秘书基础知识要点_秘书基础

秘书基础知识要点_秘书基础

秘书基础知识要点1

应用文书的概念与制发

(一) 文书的含义与分类

1. 含义：应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用到的具有一定格式的文体总称。

2. 分类：

(1) 行政公文(通用公文)

党的机关独有5种：决议、指示、公报、条例、规定。

行政机关独有4种：命令、公告、通告、议案。

党政机关共有9种：通知、通报、决定、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见。

(2) 事务文书

传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿。

(3) 商务文书

意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

(二)通用公文的制发程序

包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。

1. 草拟

(1)人名、地名、数字、引文准确。

(2)结构层次序数，一(一) 1. (1)

(3)使用国家法定计量单位。

(4)公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和惯用的词素的数字必须使用汉字，其余应当使用阿拉伯数字。

2. 审核

行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

3. 签发

上行文应交由主要负责人或者主持工作的负责人签发;

下行文或者平行文由主要负责人或者授权的其他责任人签发。

应用文书的格式

一、通用公文的格式

(一) 通用公文用纸和印装规格

1. 公文用纸：A4纸，尺寸210mm*297mm。

2. 公文页边与版心：天头(上白边)：37mm1mm;

订口(左白边)：28mm1mm;

版心尺寸：156mm*225mm。

(二) 各要素标识规则：分为眉首、主体、版记三部分。

(1) 主题词：先标类别词，再标类属词。主题词用三号黑体字居左顶格标识，

词目用三号小标宋体字，词目之间空1字。坚持谁办文，谁标引的原则。

(2) 抄送：主题词下空1行，左空1字。用三号仿宋字体标识。名称中间用逗号

隔开，最后一个标句号。

(3) 印发机关和印发日期：印发机关左空1字，印发日期右空1字。三号仿宋字

体。印发日期用阿拉伯数字标识。

(4) 版记中的反线：版记中上各要素下均加一条黑色间隔横线，即反线，宽度同

版心。

(三) 通用公文的特定格式：

1. 信函式：发文名称后不加文件两字。范文机关全称下4mm处为一条横线为武文

线(上粗下细)，居下页边20mm处为文武线(上细下粗)。

2. 会议纪要格式

***************会议纪要

第*期

XXXXXXX办公室X年X月X日

应用文书的要素

一、材料：一系列的事实和依据。包括四个环节：材料的占有、鉴别、选择、使用。

(一)材料的占有

(二)材料的鉴别

(三)材料的选择

1.围绕主题选择材料

2.选择典型材料

3.选择真实准确的材料

4.选择生动新颖的材料

(四)材料的使用

二、主题：要求正确、深刻、新颖、集中。

三、结构：

(一)内容：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应。

1.开头的方式：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式。

2.层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式。

3.段落：提行式、条款式、篇段合一式。

4.照应：首尾照应、文题照应、行文前后照应。

5.结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、禿尾。

(二)要求：严谨、自然、完整、统一。

四、语言

(一)标准：准确、简洁、平实。

(二)应用文书专用语言：

1.开头用语：为了、根据、鉴于、目前、兹有

2.承启用语：根据~~~决定，为了~~~现决定，拟采取以下措施，经~~~研究，答复如下。

3.引述用语：悉，收悉。

4.批转用语：批示、阅批、审批、批转、转发、印发。

5.称谓用语：我、贵、你、本、该

6.经办用语：经、拟、施行、审定、会议听取了。

7.表态用语：不同意、不可、批准。

8.结尾用语：

(1)请示：当否，请批示。

(2)函：请研究函复，请予复函。

(3)报告：请指正，请审阅。

(4)复函：特此专复，特函复。

(5)知照性公文：特此公告。

应用文书的表达方式

一、叙述

1、六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果

2、叙述人称：第一人称、第三人称。

3、叙述方式：顺叙、倒叙。

二、议论

1、三要素：论点、论证、论据。

2、类型：立论、反驳。

3、方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法。

三、说明

1、方法：定义和表述，分类和比较，数字和图表。

秘书基础知识要点2

文书的拟写和处理

文书拟写

一、批转转发性通知

1. 概念：批转、转发、印发公文的通知。

2. 类型：批转通知、转发通知、印发通知。

3. 拟写要点：标题+主动机关+正文+落款+成文日期+转发文件原文

4. 所有的批转转发性通知均附带文件。此类附带文件不属于附件。

二、报告

1.概念：汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。

2.特点：汇报性、陈述性。

3.报告与请示的区别：

(1)性质要求不同。请示必须答复，报告则不必。

(2)行文时限不同。事前请示，事后报告。

4.类型：汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告。

5.拟写要点：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

6.主送机关只有一个，若还需呈送其他上级机关，应采用抄送形式。

7.尾语：特此报告、专此报告、请审阅、请指正。

8.报告不得夹带请示事项。

三、请示

1.概念：向上级机关请求指示、批准的公文。

2.特点：一文一事、请批对应、事前行文。

3.类型：求示性、求批性。

4.拟写要点：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注

5.请示只主送一个机关、逐级请示、语言温和谦恭。

四、问答函

1.概念：不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函。

2.拟写要点：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

3.尾语：请速回复、盼复、请予复函、即请函复;此复、特此专复、特此函复、专此函告。

五、简报

1.概念：国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书。

2.特点：简、快、新、实。

3.类型：工作简报、会议简报、动态简报。

4.拟写要点：报头+报核+报尾。

5.一事一报，切忌面面俱到。控制在1000字以内。

XXXXXXXXXXXXXXX公司

情况简报

第(x)期

XXXXX办公室

XXXXX党群部XX年X月X日(大写) 编者按：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

标题

X月X日，XXX公司在XXX地方召开XXXXXX会议。

会上，领导传达了xxxxx精神，XXXX文件。(以上为导语)

