秘书实务第1章
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现代职业秘书实务 第一章 绪论
现代职业秘书实务
21世纪高职高专精品教材·现代秘书系 列
《现代职业秘书实 务》，谭一平编著， 北京：中国人民大学 出版社，2007年7月 第1版（21世纪高职 高绪论 第二章 秘书的基本条件 第三章 秘书的工作知识 第四章 秘书的社会常识 第五章 人际关系 第六章 交流沟通 第七章 上司办公室的管理 第八章 接打电话 第九章 接待客人 第十章 信息工作 第十一章 上司的日程安排 第十二章 会务工作 第十三章 文书工作 第十四章 档案管理工作 第十五章 上司出差前后的工作 第十六章 办公自动化 第十七章 其他工作
秘书工作“钻石图”
“钻石图”图解
“钻石图”中的 a部分工作是指参与企业经营决策、协调与各方面 的关系和负责秘书部门的管理等工作； b部分工作包括上司办公室的管理、负责文件起草、 信息收集、日程管理、上司出差准备等工作； c部分工作包括为上司接打电话、接待客人、收发邮 件等工作； d部分工作主要足负责办公用品管理、安检、卫生 等行政后勤工作。
第五节 迎接时代的挑战
在今后，作为秘书除了具备秘书本身的基本 知识和技能外，还应有一定的经营意识，并 有相当的语言造诣，具备了必要的交涉能力。 在另一方面，秘书的最大作用是帮助上司处 理一些因误会等原因在交流沟通中生产的隔 核。秘书如果具备了这些能力，才是一个为 将来社会所需要的真正“人才”。
第一章 绪论
第一节 秘书的含义
秘书是为上司(即秘书的直接领导，本书下 同)而存在的。由于行业和职位的不同， “上司”们的工作千差万别，但他们工作 的本质是一样的，那就是“决策”。 “决策” 为了让领导人的决策做到科学而又及时， 就必须为他们创造一个良好的决策环境。 就需要有专门的人为领导人收集和整理各 种信息。这种专门从事为领导人创造决策 环境的工作就是秘书工作 秘书工作，所以，秘书是 秘书工作 为上司创造最佳决策环境的人。
21世纪高职高专精品教材·现代秘书系 列
《现代职业秘书实 务》，谭一平编著， 北京：中国人民大学 出版社，2007年7月 第1版（21世纪高职 高绪论 第二章 秘书的基本条件 第三章 秘书的工作知识 第四章 秘书的社会常识 第五章 人际关系 第六章 交流沟通 第七章 上司办公室的管理 第八章 接打电话 第九章 接待客人 第十章 信息工作 第十一章 上司的日程安排 第十二章 会务工作 第十三章 文书工作 第十四章 档案管理工作 第十五章 上司出差前后的工作 第十六章 办公自动化 第十七章 其他工作
秘书工作“钻石图”
“钻石图”图解
“钻石图”中的 a部分工作是指参与企业经营决策、协调与各方面 的关系和负责秘书部门的管理等工作； b部分工作包括上司办公室的管理、负责文件起草、 信息收集、日程管理、上司出差准备等工作； c部分工作包括为上司接打电话、接待客人、收发邮 件等工作； d部分工作主要足负责办公用品管理、安检、卫生 等行政后勤工作。
第五节 迎接时代的挑战
在今后，作为秘书除了具备秘书本身的基本 知识和技能外，还应有一定的经营意识，并 有相当的语言造诣，具备了必要的交涉能力。 在另一方面，秘书的最大作用是帮助上司处 理一些因误会等原因在交流沟通中生产的隔 核。秘书如果具备了这些能力，才是一个为 将来社会所需要的真正“人才”。
第一章 绪论
第一节 秘书的含义
秘书是为上司(即秘书的直接领导，本书下 同)而存在的。由于行业和职位的不同， “上司”们的工作千差万别，但他们工作 的本质是一样的，那就是“决策”。 “决策” 为了让领导人的决策做到科学而又及时， 就必须为他们创造一个良好的决策环境。 就需要有专门的人为领导人收集和整理各 种信息。这种专门从事为领导人创造决策 环境的工作就是秘书工作 秘书工作，所以，秘书是 秘书工作 为上司创造最佳决策环境的人。
第一章_秘书实务绪论
Question: 作为一个秘书， 请用一个 词来形容你对领导的态度？ 为什么？
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案例： 年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公 司工作，凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理 看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。 这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司 视察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总 经理汇报工作。王秘书心想机会来了，他要精心准备一番，一定要在副总经 理面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还可以调到 总公司工作。 所以，在张副总经理视察期间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况， 侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一 遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报。对张 副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后， 王秘书还给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，无论公私， 都可以直接找自己。 送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发 现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：“辛苦了。”过 了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了。他怎么也没有想到会是这个结 果，郁闷极了。 问：王秘书为什么会事与愿违？作为上司到底喜欢怎样的秘书？
