建筑工程公司档案管理规定
工程建设单位档案管理制度
工程建设单位档案管理制度一、总则为规范工程建设单位档案管理工作，提高档案管理质量，便于工程建设单位合理、有序使用和保护档案，根据《国家档案局关于印发《工程建设档案管理规定》的通知》等法律法规，制定本制度。
二、档案管理范围1. 工程建设单位的各类档案，包括建筑设计文件、施工文件、验收文件、监理文件、合同文件、财务文件等。
2. 涉及工程建设单位的重要会议记录、文件、合同等。
3. 工程建设单位相关人员的个人档案。
三、档案管理责任1. 工程建设单位负责人为档案管理的第一责任人，负责整个档案管理工作的领导和督导。
2. 每个部门设立专门的档案管理员，负责本部门档案的整理、管理和归档工作。
3. 每个工程项目也应指定专门的档案管理员，负责该项目的档案管理工作。
四、档案整理存放1. 要求档案管理员对工程建设单位的各类档案进行整理和分类，建立档案目录和档案利用手册，方便查询和使用。
2. 档案室应定期检查、整理档案，确保档案的完整性和安全性。
3. 重要档案要设立密封档案室存放，由专人负责管理和保管。
五、档案利用1. 工程建设单位的各类档案必须遵循存、检、利原则使用，确保档案的安全性和保密性。
2. 档案利用应按规定程序和权限，禁止私自篡改、销毁等行为。
3. 对外提供档案资料时，要遵守相关法律法规，保护国家利益和个人隐私。
六、档案保护1. 档案管理员要加强对档案的保护和保密意识，严格遵守档案管理相关规定，确保档案的完整性和真实性。
2. 对重要档案要进行备份，并建立定期备份和恢复计划，防止档案丢失。
3. 对于档案的移交、借阅等行为要有明确的程序和责任人，做好流转记录，保证档案的安全性。
七、档案处置1. 根据相关法律法规和规定，工程建设单位应定期清理、处置过期无用的档案，确保档案库存量和管理质量。
2. 档案管理人员要注意审查、鉴定档案中的重要信息和价值，保留有用的档案，及时销毁无用档案。
3. 档案销毁应有相关部门监督，遵循程序合法进行，做好销毁记录和归档工作。
建筑单位档案管理制度
第一章总则第一条为规范建筑单位的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位在工程建设、施工管理、质量控制、安全生产、财务管理等各项活动中形成的各类档案。
第二章档案管理职责第三条建筑单位档案管理工作由档案管理部门负责，具体职责如下：1. 负责制定档案管理制度，并组织实施。
2. 负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。
3. 负责档案的数字化管理和电子档案的备份工作。
4. 负责档案的保密工作，确保档案安全。
5. 负责档案的销毁工作，并按规定办理销毁手续。
第三章档案收集与整理第四条档案收集范围：1. 工程建设类：工程规划、设计文件、施工图、施工合同、工程验收报告等。
2. 施工管理类：施工组织设计、施工方案、施工日志、施工记录、质量检验报告等。
3. 质量控制类：原材料检验报告、施工过程检验报告、工程验收报告等。
4. 安全生产类：安全生产责任制、安全操作规程、安全检查记录、事故报告等。
5. 财务管理类：财务报表、会计凭证、审计报告等。
第五条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理。
2. 保证档案的完整性和准确性。
3. 档案装订整齐，便于查阅。
第四章档案保管与利用第六条档案保管要求：1. 档案库房应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠。
2. 档案柜应使用防火、防盗、防潮的专用档案柜。
3. 档案应按照类别、时间顺序存放，便于查阅。
4. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第七条档案利用要求：1. 严格遵守档案保密规定，未经批准不得查阅、复制、摘录档案。
2. 查阅档案应填写登记手续，并按规定的范围、用途和期限使用。
3. 查阅档案不得随意涂改、损坏、抽取档案材料。
第五章档案数字化与备份第八条档案数字化：1. 对重要档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理。
2. 数字化档案应与纸质档案同步更新，确保档案的完整性和准确性。
建筑企业档案管理制度
建筑企业档案管理制度建筑企业档案管理制度（通用6篇）在现在社会，制度起到的作用越来越大，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。
那么拟定制度真的很难吗？以下是小编精心整理的建筑企业档案管理制度（通用6篇），欢迎大家分享。
建筑企业档案管理制度1档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理。
其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。
各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。
每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。
其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。
归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
工程公司档案收纳管理制度
工程公司档案收纳管理制度一、总则为规范工程公司档案收纳管理工作，提高档案管理效率，保障档案安全完整，制定本制度。
二、档案管理范围本制度适用于工程公司内部所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案以及其他形式的档案。
三、档案管理机构工程公司设立档案管理部门，负责公司内部所有档案的收纳、整理、保管和利用工作。
档案管理部门成立档案管理委员会，负责审定档案管理制度和重要档案的处理。
四、档案管理制度1. 档案收纳（1）各部门必须建立档案登记表，详细记录档案的名称、编号、分类、存放位置等信息，确保档案能够迅速查找。
（2）档案必须按照规定的分类标准进行归类，如按照事务类别、年份、项目等进行分类整理。
（3）新建项目或完成项目时，必须及时整理和归档相关档案，并按照规定存放位置存档。
2. 档案整理（1）对已经建立的档案，定期进行检查和整理，清除过期、无用的档案，确保档案信息的及时更新和完整性。
（2）档案整理时，应按照规范的方法进行，如整理、装订、封装等，确保档案的保存质量。
3. 档案保管（1）各部门必须做好档案的保管工作，保证档案的安全可靠。
（2）重要档案必须定期备份，确保档案信息不会丢失和损坏。
4. 档案利用（1）档案管理部门提供档案的查询、借阅、复印等服务，确保员工能够方便、及时地获取所需的档案信息。
（2）档案利用时，必须按照规定的程序进行，保护档案信息的机密性和完整性。
