会议礼仪

模块一 一般会议 模块二 展览会 模块三 新闻发布会 模块四 茶话会 模块五 赞助会
学习目标
（1） 掌握会议的相关准备工作。 （2） 了解会议的具体安排及礼仪要求。
学习重点
掌握会议的含义及分类。
学习难点
各类会议的具体安排及礼仪要求。
小案例
李宇的失误
盛夏的一个下午，红运公司要与外地某企业举行会谈， 会上欲就双方技术合作事项达成协议。业务部秘书李宇事前 做了大量的准备工作，但就在会议当天临近中午时，李宇发 现有关质量监督管理方面的资料还没有准备。他急忙通过各 种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了， 李宇只好提心吊胆地等待会谈结果。
1. 确定展览会的 主题
展览会又称展示会。对于商界而言，展览 会主要指有关单位为了介绍本单位的业绩，展 示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或 专利，而集中陈列实物、模型、文字、图表和 影像资料供人参观了解所组织的宣传性聚会。 展览会是企业扩大影响、吸引客户、促进交易 的重要途径。
二、 展览会的组织与实施
三、 会议的相关准备工作
（四） 会议议程、程序的拟定 2. 程序
会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构 性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、 奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词和宣布 会议结束等。
三、 会议的相关准备工作
（四） 会议议程、程序的拟定 3. 日程表与作息时间表
会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时 间表。
一、 展览会的含义
展览会又称展示会。对于商界而言，展览 会主要指有关单位为了介绍本单位的业绩，展 示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或 专利，而集中陈列实物、模型、文字、图表和 影像资料供人参观了解所组织的宣传性聚会。 展览会是企业扩大影响、吸引客户、促进交易 的重要途径。
二、 展览会的组织与实施
间；二是指整个会议所需要的时间；三是指每次 会议的时间限度。
二、 会议的要素
6. 地点 会议地点又称会址，其既是指会议召开的地区、
城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得 预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
三、 会议的相关准备工作
（一） 会议计划和成本预算 1. 会议计划 (1) 会议计划应明确会议的目的和任务，确定会议 的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时 间、需用时间、地点和议程等。
或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要 性，又必须具有明确性和可行性。
二、 会议的要素
4. 名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议
的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参 加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地 区、范围、规模等。
二、 会议的要素
5. 时间 会议时间有三种含义：一是指会议召开的时
三、 会议的相关准备工作
（一） 会议计划和成本预算 2. 会议成本预算
有明显投入的大、中型会议，特别是跨地区 的或会期超过一天的会议，必须计算成本、做出 预算。
三、 会议的相关准备工作
（二） 会议文件 1. 会议文件的种类
会议文件有两大类。一类是供会议上学习参 考的文件资料。
三、 会议的相关准备工作
二、 会议的要素
1. 与会者 与会者就是参加会议的正式成员，既包括主持
人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人 员。
二、 会议的要素
2. 主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，往往
也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和 取得预期效果起着领导和保证作用。
二、 会议的要素
3. 议题 议题是会议所要讨论的题目、所要研究的课题
1. 会议的含义 根据《辞海》的解释，“会”字有动词、名词
和副词等多种词性。“会”是集中、汇合、聚集的 意思，“议”是商讨、议论、协商的意思。
一、 会议的含义及分类
2. 会议的分类 会议可按不同的标准划分为不同的类别。例如，
按会议内容、性质的不同，可分为代表大会、工作会 议、学术会议和联席会议等；
工作人员将自己引导到座位上去。会议主席通常坐在离 会议门口最远的位置。
八、 技能实训
1 实战训练 2 注意事项 3 项目评价表
1. 会议的构成要素有哪些？ 2. 简述会议的相关准备工作。
学习目标
（1） 掌握展览会的含义。 （2） 了解展览会的组织与实施及参展单 位的礼仪规范。
学习重点
掌握展览会的组织与实施。
三、 会议的相关准备工作
（五） 会议通知的发送 2. 回执内容
邀请性会议为准确统计与会人数，以便于做好相 应准备，应提前7天以上通知受邀者并附加回执。