一、秘书实务工作的性质 1．辅助性 秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于 领导或部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权 2．服从性 秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意 图办事。 3．服务性 为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书 电子教案模版配色（2） 实务的首要任务，有服务意识。
秘书实务 第一章 接待工作
ppt课件 15
第三节 接待日常个别来访的工作程序
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一、接待有约来访(五级) (一)下班前了解各部门第二天预约客人的情况 如果公司设有前台，前台秘书应在每天下班前与各部门秘书沟通，了解并确 认第二天预约客人的情况。各部门秘书也应该主动把预约客人的名册及时送 往前台，由前台秘书汇总登记。 (二)接待过程 1.客人自我介绍 2.确认预约：对方一报出单位姓名，最好是秘书就已经清楚对方是否预约的 客人(需要秘书经常提前查阅访客预约登记簿) 3.应答：是××先生吗？××正在等您，我马上通知他。(“我带您去会客 室”)请您填写访客登记簿 注：有时需要先通知被约见人，或被约见人要亲自迎接，可先请客人坐在前 厅的座椅上等候。
ppt课件 5
• 秘书李平是刚毕业的大学生，平时非常喜欢化妆， 更喜欢那些标新立异的பைடு நூலகம்饰，来单位的第一周， 她照样我行我素。与人交谈时，会不时地用手理 头发，清牙齿，有时还一个劲儿看手表。 • 你是她的同事，你会怎样给她提一些建议？
ppt课件
6
• 2.男士的职业便装：T恤配长裤；毛衣配长裤；夹克衫 • 3.男士在商务应酬时的着装
• 二、姿态得体
• • • • • • • • 1.正确的站姿 2.端正的坐姿 3.轻快的行姿 4.工作中的表情：微笑（随机应变的表情）5.目光语：谈话的场合不同，注 视的部位也不一样： 公务注视：目光应该注视对方双眼以上的额头部位； 社交注视：注视对方双眼以下、下颚以上的部位； 亲密注视：适用于亲朋好友之间，或者恋人夫妻之间，目光可以注视对方的 上半身。 5.手势
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第二节 接待礼仪(五级)
• 一、按照工作要求着装配饰 • (一)着装的基本原则：TOP原则 • (二)首饰的佩带原则
第三节 接待日常个别来访的工作程序
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一、接待有约来访(五级) (一)下班前了解各部门第二天预约客人的情况 如果公司设有前台，前台秘书应在每天下班前与各部门秘书沟通，了解并确 认第二天预约客人的情况。各部门秘书也应该主动把预约客人的名册及时送 往前台，由前台秘书汇总登记。 (二)接待过程 1.客人自我介绍 2.确认预约：对方一报出单位姓名，最好是秘书就已经清楚对方是否预约的 客人(需要秘书经常提前查阅访客预约登记簿) 3.应答：是××先生吗？××正在等您，我马上通知他。(“我带您去会客 室”)请您填写访客登记簿 注：有时需要先通知被约见人，或被约见人要亲自迎接，可先请客人坐在前 厅的座椅上等候。
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• 秘书李平是刚毕业的大学生，平时非常喜欢化妆， 更喜欢那些标新立异的பைடு நூலகம்饰，来单位的第一周， 她照样我行我素。与人交谈时，会不时地用手理 头发，清牙齿，有时还一个劲儿看手表。 • 你是她的同事，你会怎样给她提一些建议？
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• 2.男士的职业便装：T恤配长裤；毛衣配长裤；夹克衫 • 3.男士在商务应酬时的着装
• 二、姿态得体
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第二节 接待礼仪(五级)
• 一、按照工作要求着装配饰 • (一)着装的基本原则：TOP原则 • (二)首饰的佩带原则
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第一章)(编辑定稿)
第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？答：可以概括为“四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？答：(1)各种法定公文。
(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。
这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。
(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。
公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。
(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。
(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。
(6)新闻报道。
3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？答：(1)准确反映上司意图。
(2)内容符合法律政策。
(3)观点明确、逻辑严密。
(4)内容实在、篇幅简短。
(5)语言规范、行文得体。
4.简述文稿撰拟的一般过程。
答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。
