办公室工作实务讲义教材

• 报告内容：一是定期报告工作情况和进 程，让领导及时了解下情，随时作出指 导；二是工作中发生的重大问题，让领 导及时作出处理；三是合理化建议，供 领导改进工作是参考；四是应领导的要 求汇报情况。主动汇报情况，区分轻重 缓急，适时、适地、适度地进行，以免 干扰领导的工作。
• 报告方式：口头或书面形式。重要情况、 重大事项采用书面形式，必要时可以附
办公室 工作实务
中心办 2012年6月13日
办公室管理名言
• 把每一件简单的事做好就是不简单 • 把每一件平凡的事做好就是不平凡
第一章 办公室实务概述
1、办公室的含义与职能 （1）办公室的含义
特指：党政机关、企事业单位内的综 合办事机构 （2）办公室的职能
两大职能：政务（或业务）服务 事务管理
3.工作人员能力素质要求
（4）变通方法和挡驾方法
• 变通方法：通常情况下，必须照章办事， 但在特殊情况下，可采用变通方法，灵 活从事。对于新情况、新问题，无章可 循时，领导又没有明确的指示，可参照 有关政策，作出合乎情理的处理。
• 挡驾方法：对于领导不必要接见的来访 者、邀请性活动，不想接听的电话，由
工作人员出面阻挡或谢绝。挡驾的目的
是保护领导，使之有时间、精力、有效
地进行工作，但要注意方式方法，以不
损害人际关系和公务活动为原则。没必
要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、 委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。
（5）分工方法与合作方法
• 既要“集中领导，分工负责”，又要善 于合作，密切配合。
• 互帮互助，体谅对方，不要互相拆台、 互不信任。
• （1）分析判断能力。 • （2）表达能力。 • （3）协调能力。 • （4）调研能力。 • （5）办事能力。 • （6）应变能力。 • （7）交际能力。 • （8）使用现代办公设备的能力。
4、办公室环境的布置和管理
（1）办公室环境布置的目的 创造舒适而又工作效率高的环境； 塑造组织形象；建立挡驾制度； 有利于保密工作
上自己对情况的看法和意见，提出处理 问题的建议和方案，供领导选择、参考。
（2）计划方法和总结方法
• 计划方法：①要有科学的、明确的工作 计划：工作目标、内容步骤、方法、标 准、完成的时间。②分清轻重缓急，决 定工作顺序，有条有理地去进行。受制 约的工作应置于前，自己支配的工作则 置于后；重大工作优先考虑，集中精力 去做；日常工作空余时间分散去做，任 何工作既有严肃性，又有灵活性，使计 划有一定余地。
• 总结方法：总结方法是每隔一段时间就 要对自己的工作做及时的回顾，以便肯
定成绩，得出经验，找出不足，汲取教 训。从时间上、规律上进行。
（3）传达方法
• 传达是将领导或上级机关的文件精神、知识、情况等 传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达，即 在正式场合上宣读文件，或口授领导指示；另一种是 非正式传达，即有意识地向传达对象“透漏”主要精 神，或者所谓“吹吹风”。一些尚未最后决定、需要 听取反映的政策性内容往往采取这种方式。无论是正 式传达和非正式传达，都要认真对待，重要的文件或 口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非 正式传达，也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发 挥，以领导口气讲话或是曲解精神，甚至假传“圣 旨”。
（2）办公室环境布置的内容与要求 办公室的配置 照明 色彩搭配 隔音 空气调节 盆景、挂画等
办公室管理名言
• 如果你热爱这份工作，你每天就会尽自 己所能力求完美，而不久你周围的每一 个人也会从你这里感染热情。
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-----山ห้องสมุดไป่ตู้沃尔顿
第二章 文员实务
• 1.文员的工作顺序 • 计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤 • 2.“优先顺序”处理工作 • 先将科室工作以重要程度为标准分类 • 其次以紧急程度和重要程度为标准分类 • 同时考虑领导的意向和自身的工作效率，
办公室管理名言
• 我强调细节的重要性。如果你想经营出 色，就必须使每一项最基本的工作都尽 善尽美。
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——克洛克
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（麦当劳创始人）
第三章 接待实务
• 行为举止方面的礼貌 • 仪表方面的礼貌 • 接待平时来访者的实务
对于现在该做的重要且紧急的事情决定 优先做。
3.工作方法
（1）请示方法与报告方法 • 请示内容：必须是自己难以处理或者无权处理
的事，请求领导给予指示或授权办理。 • 请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形
式。重大、政策方面、需授权批准的事，书面 请示，领导书面批复，以示慎重，也可备日后 查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些 疑难的事，可用口头请示，领导只作口头答复 或指示。紧急的事，可以先做口头请示，及时 办理，事后再补写书面请示，留档备查。