档案立卷整理说明
档案整理、归档、立卷操作步骤
是来自平时学习积累总结的
有问题的地方肯定有的
还请大家批评指正！
档案整理、归档、立卷操作步骤
学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录
应实行统一集中管理
归档、立卷在具体操作中有以下步骤：
一、收集
1、收集范围：凡是记载和反映学校主要职能活动具有保存价值的各种类型（文书、教学、科技、财会文件材料等）各种形式（文字、图表、声像、实物等）的历史记录都应归档
2、档案来源：
（1）上级来文：（主要是教育局来文）
（2）本级形成的文件、材料
主要有：①校长办公室；②教务、教研处；③政教处；④成职教；⑤共青团；⑥教育工会；⑦现代教育技术装备；⑧总务处等处室
具体请看《庆元县中小学校档案归档范围和保管期限表》
二、整理
大家收集起来的文件很杂乱
就要求以一届学生的文件、材料组成一卷
②问题：一卷可以一个问题或几个问题
文件材料多的就一个或两个问题组成一卷
文件材料少就几个问题组成一卷
但也不能太杂
同一个问题应该在同一卷（如果同一个问题文件材料很多
可以根据实际问题有规律的分成几卷
例如：学校与每个学生签订的协议书
可以一个班的文件材料组成一卷
其中照片档案办公室可以先组卷
组卷方法请看实例
学校照片档案大致可以分以下几类：
1、学校重要活动、县市以上领导视察本校等形成的照片；
2、毕业班合影；
3、获市以上的奖品、奖杯、奖旗、证书等实物照片；
4、文、体活动有代表性的照片；
5、重要教学活动的照片
十三、建立各种台账
1、借阅档案登记薄； 2、利用效果登记薄；
立卷整理归档制度(5篇)
立卷整理归档制度一、文书立卷整理是____工作的一项基本制度。
本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。
二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。
三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事(问题)一件，便于保管和利用。
1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件；3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号；5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。
7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；9、基建档案由基建部门，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；四、文书书写要求1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。
2、文字书写一律从左至右横写。
立卷整理归档制度（2）是指企业或组织为了管理和保存文件资料而制定的规章制度。
该制度旨在规范文件资料的整理、归档和保存，并确保文件资料的安全性和可查性。
立卷整理归档制度的主要内容包括：1. 文件分类和编号：按照一定的分类标准对文件进行分类，并为每个文件编号，以便于整理和查找。
2. 文件整理和归档：根据文件分类和编号的要求，对文件进行整理和归档。
文书档案立卷归档制度(5篇)
文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手，写作无忧。
]为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。
一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。
二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。
结案后及时交专(兼)职档案人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。
各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知公司档案室。
2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
四、各部门专(兼)职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年____月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。
3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。
五、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。
2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。
3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4、公司____请示与上级机关的批复。
5、公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。
9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。
档案整理立卷说明
档案整理立卷说明
一、立卷归档情况：
1、文书档案1984-2000年永久*卷，长期*卷，已移交至区档案馆。
现存有短期*卷。
2、照片档案*张。
6、电子档案*盘。
二、立卷整理情况的主要内容：
1、立卷整理的组织形式及分工：
文书档案由办公室工作人员负责收集资料、归档立卷；然后交给综合档案室统一编号、上架。