(2)初稿的撰拟。
(3)文本的校核、检查和修改。
(4)文稿的审核、签发和定稿。
5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。
具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。
《秘书实务》第一章-文字工作（编辑定稿）
《秘书实务》第一章-文字工作（编辑定稿）第一篇：《秘书实务》第一章-文字工作(编辑定稿) 第一章文字工作第一节文字工作概述一、文字工作的概念和内容文字工作——将各种信息转变成书面材料的工作。
包括文稿撰拟和文字记录两大类。
文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。
二、文字工作的意义(一)秘书机构发挥参谋作用的重要途径(二)秘书机构做好其他工作的前提条件(三)秘书增长才干、展示才华的良好机会三、秘书文字工作的特点(一)写作活动的受动性(二)思维形式的抽象性(三)表达方式的综合性(四)成文过程的程序性第二节文稿撰拟一、秘书撰拟文稿的种类(一)各种法定公文(二)其他通用文书(三)商务文书和公关礼仪类文书(四)上司讲话稿(五)媒体署名文章(六)新闻报道二、文稿撰拟的方式(一)秘书个人撰拟(二)小组集体撰拟(三)职能部门代拟三、文稿撰拟的质量要求(一)准确反映上司意图(二)内容符合法律政策(三)观点明确、逻辑严密(四)内容实在、篇幅简短(五)语言规范、行文得体四、文稿撰拟的一般过程(一)文稿起草前的准备第一，思想准备。
第二，材料准备。
第三，拟定提纲。
(二)初稿的撰拟注意恰当地使用材料。
应用性文体对语法、逻辑、格式的规范要求比较严格。
(三)文本的校核、检查和修改1.文本的校核2.文本的检查和修改（内容、语言）(四)文稿的审核、签发和定稿第三节文字记录一、文字记录工作的特点(一)即时性(二)格式化(三)制度化(四)准确性二、文字记录的种类电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。
(一)大事记录(二)上司讲话记录三、文字记录的一般要求(一)备好记录工具,准备随时记录(二)培养倾听和判断能力,快速做出记录(三)及时补充和修改,认真整理记录(四)科学地制作表格四、文字记录的方法(一)要点记录法(二)详细记录法(三)文字记录与录音、录像技术并用法第二篇：秘书实务一、单选题30.考虑来宾座次安排的主54.会议评估反馈数据的分字数是(500字)1.秘书实务的性质是(专业要因素是(地位高低、职务析报告通常应递交给（主管79.正在通话中,如电话突性)大小）领导）。
《秘书实务》1
3、面试的技巧
(1)态度自然放松 (2)穿着适合那份工作的服装 (3)以你最好的一张脸前往 (4)不要带那些叮叮当当作响的道具 (5)走进去时保持站立的姿势 (6)把主试官当成一个朋友 (7)让主试官感到自在 (8)倾听并且发问 (9)对自己充满信心 (10)注意你的第一印象
三、秘书在试用期内的工作注意事项 （1）如果有些你关心的问题，在面试中你没好 意思问清楚，在试用前，必须向有关人员 询问。比如你的报酬（试工期和录用期的）、待 遇、具体的工作部门和工作内容等。 （2）详细了解单位有关的规章制度和纪律要求， 不要等自己因为不了解而违犯了某项 制度再由领导来申明。 （3）坦率的向直接领导讲明自己必须说明的情 况，以免出现问题，造成误解。
秘书方法——中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。 领导意图——潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否 有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。
秘书环境——外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、 办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。
（2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。
（3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》
上海大学：《秘书》
2、秘书学的研究对象 关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法
（1）“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、 发展、
特点、任务、原则和方法的巧新科学。
第一章 绪论
教学目的和要求： 掌握秘书的定义和分类 了解秘书学的产生和研究对象 理解秘书学的特征与研究方法
教学重点和难点： 秘书的含义、分类和层次，秘书学课程概述
教学方法： 讲授法、启发法
秘书实务第一章
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
其他分类: 按自身特长和能力 :参谋型、办事型、业务 型、公关型、技术型 按职务的性质：行政秘书和专业秘书 按职位规定的时间长短：专职秘书和兼职 秘书
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
二、秘书工作 1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （1）美国《职称辞典》：
? 全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责 人的较次要的行政事务及办公室工作； ? 能用速记记录口述； ? 能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字； ? 处理上司约会及提醒其约会； ? 接电话和打电话； ? 处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件； ? 对办公室其他工作人员进行工作监督； ? 整理人事档案。
