和组织工作。
这包括安排会议时间、地点，发送邀请函，准备会议材料，记录会议笔录等。
文员需要了解如何有效地安排会议，以满足各方的需求，并确保会议的顺利进行。
了解一些会议组织和管理的基本原则和技巧，如如何设置会议日程、如何安排会议场地等，对文员来说是非常重要的。
5.沟通技能良好的沟通技能对于文员来说是非常重要的。
文员需要与各种人群进行沟通，包括领导、同事、客户等。
他们需要能够清晰、准确地表达自己的意见和观点，并能够听取他人的意见和建议。
良好的沟通技能能够帮助文员更好地理解各方的需求，提高工作效率。
6.时间管理技能在工作中，文员经常需要应对各种工作任务，需要能够有效地安排和管理自己的时间。
办公室安全应知应会知识
办公室安全应知应会知识一、办公室安全常识1. 办公室消防安全（1）熟悉消防设施：每个办公室都应该配备消防设施，如灭火器、消防栓等，员工需要了解这些设施的使用方法和位置。
（2）预防火灾：注意不要在办公室内吸烟，严禁使用明火，如蜡烛、鞭炮等。
（3）定期检查消防设备：消防设备需要定期进行检查和维护，以保证在发生火灾时能够正常使用。
2. 办公室电器安全（1）正确使用插座：不要在一个插座上插入过多的电器，以免导致过载或短路。
（2）定期检查电器：办公室内的电器需要定期进行检查，如插头、插座、电线等，确保电器的正常使用。
（3）避免使用老化电器：老化的电器容易出现故障，员工应该避免使用老化的电器。
3. 办公室人员安全（1）遵守办公室规定：遵守办公室的安全规定和操作流程，不私自更改或忽略规定。
（2）防止跌倒摔伤：办公室内避免摆放杂物，保持地面清洁和干燥，以避免员工跌倒摔伤。
二、应急逃生知识1. 办公室逃生演练办公室管理部门应该定期组织逃生演练，让员工了解逃生的路径和方法，提供紧急情况下的有效救援。
2. 应急逃生设施（1）了解避难场所：在发生紧急情况时，员工需要知道离自己最近的避难场所。
（2）熟悉疏散通道：了解办公室的疏散通道和逃生出口的位置，避免在紧急情况中陷入困境。
（3）避开疏散通道：在发生火灾或其它紧急情况时，不要上电梯，应沿着疏散通道迅速逃离。
三、办公室安全管理1. 安全检查办公室管理人员需要定期进行安全检查，发现隐患及时处理，确保办公室的安全环境。
2. 安全培训办公室的安全意识是每个员工必须具备的，因此管理部门应该定期进行安全培训，提高员工的安全意识和应急逃生能力。
3. 安全宣传通过张贴标语、安全宣传板等形式，提醒员工注意办公室安全，以避免发生事故。
四、办公室安全管理制度1. 安全制度建设建立健全的安全制度，规范员工的行为规范，确保办公室内的安全。
2. 安全责任明确相关人员的安全责任，从领导到员工每个人都应该对自己的安全负责。
[办公室文员需要会什么]办公室文员实习报告(1)
![[办公室文员需要会什么]办公室文员实习报告(1)](https://img.taocdn.com/s3/m/4bbdcb05ef06eff9aef8941ea76e58fafab045fc.png)
[办公室文员需要会什么]办公室文员实习报告(1)办公室文员需要会什么？这是一个非常重要的问题，因为办公室文员是办公室中最基础和最重要的职位之一。
在我的实习生涯中，我学到了许多关于做一名优秀的办公室文员所需要的技能和知识。
1. 精通办公室软件办公室文员需要精通办公室软件，如Microsoft Office、Outlook、Excel和PowerPoint等等。
这些软件是办公室中最常用的软件之一，可以用来处理各种文档、电子邮件、表格和演示文稿等。
2. 准确的书写和语言表达能力准确的书写和语言表达能力是一名优秀的办公室文员必备的技能。
在办公室中，文员负责处理各种文件和电子邮件。
这些文件必须完全准确，否则会对公司造成一定的损害。
在书写和语言表达方面，办公室文员需要用正确的语法和拼写来确保文件的准确性。
3. 组织能力办公室文员需要具备良好的组织能力。
他们必须能够快速找到需要的信息和文件，并且需要能够保持文件和电子邮件的完整性和秩序。
一个优秀的办公室文员应该知道如何在繁忙的办公室环境中保持组织。
4. 熟悉公司的流程和规定在一家公司中工作，每个职位都有自己的流程和规定。
作为一名办公室文员，你必须熟悉公司的规定和程序。
这是为了确保您在处理文件和电子邮件时不会违反公司的规定和流程。
5. 团队合作精神办公室文员不仅需要在独立工作方面表现出色，还需要成为一个团队的一部分。
对于办公室文员来说，与同事建立良好的工作关系非常重要。
良好的团队合作精神可以确保文件的准确性和文件的完成时间。
总之，一名优秀的办公室文员需要具备多方面的技能和知识。
从办公室软件、书写和语言表达能力到组织能力和团队合作精神，每一个都很重要。
这些技能和知识不仅可以帮助你在工作中做得更好，还可以让你在职业生涯中取得更大的成功。
文员的基本电脑知识
文员的基本电脑知识作为现代办公室环境中常见的一种职位，文员在日常工作中需要熟悉并掌握一些基本的电脑知识。
本文将介绍文员需要了解的一些基本电脑知识，包括硬件和软件方面的内容。
一、硬件知识1. 电脑的基本结构文员需要了解电脑的基本结构，包括主机、显示器、键盘、鼠标等外部设备。
此外，还应了解主机内部的各个组件，如CPU、内存、硬盘等，并且知道它们的作用。
2. 打印机的使用在办公环境中，打印机是文员经常使用的设备之一。
文员需要了解打印机的基本原理和常见问题的解决方法，如打印机纸张卡住、打印质量不佳等。
3. 网络设备的使用随着网络的普及，文员需要了解一些网络设备的基本知识，如路由器、交换机等的作用和配置方法。
此外，了解无线网络的连接和设置也是很重要的。
1. 操作系统文员需要了解常见的操作系统，如Windows、Mac OS等，并熟悉它们的基本操作。
了解操作系统的文件管理、应用程序安装和卸载等基本操作技巧可以提高工作效率。
2. 办公软件文员的日常工作主要是处理文档、表格等办公文件，因此需要熟悉办公软件的使用。