照片、科技、光盘档案由综合档案室收集整理。
2、案卷排列与编号
为了方便提供利用，提高检索效率，我们编制了*本案卷目录和*本归档文件目录。
建立了所有门类和载体档案资料的案卷级或文件级数据库，实现了所有档案资料微机检索查询。
文书档案定类目代号为WS，，以卷为单位整理，永久、长期目录号为：Y，按“年度—机构（问题）—保管期限”分类方法进行归档，以“件”为单位整理，件号在分类方案的最低一级类目下编号。
簿分类号以KJz代表，每个类目下，从“1”开始起目录号；财务报告（报表）的分类号以KJb代表，每个类目下，从“1”
照片档案，按照片形成时间归档，以组为单位整理入照片档案册，每册中从“1”开始编号，建一本目录，分类与目录号定为“Szy1”。
2015年月日。
档案立卷归档情况说明
1.档案室如何编写档案立卷说明根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则指南》及等有关规定和要求，结合区本单位实际制定的《档案分类方案及保管期限表》进行立卷。
1、文书档案：按年度——保管期限立卷2、会计档案：按年度——保管期限——问题（类别）立卷。
3、科技档案：按性质——工程项目——保管期限立卷。
4、声像档案：按问题立卷。
5、实物档案：按类别立卷。
如：本年度的文书档案整理的方法是“年度—机构—保管期限”分类法，主要分为综合、政工、业务类、其它，按期限分永久、30年、10年三类。
四、归档范围1、凡是记述和反映本社工作活动的具有保存价值的各种载体文件、图表、声像材料。
2、上级颁发的需要贯彻执行的或参照的各种文件材料。
五、案卷数量本年度形成文书档案盒件，其中永久盒件，定期30年盒件，定期10年盒件。
六、立卷人和立卷时间立卷人：立卷时间：。
2.机关文书档案“归档说明”如何写机关文书档案“归档说明”，是机关文书档案以卷为单位的“立卷说明”的延续，是机关文书档案以“件”为单位的整理情况说明。
建议机关文书档案“归档说明”分两部分来写：第一部分是归档单位基本情况，第二部分是归档情况。
具体的讲，第一部分归档单位基本情况，主要写如下内容：一、归档单位的名称、成立时间、工作性质、职能范围、隶属关系；二、内部机构的设置、人员编制及领导人的变化情况；三、主要工作活动情况及主要工作指标任务完成情况；四、与归档单位紧密相关的重大事件，重大新闻，重大活动等。
3.档案立卷归档制度是什么一些内容是某学校的档案立卷归档制度为推行文件材料的平时立卷制度，保证各类档案齐全、完整、系统、及时地归档，特制定归档制度如下：1.我校实行文书处理部门或业务部门的平时立卷制度。
各职能部门将所形成的文件材料，按规范要求立卷后移交校档案馆。
2.归档范围：凡是针对我校工作具有指导性、指令性的上级来文；学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。
档案立卷归档制度
档案立卷归档制度档案立卷归档制度是指对于单位内产生的各类档案资料按照一定的程序和标准进行整理、归类和归档，并进行相应的管理和保存。
下面就档案立卷归档制度进行详细说明。
首先，档案立卷归档制度的目的是为了保证单位内各类档案资料能够按照既定的规范进行分类、归档和保存，便于查询、使用和管理。
同时，这也是为了维护和保护这些档案资料的完整性和可靠性。
其次，档案立卷归档制度的程序包括档案立卷、档案分类、归档和管理四个主要环节。
档案立卷主要包括对档案资料进行整理和整理，确定档案的名称、编号、用途、保管期限等要素。
档案分类是指根据档案资料的性质、用途、来源、形式等特点进行分门别类的过程，包括档案种类划分和档案分类编码。
档案归档是指将已经压缩整理封装好的档案资料进行存放和保存的过程，包括档案控制、交接、档案装订等环节。
档案管理是指对已经归档的档案资料进行管理和维护，包括档案的借阅、移交、销毁等环节。
其三，档案立卷归档制度的标准包括档案名称、档案编号、用途、保管期限等。
档案名称是指用来标识档案归档资料的名称，应该简明扼要地反映出档案资料的性质和内容。
档案编号是指用来标识和鉴别档案归档资料的编码，应该按照一定的规则和标准进行编制。
档案用途是指档案资料的具体使用目的和范围，应该从档案资料的来源、用途、形式等方面进行说明。
保管期限是指档案资料应该保留和保存的时间，一般按照档案的价值、保密性、历史性、法律规定等因素进行确定。
最后，档案立卷归档制度的执行需要依靠相关管理人员的严格执行和监督。
管理人员应该具备相关的档案管理知识和技能，严格按照档案管理制度进行操作，确保档案资料的真实性、合法性和完整性。
同时，还应该加强对档案资料的保密工作，防止档案资料泄露和损坏。
总之，档案立卷归档制度是单位内对各类档案资料进行分类、归档和保存的一套规范和程序。
正确执行该制度能够确保档案资料的安全、完整和可靠，为单位内相关工作的顺利进行提供有力的支持。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求1.收集重点（1）本企业或本部门形成的文件材料；（2）上级单位及与本企业主管业务有密切联系的文件材料。
2.收集范围文件收集的范围应是收文与单位、部室形成的文件，收集文件时可参照综合管理部门的收、发文登记簿，有重点地进行。
3.整理原则文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求（1）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（2）文件材料归档后不得更改。
（3）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（4）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（5）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（6）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（7）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