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （3）美国秘书专家约翰 ?哈里森
? 接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等； ? 接收并整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件； ? 有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话； ? 为雇主写日志 ,安排他的约会和预约 ,协助他计划好一天的时间； ? 安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线； ? 将雇主的私人和商业信件归档，做好索引； ? 组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议纪录； ? 有条不紊地安排好雇主的办公室，例如：经常更新他墙上的图 表，保管他的证件和文件夹
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （2）美国秘书专家玛丽 ?A ? 德弗里斯
? 通过各种存储媒体管理大量的记录材料； ? 为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子系统， 准备信件和文件； ? 进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件； ? 与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触； ? 帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统； ? 管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作； ? 协调和管理特殊计划，处理好特殊任务； ? 分析问题，选用重要的决策技巧； ? 寻求深造和事业发展的机会。
第一章_秘书实务概述
第一章
第四节
秘书实务概述
秘书实务工作的规律与方法
三、秘书的时间管理方法 将各种活动根据重要性与紧急性分类： 重要性 非常重要 衡量标准 必须做 紧急性 非常紧急 衡量标准 必须马上做
重要 不太重要
不重要
应当做
可能有用，但不 是非做不可 没有任何效果
紧急 不太紧急
不紧急
应当赶紧做
推迟一段时间 再做也行
电子教案模版配色（3）
第一章
第四节
秘书实务概述
秘书实务工作的规律与方法
一、现代秘书实务的规律
2.秘书实务的规律的内容 （1）不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 （2）不同工作范畴有各自的特殊规律 （3）经常性工作规范化、程序化的规律 （4）领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的规律 电子教案模版配色（3）
被 动 性 与 主 动 性 相 统 一
机 要 性 与 政 策 性 相 统 一
经 常 性 与 冲 突 性 相 统 一
电子教案模版配色（2）
第一章
秘书实务概述
第三节 秘书应具备的能力及职业道德
一、秘书应具备的能力
良好的表 达能力 出众的记忆 能力 自如的社 交能力 基本智能 思维能力 敏锐的观 察能力 深刻的思 考能力 全局的综 合能力
接待工作 秘书的沟通 与协调工作 电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
第一节 秘书实务的内容
二、秘书实务的内容
•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。 •办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会 后的善后和落实。 •办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。
电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
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秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
B、狭义秘书：专门从事办公室程序性工作、 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策 及其实施服务的人员。 广义秘书：位居领导人身边或领导机构中 枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方， 保证领导工作正常运转，直接为领导工作服 务并为各方面的事务与信息助手。（秘书上 岗资格考试教材）
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （2）美国秘书专家玛丽•A •德弗里斯
通过各种存储媒体管理大量的记录材料； 为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子系统， 准备信件和文件； 进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件； 与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触； 帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统； 管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作； 协调和管理特殊计划，处理好特殊任务； 分析问题，选用重要的决策技巧； ❖ 寻求深造和事业发展的机会。
司的秘书也不过如此，我的气质和长相一点不比她们差。’’这时，又进
来了一位秘书小姐，罗小姐叫住她：“小姐，怎么这么半天，面试还不开