常见的办公软件有Microsoft Office套件（如Word、Excel、PowerPoint）、WPS办公套件等，文员需要掌握这些软件的基本操作和高效使用技巧。
3. 电子邮件和即时通讯工具在现代办公环境中，使用电子邮件和即时通讯工具进行沟通是文员的常态。
因此，文员需要掌握电子邮件和即时通讯工具的使用技巧，了解如何发送和接收邮件，以及如何使用即时通讯工具进行沟通和协作。
4. 网络浏览器文员需要经常使用网络浏览器进行信息查找和在线办公。
掌握网络浏览器的常用快捷键和搜索技巧，可以提高浏览效率。
5. 数据备份和恢复文员处理大量的办公文件，因此数据备份和恢复是必不可少的技能。
了解如何备份和恢复文件可以防止数据丢失和工作中断。
1. 电脑病毒和防护电脑病毒是网络安全的一个重要问题，文员需要了解电脑病毒的基本知识，如何防范病毒攻击，以及如何使用杀毒软件进行保护。
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一、红头文件的制作及标准1、进行页面设臵选择“文件”——“页面设臵”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签，“字体设臵”，“中文字体”设臵为“仿宋”；“字号”设臵成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设臵成“28”个字符；“每页”设臵成“22”行。
然后单击“确定”按钮，这样就将版心设臵成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位臵”设臵为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设臵为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设臵为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设臵。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设臵成“四号”；字体任意；奇数页的页码设臵成右空一个汉字，偶数页的页码设臵成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设臵文本框格式”，在这里来设臵红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，“高度”设臵成“2cm”；宽度设臵成“15.5cm”。
注：用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，“度量依据”设臵成“页面”；垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”，“下侧”设臵成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设臵成“0cm”，单击“确定”完成。
文本框属性全部设臵完成，单击“确定”按钮。
选中文本框内的全部文字，将颜色设臵成“红色”，字体设臵成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设臵成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm 的红头制作完成。
4、红线制作首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设臵自选图形格式”，红线的属性在这里进行设臵。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵为“红色”；“虚实”设臵为“实线”；“粗线”设臵为“2.25磅”。
选择“大小”附签，“宽度”设臵为“15.5cm”。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，“度量依据”设臵成“页面”，垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”，“下侧”设臵成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。
单击确定。
5、文号制作平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：文号一定要使用六角符号。
六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标臵于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
6、主题词制作选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设臵为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7、保存成模板文件单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位臵”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。
至此，模板制作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。
要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设臵的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版1依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标题——二号小标宋字体，居中显示；主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正文——三号仿宋字体；成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。