5.整理方法（1）文件的确定原则：归档文件一般以每份自然文件为一件。
1）正文与附件为一件。
2）文件正本与定稿为一件。
3）正文与发文稿纸、文件承办单为一件。
4）转发文与被转发文为一件。
5）原件与复印件为一件。
6）正本与翻译本为一件。
7）中文本与外文本为一件。
8）来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件。
9）会议记录、会议纪要一次会议为一件。
10）报表、名册、图册、介绍信存根等每册(本)为一件。
11）信息、简报等一期为一件。
（2）文件材料归档年度的确定：原则上文件签发日期为文件所属年度。
1）计划、总结、预算、统计报表、表彰先进等涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
2）跨年度办理的请示与批复、函与复函等来往文件，归入文件的批复、复函（有结果）年度。
3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4）跨年度形成的会议文件归入会议的开幕年度。
5）合同（协议）归入执行完结的年度。
档案的立卷方法和要求
四.归档文件整理工作的内容和方法
1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义
案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具有 有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体. 构成案卷的四个要素: a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的 价值基本一致); c)密级大体相同; d)材料具有有机联系(这点最重要).
档案的立卷方法和要求
3.文件部门整理的优点
1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门 业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利 于提高整理的质量和工作的效率。 2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失， 有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、 完整和保密。 3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作 人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。
5）会计档案按归档材料的保管期限呈递 减排列,凭证按时间顺序排列.
6）应当按照房地产权属变化、产权文件 形成时间及权属文件主次关系排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后).
档案的立卷方法和要求
4.案卷编目方法(办法的第十八条)
4.1.文书档案案卷编目方法
4.1.1填制文件目录和加盖归档章 文书档案应对案卷内的文件填制文件目录,按照卷内排列顺序
4.1.3填制案卷封面 每一案卷需填写案卷标题(题名) 、年度、保管期限、
机构名称、起止件号.
档案的立卷方法和要求
4.1.4填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一
案卷的登录内容由下面表格项目构成. 案卷目录(数量)表
(采用excel表格,统一表格到院内 网中获取) 案卷(顺序)号 题名 年度 页数 期限 备注
档案立卷及整理规范
档案立卷及整理规范一、卷内文件排列（一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；（二）卷内文件按其形成时间顺序排列。
首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列；（三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。
二、卷内文件编号（一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号；（二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。
三、卷内文件目录的编制（一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号；（二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全；（三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称；（四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。
例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为[关于五一放假的通知]，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加[]。
（五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写；（六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号；（七）备注：对卷内文件变化做必要说明。
