信息技术公司管理制度

X X X信息技术有限公司规章制度

前言

XXX信息技术有限公司（下面简称公司）的规章制度适用于公司全体部门。此制度是公司各部门正常运行的行为规范。公司的每位员工都在制度的约束和指导之下。本制度由相关部门起草，总经理签署。本制度在执行过程中，经董事会决定方可修改、增加或废止。本制度自发布之日起实施。制度共分六编：

第一编：组织规程

第二编：行政管理制度

第三编：人事管理制度

第四编：财务管理制度

第一编组织规程

组织指公司内部的具体形式，是公司行为的载体和执行者。公司组织结构的制定是公司依据市场变化，随时调整战略的重要手段，也是公司各项工作及时落实的保障。公司应根据不同的发展阶段和发展战略调整公司的组织结构形式，以适应市场的变化需要。

本编包括以下内容:

第一章公司部门设置及基本工作职责

第二章总经理职责

第三章副总经理职责

第四章技术总监职责

第五章市场产品总监职责

第一章公司部门设置及基本工作职责

公司的负责人为总经理，公司各部门负责人均由总经理任命。具体设置如下图：

一、董事会职责

1、负责召集股东会，并向股东报告工作；

2、执行股东会的决议；

3、审定公司的经营计划和投资方案；

4、制订公司的年度财务预算方案；

5、制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案；

6、制订公司增加或者减少注册资本方案；

7、拟订公司合并、分立、变更公司形式、解散的方案；

8、决定公司内部管理机构的设置；

二、综合管理部基本工作职责

1、行政事务：

⑴ 拟定公司行政管理制度并监督实施；

⑵ 公司会议管理；

⑶ 档案管理；

⑷ 印章管理；

⑸ 合同管理；

⑹ 办公设备及办公用品采买和管理；

⑺ 车辆管理；

⑻ 消防、安全卫生管理；

⑼ 资产管理；

⑽ 公司经营所需的各种信息资源管理；

⑾ 公司对外关系管理；

⑿ 公司各项年检工作；

⒀ 企业文化建设及企业形象策划；

⒁ 完成总经理及副总经理交办的其他任务。

2、人事管理事务：

综合管理部的人事职责是负责公司各级员工的聘用、考核、监察、调动、离职、社会保险等。具体职责如下：

⑴ 组织拟定公司各机构的人员编制计划；

⑵ 负责公司各职位薪酬规划、福利制度制订与修订；

⑶ 负责公司人员选聘、考核、监察、调动等工作；

⑷ 对拟招聘的公司人员进行面试调查，并办理有关入职手续；

⑸ 办理人员任免、调薪、迁调、奖惩等各项事务；

⑹负责公司员工劳动合同、社会保险、请假等工作；

⑺ 定期组织对员工的考核、评议；

⑼ 员工考勤管理及劳动纪律管理；

⑿ 负责落实执行公司的各种规章制度；

⒀ 完成领导交办的其他任务。

三、财务部职责

1、对公司的财务管理负全责，具体负责公司日常财务管理及核算工作。

2、根据公司资金运作情况合理调配资金，确保公司资金正常运转；

3、搜集公司经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料并进行分析、提出建议，定期向总经理报告；