三、 会议的相关准备工作
（六） 会议材料 会议的主持者和秘书应该共同协商，以确定会议 所需要的相关材料。
四、 提高会议成效的要领
（1） 要严格遵守会议的开会时间。 （2） 要在会议的开头就议题的要旨做一番简洁的说 明。 （3） 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告 知与会者。
小案例
李宇的失误
会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充 分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方 面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大意义。然 而，由于李宇所在公司的代表手中缺乏此方面的材料，无 法给对方以满意的答复，故而会议没有做出任何决定，只 能暂时休会。
一、 会议的含义及分类
这次以“健美人生巡回展”为主题的宣传推广活动吸引 了数十万观众参加，给消费者留下了深刻的印象，实现了产 品信息的传递。同时，这次活动还通过吸引众多媒体的关注 和报道，成功地拓展了中国市场，取得了预期的效果。
小案例
美国加州商会的展览会
展览会在商务交往中往往发挥着重大的作用。它不仅具 有极强的说服力、感染力，可以现身说法打动观众，为主办 单位广交朋友，还可以借助于个体传播、群体传播和大众传 播等各种形式使有关主办单位的信息广为传播，提高其名气 与声誉。正因为如此，几乎所有的商界单位都对展览会倍加 重视，并踊跃参加。
七、 会议的礼仪
（三） 发言人的礼仪 1. 正式发言 发言人正式发言时应衣冠整齐，走上主席台应步态 自然、刚劲有力，体现出一种胸有成竹、自信的风度和 气质。
七、 会议的礼仪
（三） 发言人的礼仪
2. 自由发言 发言人自由发言时则较随意，此时应注意发言的顺
序和秩序，不能争抢发言；发言要简短，观点要明确； 与他人有分歧时，应以理服人，态度平和，听主持人指 挥。
（三） 会场准备 4. 其他准备
会期较长的会议应准备与会者的就餐、住宿。会 场外应有医护人员值班。
三、 会议的相关准备工作
（四） 会议议程、程序的拟定 1. 议程
会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议 题，秘书应根据这些议题的内在联系、主次先后排列 次序、编排议程、印成文字，形成议程表，会前发给 与会者。
小案例
美国加州商会的展览会
为了突出加州杏仁的形象，主办方要求表演者穿着统一 的印有加州杏仁商会标记的服装。舞台的幕后背景及舞台覆 盖物的颜色均设计成富有生命活力的绿色。一棵绿色的杏树 矗立在这片田野中，突出了杏仁的健康形象。特大的印有加 州杏仁商会会标的舞台覆盖物和舞台背景非常有效地突出了 这次活动的主题。
四、 提高会议成效的要领
（4） 在会议进行时要注意以下几个事项： ① 发言内容是否偏离了议题？ ② 发言内容是否出于个人的利害？ ③ 全体人员是否都专心聆听发言？ ④ 发言者是否过于集中在某些人？ ⑤ 是否有从头到尾都没有发言过的人？ ⑥ 是否有某个人的发言过于冗长？ ⑦ 发言的内容是否朝着结论推进？
2. 确定展览会的 规模
根据具体规模的大小，展览会又有大型展 览会、小型展览会与微型展览会之分。
二、 展览会的组织与实施
3. 确定展览会的 场地
举办展览会免不了要占用一定面积的场 地。若以所占场地的不同而论，展览会有室 内展览会与露天展览会之别。
五、 会议禁忌事项
（5） 不可进行人身攻击。 （6） 不可打断他人的发言。 （7） 不可不懂装懂、胡言乱语。
五、 会议禁忌事项
（8） 不要谈到抽象论或观念论。 （9） 不可对发言者吹毛求疵。 （10） 不要中途离席。
六、 会议活动安排
会议一般要为与会者及其随行家属安排一次或几次特 别活动。特别活动可以是在会议正在召开时组织与会者家 属进行的项目，也可以是会议期间专门安排的与会者及其 家属共同参加的活动。
七、 会议的礼仪
（一） 组织者的礼仪 在会议的组织中，组织者始终要保持清醒的头脑
和细致的观察力，要热情、耐心、发现问题并及时解 决，力争做到有求必应、有问必答，准备充分。
七、 会议的礼仪
（二） 主持人的礼仪 （1） 仪容。主持人仪容应精神饱满，切忌不修边幅、 邋里邋遢。 （2） 仪表。主持人仪表应衣着整洁、大方庄重。 （3） 仪态。主持人步伐要求自信稳健。
四、 提高会议成效的要领
（5） 应当引导与会者在预定的时间内做出结论。 （6） 当必须延长会议时间时，应取得与会者的同意，并 决定要延长的时间。 （7） 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。 （8） 应当把决议付诸实行的程序整理出，并加以确认。
五、 会议禁忌事项
（1） 发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟 为宜）。 （2） 不可从头到尾沉默到底。 （3） 不可取用不正确的资料。 （4） 不要尽谈一些期待性的预测。
七、 会议的礼仪
（四） 与会者的礼仪
与会者应衣着整洁、仪表大方；准时入场，进出有 序；依会议安排落座；开会时应关闭手机，认真倾听； 不要私下小声说话或交头接耳，不随意走动；发言人发 言结束时，应鼓掌致意；中途退场应轻手轻脚，不影响 他人。
七、 会议的礼仪
（五） 会议就座的礼仪 如果受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等待
（二） 会议文件 2. 会议文件的准备程序