文书档案专题培训

整理要求
1、文件收集要齐全、完整。 2、注意纸张规格和字迹材料 3、会议记录用纸要规范
归档文件整理法
装 订
分 类
排 列 编 号
装 盒
编 目
整理方法
１、确定分类方法，制定分类方案 ２、确定文件材料的保管期限 ３、归档文件的排列 ４、装订文件的基本要求 5、文件的编号（编页码） 6、盖归档章 7、归档文件目录及封面 8、装盒 9、备考表
文件归档的意义

文件归档的意义在于保护 文件安全，为开展档案工作 奠定物质基础，为单位、为 国家积累档案财富。
归档文件资料的收集（一）
归档文件材料应从以下八个方面 收集 （１）收集“红头文件” （２）收集“白头文件” （３）收集本单位内部使用的文 件材料。 （４）收集证明性文件。
8.5.2 本机关为协办的 8.5.2.1 重要业务问题的（30年） 8.5.2.2 一般业务问题的（10年） 8.6 本机关编辑、编写的文件材料 8.6.1 大事记、组织沿革等（永久） 8.6.2 简报、情况反映、工作信息等（10 年） 8.7 行政管理、执法活动中形成的文件 材料 8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等 文件材料（永久）
文书档案专题培训
2011.8.3
文书档案专题培训
• 一、文件材料归档的意义及准备 工作 • 二、归档文件的整理 • 三、档案的保管和利用
文件材料归档的意义 及准备工作
归档文件含义 文件归档的意义 归档文件资料的收集
归档文件含义
• 归档文件是指在公务活动中 形成的、办理完毕、具有保 存价值、应作为文书档案保 存的各种纸质文件。
8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资 质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年 ） 8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材 料（10年） 8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿 等工作中形成的文件材料 8.7.5.1 重要的（永久） 8.7.5.2 一般的（30年） 8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文 件材料 8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统 计材料（永久）
机构（问题）
年度 2011 保管期限 10
机构（问题）
室
室 起 止 件 号
室 起
室 起 止 件 号 盒号
室 起 止 件 号 盒号
起
止 件 号 盒号
1 15
16 31
32
48
1 10
1 18
止
件 号
馆
馆
盒号
馆
盒号
馆
馆
盒脊填写(三级分类)
全宗号 32 年度 2011 保管期限 永久
机构（问题）
全宗号 32 年度 2011 保管期限 永久
8.3.1 重要业务问题的（永久） 8.3.2 一般业务问题的（30年） 8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要 法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30 年） 8.5 机关联合行文的文件材料 8.5.1 本机关为主办的 8.5.1.1 重要业务问题的（永久） 8.5.1.2 一般业务问题的 （30年）
１、确定分类方法，制定分类方 案
两级分类法 年度——保管期限
三级分类法 年度—机构（问题）—保管期限
２、确定文件材料的保管期限 永久、定期 定期有30年和10年等不同划分
文书档案保管期限表
３、归档文件的排列
正文在前，底稿在后；批复在 前，请示在后；原件在前，复印件 在后；来文在前，复文在后；转发 件在前，被转发件在后；正文在前 ，附件在后。
业务科 室 起 止 件 号
起
止 件 号 盒号
1 18
起
止 件 号 盒号
19 30
1 18
1 10
1 18
1 12
止
件 号
馆
馆
馆
馆
盒号
馆
馆
盒号
盒号
9、备考表
备考表是机关档案部门对归档文 件进行动态管理的有效措施，用 以对盒内归档文件进行必要的注 释说明。
备考表的编制
备考表 • 盒内文件情况说明
•
•
机构（问题）
全宗号 32 年度 2011 保管期限 永久
机构（问题）
全宗号 32 年度 2011 保管期限 永久
机构（问题）
全宗号 32
全宗号 32 年度 2011 保管期限 30
机构（问题）
年度 2011 保管期限 30
机构（问题）
综合科 室
综合科 室
业务科
室 起 止 件 号 盒号
财务科 室 起
综合科 室 起 止 件 号
3 本机关党组（或实行党委制的党委 ）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永 久） 4 本机关召开工作会议、专题会议的 文件材料 4.1 请示、批复、通知、名单、日程 、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（ 永久） 4.2 典型材料、代表发言材料、交流 材料、简报（30年） 5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本机关为主办的