XXX领导作了重要讲话。提出X点意见：

一、

二、

三、

四、(以上为正文)

最后再次强调，XXXXXXXXXXXXXXX。(结尾)

送：XX办公室、公司各部门(共印30份) (以上为报尾)

六、意向书

1.概念：当事人双方或者多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。

2.特点：协商性、灵活性、简略性。

3.结构：标题：文种即可。

正文：导语+主体(分条款写明)+结尾(未尽事宜，在正式签订合同或者协议书时予以补充)

尾部：意向书签订各方单位的名称、代表人姓名并加盖公章、私章和日期。

一、通告

1. 含义：公布社会各方面周知或遵守的事项的公文。

2. 与公告的区别：使用范围不同：公告(国内外)，通告(国内社会)

宣布事项不同：公告(法定事项)，通告(具体遵守周知事项)

制发者不同：公告(国家权力机关和行政机关)，通告(企事业单位等)

3. 类型：制约性、告知性。

4. 拟写要点：标题+正文(发文缘由+通告事项+尾语)+落款+成文日期

5. 与通知的区别：通知有特定的发文对象，通告没有。

二、通报

1.概念：表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。

2.类型：表彰通报、批评通报、传达通报。

3.拟写要点：标题+主送机关+正文(发文缘由+通报事项+分析+决定+号召要求)+附件+落款+成文日期

4.与通知的区别：通知带有一定的指令性。

三、决定

1.概念：对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。

2.特点：决策性、制约性。

3.类型：指挥性、知照性。

4.拟写要点：标题+主送机关+正文(发文缘由+决定事项+要求)+附件+落款+成文日期(属于领导机关的决定，成文日期通常置于落款下方;也可加括号置于标题下居中。属于会议通过的决定，加括号置于标题下居中，常用形式：X年X 月X日XXXX会议通过)

四、请批、批答函

1.含义：不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。

2.拟写要点：标题+主送机关+正文(发文缘由+函事项+尾语[请审查批准，当否，请审批，此复，特此专复，特此函复，专此函告])+落款+成文日期

五、计划

1.特点：针对性、预见性。

2.结构：文章式、表格式。

3.文章式计划写法：标题(文种)+正文(前言+主体+结尾)+尾部

4.语言简洁明了，朴实自然，表达方式以说明、叙述为主，行文中不夹杂不必要的议论。

六、总结

1.类型：综合性、专题性

2.拟写要点：标题(公文式标题或者非公文式标题)+正文(前言+主体+结尾)+尾部

3.注意事项：正确的指导思想、坚持实事求是，总结出规律性的东西，分清主次，突出重点，语言简明、准确

七、述职报告

1.概念：各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。

2.特点：个人性、真实性、通俗性。

3.拟写要点：标题(文种)+称谓(各位领导、董事会、组织人事部)+正文(开头+主体[履行职务的基本情况+所取得的成绩和实践经验+存在问题和努力方向]+结尾[以上报告，请领导们指正])+落款+成文日期

4.注意事项：实事求是、突出特点、语言简洁。

八、讲话稿

1.特点：内容针对性强、语言平易通俗、交流具有互动性。

2.拟写要点：开头+主体+结尾

九、市场调查报告

1.概念：对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理化建议之后撰写的书面报告。

2.特点：针对性、真实性、典型性、时效性

3.拟写要点：标题+前言+正文(情况部分+预测部分+建议部分)+尾部

4.注意事项：深入调查，充分占有材料;实事求是。

十、招标书

1.概念：招标人利用投标者之间的竞争，从而达到优选投标人的一种告知性文书。

2.特点：明确性、竞争性、具体性和规范性。

3.拟写要点：

标题

秘书基础知识要点3

收发文处理

一、缮印文书

1. 含义：对文件进行抄写誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。

2. 要求：文字准确，字迹工整清晰;符合规定体式，页面美观大方;不随意改动原稿;

装订齐整牢固;注意保密。

3. 文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。

4. 工作程序：确定印制的文书-〉确定印制格式-〉完成印制-〉交付印制的文书。

二、校对文书

1、含义：根据定稿对文件校样进行核对校正。

2.校对的内容：校订清样上的错字、漏字、多字。规范字体字号。检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行字距是否匀称，版面是否美观。检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。

3.工作程序：准备好原稿和校样-〉选定校对方法(看校、对校、读校、折校)-〉核对校正。

三、用印

四、传阅文书

1.含义：在工作职责范围内传递阅读文件。

2.工作程序：确定传阅对象-〉选择传阅方式-〉传递文书-〉履行传阅手续-〉检查清理文件。