始?”秘书小姐说：“请您稍候，面试马上开始。”然后，她走到那两位
正在整理会议室的小姐面前说：“二位小姐请跟我来。”原来，她们也是
来面试的。结果很快宣布了，那两位小姐如愿以偿，而罗小姐只能失落而
秘书实务第1章
•第一章 秘书概述
•第四节 秘书工作入门
•一、秘书的面试技巧
❖外资企业特别注重求职者的从业经历，从中容易 学到很多东西 ❖国内企业的秘书工作比较轻松自由，压力小 ❖小型企业的秘书相当于老板的助手或管家，比较 适合发挥能力
秘书实务第1章
•第一章 秘书概述
•第四节 秘书工作入门
•一、秘书的面试技巧
全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责 人的较次要的行政事务及办公室工作； 能用速记记录口述； 能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字； 处理上司约会及提醒其约会； 接电话和打电话； 处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件； 对办公室其他工作人员进行工作监督； 整理人事档案。
出纳记账的工作，保管保密文件等。正式秘书无
论从职位的性质、技术的要求、涉及的业务和工
作的责任都要高于见习秘书。
•back
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些
企业中被称为助理、专员、专务等。其工作内容
主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作，
稻香麦浪闻莺啼 舞蝶花雨惊牧笛 红墙绿瓦夕阳 柳 白帆远影碧波里 碧波里 江山如画装胸中 风云 尽美收眼底 双手掘开幸福泉 遍饮甘霖笑桃李 笑桃 李
秘书实务第1章
•第一章 绪论 •第二节 秘书学的涵义、研究对象和研究方
法
一、秘书学的涵义和研究对象 1、涵义： 秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职 要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
三、秘书的能力素质
表达与沟通能力
•
办事能力 辅助管理的能力 交际公关能力 操作能力
秘书实务第1章
•案例导入：罗虹小姐刚从某大学秘书专业毕业，面对报纸上大量的秘书 招聘信息十十分茫然。她在报纸上看到美禾公司的招聘广告，该公司招聘
- 总裁秘书(2人)，要求：女性，有较强沟通和协调能力，责任心强、思维
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
•C、秘书是以全面处理信息和事务的方式直 接辅助领导者实施管理的人员(《现代秘书学及
现代秘书实务》向国敏 华东师范大学出版社) •a、秘书活动的根本对象是领导者 •b、秘书活动的根本职能是辅助管理 •c、秘书活动的基本方式是处理信息和事务 •d、秘书活动的根本性质是辅助性
•back
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
其他分类: 按自身特长和能力:参谋型、办事型、业务 型、公关型、技术型 按职务的性质：行政秘书和专业秘书 按职位规定的时间长短：专职秘书和兼职 秘书
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
二、秘书工作 1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （1）美国《职称辞典》：
•室显得有些乱。罗小姐看见旁边有矿泉水，便拿了一瓶，然后坐在了会议
桌旁，她打量了一下旁边的其他应聘者，多数相貌平平，她顿时信心大增。
她看到有两位秘书小姐正在将人们拿乱的报纸和杂志放回原位，将应聘者
看完的公司宣传材料整理好，并面带微笑轻声细语地和其他应聘者说着话，
请她们将喝过的饮料瓶放入门口的垃圾箱中。罗小姐暗想：“看来这个公
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
3、秘书的分类 A.助理级秘书 B.文书级秘书 C.执行级秘书 D.行政级秘书
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
助理级秘书也常被称为“见习秘书”， 包括接待员，打字员等，其主要工作 内容是负责打字、接待、电传、管理 办公用品、管理办公环境、处理电话、 分送信函、预定约会等。
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （3）美国秘书专家约翰•哈里森
接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等； 接收并整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件； 有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话； 为雇主写日志,安排他的约会和预约,协助他计划好一天的时间； 安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线； 将雇主的私人和商业信件归档，做好索引； 组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议纪录； 有条不紊地安排好雇主的办公室，例如：经常更新他墙上的图 表，保管他的证件和文件夹
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
❖ 从各方面减轻雇主的许多例行业务工作和私人事务； ❖ 提供信息，例如利用电脑文本业务，熟悉刊登信息的 书籍和其他资料来源，照料雇主的零用现金和银行交易； ❖ 遵守国家健康和安全工作条例的要求； ❖ 建立保守秘密和确保信息安全的制度和切实可行的办 法； ❖ 替雇主和秘书本人掌管好文具和办公用品； ❖ 组织会议和各种社会活动。
•第一章 秘书概述
•第三节 秘书的素养 二、秘书的知识结构
1．知识构成层次 (1)基础知识
•