五、档案安全1. 纸质档案安全（1）纸质档案必须存放在防火、防潮、防盗的专用档案室内，定期进行消毒和清理。
（2）禁止私自将档案带出公司内部，确保档案的安全性。
2. 电子档案安全（1）电子档案必须存放在安全的服务器内，并设置定期备份和加密措施。
（2）设定权限，防止未授权人员访问和修改电子档案。
六、档案处置1. 重要档案（1）重要档案包括公司章程、合同、财务报表、人事档案等，必须按照规定的程序加以保管和处理。
（2）重要档案不得随意销毁或转移，必须经过档案管理委员会审定后方可处置。
工程公司的档案管理制度
工程公司的档案管理制度一、总则为了规范工程公司的档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的安全性、完整性和可用性，根据《档案法》的相关规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于工程公司全体员工在公司内部进行档案管理工作时的行为规范。
三、档案管理的原则1. 知情原则：凡公文档案应当记录、报告或处理的全部情况均应依法予以保留。
2. 服务原则：档案管理是为企业服务的活动，档案应当及时、准确、完整、方便地为企业的经营管理和科研活动服务。
3. 利用原则：档案管理应根据经济建设的需要，促进档案的有效利用，提高工作效率。
4. 确权原则：档案必须真实、完整、准确、可靠地反映实际情况，确立审理权益。
5. 爱护原则：档案是不可复制的资源，必须爱护、珍惜，杜绝灭失、篡改、遗漏等现象。
四、档案分类工程公司的档案按照内容、形式和保存期限可分为以下几类：1. 公司基本信息档案：包括公司组织机构、工商登记、法律文件等相关资料。
2. 人事档案：包括员工档案、职工培训档案、考核评价档案等相关资料。
3. 财务会计档案：包括业务收支、财务报表、审计报告等相关资料。
4. 项目管理档案：包括项目立项、合同、施工图纸、竣工验收等相关资料。
5. 行政管理档案：包括会议记录、决议文件、通知公告等相关资料。
6. 安全管理档案：包括工程安全监管、事故调查、应急预案等相关资料。
五、档案管理程序1. 档案的登记和归档公司每份档案都要经过登记，包括文件标题、文件编号、责任人等信息，并按照归档规定进行分类和整理，存放在指定的档案室。
2. 档案的保管和借阅公司档案室由专门的档案管理员负责保管和管理，档案必须定期检查、更新、整理，防止遗失和损坏。
员工如需查阅档案须提出书面申请，并经过审批批准后方可查阅。
3. 档案的销毁和处理档案保管期限届满或不再需要时，应根据规定进行销毁处理，不能随意丢弃或破坏。
销毁过程需要有专人监督，并做好销毁记录。
对于涉密档案，也需按照相关规定进行安全销毁。
施工档案管理制度
施工档案管理制度第一章总则第一条为了加强建筑工程施工档案的管理，确保档案的真实性、完整性和系统性，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合实际情况，制定本制度。
第二条施工档案是指在建筑工程施工过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、照片、音像、电子文件等资料的总称。
第三条施工档案是建筑工程施工的重要组成部分，是工程质量评定、竣工验收、维护管理的重要依据，也是处理工程纠纷、追究法律责任的重要证据。
第四条施工单位应当建立健全施工档案管理制度，明确施工档案的收集、整理、保管、利用和保密等要求，确保施工档案的真实性、完整性和系统性。
第五条施工档案管理应当遵循真实性、完整性、及时性、规范性和安全性的原则。
第二章施工档案的收集与整理第六条施工档案的收集应当贯穿于建筑工程施工的全过程，包括工程准备、施工、竣工验收等阶段。
第七条施工单位应当指定专人负责施工档案的收集工作，明确各岗位的职责和任务，确保施工档案的及时、完整收集。
第八条施工档案应当包括以下内容：（一）工程基本资料：包括工程合同、设计文件、施工图纸、施工方案等；（二）施工过程资料：包括施工日志、施工记录、检验报告、施工照片、音像资料等；（三）竣工资料：包括竣工图纸、竣工报告、竣工验收记录等；（四）其他相关资料：包括工程变更、工程签证、工程索赔、工程维护管理等。
第九条施工档案的整理应当遵循以下要求：（一）真实性：施工档案应当真实反映工程实际情况，不得伪造、篡改；（二）完整性：施工档案应当完整，包括所有相关资料，不得有遗漏；（三）系统性：施工档案应当按类别、时间顺序进行整理，确保资料的系统性和连贯性；（四）规范性：施工档案的整理应当符合国家有关档案管理的规范和要求；（五）安全性：施工档案应当妥善保管，防止遗失、损坏、被盗等风险。
第三章施工档案的保管与利用第十条施工单位应当建立施工档案保管制度，指定专人负责施工档案的保管工作，确保施工档案的安全。
第十一条施工档案应当按类别、时间顺序进行分类保管，建立档案目录和索引，便于查找和利用。
建筑工程公司档案管理制度
建筑工程公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和管理建筑工程公司的档案资料，维护公司利益和形象，提高工作效率，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于建筑工程公司的所有部门和全体员工。
第三条公司的档案资料包括纸质档案和电子档案两种形式，具有保密性和完整性。
第四条公司档案管理分为档案管理组织和档案管理制度两个方面，具体由公司设立的档案管理委员会统一管理。
第五条所有员工都应按照公司的档案管理制度进行操作，严格保守档案资料的秘密，不得私自篡改、毁坏档案。
第二章档案管理的组织第六条公司设立档案管理委员会，具体负责公司档案管理工作的组织和实施。
第七条公司设立档案管理部门，由专业人员负责档案的整理、归档、保管和检索工作。
第八条公司设立档案管理员，负责管理公司档案管理部门的日常工作，指导员工执行档案管理制度。
第九条公司设立档案审查委员会，负责对公司档案的审查和整理工作，确保档案资料的准确性和完整性。
第三章档案管理的制度第十条公司制定档案管理制度，明确档案的分类、归档、保管、借阅和销毁等流程。
第十一条公司建立档案管理系统，实现档案的实时更新和查询，保证档案的及时性和准确性。
第十二条公司建立档案借阅制度，规定员工如何申请借阅档案，借阅后应如何归还档案，积极配合档案管理部门的工作。
第十三条公司建立档案销毁制度，明确对于已经过时或者无用的档案资料应如何销毁，以免占用宝贵的存储空间。
第十四条公司建立档案安全保密制度，保护档案资料的安全性和机密性，严防档案泄露的发生。
第四章档案管理的监督和评估第十五条公司设立档案管理监督机构，对公司档案管理制度的执行情况进行监督和检查。
第十六条公司定期组织档案管理工作人员进行培训，提高员工的档案管理意识和能力。
第十七条公司定期对档案管理制度进行评估，及时发现问题并采取有效措施加以解决。
第五章附则第十八条本管理制度自发布之日起生效。
第十九条公司如对本管理制度的任何条款作出修改，须经档案管理委员会讨论通过方可执行。