最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位臵调整好办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：1. 接听、转接电话；接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他临时工作.行政文员职位说明书岗位名称行政文员任职人所在部门企管部岗位定员直接上级企管部经理主管签字执行日期应具备的条件和要求.一、学历：中专以上文化程度；二、工作经验：有文件管理工作经验；三、应具备的知识：1、文秘知识；2、文件管理知识；3、会做账表；四、具有强烈的责任心与团队意识；工作内容及方法简述一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作；二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要；三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理；四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计；五、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录；六、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作；七、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；八、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；九、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制；十、完成部门经理临时交办的相关任务。
责任一、对文件数据的准确性负责；二、对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责。
权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件……行政前台文员工作职责１、接待工作：访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸；２、卫生清洁工作：烟缸不得超过五个烟蒂，访客离去后，三分钟内清洗好烟缸、茶杯；３、总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，…XX公司…。
”；若自动转拨，三分钟内必须转为人工；来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门；４、传真信息必须在五分钟内送达相关人员；５、负责收发管理报纸、信函；６、安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；７、接受行政助理安排的其它工作。
人事文员的工作就是协助主任做好日常管理工作。
树立为领导服务、其它部门服务的思想。
办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：1. 接听、转接电话；接待来访人员。
2. 人员的到职和离职的相关手续的办理。
3. 负责公司员工薪资异动的人事基本资料的提供。
4. 员工调休假、请假、日出勤稽查统计表并及时将其异常状况江报於上级。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 接受其他临时性工作。
13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
14. 社会保险的投保、申领。
15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。
2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。
3、办公室工作：文档打印、收发传真，日常考勤。
现代社会，礼仪是塑造个人形象和企业形象的灵魂，即体现员工对企业的基本态度，更反映一个企业的水准和档次，已经成为提高企业形象的必要条件，成为现代竞争的附加值。
一、服装与举止1、员工必须仪表端庄、整洁头发要经常清洗，保持清洁。
指甲不能太长，应经常注意修剪。
胡子：出特意蓄须外，胡子不能太长，应经常修剪。
口腔：保持清洁，上班前、拜访客户前不能喝酒或吃有异味的食品。
女员工化妆应给人清新的印象，不宜浓妆艳抹，不宜用气味浓烈的香水。
女员工切忌在办公室化妆，如需要化妆或补妆，可到人少处或者在洗手间进行。
2、在工作场所员工应保持优雅的举止和姿态站姿：两脚脚跟着地，腰背挺直，两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。
坐姿：应尽量端正，双腿平行放好，不得傲慢地向前伸。
移动位置时，应先把椅子就位，然后再落坐。
打招呼：在公司里对上司和同事要讲礼貌，“您好”“早安”“再会”之类的问候用语要经常使用。
对上司态度要礼貌尊重，应称其头衔，以示尊重。
出入房间的礼貌：进入房间，要轻轻敲门，听到应答再进。
进门后，回手关门不能大力、粗暴。
进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，要准时机，并且说：“对不起，打扰一下……”。