(2)专业知识 (3)行业知识 (4)相关知识
秘书实务第1章
•第一章 秘书概述
•第三节 秘书的素养 2．获取知识的渠道 (1)个人的自学
•
(2)组织性学习和培训
秘书实务第1章
•第一章 秘书概述
•第三节 秘书的素养
•back
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
行政级秘书包括办公室主任、行政经理、行政总 监，经理私人助理等。其工作内容主要包括参与 决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制 定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调 组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系， 指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理 授权，落实各项决策，并负责秘书的选聘、培养 和调配工作。
敏捷，出色的英语听、说、读、写能力，能熟练使用各种办公软件，有国 外留学、工作经验者优先。
• 罗小姐感到该公司对于秘书的要求很高，而且能力要求十分全面，她
自视是学校里的高才生，于是，她信心十足地给美禾公司写了求职应征信。
两天后罗小组接到了美禾公司的面试通知，稍事准备后，罗小姐按时来到
美禾公司。秘书小姐将她带入一间会议室，这里已有十几位应聘者，会议
法 四、秘书学研究的方法与方式
1、事实积累法、经验研究法 2、案例研究法 3、抽象—具体法 4、纵横比较法 5、借鉴移植法
秘书实务第1章
•第一章 秘书概述
•第三节 秘书的素养
一、秘书的职业道德
1．职业道德的内涵 所谓职业道德，是指人们从事的特定
的职业范围内所需遵守的一切行为规范 的总和，包括职业责任、职业情感、职 业纪律和职业能力。
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
我国： A、秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、 军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政 管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人 的企业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领 导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅 助管理、综合服务。（王育《秘书实务》）
2、面试准备
❖仔细了解该公司或企业的性质、规模、经营的范围和特色 等 ❖整理思路，确定如何表达自己的学历、资格、能力、特点 和爱好，所陈述的内容应和简历上的完全一致 ❖了解时下秘书人才市的薪水标准 ❖准备好自己的应聘材料，尤其是与申请的职位相关的材料 ❖准备好适宜的面试服装。 ❖事先要确定面试的时间、地点、交通路线，以确保不迟到
例如，处理信函，联系电话，接待来访，安排会
议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话，
计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司
联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完
成情况，收集信息，协调横向、纵向的各种关系，
辅助决策等。执行级秘书的工作与文书级的秘书
比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作，
以及对外的联络和公关工作。
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•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
文书级秘书也常被称为“正式秘书”，其主要工
作内容是负责起草打印文稿，收发、处理文书，
完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责
会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟收集组
织材料，制定旅行计划和做好差旅报销，管理档
案资料，辅助经理管理小额现金，兼做一些会计
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•第一章 秘书概述
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
B、狭义秘书：专门从事办公室程序性工作、 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策 及其实施服务的人员。 广义秘书：位居领导人身边或领导机构中 枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方， 保证领导工作正常运转，直接为领导工作服 务并为各方面的事务与信息助手。（秘书上 岗资格考试教材）
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•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （2）美国秘书专家玛丽•A •德弗里斯
通过各种存储媒体管理大量的记录材料； 为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子系统， 准备信件和文件； 进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件； 与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触； 帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统； 管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作； 协调和管理特殊计划，处理好特殊任务； 分析问题，选用重要的决策技巧； ❖ 寻求深造和事业发展的机会。