工程公司档案管理制度
工程公司档案管理制度一、总则为了规范工程公司档案管理工作，确保档案的安全、完整性和及时性，提高档案管理效率，提升工程公司综合管理水平，特制定本档案管理制度。
二、档案管理范围工程公司档案管理范围包括以下内容：1. 公司组织机构、管理规章制度、工作计划、业务流程、内部决策、项目管理等相关文件和记录；2. 会计凭证、报表、税务资料、财务分析、审计报告等财务与财务管理相关文件；3. 合同、投标文件、招标文件、中标通知书、工程施工图纸、工程管理文件等工程项目相关文件；4. 人事档案、绩效评价、聘用合同、培训记录等人力资源管理相关文件；5. 其他与工程公司业务运作、管理活动、决策制定等相关的文件和记录。
三、档案管理责任部门1. 公司领导层负责公司档案管理的决策和监督工作；2. 公司行政部门负责具体的档案管理工作。
四、档案管理制度1. 档案分类管理：按照档案的性质、内容、形式等特点，对档案进行分类归档，建立档案目录，建立档案数据库，方便档案的检索和管理。
2. 档案接收与登记：对于公司新建的档案文件，应及时接收并做好登记工作，确保档案的完整性和及时性。
3. 档案保管：对公司档案进行定期清点、整理、归类和封存，确保档案的安全性和保密性。
4. 档案借阅与利用：对于需要借阅档案的部门或个人，应提出书面申请并经过审批，在档案室内进行借阅，并建立借阅登记制度。
5. 档案销毁：对于已经无效的档案文件，应及时进行销毁处理，严格按照公司的销毁管理程序执行，确保档案的合规销毁。
6. 档案信息化建设：加强对公司档案信息化建设的推进，建立电子档案管理系统，提高档案管理效率和便捷性。
7. 档案教育培训：定期开展档案管理知识和技能培训，提高员工的档案管理意识和能力。
五、档案管理规定1. 对于涉及公司重要机密的档案文件，应加强保密级别，严格限制查阅和复制权限；2. 对于公司档案资料的损坏、丢失等情况，应及时报告领导，并按公司规定进行处理；3. 对于涉及法律诉讼、纠纷处理等的档案文件，应按照法律规定保存期限和管理流程处理。
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建筑工程公司档案管理规定Last revision date: 13 December 2020.档案管理制度1.目的为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。
2.档案管理范围此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。
本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。
具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。
3.档案管理机构及职责公司档案工作实行二级管理。
其中：一级管理是指公司总经理办公室的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。
每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情况进行巡查。
行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进行管理，各部门根据部门内部档案管理的流程制度，对档案的形成、整理、积累、存档进行管理。
公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。
行政人事部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。
统筹规划公司各部门的档案工作，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。
各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。
坚持平时整理。
根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。
负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。
接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。
档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
档案管理人员变动时，行政人事部要对档案交接负有监交责任，且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。
会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。
4.档案管理原则档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。
归档资料要进行登记，编制归档目录。
档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。
需要长期借出的需经档案管理员上报总经理批准。
任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。
归档文件的密级，按照的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生；涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。
借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立即向行政人事部主任报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。
借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录，认真完善各种借阅手续。
借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。
公司档案资料不许外部人员借阅。
特殊情况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。
5.档案管理办法档案档号的编制：档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。
档号编制方法：档号基本结构组成是由公司标志、分类号、（一级分类、二级分类）年度号和案卷号组成。
档案保存期限档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。
工程档案（土建技术、质量、安全、经营；水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保存；人事档案列为长期保存；会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。