4、组织编制公司月、季、年度营业计划和财务计划，对资金运作情况进行检查和分析；

5、严格财务管理、加强财务监督，督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律；

6、负责公司各项财产的登记、核对、抽查和调拨，按规定计算折旧费用，保证资产的来去分明；

7、了解公司所有对外经济合同的内容；

8、负责公司现有固定资产管理工作；

9、会计意见反映及督促，税务及税法研究；

10、完成领导交办的其他任务。

四、工程技术部职责

1、工程技术部立足于信息系统维护与新项目开发；

2、立足行业客户软件定制开发；

3、在项目经理带动下，实施项目；

4、系统维护以及内部网的开发和维护；

5、公司信息化建设的其它工作。

五、产品研发部职责

1、负责新产品的研制开发、引进及消化吸收；

2、现有产品的改进；

3、对公司内外相关部门提供技术服务和技术支持；

4、做好各类技术信息和资料收集、整理、分析、研究汇总、归档保管工作，为逐步实现公司现代化销售的目标，提供可靠的指导依据；

5、负责制定公司产品的企业统一标准，实现产品的规范化管理；

6、及时指导、处理、协调和解决产品出现的技术问题；

7、负责编制公司技术开发计划，抓好技术管理人才培养，技术队伍的管理。有计划的推荐引进、培养专业技术人员，搞好业务培训和管理工作；

六、业务拓展部职责

1、根据公司下达的指标完成销售计划；

2、制定有效的市场营销策略，并实现之；

3、管理销售团队，挖掘优质客户；

4、拓展客户市场。制定相应的市场营销计划；

5、进行市场竞争情报的收集和分析；

6、利用公司已有的销售渠道有效拓展公司相关产品和业务；

第二章总经理职责

总经理是公司经营计划、方案的组织实施者和监督者，其职责范围如下：一、执行董事会决议，主持全面工作，保证经营目标的实现，及时、足额地完成公司经营指标；

二、组织实施经董事会批准的公司年度工作计划和财务预算报告及利润分配、使用方案；

三、审核批准公司的各种计划，审核批准各部门工作计划及财务计划；

四、以法人代表的身份代表公司签署有关协议、合同、合约和处理有关事宜；

五、决定组织体制和人事编制，各个职能部门和各部门经理的任免、报酬、奖惩；建立健全公司统一、高效的组织体系和工作体系；决定对成绩显著的员工予以奖励、调资和晋级，对违纪员工的处分，直至辞退；