司的秘书也不过如此，我的气质和长相一点不比她们差。’’这时，又进
来了一位秘书小姐，罗小姐叫住她：“小姐，怎么这么半天，面试还不开
始?”秘书小姐说：“请您稍候，面试马上开始。”然后，她走到那两位
正在整理会议室的小姐面前说：“二位小姐请跟我来。”原来，她们也是
来面试的。结果很快宣布了，那两位小姐如愿以偿，而罗小姐只能失落而
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•第一章 秘书概述
•第四节 秘书工作入门
•一、秘书的面试技巧
❖外资企业特别注重求职者的从业经历，从中容易 学到很多东西 ❖国内企业的秘书工作比较轻松自由，压力小 ❖小型企业的秘书相当于老板的助手或管家，比较 适合发挥能力
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•第一章 秘书概述
•第四节 秘书工作入门
•一、秘书的面试技巧
全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责 人的较次要的行政事务及办公室工作； 能用速记记录口述； 能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字； 处理上司约会及提醒其约会； 接电话和打电话； 处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件； 对办公室其他工作人员进行工作监督； 整理人事档案。
出纳记账的工作，保管保密文件等。正式秘书无
论从职位的性质、技术的要求、涉及的业务和工
作的责任都要高于见习秘书。
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•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些
企业中被称为助理、专员、专务等。其工作内容
主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作，
稻香麦浪闻莺啼 舞蝶花雨惊牧笛 红墙绿瓦夕阳 柳 白帆远影碧波里 碧波里 江山如画装胸中 风云 尽美收眼底 双手掘开幸福泉 遍饮甘霖笑桃李 笑桃 李
秘书实务第1章
•第一章 绪论 •第二节 秘书学的涵义、研究对象和研究方
法
一、秘书学的涵义和研究对象 1、涵义： 秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职 要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
三、秘书的能力素质
表达与沟通能力
•
办事能力 辅助管理的能力 交际公关能力 操作能力
秘书实务第1章
•案例导入：罗虹小姐刚从某大学秘书专业毕业，面对报纸上大量的秘书 招聘信息十十分茫然。她在报纸上看到美禾公司的招聘广告，该公司招聘
- 总裁秘书(2人)，要求：女性，有较强沟通和协调能力，责任心强、思维
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•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
•C、秘书是以全面处理信息和事务的方式直 接辅助领导者实施管理的人员(《现代秘书学及
现代秘书实务》向国敏 华东师范大学出版社) •a、秘书活动的根本对象是领导者 •b、秘书活动的根本职能是辅助管理 •c、秘书活动的基本方式是处理信息和事务 •d、秘书活动的根本性质是辅助性
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•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
其他分类: 按自身特长和能力:参谋型、办事型、业务 型、公关型、技术型 按职务的性质：行政秘书和专业秘书 按职位规定的时间长短：专职秘书和兼职 秘书
秘书实务第1章
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二、秘书工作 1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （1）美国《职称辞典》：
•室显得有些乱。罗小姐看见旁边有矿泉水，便拿了一瓶，然后坐在了会议
桌旁，她打量了一下旁边的其他应聘者，多数相貌平平，她顿时信心大增。
她看到有两位秘书小姐正在将人们拿乱的报纸和杂志放回原位，将应聘者
看完的公司宣传材料整理好，并面带微笑轻声细语地和其他应聘者说着话，
请她们将喝过的饮料瓶放入门口的垃圾箱中。罗小姐暗想：“看来这个公
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•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
3、秘书的分类 A.助理级秘书 B.文书级秘书 C.执行级秘书 D.行政级秘书
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•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
助理级秘书也常被称为“见习秘书”， 包括接待员，打字员等，其主要工作 内容是负责打字、接待、电传、管理 办公用品、管理办公环境、处理电话、 分送信函、预定约会等。
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•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （3）美国秘书专家约翰•哈里森