9.5、对本机关有关人员的处分材料 9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 （永 久） 9.5.2 受到警告处分的（30年） 9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级 、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文 件材料 （永久） 9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 （ 永久） 9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组 织关系的介绍信及存根 （ 永久） 9.9 职工名册 （永久）
7.2 一般的（30年） 7.3 本地区、本机关工作汇报材 （30 年） 8 本机关业务文件材料 8.1本机关制定的方针政策性、法规性 、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文 件材料（永久） 8.2本机关的请示与上级机关的批复、批 示 8.2.1 重要业务问题的（永久） 8.2.2 一般业务问题的（30年） 8.3 同级机关、下级机关的来函、请示 与本机关的复函、批复等文件材料
3
… …
XXX
XX局二O一一年工 作计划
…… ……
……
目录封面
归档文件目录
全宗名称：XX局 年 度：2011 保管期限：永久 机 构：办公室
8、装盒
• 归档文件应按件号顺序装入档案盒 。形成或针对年度不同的文件、期 限不同的文件、机构（问题）设置 不同的文件，不应装入同一盒内。 • 注意：根据盒内文件的多少选择合 适的档案盒。
•
归档文件的收集（四）
区分归档和不归档文件材料 • (1)了解掌握本单位制定的《文件 材料归档和不归档范围》 • (2)逐份区分要归档和不要归档 的文件材料
•
归档文件的整理
• 定义 • 整理要求 • 整理方法
定义 整理： 将归档文件以件为单位进行 装订、分 类、排列、编目、装 盒，使之组成有序体系的过程。
同一文件的装订顺序
同一文件的不同稿本，正本在 前，定稿在后；正文在前，附件在 后；复制件在前，原件在后；转发 文在前，被转发文在后；批复在前 ，请示在后；不同文字的文本，中 文本/汉文本在前，外文本/少数民 族文字文本在后。
装订材料
页数少的用白乳胶粘贴左上角 ，页数多的文件可采用三孔一线 法装订。装订应不影响归档文件 的阅读和复制。
• 档案盒由本辖区内档案局统一监制 。
档案盒正面
毕节地区档案局
盒脊填写(两级分类)
全宗号 141 年度 2011 保管期限 永久
机构（问题）
全宗号 141 年度 2011 保管期限 永久
机构（问题）
全宗号 141 年度 2011 保管期限 永久
机构（问题）
全宗号 141
全宗号 141
年度 2011 保管期限 30
5.1.1 请示、批复、通知、名单、日 程、报告、总结、决议、决定、纪要（永久 ） 5.2 本机关为协办的 5.2.1 请示、批复、通知、名单、日 程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 的复制件或副本（30年） 5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流 材料、简报的复制件或副本（10年） 6 本机关承办国际性会议、大型展览 会、博览会的文件材料
9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪 检、工会、保卫、信访工作文件材料 9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组 织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材 料 （ 永久） 9.2 人事工作制度、规定、办法等文 件 （ 30年） 9.3 人事任免文件（永久） 9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的 文件材料 9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的（ 永久） 9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 （30年）
归档文件资料的收集
（５）收集契约性文件。 （６）收集报道性文件。 （７）收集记载性文件。 （８）收集公布性文件。如通告 、公告等。
归档文件的收集（二）
归档范围应考虑以下三个因素 ： 1、本部门的职能活动 2、文件办理完毕 3、具有查考利用价值
•
归档文件的收集（三）
开展文件材料收集的途径、范围 • （1）建立归档制度，定期收 集文件材料 • （2）做好平时文件材料收集 • （3）从领导、分管领导、经 办人手中收集材料
归档章样式
室编件 号
全宗号
年度
机构（或 馆编件 保管期限 问题） 号
•
两级分类：
全宗号 年度
保管期限
室编件号
• • 例如： 60 2010 永久 1
三级分类法
全宗号 年度 室编件号
机构（或问 保管期限 题）
以机构分
60
办公室
2010
30
15
以问题分
4 人事类 2010 永久 10
7、归档文件目录及封面
• •
整理人： 检查人 年 月 日
档案的保管和利用
八防： 防火、防光、防尘、防潮、 防盗、防霉、防有害生物、防有 害气体。
档案的保管和利用
开展档案利用工作