办公室实务

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第一讲：办公室与文员实务概述
一、关于“实务” 二、办公室实务概述 ➢ ㈠、办公室的含义和职能 ➢ ㈡、办公室实务的范围和
内容 三、文员实务概述 ➢ ㈠、文员的工作顺序 ➢ ㈡、文员管理时间、费用
的方法 ➢ ㈢、文员的工作方法
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一、关于“实务”
实务：实际事务，要务。——《现代汉语大 辞典》
分散性
专业性 主动性 繁杂性
为上司 为组织 为公众 工作 服务 服务 服务 分散
人员 分散
涉及 独立性 面广 专业性
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㈡、办公室实务的范围和内容
——办公室实务就是指办 公室的工作事务和操作实 务.主要工作人员是秘书 人员和文员.
1、我国办公室实务的主 要内容
2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容
办公室实务
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这是一个变幻难测的世 纪，这是一个催人奋进 的时代，科学技术飞速 发展，知识更替日新月 异。希望、困惑、机遇、 挑战，随时随地都有可 能出现在每一个社会成 员的生活之中。抓住机 遇，寻求发展，迎接挑 战，适应变化的制胜法
宝就是学习——依靠自 己学习，终生学习。
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㈠、文员的工作顺序
➢第一、确定文员工作的指导思想
➢第二、按照“优先顺序”处理工作
第一：…… 第二：…… 第三：……
先计划，再执行！
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第一、确定文员工作的指导思想
——文员在工作时，首 先要仔细制定计划。然后 根据计划去实施，并严格 检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮 助和启示。只要能按照制 定计划、实施、检查这三 个步骤进行，文员工作就 能科学、高效地完成。
应该做的事，
第一阶段：以工作的重
A、是否应该做的事？
集中精力做。
要程度为标准分解工作.
B、是否做或不做都无所谓的事？
C、是否不可以做的事？
A、重要且紧急的事；
第二阶段：以工作的紧 要程度为标准分解工作.
B、紧急但不重要的事； C、重要但不紧的事；
有价值，但不紧急，也不重要；
2、办公室的 职能
3、办公室事 务管理工作的 特征
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1、办公室的含义
——办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种 含义： 第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教 室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如：教师、护士、厂长、长办公室等. 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办 事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等. 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室等。
计划 实施 检查
充分了解工作内容 排定优先顺序 选择工作方法
依计划、按上司的 要求进行。
分析实绩与计划的 差异，并与以前的 工作进行比较。
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第二、按照“优先顺序”处理工
作
——文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十 分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理.
如何决定工作的优先顺序呢？
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3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容
⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。
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主要内容
第一讲：办公室与文员实务概述 第八讲：关于日程安排
第二讲：办公室的布置与管理 第九讲：差旅事宜
第三讲：电话与电子通讯 第十讲：照料上司身边琐事
第四讲：邮件收发 第五讲：接待实务 第六讲：信访实务 第七讲：会议与会谈实务
第十一讲：交际与礼仪 第十二讲：办公室用语 第十三讲：印信与值班工作 第十四讲：文书与档案实务
3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容
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1、我国办公室实务的主要内容
⑴文书撰写（会议记录等） ⑼接待工作（各种来访的 ⑵文书制作（打字、复印等） 接待）
⑶文书处理（收发、传递等） ⑽ 协调工作（政策等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑾ 督察工作（决议的实施） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑿ 日程安排（各种日程） ⑹调查研究（计划、实施等） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⑺信息资料（收集、整理等） ⒁ 办公室管理（环境等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⒂ 其它临时交办的事项
⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； 21、搞好会务工作 22、复印资料
近年来，“实务”一词被广泛使用，如《商 贸实务》、《会计实务》、《律师实务》、 《秘书实务》等。
所谓实务：即实际从事的业务。其中的“业 务”意指个人或某个机构的专业工作。
所以办公室实务就是指办公室的专业工作， 文员实务就是指文员的专业工作。
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㈠、办公室的含义和职能
1、办公室的 含义
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2、办公室的职能
办公室的职能
秘主 人要
员是
政务(或业务)服务
的中 工高
作级
事务管理
.
文
事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务 服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作
体系中不可缺少的重要组成部分。
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3、办公室事务管 理工作的特征
办公室事 务管理工 作的特征
服务性
以上除⑹ ⑽ ⑾项外，其余工作文员都会涉及到。
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2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容
⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务；