六、健全财务管理、搞好增收节支和开源节流工作，保证现有资金的保值和增值；

七、搞好员工的思想政治工作，加强员工队伍建设，建立一支作风优良、纪律严格、培训有素，适应需要的员工队伍；

八、加强企业文化建设，搞好社会公共关系，树立公司良好的社会形象。

第三章管理者代表职责

管理者代表是公司主营业务的具体实施者与监督者，其职责范围如下：

一、协助总经理制订公司中长期战略规划；

二、协助总经理确定公司整体经营计划和公司总目标；

三、负责整体经营计划的具体实施，制定经营计划的实施计划，实施计划的落实；

四、辅助与协调销售工作和项目组织实施工作，辅助销售人员制定销售策略，售前信息化咨询，编写信息化解决方案；

五、辅助项目经理组织项目团队、制定项目实施计划，项目实施工作的协调；

六、协调技术人员参与项目售前工作；

七、协调好销售人员与项目实施人员的配合工作；

八、负责组织公司各项管理与规章制度的起草，并组织上会讨论，修改通过；

九、负责公司绩效管理体系的设计，并组织上会讨论，修改通过；

十、负责监督各项管理与规章制度的执行，绩效考核制度的真正落实；

十一、逐步完善公司各项制度与管理机制，提升公司管理水平；鼓励不断改进与创新，使公司始终充满活力；

十二、注重培养行业专家，积累行业应用，使行业咨询、规划、项目快速实施能力作为公司的核心竞争力；

十三、注重公司核心团队能力培养与稳定；

十四、由总经理授权处理的其他重要事项。

第三章技术总监职责

一、组织企业产品技术发展趋势分析、新产品开发；

二、把握企业技术发展方向,负责组织制订企业科技发展及技术进步规划、计划,并组织实施；

三、负责领导技术开发、研究工作；

四、主管企业技术推广、技术保密等工作；

五、负责抓好技术人员的继续教育和知识更新工作；

六、抓好技术人员的使用、培训、调动、晋级、奖惩工作；

七、贯彻落实技术类岗位责任制和工作标准，密切与公司各部门的工作关系，加强与有关部门的协作配合工作；

八、完成领导交办的其他工作。

第四章市场产品总监职责

一、组织整合公司市场营销运营管理体系；

二、制定公司营销战略和产品策略，保证公司销售目标的实现，并监控具体执行情况；

三、根据公司产品策略，制定产品推广计划，组织促销方案，并对实施效果进行评估；

四、根据销售数据、市场数据以及第三方统计进行市场分析并定期提供市场报告；

五、负责公司市场活动的协调、指导、监控、评估。

六、各项内部管理、专业培训及部门运行成本控制

行政工作是公司的辅助管理工作，其宗旨是使公司运转有序，其制度包括以下内容：

第一章文书档案管理制度

第二章印章管理制度

第三章合同管理制度

第四章办公设备及办公用品管理制度

第五章通讯费用管理规定

第六章采买制度

第七章车辆管理制度

第八章卫生保洁制度

第九章日常事务管理制度

第一节文书管理

一、文书的分类

文书分为文件、信函两种。文件包括签报、通知、决定、决议、会议记录、会议纪要、制度、法律事务等。信函包括信件、介绍信、证明、委托书等。

1、文件

⑴签报：签报用于下级请上级指示和批准的事项，用“签报”；

⑵通知：传达指示，要求办理或者需要知道的事项，用“通知”；

⑶决定、决议：对某些问题或者重大事项做出安排，用“决定”；

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”；

⑷会议记录：记录会议议定事项和主要精神，用作存档的，用“记录”

⑸会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“纪要”；

⑹制度：各种规章制度、员工守则等需要全体员工遵守的规则，用“制度”；

⑺法律事务：所有律师事务所提供的法律、法规类文件，用“法律”。

2、信函

⑴信件：对外发送信件及接受信件，包括信件、邮件、包裹单、特快专递等。

⑵介绍信：外出至银行、政府机关、事业单位等办理工作事宜，需持介绍信；

3、文件编号规则如下

XXX信息技术（部门）[年]*号

部门简称：行政发文“办”

人事发文“人”

二、文书的管理

所有收发文件中，公司的文件由综合管理部统一管理。

第二节档案管理

本节档案所指为公司原始资料。

一、管理部门

公司档案管理的责任部门为综合管理部。

二、档案编号

IGIT （部门）[年]档案第*号

部门简称：行政－XZ

人事－RS

财务－CW

工程－GC

业务拓展部－YW

产品研发部－YF

三、档案整理

综合管理部应每年对档案进行整理，对重复档案进行销毁，对不全档案进行补充。

四、管理

1、档案管理人员应认真、负责、无遗漏地进行分类、登记、归档。收到的文档先签记，再分类保存；

2、借阅文档应签字登记，使用完毕后及时归还。借期超过一个月的档案管理人员应催收；

3、档案为公司机密，档案管理员、借阅人对所知悉的档案应保守秘密，不得泄密；

4、档案管理员、借阅人应细心保管公司档案，损坏、丢失公司档案按相关条例进行处罚；

第二章印章管理制度

本制度所称的“印章”指公司公章、公司合同章、公司财务章、法定代表人名章等。

一、印章使用规则：

1、公司公章、合同章由综合管理部指定专人管理使用，执章人必须签署“用印审批单”，人员变更时应办理书面交接手续，交接手续应存档保管；

2、所有印章均应建立印章印样档案；

3、凡需印章的各类文件，均须经有关负责人签字后方可使用。

4、印章管理人员须对印章使用情况进行登记；

5、印章不经批准不得携带外出；

6、盖章要求位置恰当，对有年月日内容的盖章要求先填定内容再盖章，对合同等权益性文件，对要求同时有签名和盖章的，应先签名后盖章，对于一页以上内容的合同要求加盖骑缝章，对需加盖多个印章的文件，各印章不能交叉重叠，不能压住正文，不能盖出纸边；