四、卷内备考表的编制（一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；（二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名；（三）检查人：由案卷质量审核者签名；（四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名；（五）备考表附于卷尾。
五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。
标题简练，概括准确六、案卷的装订：用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。
年度档案立卷整理
年度档案立卷整理一、预立卷（平时归卷）1、学校各院、系、所、中心、部、处、工会、团委和直（附）属部门等实体单位，均为立卷部门。
2、各立卷部门的文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按学校公文处理制度做好文件材料的收集工作，将办理完毕的文件，根据文件材料预立卷类目随时分类存放。
二、整理立卷（组卷）1、立卷原则文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
2、文件按年度或问题进行立卷分类①分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。
跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。
②分问题：将文件按其内容所反应的问题、事件分开。
3、以问题为主进行立卷组合①学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。
②工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。
③会议文件，按会议的届次组合。
④统计、报表、名册等，按照名称组合。
⑤简报按名称或期号组合。
4、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列①批复在前，请示、报告在后。
②结论性材料在前，依据性材料在后。
③其他文件材料按时间顺序排列。
5、组卷的页数要求（档案盒分为1公分和2公分两种）①对组成的案卷中文件页数要求是，一般不超过200页。
②对同一问题文件数量较多的可酌情适当分卷。
③对问题单一文件页数少的可将几个相近问题组成一个综合卷。
6、拆除卷内文件中的金属物，在装订线以外有字迹的文件或尺寸不一的以及破损文件材料要进行加边或修补。
7、编页号①卷内目录、备考表均不编页号。
②卷内文件单面或双面只要有书写文字，均应编写页号。
③页号位置标在每页材料非装订线一侧的下角。
8、卷内目录①卷内目录位于卷内文件之前,目录需录入南大之星档案管理系统后再打印。
②一级目录：档案所属年度；全宗号：“2”；实体分类号：a.党政管理类档案（本部门的管理性文件材料；针对南开大学的上级来文）填“DZ-所属年份”，如：DZ-2009；b.资料类档案（普发性的上级来文）填“ZL-所属年份”，如ZL-2009；c. 外事类档案填“WS-所属年份”，如WS-2009；d.实物类档案（签字簿、纪念章、书画、奖励证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗）填“SW-所属年份”，如SW－2009；e.光盘类档案填“GP-所属年份”，如GP-2009；其他类档案依此类推。
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档案立卷整理说明
一、立档单位情况：
本中心成立于1993年8月称浦江住房基金管理中心，现更名为金华市住房公积金管理中心浦江分中心。
原来在房管处3楼办公，于2005年7月份搬入县农行四楼办公。
现有中心主任1名、协理员1名、办公室2名、财务2名、大厅4名。
二、立卷归档情况：
1、文书档案永久长期21卷，短期3卷。
2、会计档案、帐册、报表、84卷，凭证337卷
3、业务档案：①支取79卷②变更汇交99卷③贷款1040卷
4、设备档案6卷
5、照片
三、立卷整理情况的主要内容：
1、立卷整理的组织形式及分工：
文书档案、贷款档案由办公室负责收集资料、归档立卷；会计档案由财务人员负责收集、归档立卷，然后交给综合档案室统一编号、上架。
业务档案支取、变更汇交由大厅负责收集、立卷归档。
照片、设备档案由综合档案室催办。
2、立卷材料的来源、内容、形式和完整的情况：
（1）文书档案的来源主要是办公室、主任、书记及上级的收文、发文。
内容有工作学习计划、总结、会议纲要、人事调动、工资、合同协议。
形式以纸质文件材料为主。
本中心文书档案是从浦江县住房
委员会文书档案中分离出来，难免在分的时候会有穿叉，但基本完整。
（2）会计档案的来源主要是财务室。
内容为总帐、明细帐、现金银行日记账、年报、每月会计凭证。
形式以纸质文件材料为主，基本完整。
（3）业务档案的来源主要是大厅。
内容为住房公积金抵押贷款、公积金支取、变更、转移、汇缴、明细帐、对帐单。
形式以纸质材料为主，基本完整。
（4）设备档案为整个中心，内容为汽车、空调、电脑、复印机的说明书。
形式中有纸质材料，也有磁性材料，基本完整。
（5）照片档案的来源主要是办公室。
内容为培训班、动员会、搬迁的部分照片，形势以胶质为主，基本完整。
四、立卷选择的分类方案、排列编号的方法：
金华市住房公积金管理中心浦江分中心分类按五大类分类法，即文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、特种载体档案。
而五类档案都是按年度——问题——保管期限分，然后分年度、分保管期限排列，跨年度编大流水号。
金华市住房公积金管理中心
浦江分中心
2005年10月28日。