接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等； 接收并整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件； 有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话； 为雇主写日志,安排他的约会和预约,协助他计划好一天的时间； 安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线； 将雇主的私人和商业信件归档，做好索引； 组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议纪录； 有条不紊地安排好雇主的办公室，例如：经常更新他墙上的图 表，保管他的证件和文件夹
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•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
❖ 从各方面减轻雇主的许多例行业务工作和私人事务； ❖ 提供信息，例如利用电脑文本业务，熟悉刊登信息的 书籍和其他资料来源，照料雇主的零用现金和银行交易； ❖ 遵守国家健康和安全工作条例的要求； ❖ 建立保守秘密和确保信息安全的制度和切实可行的办 法； ❖ 替雇主和秘书本人掌管好文具和办公用品； ❖ 组织会议和各种社会活动。
•第一章 秘书概述
•第三节 秘书的素养 二、秘书的知识结构
1．知识构成层次 (1)基础知识
•
(2)专业知识 (3)行业知识 (4)相关知识
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•第三节 秘书的素养 2．获取知识的渠道 (1)个人的自学
•
(2)组织性学习和培训
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•第一节 秘书与秘书工作
行政级秘书包括办公室主任、行政经理、行政总 监，经理私人助理等。其工作内容主要包括参与 决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制 定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调 组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系， 指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理 授权，落实各项决策，并负责秘书的选聘、培养 和调配工作。
敏捷，出色的英语听、说、读、写能力，能熟练使用各种办公软件，有国 外留学、工作经验者优先。
• 罗小姐感到该公司对于秘书的要求很高，而且能力要求十分全面，她
自视是学校里的高才生，于是，她信心十足地给美禾公司写了求职应征信。
两天后罗小组接到了美禾公司的面试通知，稍事准备后，罗小姐按时来到
美禾公司。秘书小姐将她带入一间会议室，这里已有十几位应聘者，会议
法 四、秘书学研究的方法与方式
1、事实积累法、经验研究法 2、案例研究法 3、抽象—具体法 4、纵横比较法 5、借鉴移植法
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•第三节 秘书的素养
一、秘书的职业道德
1．职业道德的内涵 所谓职业道德，是指人们从事的特定
的职业范围内所需遵守的一切行为规范 的总和，包括职业责任、职业情感、职 业纪律和职业能力。
秘书实务第1章
•第一章 绪论
•第一节 秘书与秘书工作
我国： A、秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、 军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政 管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人 的企业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领 导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅 助管理、综合服务。（王育《秘书实务》）
2、面试准备
❖仔细了解该公司或企业的性质、规模、经营的范围和特色 等 ❖整理思路，确定如何表达自己的学历、资格、能力、特点 和爱好，所陈述的内容应和简历上的完全一致 ❖了解时下秘书人才市的薪水标准 ❖准备好自己的应聘材料，尤其是与申请的职位相关的材料 ❖准备好适宜的面试服装。 ❖事先要确定面试的时间、地点、交通路线，以确保不迟到
例如，处理信函，联系电话，接待来访，安排会
议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话，
计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司
联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完
成情况，收集信息，协调横向、纵向的各种关系，
辅助决策等。执行级秘书的工作与文书级的秘书
比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作，
以及对外的联络和公关工作。
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•第一节 秘书与秘书工作
文书级秘书也常被称为“正式秘书”，其主要工
作内容是负责起草打印文稿，收发、处理文书，
完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责
会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟收集组
织材料，制定旅行计划和做好差旅报销，管理档
案资料，辅助经理管理小额现金，兼做一些会计
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