7、不得伪造、变造印章、印样；

8、使用印章时，严禁对空白的介绍信、证明、合同等加盖印章，

9、印章管理人员如违反本制度规定，公司将给予扣发工资、赔偿损失、辞退等处理，并有权追究其法律责任，

二、公司公章的管理：

1、公章适用范围：

⑴ 以公司名义对外所发各类文件；

⑵ 以公司名义对各部门所发文件、通知等；

⑶ 公司各类对外报表；

⑷ 公司对外签订的协议；

⑸ 其他由领导指定用章的文件。

2、公章使用程序：

⑴ 凡需加盖公章之文件、公函及各种财务报表、对外报表，均需相关部门负责人在“用印审批单”上签字，公章管理人员凭签字盖章；

⑵ 用章后的文件、公函，需登记存入档案。

三、公司合同章的管理：

1、合同章使用范围：

公司对外签订的各类合同。

2、合同章使用程序：

⑴ 凡需使用合同章的文件，需经公司部门负责人签字后报领导签字批准，方可用章；

⑵ 所有合同，公司至少留存2份，盖章后，1份存入合同档案（综合管理部保管），1份转给财务部；

四、公司财务章管理

公司财务章管理办法见财务管理制度。

五、法定代表人名章

法人代表人名章主要用于签发支票（现金、转帐）及其社保、住房公积金等办事机构的印样档案。无特殊情况一般不使用。

第三章合同管理制度

本制度所称合同指以公司名义对外签署的所有书面协议。订立合同、执行合同均应遵守本章规定。凡在合同的订立、执行、变更过程中公司遭受损失，相关人员有过错的应赔偿公司损失，并追究其责任。

一、订立合同的程序

订立合同应按如下程序进行：

1、起草

合同的起草应由参与谈判并掌握订立合同背景情况的人员负责。

2、协商

双方就合同草稿内容进行协商。我方代表应遵循公司利益高于一切的原则，不得为谋取私利牺牲公司的利益，不得与对方恶意串通损害公司的利益。

3、定稿

代表公司与对方协商合同内容的人员，应根据双方协商的结果进一步修订、完善合同内容并交付打印。我方至少留两份原件。

4、审核

⑴签订合同应填写《公司对外签订合同审核表》；

⑵经各相关部门审核无误后，方可签订；

⑶若需修改，则依据各部门审核意见对合同进行修改、补充、完善。

5、签字、盖章

由我方代表在合同文本上签字，签字后的合同文本加盖合同专用章。

6、归档

所有合同在双方签字、盖章后三日内应将合同原件归档。合同履行中不得使用合同原件，应使用复印件。

7、合同的变更程序

合同成立后，经双方协商同意可以对原合同进行变更。合同变更的程序与合同订立的程序相同。

二、合同管理：

1、归档

双方签字、盖章后三日内，我方负责订立合同的人员应将合同原件归档，并办理归档手续，丢失合同原件为违纪行为。

2、执行

合同成立后，公司负责执行合同的人员应认真、负责的执行合同。合同执行过程的情况应及时向有关人员反映，以便及时制定对策。

3、合同原件的查阅

合同原件为公司机密，凡知道合同内容的均负有保密义务。除总经理、副总经理、法律顾问、财务总监及合同人外，其他人无权查阅。

三、合同编号

各类合同和协议管理

1、合同分类

合同主要分六大类：技术服务合同、劳动合同、采购合同、销售合同和各类协议。

2、编号规则

XXXXX―XX—XXXX―XXX

公司、部门缩写(见注1)

年份

当年顺序号（01、02、03……）

类型名称 (见注2)

例如：与公司人事部签订的劳动合同IGIT-RS—2006—01—LD

*注1：部门缩写主要有：

行政－XZ

人事－RS

财务－CW

工程－GC

业务拓展部－YW

产品研发部－YF

*注2：类型名称主要有：

技术服务合同——GF 采购合同——CG 劳动合同——LD

销售合同——XS 各类协议——XY

第四章办公设备及办公用品管理制度

办公用品、办公设备、固定资产的使用、管理应遵循实用、节约的原则。公司所用办公用品及办公设备由综合管理部每月编制“本月支出计划”经部门负责人审核同意后报送副总经理批复。