档案的归档归档范围：可根据实际情况进行归档，具体应由公司各部门的负责人确定编制。
归档要求：公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档；工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档；电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久保存的介质中，连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交；声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档，对于会议形成的声像归档，会议结束后半个月归档。
档案交接时，双方当面点清，并同时在《档案案卷移交目录》上签字。
已经归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给档案管理部门《文件更改申请单》，连同原文件一并存档、备案。
未经许可不得私自涂改。
归档的文件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留的，行政人事部保存复印件。
工程竣工档案管理：工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交行政人事部，办理档案移交手续。
项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交行政人事部，归档存放。
档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字，方可借阅。
在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。
借阅完毕后按原样及时送回档案室。
年终档案归档结束后，将存档情况上报总经理。
定期检查档案存放情况，发现问题及时处理并上报公司领导。
档案一律存放在柜内，档案按工程竣工时间分区，按工程分类，按专业分号。
按先后顺序整齐存放，并填写《竣工档案登记明细表》，档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。
6.档案分类管理说明文件档案的管理：文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。
档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门主管审批。
归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。
文件档案纸张的规格以A4纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达到210mmx297mm尺寸标准。
电子文档的管理：收集、积累要求：（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。
在“无纸化”计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
（3）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
（4）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
（5）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
（7）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。
（8）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
（9）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
收集、积累方法：（1）及时按照要求制作电子文件备份。
（2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
（3）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
（4）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
归档要求：（1）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。
必要时，复制第三套，异地保存。
对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
（2）本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。
禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（3）存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
（4）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
（5）需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
（6）原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。
声像档案的管理：声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件(底片)，重要资料要附文字说明。
文字说明的编写要求：（1）基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
（2）应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
（3）照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。
声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。
对存放的照片要定期检查。
原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导批准，方可限期外借。
利用率高的声像档案可将复制件外借使用。
行政人事部附件：2档案的归档范围和保管期限表附件3档案案卷移交目录移交单位：移交人：附件4附件4文件更改申请表附件6文书档案卷内文件目录文书档案卷内文件目录照片档案卷内目录附件7归档文件目录。