第一节办公用品

一、购买、入库及出库

1、所有办公用品必须建立台帐，入库、出库必须使用入库单、出库单；

2、公司所需办公用品由综合管理部派人购买。新购进的办公用品应由综合管理部登记入库；

3、出库手续由综合管理部指派专人负责。出库必须填写出库单；

二、办公用品每月15日、25日申请，其他时间原则上不再另行申请；

三、新进人员到职时按“新员工办公用品领用标准”在综合管理部领用所需办公用品，离职时，应将剩余办公用品一并退还综合管理部；

四、印刷品（如信纸、信封、表格等），除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合管理部统一管理；

五、办公用品丢失或被盗、损坏，公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿。

第二节办公设备

一、办公设备主要为电脑、打印机、复印机、传真机、电话机及公司各种服务帐号密码等；

二、办公设备由综合管理部统一管理，已有的和新购进的办公设备应建立设备档案，每台设备都应有相应的责任人管理。设备的管理、维修、更换均应详细记入设备档案。对于需要维修、更换的设备应报综合管理部负责人审核；

三、公司网络的帐号密码由综合管理部统一管理，为保障其安全性，需定期更换密码，报综合管理部备案。不得私自改动，一经发现，按违纪行为论处；

四、各部门于每年的3月上旬填报“部门年度办公设备申购单”，交综合管理部汇总，拟定办公设备购置计划；

五、办公设备由综合管理部负责人按照工作性质和工作需要决定是否发放；

六、员工因各种原因离开公司时，需退还办公设备并办理交接手续。

第三节固定资产

一、固定资产分包括房屋、车辆及其他价值在3000元以上的物品；

二、固定资产由综合管理部统一管理，已有的和新购进的固定资产应建立资产档案，每项资产都应有相应的责任人签字。所有管理、维修、更换均应详细记入资产档案。对于需要维修、更换的办公用固定资产应报综合管理部负责人审核；

三、公司于每年的3月上旬填报“部门年度固定资产申购单”，交综合管理部汇总，拟定“公司年度固定资产购置计划”；

四、固定资产由综合管理部负责人按照工作性质和工作需要决定是否发放；

五、固定资产的管理、维修、更换必须由综合管理部建立相应的档案；

六、员工因各种原因离开集团公司时，需由综合管理部监督进行固定资产交接手续，交接手续办妥后方可办理离职。

第五章通讯费用管理规定

通讯费用是指公司公用通讯费用以及员工个人手机费用。

一、目的

为保障公司通讯资源有效合理使用，加强通讯费用管理，制定本管理规定。

二、适用范围

本规定适用于XXX信息技术有限公司全体人员。

三、通讯费用管理原则

1、手机通讯费额度的给予以业务需要为原则；

2、手机通讯费用实行额度制管理；

3、公司统一发布额度标准：手机话费额度标准；

4、移动通讯设备为员工自配设备。

四、通讯费用管理办法：

1、公司手机实行通讯费用额度制管理。额度分为长期额度和临时额度两种。长期额度为事先确定，在较长时间内不变化的额度。临时额度为当月发生调整的额度；

2、额度内产生的手机话费按实际发生额由公司财务报销；

3、公司财务只报销额度内手机话费，超额度通讯费由个人自理。因特殊性工作导致手机话费超额，可申请临时话费额度。临时额度申请时间为话费产生次月的1－20日。确因工作需要导致话费长期超支，经部门经理审批，可修改长期额度；

4、公司座机话费是公司员工公用话机产生的费用，采取实报实销的形式。禁止利用公司电话长时间聊天，一经发现，视情节轻重处于200元以下的罚款处罚。

5、手机费用标准：

手机通讯费用实行额度管理，具体标准见下表。

手机费用标准